Zoom을 통해 정부 커뮤니케이션의 표준을 설정한 NZTE 디지털 운영 부문

뉴질랜드 무역산업진흥청(NZTE) 디지털 운영 부문은 여러분이 상상하는 정부 부서와는 거리가 멉니다.

뉴질랜드 무역산업진흥청 디지털 운영 부문 책임자인 Aaron Evans는 "우리가 공고를 내면 대개 엄청난 반응이 쏟아집니다."라고 말합니다. "우리는 이 나라에서 최고의 직업을 갖고 있습니다. 우리는 뉴질랜드라는 대의를 위해 일합니다."

NZTE는 국제 투자자 및 수출업자와 지역의 고성장 기회를 연결하여 국가의 경제와 명성을 높이는 임무를 맡고 있습니다. 그리고 여기서 기술이 핵심적인 역할을 합니다.

디지털 면에서 망가진 조직

Aaron은 "항상 그랬던 것은 아닙니다."라고 회상하며, 5년 전 입사했을 때 이 조직이 "디지털 면에서 망가져" 있었다고 표현했습니다. 전 세계 30개 지역의 53개 사무소에 걸쳐 프로세스를 디지털화하려는 노력이 있었지만, 무엇도 제대로 작동하지 않았습니다. 그는 "디지털은 지저분한 단어"였다고 회상했습니다.

직원들은 레거시 비디오 회의 솔루션을 부팅하고 모든 미팅 시작 시에 작동하도록 하는 데 15분이나 걸리며, 이것이 사용자 경험에 마찰을 일으키고 뉴질랜드의 성공을 지원하는 데 방해가 된다는 사실을 깨달았습니다.

Evans는 "우리는 뉴질랜드 경제에 수십억 달러 상당의 가치를 제공해야 합니다."라고 말했습니다. "이 정도 규모의 목표를 이루려면 비효율성이 있어서는 안 됩니다.

조직은 지리적으로 전 세계 30개 지역의 53개 사무소에 분산되어 있기 때문에 비디오 커뮤니케이션이 중요한 커뮤니케이션 수단으로서 대면 미팅을 대체하는 경우가 많습니다.

Evans는 "전화 통화만으로 화면을 통해 서로를 보는 것과 같은 뉘앙스를 얻을 수는 없습니다."라고 설명했습니다. "사소해 보이지만, 비디오는 중국에 있는 비즈니스 개발 관리자(BDM)가 여기 뉴질랜드에 있는 누군가와 효율적인 대화를 할 수 있게 해줍니다."

Me Mahi Tahi Tātou

"Me Mahi Tahi Tātou''는 마오리어로 '함께 일한다'는 의미로, CEO인 Peter Chrisp가 CIO의 지휘 아래 조직을 디지털적으로 통합하기 위해 Aaron을 채용하면서 반드시 달성해야 한다고 결정한 목표였습니다.

"우리 CEO는 저를 팀에 맞이한 후 즉시 한쪽에서 속삭였습니다. '제발 비디오 회의 사용자 경험을 어떻게 좀 해 주세요!' 처음부터 제 역할은 분명했습니다."

NZTE는 두 가지 핵심 기준을 염두에 둔 제안 요청을 가지고 시장에 나아갔습니다. 첫째, 잘 작동해야 하고, 둘째, 반드시 사용하기 쉬워야 했습니다. Evans는 "우리는 처음 Zoom을 접했을 때 '이렇게 쉬울 리가 없다'라고 생각했습니다."라고 말했습니다.

사용성에 대한 Zoom의 끊임없는 집중 덕분에 Evans는 고민 없이 Zoom Rooms를 선택했습니다. Evans는 즉시 웰링턴, 오클랜드, 싱가포르에 있는 주요 회의실 세 곳에 Zoom Rooms를 배포하기로 결정했습니다.

Zoom은 조직의 레거시 비디오 회의 플랫폼보다 훨씬 더 안정적인 것으로 드러났으며 Evans는 각 사무실에 추가로 Zoom Rooms를 배포하라는 지시를 받았습니다. Evans는 처음에 Zoom Rooms 43개에 대한 예산을 책정했지만 Zoom을 향한 동료들의 열정 덕분에 훨씬 더 큰 규모의 배포가 이루어졌습니다. Evans는 "여태 129개의 Zoom Rooms가 배포됐습니다!"라고 말했습니다.

0에서 영웅으로

Zoom을 구현하기로 한 NZTE의 결정은 조직의 거의 모든 측면을 혁신하여 1년도 채 되지 않아 디지털 운영 부서를 0에서 영웅으로 만들어준 비디오 커뮤니케이션 모델의 시작이었습니다. NZTE는 또한 Zoom을 Microsoft Outlook 및 Microsoft Teams 애플리케이션과 통합하여 직원이 핵심 비즈니스 도구를 떠나지 않고도 미팅을 시작할 수 있도록 했습니다.

NZTE는 지난 해를 기념하고 앞으로 다가올 한 해의 방향을 정하는 연례 내부 회의인 Pounamu 시상식을 개편할 수 있었습니다. 지난 몇 년 동안 이 시상식은 형편없는 오디오와 픽셀화되는 비디오로 인해 어려움을 겪었지만, 작년 행사는 완전히 달랐습니다.

Evans의 팀은 뉴질랜드 테마의 백그라운드, 애니메이션 PowerPoint, 이벤트 내내 재생되는 이전 세션의 비디오 스니펫 요약을 포함한 전체 그린 스크린 스튜디오 프로덕션을 계획하고 실행했으며, 모두 Zoom에서 중앙 제어되었습니다.

Evans는 "완전히 몰입력 있었습니다."라고 말했습니다. "한 해의 가장 큰 문화 이벤트가 처음부터 끝까지 Zoom에서 열렸습니다."

인기 기능

정부 기관인 NZTE의 직원들은 엔드-투-엔드 암호화, 암호로 보호되는 미팅 및 녹화, 각 대화의 무결성을 보존하기 위한 대기실과 같은 Zoom의 보안 기능을 누립니다. 그러나 그들은 무엇보다도 Zoom이 사용하기에 재밌다는 점을 즐깁니다.

Evans는 "사람들은 백그라운드를 선택할 때 놀라울 정도로 창의력을 발휘합니다."라고 말했습니다.

NZTE의 가상 미팅에서 미팅 중 설문조사와 소회의실은 중요한 역할을 하며 디지털 공간에 회의실 미팅의 느낌을 가져왔습니다.

Evans는 "소회의 그룹은 브레인스토밍과 빠른 의사 결정에 있어 특히 생산적입니다."라고 짚었습니다. Zoom의 최신 기능은 즉시 구현됩니다. 가장 최신 기능은 라이브 트랜스크립션 및 통역 옵션이며, 많은 인기를 끌고 있습니다.

생산성 그 이상

또한 NZTE는 미팅 참여에 있어 더 큰 다양성의 이점을 누리고 있습니다.

또한 Zoom은 NZTE의 출장을 대폭 줄여 매우 환영할 만한 비용 절감 조치와 2050년까지 탄소 배출량 제로를 달성하기 위한 노력에 있어 가시적인 발전을 제공하고 있습니다.

Evans는 "Zoom을 통해 우리는 언제 어디서나 모든 기기에서 안전하게 연결할 수 있음을 입증했습니다. 즉, 우리는 미래가 어떤 형태이든 상관없이 미래에 대비할 수 있는 견고한 클라우드 퍼스트 전략을 구축했습니다."라고 말했습니다.