Operasi Digital NZTE Menetapkan Standar untuk Komunikasi Pemerintah dengan Zoom

Departemen Operasi Digital New Zealand Trade & Enterprise (NZTE) jauh dari yang Anda bayangkan sebagai departemen pemerintah.

“Ketika kami mengiklankan peran, kami biasanya dibanjiri dengan banyak tanggapan,” kata Aaron Evans, Direktur Operasi Digital di New Zealand Trade and Enterprise. “Kami memiliki pekerjaan terbaik di negara ini. Kami bekerja untuk satu alasan: Selandia Baru.”

NZTE ditugaskan untuk menumbuhkan ekonomi dan reputasi negara agar menghubungkan investor dan pengekspor internasional dengan peluang pertumbuhan tinggi lokal dengan teknologi sebagai peran pentingnya.

Rusak secara digital

“Tidak selalu seperti itu,” kenang Aaron, yang menggambarkan organisasi tersebut sebagai “rusak secara digital” ketika dia bergabung lima tahun yang lalu. Meskipun ada upaya untuk mendigitalisasi proses di seluruh 53 kantor di 30 lokasi di seluruh dunia, tidak ada yang benar-benar berfungsi sebagaimana mestinya. “Digital dulunya adalah kata yang dihindari,” kenangnya.

Karyawan mendapati bahwa mereka perlu 15 menit untuk menyalakan dan menjadikan solusi konferensi video lama mereka berfungsi setiap saat memulai rapat, berujung perbedaan pengalaman pengguna, serta menghambat misi mereka untuk membantu keberhasilan Selandia Baru.

“Kami siap mengirimkan sesuatu dalam jumlah miliaran kembali ke ekonomi Selandia Baru,” ujar Evans. “Tidak ada tempat untuk inefisiensi dengan target seukuran ini.”

Karena organisasi ini secara geografis tersebar di 53 kantor di seluruh 30 lokasi global, komunikasi video sering kali menggantikan rapat tatap muka sebagai cara penting berkomunikasi.

“Anda tidak bisa mendapatkan nuansa yang sama dari panggilan telepon selain saling melihat satu sama lain di layar,” terang Evans. “Tampak kecil, tetapi video memungkinkan BDM (Business Development Manager atau Manajer Pengembangan Bisnis) di Tiongkok untuk mengadakan percakapan yang efisien dengan seseorang di Selandia Baru.”

Me Mahi Tahi Tātou

“Me Mahi Tahi Tātou'' berarti bekerja sama dalam bahasa Maori, dan itulah yang diputuskan oleh Direktur Utama Peter Chrisp agar harus terjadi ketika dia membawa Aaron bergabung untuk menyatukan organisasi secara digital di bawah Direktur Informasi.

“Direktur Utama kita menyambut saya di tim dan segera berbisik di sebelah saya; ‘Demi Tuhan, tolong selesaikan pengalaman pengguna untuk konferensi video!’ Di sinilah saya sudah jelas tentang peran saya sejak awal.”

NZTE terjun ke pasar dengan permintaan proposal yang mempertimbangkan dua kriteria utama: harus berfungsi dengan baik, dan tentu saja harus mudah digunakan. “Saat kami menemukan Zoom, kami pikir ‘tidak akan semudah ini’,” kata Evans.

Fokus Zoom yang tidak henti-hentinya pada kebergunaan membuat Zoom Rooms menjadi pemenang nyata bagi Evans yang segera memutuskan untuk menyebarkannya di tiga ruang konferensi utama di Wellington, Auckland, dan Singapura.

Zoom terbukti jauh lebih andal daripada platform konferensi video lama organisasi dan Evans menerima lampu hijau untuk penyebaran Zoom Rooms di setiap kantor. Meskipun Evans awalnya menganggarkan 43 Zoom Rooms, antusiasme rekan kerjanya akan Zoom menghasilkan penyebaran yang jauh lebih besar. “Kami memiliki 129 Zoom Rooms sejauh ini!” ujar Evans.

Keberhasilan yang berawal dari nol

Keputusan NZTE untuk menerapkan Zoom adalah awal model komunikasi video yang telah mentransformasi secara virtual setiap aspek organisasi, mendorong departemen Operasi Digital untuk mencatatkan keberhasilan yang berawal dari nol dalam waktu kurang dari satu tahun. NZTE juga mengintegrasikan Zoom dengan aplikasi Microsoft Outlook dan Microsoft Teams, mengizinkan karyawan untuk meluncurkan rapat tanpa meninggalkan alat bisnis inti.

NZTE diberdayakan untuk mengubah penghargaan Pounamu mereka, yang merupakan konferensi internal tahunan yang merayakan tahun sebelumnya dan menetapkan tujuan untuk satu tahun ke depan. Pada tahun lalu, penghargaan tersebut telah dinodai oleh audio yang buruk dan video yang berpikselasi, tetapi, event tahun lalu benar-benar berbeda.

Tim Evans merencanakan dan melaksanakan produksi studio layar hijau penuh dengan latar belakang bertema Selandia Baru, PowerPoint beranimasi, dan rekap cuplikan video dari sesi sebelumnya yang diputar sepanjang event, semuanya dikendalikan secara terpusat dari Zoom.

“Benar-benar imersif,” ujar Evans. “Event budaya terbesar tahun ini di Zoom secara menyeluruh.”

Fitur favorit

Sebagai organisasi pemerintah, karyawan NZTE menikmati fitur keamanan Zoom seperti enkripsi ujung-ke-ujung, rapat dan rekaman yang dilindungi kata sandi, dan ruang tunggu untuk menjaga integritas setiap percakapan. Namun, yang terpenting, mereka menyukai Zoom karena menyenangkan untuk digunakan.

“Karyawan menjadi sangat kreatif dalam memilih latar belakang,” ungkap Evans.

Polling dalam rapat dan Ruang Diskusi sangat penting untuk rapat virtual NZTE, menghadirkan nuansa rapat ruang konferensi ke ruang digital.

“Grup Diskusi sangat produktif untuk curah pendapat dan pengambilan keputusan cepat,” tukas Evans. Fitur terbaru Zoom langsung diterapkan; fitur terbarunya adalah opsi transkripsi dan interpretasi langsung yang terbukti menjadi favorit bagi banyak orang.

Lebih dari produktivitas

NZTE juga menyadari manfaat dari keberagaman yang lebih besar dalam kontribusi rapat.

Selain itu, Zoom memangkas perjalanan NZTE secara signifikan, memberikan langkah penghematan biaya yang sangat mudah dan langkah nyata menuju upayanya mencapai nol jejak karbon pada tahun 2050.

“Dengan Zoom, kami telah membuktikan bahwa kami dapat terhubung secara aman dari mana saja, di perangkat apa pun. Dengan kata lain, kami telah membangun strategi yang kokoh dan mengutamakan cloud sehingga mengizinkan kami untuk memenuhi kebutuhan masa depan apa pun bentuknya," kata Evans.