Optimierte Team-Chats für Unternehmen

Eine Chatanwendung speziell für Unternehmen schafft eine Atmosphäre, in der Mitarbeiter sich zu zweit oder in Gruppen austauschen und Informationen teilen können, auch außerhalb von geplanten Meetings und Anrufen. Dies verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit, insbesondere bei einer hybriden Belegschaft.

Zoom Team Chat, unsere kostenlose Chatlösung für die Zoom-Plattform, bietet Ihrem Team alle nötigen modernen Funktionen, um gemeinsam mehr zu erledigen – kombiniert mit der gewohnt intuitiven Benutzeroberfläche von Zoom.

Immer mehr Unternehmen stellen auf ein hybrides Arbeitsmodell um, bei dem einige Mitarbeiter ins Büro kommen und andere remote arbeiten. Angesichts dieser Entwicklung ist es heute wichtiger denn je, dass Mitarbeiter einen oder auch mehrere Kollegen sofort erreichen und effizient Informationen und Ressourcen verschicken und erhalten können. Mitarbeiter in Hybridmodellen haben jeden Tag viele Meetings, sind in der Regel geografisch verstreut und haben weniger Möglichkeiten, sich mit der Führungsebene auszutauschen. Deshalb benötigen sie schnelle, effektive und intuitive Kommunikationslösungen, mit denen sie gemeinsam mehr erledigen können.

Arbeitschats sind Gruppenchats sehr ähnlich: Mehrere Benutzer können Nachrichten schreiben, Dateien, Links und andere Ressourcen verschicken und andere Benutzer zum Chat hinzufügen. Oft finden solche Chats aber in arbeitsplatzspezifischen Chatlösungen statt. Instant Messaging macht kollaboratives Arbeiten für Ihre Mitarbeiter effizienter. Sie können sich gegenseitig Nachrichten, Dateien, Links und andere Ressourcen über eine intuitive und flexible Benutzeroberfläche zusenden.

Der größte Vorteil eines Gruppenchats für Unternehmen ist, dass er asynchrone Zusammenarbeit ermöglicht. Weder müssen Meetings geplant werden, noch sind Anrufe nötig. Mitarbeiter können einfach eine Nachricht schicken, und der Empfänger antwortet, sobald er Zeit hat. Gerade für global verteilte Teams ist das besonders essenziell, denn sie müssen über mehrere Zeitzonen hinweg nahtlos miteinander kommunizieren können.

Benutzerfreundlichkeit ist eines der wichtigsten Merkmale, die Chattools für Unternehmen bieten müssen. In den führenden Chatlösungen müssen Sie einfach nur den Namen des gewünschten Kontakts eingeben und können ihn dann sofort auswählen, ihm eine Nachricht schreiben und die Nachricht abschicken. Sie verfügen jedoch auch über andere wichtige Funktionen, um die Produktivität zu steigern und die Kommunikation sicherer zu machen. Hier einige Beispiele:

• Nahtlose Organisation

  Mit einer für Chatlösung für Unternehmen können Sie Ihre Chats ganz einfach manuell organisieren. Wichtige oder häufig besuchte Unterhaltungen können Sie außerdem als Favoriten markieren, damit Sie jederzeit darauf zugreifen können.

• Mehr Flexibilität

  Eine führende Chatlösung erlaubt es Ihnen, Chats und Nachrichten auf unterschiedlichstem Wege zu nutzen, zum Beispiel über Mobilgeräte, Laptops oder Desktops.

• Skalierbarkeit

  Eine Chatlösung lohnt sich für Ihr Unternehmen nur dann, wenn sie sich parallel zu Ihren Anforderungen skalieren und erweitern lässt. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die Sie jederzeit unabhängig von der Mitarbeiterzahl unkompliziert bereitstellen und implementieren können. Sie sollten auf keinen Fall riskieren, dass eine unpraktische Chatlösung Ihnen potenzielle Wachstumschancen verbaut.

• Zuverlässige Sicherheit

  Oft werden in Chats sensible unternehmensinterne Informationen diskutiert. Deswegen ist es essenziell, dass Sie granulare Sicherheitseinstellungen vornehmen können, insbesondere wenn Sie in streng regulierten Branchen wie der Finanzbranche oder dem Gesundheitswesen oder im Regierungs- und Behördenbereich tätig sind.

