Zoom 舉辦混合式活動指南

混合式活動感覺可能有點神秘，因為沒有兩個活動是完全相同的。 但是，如果您正在預想會議室的現場直播或預錄內容的視訊廣播，也許是時候改變您的看法了。 真正的混合式活動是一種沉浸式、令人難忘且吸引人的體驗，將現場和遠端觀眾串聯起來。 透過正確的規劃以及對現代活動環境的理解，您可以舉行成功且有意義的混合式活動，進而產生更高的投資報酬率。

想像這個情境。 您和一些朋友穿上您最愛的球隊球衣，前往當地一家配備環繞音效喇叭、壁掛式電視的餐廳，還有 50 名迫不及待觀看冠軍賽的其他球迷。 不久之後，您收到在現場觀賽的朋友發來的簡訊以及慶祝得分的 FaceTime 通話。 不管您是否有意識到，您剛剛經歷一次混合式活動。 從在家觀看現場音樂會和實況轉播體育賽事，到照顧生病孩子的同時參加公司會議，混合式體驗已成為我們日常生活的一部分。

對組織而言，混合式活動即使不比實體活動更有效，也可能同樣有效，並可提供機會將您的品牌影響力擴展到遠超出展覽會館或會議中心會場的範圍。 現在，虛擬體驗的持續成功已將混合式活動推向主流。 事實上，91% 的活動行銷人員認為混合式活動將在未來的活動規劃中發揮重要作用。

然而，舉辦混合式活動的感覺可能不像參加混合式活動那麼簡單。 為了更深入瞭解混合式活動並確定這種活動適合您的業務，首先讓我們分析實體活動和虛擬活動之間的各種差異。

實體與虛擬活動的比較

當您想到現場、實體活動時，您可能會想到傳統的體驗，例如：

• 商展
• 會議
• 進修教育課程
• 社交網路活動
• 下班後商業活動
• 公司會議
• 假日聚會
• 客戶或員工入職

這些活動通常用於企業的面對面會面、銷售產品和服務，以及建立長期關係和品牌忠誠度。 雖然旅行尚未完全恢復 COVID-19 之前的樣貌，但面對面的會面仍然有其好處。 但活動行銷人員需要精心策劃的策略，以打造值得觀眾投入和參加的精彩活動。

虛擬活動

透過 Zoom Events 等虛擬活動管理平台，組織可以舉辦各種成功的線上體驗，包括：

• 商展
• 會議
• 進修教育課程
• 社交網路活動
• 下班後商業活動
• 公司會議
• 假日聚會
• 客戶或員工入職

如果此清單看起來很眼熟，那是因為現代技術讓我們能夠舉辦許多與實體活動相同的線上活動。 當世界轉向虛擬體驗時，顯然透過正確的規劃和工具，行銷人員可以遠端舉辦類似的活動，並產生相同的好處，甚至帶來更多優點。

除了永續發展以及降低旅行和活動空間租金等方面的成本外，虛擬活動還能讓企業在線上舉辦比實體活動更大規模的活動體驗。 在 2021 年，Zoom 舉辦其年度使用者會議 Zoomtopia，此活動以遠端方式舉辦，有 33,000 名觀眾來自世界各地，另外還在 2022 年舉辦了最新的銷售啟動活動及 Zoomtopia 體驗活動。 有了這些好處，我們可以理解有 63% 的活動行銷人員規劃在明年舉辦相同數量或更多的虛擬活動。

實體 + 虛擬 = 混合式活動

主持線上內容並同時整合現場觀眾和虛擬觀眾的能力，反映出現今混合式工作的轉變。 正如員工可在任何地方工作，選擇參加活動的地點和方式的彈性和自由度，使得混合式活動如此具有吸引力。 它們不僅縮小觀眾之間的距離，而且越來越受歡迎，活動行銷人員規劃在明年將以比前兩年更多的 37% 預算用於混合式體驗。

