Quando si tratta di comunicazioni vocali, il cloud è uscito vincitore dalla diatriba fra sistemi cloud e locali. La maggior parte delle aziende si sta muovendo verso il cloud e sceglie sempre più il modello UCaaS (Unified Communications as a Service) per tale migrazione.

In effetti, negli ultimi anni, le implementazioni voce basate su strutture locali sono in declino, mentre le implementazioni di soluzioni cloud sono in aumento.

Un altro fattore che influisce sulla migrazione nel cloud è il fatto che molti sistemi PBX tradizionali sono alla fine del ciclo di vita e i produttori stanno iniziando a interrompere il supporto. Trovare le risorse in grado di gestire un PBX tradizionale può essere difficile, in quanto la maggior parte degli amministratori ha adottato le competenze più moderne di amministrazione cloud.

Man mano che le organizzazioni si muovono verso ambienti di lavoro ibridi, la modernizzazione delle comunicazioni diventa un fattore critico per l’azienda. Nel prossimo futuro, molti dipendenti continueranno a lavorare da casa o da un’altra località remota.

Uno dei vantaggi della migrazione delle comunicazioni vocali al cloud è la possibilità di disporre di un’offerta UCaaS completa che facilita le comunicazioni interne ed esterne in modalità diverse e sostituisce una soluzione unicamente vocale.

Inoltre, molte organizzazioni preferiscono una soluzione cloud. Questa offre un controllo più prevedibile della spesa, consentendo di espandere e contrarre i servizi secondo l’andamento delle esigenze aziendali.

Le esigenze di comunicazione della maggior parte delle aziende hanno superato le capacità di un PBX tradizionale. I dipendenti stanno lavorando sempre più da casa o da un’altra località remota. Ci sarà sempre bisogno di un “guerriero di strada” che si affida a un dispositivo mobile per tutte le comunicazioni personali e aziendali. Di conseguenza, le comunicazioni basate sul cloud continueranno a crescere rapidamente, man mano che le aziende si renderanno conto della flessibilità, della semplicità e della riduzione dei costi generali connesse a una soluzione cloud.

Anziché sostituire semplicemente un vecchio sistema telefonico con un nuovo sistema, potete utilizzare la migrazione per offrire le funzionalità avanzate della comunicazione unificata, che includono messaggistica e riunioni e rendono i dipendenti più produttivi ed efficienti. Questa soluzione telefonica dovrebbe consentire agli utenti di commutare facilmente tra chat, chiamate e riunioni. Dovrebbe inoltre offrire un’esperienza intuitiva sui diversi dispositivi, dal cellulare al computer da scrivania, al telefono fisso.

Lo sfruttamento di questa opportunità per espandere le funzionalità del sistema telefonico con una soluzione UCaaS completa offre diversi vantaggi:

• Continuità aziendale – Le applicazioni cloud e le opzioni di connettività eliminano le possibilità di interruzione del servizio collegate all’hardware locale e alle linee che collegano la sede locale alla rete PSTN. La logica, le funzioni e la connettività del servizio PBX cloud sono basate su data center geograficamente ridondanti e affidabili nel cloud, in modo che le chiamate possano sempre essere instradate e ricevute con opzioni flessibili. Le aziende possono pubblicizzare un unico numero identificativo in modalità diverse, come chiamate, SMS, chat, insieme a funzionalità aggiuntive come collaborazione, videoconferenze, lavagne e sale flessibili. I dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo, senza diminuire la loro produttività.
• Mobilità – Le soluzioni di comunicazione cloud come Zoom offrono un’esperienza affidabile sia sui dispositivi mobili sia sui desktop, rendendo disponibile per gli utenti il telefono aziendale ovunque si trovino. Un’unica applicazione garantisce ai dipendenti un’esperienza utente intuitiva, indipendentemente dal luogo in cui si trovano e dal dispositivo utilizzato.
• Integrazione con applicazioni di terze parti – Le soluzioni cloud vengono costantemente innovate e la possibilità di un’integrazione perfetta con le applicazioni aziendali rappresenta la chiave di volta di UCaaS. I dipendenti apprezzeranno la possibilità di avviare le comunicazioni direttamente dalle applicazioni, nell’ambito del loro lavoro. Zoom aggiunge regolarmente integrazioni per le applicazioni specifiche del settore.
• Gestibilità – L’amministrazione e la gestione di una soluzione di comunicazione cloud tramite un portale Web semplifica l’accesso in qualsiasi momento e ovunque l’amministratore disponga di una connessione Internet. Inoltre, Zoom progetta portali di amministrazione semplici e intuitivi, in modo che gli amministratori non debbano essere esperti IT per poter gestire il sistema.
• Esperienza utente su un’unica piattaforma – In passato, un PBX tradizionale era dedicato alla sola telefonia, quindi agli utenti occorreva un software a parte per le conferenze Web e la messaggistica. Con le odierne soluzioni unificate, sono necessari una sola piattaforma e un solo client perché un utente possa disporre di una gamma completa di modalità di comunicazione. L’onboarding e l’adozione da parte degli utenti sono molto più semplici quando è necessario installare e imparare un solo client.
• Scalabilità – Le comunicazioni cloud si espandono e si contraggono secondo i flussi di lavoro dell’azienda. Quando si aggiungono dipendenti o sedi, è sufficiente aggiungere utenti alla licenza, creando un nuovo account. Allo stesso modo, quando si chiude una posizione o si riducono le dimensioni, è possibile disattivare gli utenti dal portale dell’amministratore. È facile dimensionare correttamente la soluzione di comunicazione utilizzando solo le risorse necessarie.
• Disponibilità globale – A differenza delle soluzioni locali basate su hardware preinstallato, i data center cloud possono essere progettati in modo da garantire una totale affidabilità in una solida rete globale. Questa resilienza supporta gli utenti indipendentemente dalla loro posizione, instradando in modo nativo il traffico per ottenere le migliori prestazioni di comunicazione in tempo reale.
• Agilità e innovazione – Le soluzioni cloud vengono costantemente innovate aggiungendo nuove funzionalità. Questi aggiornamenti fanno parte del normale ciclo di rilascio del software. Le aziende possono trarre immediati vantaggi dall’adozione di nuove funzionalità, correzioni e miglioramenti della sicurezza con la velocità del cloud, senza l’onere del continuo aggiornamento delle soluzioni locali.
• Costo totale di proprietà – Negli ultimi anni, la trasformazione digitale ha condotto le aziende a trasformare le operazioni aziendali sfruttando strumenti che le aiutano a migliorare la collaborazione, la flessibilità e l’innovazione, in modo da rimanere competitive nei propri campi. Grazie alle comunicazioni cloud, le aziende possono sfruttarne la sicurezza e l’affidabilità e trarre vantaggio dall’economia di scala offerta da un provider di servizi cloud, indipendentemente dalle dimensioni: dalle microimprese alle piccole e medie imprese (PMI), fino alle multinazionali. Possono integrare le loro esigenze di chiamate in iniziative più ampie di trasformazione digitale, aumentando la collaborazione e la produttività degli utenti, riducendo il costo totale di proprietà (TCO) e migliorando i risultati d’esercizio.

