Seu guia definitivo sobre como planejar e organizar eventos virtuais

Os eventos on-line e híbridos oferecem maior flexibilidade para alcançar mais pessoas de formas envolventes. Use nosso guia passo a passo para planejar e executar um evento virtual de sucesso de qualquer tamanho ou escala.

 

 

Orador em uma reunião virtual

Por que organizar um evento virtual?

Quer você seja afetado por restrições de viagens ou simplesmente esteja querendo levar seu evento a um público maior enquanto economiza tempo e dinheiro, há uma série de razões para realizar eventos virtuais.

 

Quando seus palestrantes e participantes podem participar de qualquer lugar, isso cria oportunidades incríveis para networking, compartilhamento de conhecimento, ensino e aprendizado e conexão em um nível mais pessoal.

 

Se você estiver realizando eventos presenciais, ainda pode adicionar um componente virtual para expandir seu alcance. Os eventos híbridos criam uma experiência que os públicos presencial e virtual podem desfrutar juntos.

93%

dos profissionais de marketing planejam mudar de eventos presenciais para eventos virtuais.1

Os melhores eventos on-line são...

Aumento do envolvimento

85%

dos profissionais de marketing acreditam que o vídeo gera um bom retorno sobre o investimento 2

Planejamento

brainstorm no quadro de compartilhamento

Faça as perguntas certas

Fazer as perguntas certas permitirá que você construa uma base sólida para planejar e tomar decisões, desde escolher os palestrantes certos até descobrir como e onde você deve promover seu evento. Veja a seguir uma lista de perguntas para você começar.

Quem é meu público-alvo?

Conhecer o seu público-alvo o ajudará a moldar toda a sua experiência no evento, desde sua agenda e programação até o conteúdo que será fornecido.

 

Por que meu público deveria comparecer?

Considere o valor que você pode agregar ao seu público em termos de conteúdo, networking e outras oportunidades.

 

Quais objetivos eu quero que este evento alcance?

Se você deseja educar os clientes atuais ou encontrar leads em potencial, entenda suas metas e objetivos e crie uma estratégia para alcançá-los.

 

Quais experiência eu quero que meu público tenha?

Imersiva, interativa, colaborativa - pense em como você deseja que seus participantes se envolvam com o conteúdo, palestrantes e outros participantes do evento. Você quer organizar uma experiência de webinar unidirecional ou torná-la mais interativa, como em uma reunião? Ou você está planejando uma conferência com várias sessões e assuntos para seu público escolher?

 

Quanto tempo preciso para planejar meu evento virtual?

Para quem está planejando eventos virtuais pela primeira vez, recomendamos não menos que quatro a seis semanas para a maioria dos eventos. Reserve pelo menos 12 semanas para um grande evento digital de vários dias com sessões simultâneas.

 

Que tipo de suporte técnico eu preciso?

Envolva sua equipe de TI (ou contrate um especialista em tecnologia desde o início — o  Zoom Events oferece especialistas em eventos para auxiliar os clientes na configuração, planejamento, ensaio e suporte ao vivo) e inclua-os em todas as suas reuniões para identificar as limitações de tecnologia, recomendar soluções, testar e resolver problemas.

 

Qual deve ser meu orçamento para eventos virtuais?

Aloque orçamento para atrair participantes e marketing, desenvolvimento de conteúdo, honorários de palestrantes, presentes para participantes e equipamentos de vídeo e áudio.

 

Como vou medir o sucesso do meu evento?

As métricas variam de acordo com os objetivos do evento, tamanho do público, setor e tipo de evento.

 

Algumas métricas a serem consideradas são:

  • Número de inscrições e participantes
  • Porcentagem de inscritos que compareceram
  • Novos leads de marketing gerados para vendas
  • Resultados da pesquisa com participantes
  • Pontuação Líquida de Promoção (NPS) do evento virtual e da sessão
  • Número de demonstrações marcadas durante o webinar
  • Receita gerada

 

Certifique-se de configurar formas de rastrear as métricas que são mais importantes para você.