舉辦混合式活動不只是將您的內容現場直播給虛擬觀眾。 反之，虛擬和現場方面應該一起規劃，讓兩邊的觀眾都有機會進行互動。 以下是協助您入門的一些指南。

活動前規劃

在設計您的活動策略之前，自問下列問題：

• 目標：您希望這項活動達成哪些目標？ 您的觀眾為什麼應參加活動？
• 預算：預算有多少？ 虛擬活動通常不像實體活動那樣昂貴，但是您的整體預算中仍有一些新的項目。
• 技術：您是否擁有或將擁有適合的技術來舉辦虛擬活動？ (亦即現場直播平台、視訊會議軟體、攝影機、音訊和音響系統、麥克風、顯示器等。)
• 頻寬：您的場地是否有足夠的頻寬來容納使用網際網路的現場觀眾？ 在活動當天之前這一點經常遭到遺忘和忽視，因此務必要有能支援大量使用者並可大幅降低延遲時間的計畫。
• 工作人員：您是否有適合的工作人員來監控您活動的虛擬方面？ (這些工作人員不同於現場工作團隊成員。)
• 互動：您打算如何讓遠端和現場觀眾相互協作和互動，或與演講者互動？
• 活動空間：您的活動空間是否可設定以容納遠端觀看者，亦即額外的螢幕設備或觀賞區？
• 成功：成功的樣貌為何？您將如何衡量是否成功？ 是觀眾人數嗎？ 觀看者人數？ 潛在客戶數？ 票券銷售狀況？ 舉辦的會議數量？ 您追蹤這些指標的方式將決定您取得成功所需的必要技術、工作人員和預算。

回答這些問題之後，您就可以建立一個聚集觀眾的計畫了。 您不僅需要考慮現場觀眾和遠端觀看者的獨特需求，還必須積極主動瞭解他們相互交流的方式。

提早為觀眾提供相關資訊

混合式活動可能有多位觀眾，但實體和線上與會者都將獲益於預先瞭解活動內容或需要準備什麼來獲得正面的體驗。

• 註冊：透過指定哪些會議適用於所有觀眾或特定的某些觀眾來設定您的活動註冊方式。 例如，可能會有現場下班後社交活動，或者虛擬觀眾可參加的純線上分組會議。

  專業提示活動主持人可使用 Zoom Events，根據活動設置期間所指定的各種標準 (付費、免費、虛擬、實體等) 建立個別的售票活動。 這可以讓主持人將內容分發給特定的觀眾，亦即僅限虛擬票券持有者。

• 需要的技術：虛擬觀眾會很高興知道存取您的活動需要哪些技術。 即使是更新作業系統的簡單提醒，或開始使用 Zoom Meetings 的視訊提示，與會者也想要提前知道他們需要準備什麼。
• 客座演講者：如果您的混合式活動有邀請實體演講者，那麼提供一些關於如何與遠端觀眾互動的指南，將會讓客座演講者不勝感激。 為了真正吸引人，演講者應該與現場觀眾及虛擬觀眾互動。 從在攝影機中進行視線接觸到關注線上聊天內容，實體演講者可能需要額外的協助才會記得虛擬觀眾。但是，客座演講者不必受限於實體活動。 虛擬活動的好處之一是降低差旅成本，因此如果聘請虛擬演講者，您可能會有更充裕的預算。 確定您的虛擬演講者也知道要往何處看、如何與兩種觀眾互動，並瞭解背景單純、足夠的音量和燈光等項目的重要性。

  專業提示請查看我們的「活動主持人與虛擬主講人終極指南」，深入瞭解虛擬簡報的提示。

確保觀眾的參與度

無論您的與會者是坐在電腦前面或是親臨活動現場，他們都需要互動才能讓活動變得更有價值。 真正的價值來自於帶著新的人脈、資訊或技能回去的機會，而且需要刻意的規劃。

• 促進有意義的對話
  請勿將對話侷限於單一觀眾。 與會者需要有多次相互交談的機會，也需要與主持人和主講人交談。 鼓勵現場觀眾透過筆記型電腦或手機參與即時線上聊天。 為了達到更高的參與度，請透過會議室內的螢幕播放線上聊天畫面，供觀眾觀看、反應和互相回應。 如此可讓虛擬觀眾感受到與現場活動有連結以及參與感。

  專業提示若要讓現場觀眾和遠端觀眾以線上聊天方式交流，請聯絡我們的活動服務團隊，尋求將這兩種觀眾聚集在一起的創意機會。

• 再次確認您的技術
  技術關乎混合式體驗的成敗。 您至少需要一個虛擬活動管理平台、能充分處理視訊源的直播軟體 (我們不建議使用免費平台，因為它們會在您的活動期間顯示不必要的廣告)、充足的網際網路/Wi-Fi 和頻寬以支援現場直播，以及專為直播設計的高品質攝影機和麥克風。
• 別忘了社交網路
  社交網路是參加活動的最大好處之一，因此切勿忘記為您的虛擬觀眾提供社交網路的機會。 Zoom Events 社交網路功能包括多種選項，可透過數位名稱標籤和社交設定檔目錄建構您的專業人脈網路。 我們建議在您的議程中有意識地增加社交網路時間，無論是下班後的社交聚會、主題分組討論，或是輕鬆的破冰活動，如此雙方觀眾都能相互聊天、協作，並且感到更加輕鬆自在。
• 簡化問答
  如果觀眾忘了他們的問題，或者決定準備離開而不提問，那麼將問題限制在簡報結尾時，可能會降低參與率和互動性。 鼓勵觀眾不要等待，而是拿出筆記型電腦並透過線上聊天 (即使彼此是面對面) 即時提問。 相反地，在虛擬觀眾中選擇一些 (有意願的) 成員在現場提問，這是另一種將觀眾聚集在一起的方式。