Fattori per la scelta di UCaas

In base ai sondaggi condotti da Omdia Research sui fattori che determinano la scelta delle soluzioni UCaas, le ragioni principali sono il miglioramento della produttività dei dipendenti e le iniziative di trasformazione digitale, che sono esplose durante la pandemia, quando le aziende hanno dovuto inviare tutti i dipendenti a lavorare da casa a tempo indefinito. I dirigenti stanno richiedendo questa trasformazione per consentire ai dipendenti di lavorare in modo flessibile con i dispositivi mobili, in modo che l’azienda possa rimanere competitiva e reattiva riducendo nel contempo i costi operativi totali.

Zoom Phone è un componente chiave della piattaforma UCaaS di Zoom, che offre un’esperienza ottimale in tutte le modalità di comunicazione. I vantaggi principali di Zoom come soluzione di comunicazione unificata, includono:

• Piattaforma unica e affidabile: La piattaforma Zoom offre telefono, riunioni, chat, webinar, sale, API e un ricco ecosistema di sviluppatori. Un’unica esperienza utente intuitiva gestisce le chiamate su dispositivi mobili, computer desktop e telefoni fissi.
• Architettura basata su video: Zoom è una soluzione cloud nativa e ottimizzata fin dall’inizio per i video. La nostra architettura consente di distribuire le riunioni attraverso la rete del data center per garantire tempi di funzionamento ottimali, scalabilità della piattaforma e un’esperienza di comunicazione affidabile.
• Innovazione rapida e integrazioni di terze parti: Zoom migliora regolarmente i prodotti aggiungendo nuove funzioni, e il solo Zoom Phone include oltre 400 funzioni. Zoom Phone si integra anche con le più diffuse applicazioni per le aziende, tra cui Salesforce, Google Workspace, Slack e Microsoft Team, per una connettività senza problemi e una maggiore produttività.
• Funzioni telefoniche moderne per tutto il team: Dai ruoli di vendita e assistenza clienti, agli addetti alla reception ai responsabili degli uffici, e persino ai dirigenti, Zoom Phone offre ampie funzionalità per tutti i membri dell’organizzazione.