Como selecionar a solução certa para o evento

Caixa de dispositivos

Zoom Events, Zoom Meetings, Zoom Webinars e integrações

Selecionar a tecnologia certa é fundamental para o sucesso do seu evento virtual. Há várias opções disponíveis no mercado, cada uma com seu próprio conjunto de recursos e benefícios. Geralmente, eles se enquadram em duas categorias:

 

  1. Produtos independentes para webinar: eles se concentram principalmente em hospedar uma experiência única de webinar virtual.
  2. Plataformas multifuncionais para gerenciamento de eventos: elas oferecem um conjunto completo de ferramentas para planejar, promover e realizar eventos virtuais e, às vezes, presenciais.

 

Ao escolher uma plataforma, considere fatores como:

  • Facilidade de uso para os organizadores e os participantes
  • Dimensionamento para se adequar ao tamanho do seu evento
  • Recursos interativos para fomentar a participação do público
  • Capacidade de integração com as ferramentas que você já possui
  • Custo-benefício e estrutura de preços

 

Lembre-se de que a melhor ferramenta é aquela que além de atender às suas necessidades como organizador, também oferece uma experiência perfeita para os participantes. O ideal é ter uma plataforma que já seja familiar para seu público, minimizando a curva de aprendizado e possíveis problemas técnicos.

Soluções para evento virtual do Zoom

O Zoom oferece uma variedade de produtos que podem lidar com vários tipos de eventos virtuais, desde simples webinars até conferências híbridas complexas. Sendo uma plataforma que é usada e conta com a confiança de milhões de pessoas, ela oferece uma interface familiar para muitos participantes.

Nosso portfólio inclui:

  1. Zoom Webinars:  ideal para anfitriões de webinar que precisam de ferramentas simples de gerenciamento.
  2. Zoom Sessions: organize mais webinars ou reuniões de marca com recursos aprimorados, como inscrição avançada, análises detalhadas, branding personalizado e ferramentas de colaboração em equipe.
  3. Zoom Events: uma plataforma completa para oferecer suporte a eventos virtuais sofisticados, com sessões simultâneas, oportunidades de networking e opções de patrocínio.

 

Opções flexíveis de preço

Entendemos que cada organização tem necessidades diferentes em relação aos eventos. É por isso que oferecemos planos com flexibilidade de preços:

 

  1. Planos de assinatura com base no tamanho do público: ideais para equipes que organizam eventos regulares que desejam custos previsíveis com base no tamanho frequente do público.
  2. Planos de preço por participante: perfeitos para quem realiza eventos ocasionais e prefere pagar de acordo com o número real de participantes.

 

Essas opções permitem que você escolha o plano que melhor se adapte à frequência do evento e às exigências do orçamento.

Lembre-se de que o importante é selecionar uma ferramenta alinhada às metas do seu evento e que gere valor para os participantes. Independentemente de você escolher o Zoom ou outra plataforma, foque na criação de uma experiência envolvente e perfeita para seu público virtual.

Zoom Meetings ou Zoom Webinars

Decidir se vai usar o Zoom Meetings ou o Zoom Webinars para uma sessão individual é uma escolha importante. A solução certa permitirá que você crie uma experiência que atenda aos seus objetivos e, por fim, resulte em um evento de sucesso. Os usuários do Zoom Events podem escolher facilmente qual deles usar para uma sessão individual dentro de seu evento.

 

Ao planejar uma sessão maior, você pode querer usar a opção de webinar para palestras, palestrantes convidados e entretenimento (pense no palco principal) e a opção de reuniões para sessões simultâneas e discussões em mesas redondas menores.

 

Considere estes três fatores-chave ao escolher entre um formato de reunião ou webinar:

Capacidade

Esperando mais de 1.000 convidados? Escolha o Zoom Webinars ou o Zoom Events, que permitem até 100.000 participantes.
 

Zoom Events

Combinação do Zoom Meetings e Zoom Webinars com um ingresso para os participantes e um lobby de networking.

 

Interação do público

Você deseja que os participantes interajam entre si ou deseja que o foco esteja nos apresentadores?

 

Se você quiser que o público esteja em vídeo, fale ou compartilhe a tela e, em seguida, escolha o Zoom Meetings.

 

Se você deseja que o evento seja apenas leitura, em que o anfitrião controla quais participantes são vistos ou ouvidos, escolha a plataforma de webinar.