  專業提示Zoom Webinars 的問答功能和投票工具可輕鬆收集即時觀眾意見反映。 啟用問答功能後，觀眾可回答彼此的問題或投票贊成，並對其他與會者的問題做出反應。 對於需要在活動結束後進行後續追蹤的主持人，Zoom 可讓您下載所有問題的報告以便於回憶。

• 擴大您在展覽會館的品牌影響力
  Zoom Events Expo 透過聯繫贊助商、觀眾和攤位代表，為您的虛擬觀眾帶來實體展覽會令人興奮的感受。 觀眾可在 Expo Floor 中「漫步」，與攤位代表聊天，並且如同親身體驗一樣查看贊助商標誌、產品展示和相關內容。 品牌影響力曾經是由攤位大小或位置所決定，而虛擬活動可讓您將品牌擴展到 10×10 的空間之外，接觸到數量呈指數成長的更多觀眾。

貴賓待遇

令人難忘的活動是人們在結束很久之後仍會談起的活動。 透過為觀眾提供觀看重播或閱讀摘要所無法獲得的獨特體驗，延長活動的影響期間並讓人們暢所欲言。 不要害怕發表新產品、推出新服務，或展示令人難以置信的公司成功案例。 打算送給現場與會者一些公司贈品？ 別忘了也要送一個禮品袋給虛擬與會者。 尋找機會讓無論身在何處的所有觀眾都感到與眾不同。

關鍵在於內容

在一天內進行第四場視訊會議之後很容易感到疲勞，但讓您感到疲勞的其實不是技術，而是內容。 狂看體育節目和全套電視劇變得越來越普遍，因此只要內容吸引人，觀眾就有能力接受。 混合式活動可讓組織節省差旅費用，以支付知名演講者的費用，這些演講者可以舒適地在家中或飯店房間吸引大量觀眾。 透過精力充沛的演講者、會議和互動內容 (包括休息和社交網路時間) 來打造您的活動。

提升您的娛樂

在規劃您最喜歡的社交活動時，不要忘記讓您的虛擬觀眾參與其中。 喜歡現場音樂？ 聘請一支樂隊從遠端為每個人演奏。 為現場觀眾舉辦雞尾酒會？ 為待在家中的觀眾規劃一場虛擬調酒師課程或品酒活動。 需要兩位司儀嗎？ 何不舉辦一場虛擬活動？ 不要害怕在您最喜歡的體驗中注入一些創意，將您的觀眾聚集在一起。

瞭解您的技術

如果您的技術發生故障，即使是最好的演講者也會受到影響。 斷斷續續的視訊、糟糕的燈光和品質不佳的聲音，是最快讓虛擬觀眾離開以及產生疲勞的方式之一。 提前測試您的設備，或者更好的是，聘請一位活動顧問，在活動之前和活動期間規劃並管理您的影音需求。

無論是從家裡打電話、坐在會議室裡，或是與其他 10,000 名觀眾一起觀看現場直播，現代混合式活動體驗都需要可隨時隨地使用且無所不在的技術。 現今的活動參與者不再是在活動空間中坐上一整天。 反之，他們在飯店房間觀看開幕主題演講；觀看展覽會館內的現場展示；與同事共進午餐；並在機場從平板電腦觀看閉幕致詞。 未來的活動是混合式，而且不會要求觀眾必須選擇其中之一。 相反地，混合式活動提供觀眾可在任何地點享受沉浸式體驗。

預期全球網路研討會和虛擬活動市場將於 2025 年達到 44.4 億美元* (2020 年為 15.7 億美元)，現在正適合實施創新且吸引人的活動策略，將觀眾聚集在一起並讓您的品牌與眾不同。

瞭解 Zoom Events 如何協助您隨時隨地提升混合式活動策略。
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*此數字來自 Zoom 報告中所使用的 Frost & Sullivan 研究，下載報告後即可閱讀該報告。