Sécurisez vos réunions

Lorsque les participants rejoignent une réunion

• Activez la salle d’attente La salle d’attente est un excellent moyen de filtrer les participants à votre session Zoom et d'en éloigner les intrus. Lorsque vous désactivez l'option « Rejoindre avant l'hôte » dans vos paramètres, les invités sont automatiquement envoyés dans une salle d'attente tant que la réunion n'a pas commencé. Les organisateurs d’une réunion peuvent personnaliser les paramètres de la salle d’attente pour un contrôle supplémentaire, et vous pouvez même personnaliser le message que les invités voient lorsqu’ils entrent dans la salle d’attente afin qu’ils sachent qu’ils sont au bon endroit. Ce message est la zone idéale pour publier les règles/principes applicables à votre événement, par exemple pour expliquer à qui s'adresse l'événement en question.
• Autorisez uniquement les utilisateurs connectés à participer : si un utilisateur tente de participer à votre réunion à l’aide d’un e-mail différent de celui par le biais duquel il a été invité, il recevra un message indiquant « Cette réunion est réservée aux participants autorisés ». Ceci est utile si vous souhaitez contrôler votre liste d’invités et inviter uniquement qui vous voulez – d’autres étudiants de votre école ou des collègues, par exemple.

Lorsqu’une réunion est en cours

• Verrouillez la réunion : mieux vaut toujours verrouiller votre porte d’entrée, même lorsque vous êtes à la maison. Lorsque vous verrouillez une réunion Zoom déjà commencée, plus aucun nouveau participant ne peut la rejoindre, pas même s'il dispose du numéro et du mot de passe de réunion.
• Gérez bien votre partage d'écran : vous devez éviter à tout prix que des inconnus présents à votre réunion publique prennent le contrôle de l’écran et partagent du contenu indésirable avec le groupe. Pour ce faire, vous pouvez restreindre le partage d'écran à vous seul depuis la barre de contrôle de l’hôte, et ce avant ou pendant la réunion. Cette fonctionnalité est activée par défaut pour les utilisateurs de comptes gratuits. Si vous désactivez le partage d'écran, le paramètre Tableau blanc sera lui aussi désactivé automatiquement.
• Désactivez la vidéo : les hôtes peuvent désactiver la vidéo d’un participant. Les hôtes pourront ainsi bloquer les gestes indésirables, gênants ou inappropriés sur la vidéo.
• Désactivez le micro des participants : les hôtes peuvent couper ou rétablir le son du micro de certains participants ou de tous les participants à la fois. Les hôtes peuvent bloquer le bruit indésirable, perturbateur ou inapproprié des autres participants. Vous pouvez également activer l’option « Couper le son du micro à l’entrée » dans vos paramètres pour éviter le brouhaha dans les réunions qui regroupent un grand nombre de participants.
• Désactivez le transfert de fichiers : le transfert de fichiers en réunion permet aux personnes de partager des fichiers par le biais de l’outil de chat en réunion. Désactivez cette option pour éviter que la discussion soit inondée d’images indésirables, GIF, mèmes et autre contenu.
• Désactivez les annotations : au cours d'un partage d'écran, les participants et vous pouvez vous servir des annotations pour ajouter des dessins et des notes au contenu. Vous pouvez désactiver la fonctionnalité d’annotation dans vos paramètres Zoom pour empêcher que les participants écrivent partout sur l’écran.
• Désactivez le chat privé : Zoom dispose d’une fonctionnalité de chat en réunion, que les participants peuvent utiliser pour envoyer des messages à l’ensemble du groupe ou entre eux en privé. Vous pouvez limiter la capacité des participants à discuter entre eux pendant votre réunion et ainsi réduire les sources de distraction. Cliquez sur « Chat » dans les contrôles de la réunion, puis en bas de la fenêtre Zoom Team Chat en réunion, cliquez sur les trois points. De là, vous pouvez activer des options permettant de déterminer qui peut discuter avec qui au cours de votre réunion.
• Contrôlez qui peut enregistrer : autorisez un participant à démarrer ou à arrêter un enregistrement local de la réunion. Les participants n'ont pas accès à l'option d'enregistrement sur le cloud.
• Ajoutez un filigrane : lorsque vous souhaitez partager votre écran pendant une réunion mais que vous ne souhaitez pas que les participants enregistrent et partagent l’image, vous pouvez activer la fonctionnalité de filigrane. Cette fonctionnalité superpose une image de l’adresse e-mail du participant à la réunion sur le contenu partagé qui est visualisé et sur la vidéo de la personne qui partage son écran. Vous pouvez également ajouter un filigrane audio qui intégrera les informations d’un participant à la piste audio s’il enregistre pendant une réunion.

En cas de perturbation

• Suspendez les activités des participants : les hôtes et co-hôtes peuvent interrompre la réunion pour exclure et signaler un participant indélicat et éviter d’autres perturbations. Cliquez sur l’icône Sécurité et sélectionnez « Suspendre les activités du participant » pour interrompre temporairement toutes les activités vidéo, audio, de chat en réunion, d’annotation, de partage d’écran et d’enregistrement, et pour mettre fin aux Salles de breakout. Vous pouvez reprendre la réunion en réactivant les différentes fonctionnalités.
• Supprimez les participants indésirables ou perturbateurs : vous pouvez retirer une personne de votre réunion au moyen de l’icône Sécurité ou du menu Participants. Dans le menu Participants, vous pouvez passer votre souris sur le nom d’un participant et plusieurs options apparaîtront, notamment l'option Supprimer. Cliquez sur cette option pour renvoyer quelqu'un de la réunion. Lorsque vous supprimez quelqu’un, cette personne ne peut plus revenir dans la réunion. Toutefois, au cas où vous auriez renvoyé la mauvaise personne, vous pouvez configurer vos paramètres de façon à permettre aux participants renvoyés de revenir dans la réunion .
• Signalez un utilisateur : les hôtes et les participants peuvent signaler des utilisateurs au service Confiance et sécurité de Zoom. Celui-ci étudiera les éventuels usages abusifs de la plateforme et prendra les mesures adéquates. Cette fonctionnalité est activée par défaut pour les utilisateurs de comptes gratuits.
• Signalez aux forces de l’ordre : si vous ou un proche vous trouvez en situation de danger immédiat, nous vous conseillons de contacter directement votre service de police local. Si vous contactez les forces de l’ordre, vous pouvez leur fournir notre Guide des demandes gouvernementales qui contient des informations sur la façon de demander des données à Zoom.