 

Público interno ou externo

Os participantes que você conhece (por exemplo, colaboradores ou clientes) costumam representar menos risco de atrapalhar e podem querer a interação que o Zoom Meeting oferece. O Zoom Webinars é a melhor escolha para eventos em que você lida com grandes grupos de participantes desconhecidos, porque dá a você mais controle sobre fatores como quem pode falar e estar diante da câmera.

Use Reuniões Zoom para:

Sessões simultâneas
mesas-redondas com participantes
Grupos de foco
Treinamentos menores e interativos
Sessões de networking

Use Zoom Webinars para:

Apresentações principais
Apresentações no palco principal
eventos de entretenimento ao vivo
demonstrações de produtos para um grande público
Painéis no estilo de reunião geral

Zoom Webinars ou Zoom Events

O Zoom Webinars é ótimo para apresentações de sessões únicas individuais ou em grupo. Se você comprar uma licença do Zoom Events, também recebe todos os benefícios do Zoom Webinars e muito mais.

 

Você pode optar por hospedar webinars no Portal da web ou configurar o evento no Zoom Events. Ou usar o Zoom Events para adicionar aos recursos do Zoom Webinars conectando várias sessões webinar, e combiná-las com o Zoom Meetings para experiências virtuais mais longas e interativas. O Zoom Events inclui gerenciamento completo de eventos com recursos como hubs de eventos com marca, inscrição e emissão de ingressos e relatórios aprimorados. Consulte as perguntas frequentes sobre o Zoom Webinars.

 

Alguns exemplos para quando considerar organizar um único Zoom Webinars no web portal incluem treinamento, apresentações e sessão única para muitos eventos.

 

Use o Zoom Events para eventos mais longos e mais envolvidos, como convenções de vendas, eventos com clientes, reuniões gerais e integração de funcionários.

Como usar as integrações do Zoom

Integre o Zoom com sua pilha de tecnologia existente para executar seu evento digital com mais eficiência.

 

Visite o Zoom App Marketplace para ter acesso a mais de 1.000 integrações!

Automação de marketing

Integra-se a plataformas de marketing como MarketoPardotHubSpot para capturar automaticamente os participantes do Zoom Webinars como leads.

 

Distribuição de conteúdo

As integrações do Kaltura e Panopto permitem transferir gravações do Zoom e compartilhá-las com um público maior.

 

Monetização

Quer cobrar pelo seu evento? Use o Zoom Events e conecte-se ao PayPal ou Stripe para agilizar o processo de pagamento.

Como construir uma experiência interativa

Agentes de suporte ao cliente
Projete o ambiente do evento

Quais as características de um bom evento? Tudo tem a ver com a experiência que você dá ao seu público.

 

Um evento digital pode ser muito mais do que sentar em frente a um computador e assistir a uma transmissão ou vídeo ao vivo. Se você estiver partindo de um evento que geralmente é realizado de maneira presencial e transformando-o em uma experiência virtual, seja criativo e atencioso ao implementar alguns desses elementos interativos on-line.

 

Da preparação pré-evento à experiência ao vivo, veja como você pode criar interatividade e envolvimento em seu evento.

Pré-evento

Projete a página de destino do evento

 

A página de destino do seu evento é o foco central dos seus esforços de promoção. Ela é o folheto digital, a primeira impressão que os possíveis participantes terão do seu evento. Historicamente, criar uma página de evento atraente exigia uma equipe de profissionais, como um redator para o conteúdo, um designer para os recursos visuais e um desenvolvedor web para reunir tudo. Esse processo era demorado e caro.

 

Felizmente, a ascensão dos criadores de sites sem uso de código facilitou a criação de páginas de eventos impressionantes para usuários não técnicos. No entanto, essas plataformas geralmente têm suas próprias curvas de aprendizado e custos.

 

No Zoom, lançamos recentemente um criador de páginas de eventos na plataforma Zoom Events, para permitir que os profissionais de marketing de eventos criem páginas de eventos profissionais usando a marca, com o recurso simples de arrastar e soltar. Não são necessárias habilidades de codificação!