Funzioni per l’utente finale

• Esperienza client unica: Zoom è disponibile su PC, Mac, iOS e Android. Una volta che le licenze sono state fornite, gli utenti hanno un’esperienza telefonica completa di ogni funzione, disponibile nell’app Zoom per dispositivi mobili e desktop.
• Mobilità: È possibile accedere a Zoom Phone da un dispositivo mobile, in modo che non sia necessario utilizzare il proprio numero personale per lavoro mentre si è in viaggio.
• SMS/MMS: Con il client desktop o l’app mobile Zoom è possibile inviare e ricevere messaggi di testo (SMS).
• Trasformazione in riunione: Durante la telefonata, è possibile trasformarla in videoconferenza Zoom. Gli altri utenti di Zoom Phone verranno invitati automaticamente a partecipare alla riunione. Gli altri utenti del telefono parteciperanno alla riunione Zoom come partecipanti solo telefonici.
• Trasferimento delle chiamate: È possibile mettere in attesa una chiamata e rispondere da un altro dispositivo: il client desktop Zoom, l’app mobile o il telefono fisso fornito da Zoom.
• Monitoraggio delle chiamate: Questo insieme di funzioni consente a un utente di inserirsi nelle chiamate di un altro utente. Le opzioni di monitoraggio includono:
  • Ascolto: Un utente di Zoom Phone può ascoltare una chiamata effettuata da un altro utente di Zoom Phone senza che gli altri utenti se ne accorgano.
  • Sussurro: Un utente di Zoom Phone può parlare con l’utente monitorato durante una chiamata senza che le altre parti se ne accorgano.
  • Intromissione: Un utente di Zoom Phone può inserirsi in una chiamata e parlare con tutti gli interlocutori. In questo modo, la chiamata si trasforma in una telefonata a tre.
  • Presa in consegna: Un utente del telefono Zoom può assumere il controllo della chiamata dall’utente monitorato.
• Registrazione delle chiamate: Consente di creare una registrazione ad hoc delle chiamate in caso di chiamate abusive o di situazioni di crisi che richiederebbero una registrazione da parte delle autorità.

Funzioni dell’amministratore e del sistema

• Sicurezza: Zoom Phone utilizza la crittografia AES-GCM a 256 bit e si integra con sistemi cercapersone, sistemi per diffusione di chiamate d’emergenza e dispositivi telefonici fisici di svariati produttori.
• E911 nomade: È possibile contattare i servizi di emergenza da qualsiasi luogo e avvisare contemporaneamente un team interno addetto alla sicurezza senza richiedere un fornitore di servizi 911 aggiuntivo.
• Accodamento di chiamate: Sono disponibili potenti funzionalità di accodamento, insieme alla capacità di definire le regole di distribuzione automatica delle chiamate e di overflow delle code.
• Operatori automatici: È possibile di creare facilmente opzioni di risposta automatica per indirizzare le chiamate in entrata sulla linea principale.
• Sistema IVR (Interactive Voice Response, risposta vocale interattiva): Consente di personalizzare l’orario d’ufficio, i messaggi di saluto, le regole di instradamento e il menu di risposta vocale.
• Portale per gli amministratori: Il portale per gli amministratori Zoom. progettato per un utilizzo facile e intuitivo da parte di utenti non esperti nell’IT, fornisce strumenti di gestione affidabili, come richiesto dalle grandi aziende. Non è richiesta alcuna programmazione dalla riga di comando da parte di un amministratore Zoom.
• Report, analisi e gestione: È possibile eseguire il provisioning e la gestione degli utenti, monitorare in modo intelligente le interazioni di lavoro e altro, direttamente dal portale di amministrazione centralizzato.

Flessibilità hardware

• • Ecosistema di dispositivi affidabili: Zoom dispone di un programma di certificazione per diverse categorie di hardware, che consente di offrire esperienze utente senza interruzioni in tutte le modalità di comunicazione. Oltre ai dispositivi per gli utenti finali e per i sistemi di sala, Zoom certifica anche dispositivi analogici come sistemi cercapersone e interfono.
  • Apparecchi Zoom Phone: Endpoint con funzionalità voce e video complete, ideale per gli uffici direzionali o spazi condivisi, come le sale per riunioni informali.

• Zoom per la casa: Zoom ha collaborato con Google, Amazon, Facebook e Neat per offrire un’esperienza Zoom completa, video e telefonica sui dispositivi consumer più diffusi, per offrire una migliore operatività agli utenti remoti.

Visita il sito Web di Zoom Phone per un elenco completo delle funzionalità disponibili e ulteriori informazioni sull’hardware.

Zoom Phone offre la connettività PSTN locale in 47 paesi e territori, e continua ad aggiungere nuove regioni al proprio portafoglio. Zoom Phone offre i programmi flessibili per rispondere alle esigenze delle aziende di qualsiasi dimensione, dalla grande azienda multi-nazionale alle piccole imprese con presenza locale in un unico paese.

I piani variano dai piani regionali in USA/Canada, Regno Unito/Irlanda, Australia/Nuova Zelanda, oltre a un piano Global Select per le aziende esterne a queste regioni. Sono disponibili piani a consumo e illimitati, oltre a opzioni per i numeri verdi.

Tutti i clienti di Zoom Phone hanno diritto a tre riunioni di assistenza all’implementazione con l’Enablement Team di Zoom Phone per configurare le impostazioni del portale web. Sono inoltre disponibili le seguenti risorse self-service:

• Tutorial video e guide rapide per gli amministratori degli account
• Tutorial video e guide rapide per gli utenti finali
• Kit di formazione per gli utenti finali

Per i clienti con implementazioni più complesse o che desiderano un’assistenza da parte di tecnici professionisti e una gestione dei progetti durante la migrazione, il team dei Servizi professionali Zoom può fornire assistenza per quanto segue:

• Gestione tecnica dedicata al progetto
• Analisi e progettazione dell’architettura
• Strategia di implementazione e supporto
• Servizi di consulenza tecnica