• Modernste Funktionen

  Funktionen wie eine Video-Mailbox, die Möglichkeit zum Senden von Screenshots und Sprachnachrichten und Zugriff auf Lösungen wie digitale Whiteboards direkt in der Chatlösung machen es leichter, kollaborativ zu arbeiten. Ihr Team bekommt alle nötigen Tools, um sowohl vor als auch nach Meetings eng zusammenzuarbeiten.

• Einheitliche Kommunikation

  Ihre Teammitglieder müssen leicht und schnell auf ihre Kommunikationslösungen zugreifen können. Mit einer einheitlichen Kommunikationsplattform haben sie über eine intuitiv bedienbare Anwendung Zugriff auf alle Lösungen für die tägliche Kommunikation.

Die Effektivität Ihrer Gruppenchats bei der Arbeit hängt in hohem Maße davon ab, wie sie strukturiert, verwendet und moderiert werden. Wir haben ein paar Regeln und Tipps für Sie zusammengestellt, mit denen Sie das kollaborative Arbeiten und die Kommunikation in Ihren Gruppenchat-Anwendungen verbessern können:

• Zweck des Chats definieren

  Beschreiben Sie den Zweck und die Teilnehmerliste des Gruppenchats genau, um Unklarheiten zu vermeiden. So setzen Sie auch gleich einen Schwerpunkt für die Unterhaltung und straffen den Austausch von Informationen und Ressourcen.

• Grenzen setzen

  Wenn Sie noch spätabends oder schon vor der Arbeit Nachrichten von Kollegen erhalten, ist die Versuchung groß, zu antworten. Das kann jedoch schnell zu Überlastung und Burn-out führen. Setzen Sie Ihren Präsenzstatus abends und vor der Arbeit auf „Nicht stören“, damit Sie nicht ständig Nachrichten erhalten.

• Chats einen Namen geben

  Wählen Sie für Ihren Team-Chat einen präzisen und aussagekräftigen Namen, damit Ihre Kollegen ihn in der Chatanwendung schnell finden können. So wird er zu einer zentralen Anlaufstelle für alle wichtigen Informationen wie Projekt- oder Richtlinienupdates.

• Chat mit der Führungsebene einrichten

  Richten Sie einen Bereich ein, in dem Ihre Kollegen sich unkompliziert mit der Führungsebene austauschen können, und ermutigen Sie die Führungsebene, sich aktiv einzubringen. So können Mitarbeiter sich über die Pläne des Unternehmens auf dem Laufenden halten und eine stärkere Beziehung zu ihren Managern und Führungskräften aufbauen.

• Immer erst Präsenzstatus prüfen

  Neben jedem Kontakt wird ein Präsenzsymbol angezeigt. So sehen Sie, ob die Person verfügbar, in einem Meeting, einem Kalendertermin oder offline ist. Wenn Sie vor dem Schreiben einer Nachricht immer zuerst den Präsenzstatus prüfen, gehen Sie sicher, dass Sie den Adressaten nicht während einer wichtigen Präsentation oder eines wichtigen Termins stören.

• Mit Chats kollaboratives Arbeiten optimieren

  Chats mit Ihren Kollegen sind eine gute Alternative zu ständigen Meetings. Wenn Sie einen Chatkanal einrichten, können Sie Ihre Teamkollegen über wichtige Neuigkeiten informieren, Brainstormings anstoßen oder nützliche Ressourcen und Informationen teilen. Das vermeidet unnötige Meetings, und Ihre Projekte kommen schneller voran.

• Kurz und prägnant formulieren

  Arbeitschats sind für effiziente und sofortige Kommunikation gedacht. Das geht nur, wenn Sie kurze, klare und prägnante Nachrichten schreiben. Niemand möchte Dutzende Nachrichten oder ewig lange Sätze lesen.

• Kollegen kennenlernen

  Richten Sie Kanäle oder Chat-Gruppen ein, in denen die Kollegen über Hobbys und Privates sprechen können. So kann sich Ihr Team besser kennenlernen – gerade für hybride Belegschaften, die sich vielleicht nie persönlich treffen können, ist das sehr wichtig.

• Eindeutige Namen für Ressourcen und Dateien wählen

  Ressourcen wie Links, Dateien, Bilder oder Videos, die Sie in einem Team-Chat verschicken, sollten einen aussagekräftigen Namen haben, aus dem sich auf den Inhalt schließen lässt. Das macht es für Ihre Chatkontakte einfacher, die Ressourcen später über die Suchleiste in der Chatlösung wiederzufinden.