 

Principais recursos do criador de páginas do Zoom Events:

 

  • Interface intuitiva usando o recurso de arrastar e soltar
  • Modelos personalizáveis para usar a sua marca
  • Zoom AI Companion integrado para gerar texto e imagens
  • Incorporação perfeita dos detalhes do evento e do processo de inscrição

 

 

 

Ao aproveitar essas ferramentas, você pode garantir que as mensagens, os detalhes, a chamada para ação, as imagens e o design da página do evento estejam todos de acordo com a marca e mostrem a personalidade exclusiva do seu evento. O resultado? Uma página que não apenas informa, mas também anima os possíveis participantes, aumentando as inscrições e preparando para um evento de sucesso.

Engajamento do evento

Habilite o recurso perguntas e respostas

O recurso de perguntas e respostas permite que os participantes de um webinar enviem perguntas para serem respondidas ao vivo ou por escrito durante a sessão. Veja a seguir algumas dicas para usar o recurso perguntas e respostas durante um webinar:

  • Se você prevê um grande público, combine com os palestrantes ou traga outros anfitriões para ajudar a responder às perguntas durante o evento.
  • Você pode designar membros da sua equipe para gerenciar as perguntas e respostas para que os apresentadores possam se concentrar em suas falas. Se sua equipe de perguntas e respostas não estiver participando por áudio ou vídeo, você pode ocultar a transmissão de vídeo por meio do recurso Ocultar participantes com vídeo desativado.
  • Tenha algumas perguntas instigantes preparadas, caso você não receba perguntas dos participantes de alta qualidade o suficiente para preencher o tempo alocado para perguntas e respostas.
  • Leve em consideração o seu público e o potencial para comportamentos inadequados ou impróprios ao configurar suas perguntas e respostas. Para um público interno, talvez você queira ser mais transparente ao mostrar perguntas e respostas, enquanto um evento de admissão geral em grande escala pode exigir configurações de perguntas e respostas mais restritas.
  • Você pode ajustar as configurações de perguntas e respostas durante um webinar para permitir ou impedir perguntas anônimas, ou alterar se os participantes podem ver, comentar ou votar nas perguntas.
  • Revise o relatório de perguntas e respostas após seu webinar e acompanhe os participantes cujas perguntas não foram
    respondidas ao vivo.

 

Enquete

Receba feedback em tempo real do seu público ou avalie seu nível de compreensão com o conteúdo que você está apresentando no evento e lance suas enquetes predefinidas durante a sessão.

 

Envolvimento adicional

Use ferramentas como SlidoKahoot! ou uma "roleta de nomes" para trazer mais diversão e interatividade ao seu evento.

 

Salas simultâneas

Permita que os participantes se envolvam em grupos menores durante o evento. Você pode atribuir participantes a salas simultâneas em tempo real, pré-atribuir participantes ou permitir que eles selecionem a sala em que desejam ingressar e se movam livremente entre as salas.

Tudo o que você precisa saber sobre as salas simultâneas do Zoom.

 

Peça feedback

Envie uma pesquisa pós-evento para coletar feedback após seu evento. Se estiver usando o Zoom Webinars, você pode configurar a pesquisa para iniciar automaticamente depois que seus convidados saírem da sessão.

Quer ver esses recursos em ação?

Inscreva-se no webinar Introdução ao Zoom Events

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Como se preparar para seu evento

calendário

Prepare sua equipe

Realizar um evento digital de sucesso é um esforço em equipe! Você precisará preparar seus palestrantes e ter sua equipe de eventos alinhada para garantir que tudo corra bem. Use nossas listas de verificação do evento para garantir que você não está se esquecendo de nada.

 

Lista de verificação da equipe de produção

 

  • Otimize sua equipe de produção

    Designe seus produtores que serão responsáveis por todas as coisas relacionadas à produção.

  • Crie um canal do Zoom Team Chat

    Aproveite o Zoom Team Chat para criar canais dedicados com sua equipe planejando o evento virtual para ficarem alinhados em tarefas e itens de ação. O Zoom Team Chat permite que você colabore em tempo real com integrantes internos e externos da equipe.

  • Crie uma programação de produção

    Sua programação de produção deve incluir uma linha do tempo de todas as sessões, informações do apresentador, transições, procedimentos e intervalos, e quando elas ocorrerão.