Zoom Team Chat ist unsere Chatlösung für den Arbeitsplatz. Sie bietet eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Unternehmen ihre Produktivität steigern und die Kommunikation optimieren können. Dazu gehören:

• Anwesenheitsstatus

  Am Anwesenheitsstatus neben dem Namen Ihrer Kontakte sehen Sie sofort, ob die jeweilige Person in einem Meeting oder Kalendertermin, abwesend oder einfach gerade nicht verfügbar ist.

• Optimierte Organisation

  Chats und Kanäle lassen sich löschen, als Favoriten markieren und in benutzerdefinierten Ordnern organisieren. So finden Sie jederzeit ganz leicht genau die Unterhaltung, die Sie suchen.

• Anwendungen und Integrationen

  Über die einheitliche Kommunikationsplattform von Zoom haben Sie Zugriff auf alle Ihre bevorzugten Arbeitsplatzlösungen. Integrationen mit Salesforce, Jira, GitHub, Mio und vielen anderen Lösungen können direkt in Zoom Team Chat genutzt werden.

• Benutzerdefinierte Benachrichtigungen

  Sie können Ihre Lösung so konfigurieren, dass Sie nur Benachrichtigungen für wichtige Unterhaltungen erhalten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Benachrichtigungen während Kalenderterminen, Meetings und festgelegter „Nicht stören“-Zeiten ganz zu deaktivieren.

• Erweiterte Suchfunktion

  Mit der erweiterten Suchfunktion in Zoom Team Chat finden Sie ganz leicht einzelne Nachrichten, Kontakte und Dateien sowie eigene Erwähnungen oder Erwähnungen von Kontakten.

• Unerreichte Flexibilität

  Zoom bietet Versionen für Desktop- und Mobilgeräte. So können Sie Ihre Chatlösung überall nutzen – im Büro ebenso wie unterwegs oder im Homeoffice.

• Teilen von Dateien und anderen Ressourcen

  In den Chats können Sie unkompliziert Dateien, Videos, Dokumente, Links und andere Ressourcen ansehen und teilen. So ist jeder immer auf dem aktuellen Stand.

• Produktübergreifende Funktionen

  Sie können ganz unkompliziert Zoom-Whiteboards in Zoom Team Chat freigeben oder Sitzungen in Zoom Team Chat mit einem Klick nahtlos in Zoom Phone-Anrufe oder Zoom-Meetings umwandeln – für optimales kollaboratives Arbeiten jeden Tag.

• Verbesserte Sicherheitsoptionen

  Systemadministratoren können die Sicherheitseinstellungen ganz einfach aufrufen und ändern. Zum Beispiel können sie festlegen, wie lange Chatnachrichten in der Cloud gespeichert werden oder ob Mitarbeiter mit externen Stakeholdern kommunizieren und Dateien mit ihnen teilen dürfen.

Die größte Stärke von Zoom Team Chat ist die nahtlose Integration mit den anderen Komponenten der einheitlichen Kommunikationsplattform für Unternehmen von Zoom: unserer Videokonferenzlösung Zoom Meetings und unserer Cloud-Telefonanlage Zoom Phone. Dank dieser Integration ist es möglich, Zoom-Meetings und Zoom Phone-Anrufe mit Kontakten direkt in der Chatanwendung zu starten. Bei Bedarf können Sie also sofort umfassend und effektiv zusammenarbeiten, zum Beispiel per Video-Mailbox oder Bildschirmfreigabe.

Auch Zoom Whiteboard ist in die Zoom-Anwendung integriert. So können Sie Ihre Ideen auf einer kollaborativen und erweiterbaren digitalen Leinwand festhalten – vor, während und nach Ihren Meetings. Und das Beste daran? Whiteboards lassen sich direkt in Zoom Team Chat freigeben!

Wenn Sie Gedanken, Ideen und Informationen mit der ganzen Welt teilen möchten, sind Zoom Webinars und Zoom Events die perfekten Lösungen. Mit ihnen können Sie problemlos zu einem größeren Publikum sprechen, zum Beispiel bei Mitarbeiterversammlungen, Konferenzen oder Podcasts. Wenn Sie unsere digitale Expo einrichten, können Sie mitreißende Events und Sitzungen mit umfassenden Interaktionsmöglichkeiten für die Teilnehmer veranstalten.

Vereinbaren Sie noch heute eine kostenlose Live-Demo mit unserem Vertriebsteam, und erfahren Sie mehr darüber, wie Zoom Team Chat und unsere einheitliche Kommunikationsplattform Ihrem Team helfen können, effektiver zu kommunizieren und gemeinsam mehr zu erledigen.