  • Crie um fluxo de trabalho de evento

    Defina e visualize claramente sua experiência de evento on-line com especificações técnicas para cada sessão, opções de transmissão ao vivo e outros detalhes para alinhar os produtores com as equipes técnicas e de apresentação.

Lista de verificação da equipe técnica

 

  • Defina configurações de reunião e/ou webinar

    Trabalhe com a equipe de apresentação para definir e habilitar claramente as configurações para cada sessão — por exemplo, se o recurso de perguntas e respostas estará habilitado ou se os participantes poderão conversar.

  • Habilite as sessões de treino

    Ao agendar seu webinar, certifique-se de selecionar "Habilitar sessão prática" para que os anfitriões e palestrantes possam acessar a plataforma de webinar antes para configurar.

  • Convide palestrantes

    Se você estiver usando o Zoom Webinars, cada palestrante deverá acessar usando um link exclusivo enviado a ele por e-mail. Após escolher os palestrantes e agendar seu webinar, envie um link de convite e verifique se eles o receberam.

  • Agende uma simulação

    Faça uma simulação com seus apresentadores para testar câmeras, microfones, iluminação e outras configurações, além de praticar apresentações, conteúdo e transições. Incentive-os a acessar a simulação com o equipamento que usarão no dia do evento.

    Obtenha a lista de verificação da simulação

  • Configure a transmissão ao vivo

    Decida se você deseja transmitir ao vivo para o Facebook LiveYouTube Live,um serviço personalizado ou várias plataformas ao mesmo tempo usando o restream.io.

     
  • Planeje quem gravará o evento

    Decida quem será o responsável por esse processo e como isso será feito. Talvez você queira gravar na nuvem ou localmente.

Lista de verificação da equipe de apresentação

 

  • Prepare os apresentadores

    Envie aos apresentadores recursos de instruções sobre como usar o Zoom e garantir a qualidade de áudio e vídeo com antecedência.

  • Crie uma programação de palestrantes

    Se a sua sessão tiver vários palestrantes apresentando, crie uma programação e informe a cada apresentador quanto tempo eles terão.

  • Reúna os materiais do palestrante

    Peça aos palestrantes que enviem o conteúdo da apresentação, biografias e perguntas do público (para enquete ao vivo ou perguntas e respostas) com bastante antecedência.

  • Tenha uma conexão de internet com fios

    Isso o ajudará a evitar quaisquer problemas técnicos com uma conexão Wi-Fi instável, o que pode afetar a qualidade do áudio e a experiência geral do participante. Incentive os apresentadores virtuais a fazerem o mesmo.

  • Minimize o ruído de fundo

    Use um microfone autônomo ou um bom fone de ouvido para obter a melhor qualidade de áudio. Defina suas Configurações de áudio para suprimir o ruído de fundo.

  • Otimize o vídeo

    Abra as configurações de vídeo para habilitar o HD, ajuste para iluminação fraca e melhore sua aparência, se necessário.

  • Defina o seu plano de fundo

    Você pode criar um plano de fundo virtual com marca para todos os apresentadores, mostrando seu nome, empresa e cargo. Se você preferir não usar um Plano de fundo virtual, certifique-se de que seu plano de fundo esteja limpo e organizado.

  • Vista-se para impressionar

    Escolha cores sólidas em vez de listras ou padrões pequenos e cheios. Se você tiver uma tela verde, certifique-se de que a roupa que você está vestindo seja de uma cor diferente!

Dica de profissional
Dica de profissional

Envie aos palestrantes um kit com tudo o que eles precisam: um microfone/fone de ouvido, cabo Ethernet, ring light e webcam. Reúna uma pasta de ativos digitais com um modelo de plano de fundo virtual, gráficos do eventos e uma amostra de postagens em redes sociais para que eles possam promover a sessão em suas redes.

Como promover seu evento

Figura abrindo o envelope

Gera participação

Você pode criar a experiência de evento mais incrível do mundo, mas se não reservar um tempo para promovê-la, seu público-alvo não saberá sobre ela. Crie ativos que permitam que você comercialize seu evento de forma eficaz e direcione os participantes ao seu site para saber mais.

 

Site do evento

 

Sua página de destino ou site do evento deve fornecer aos visitantes todas as informações de que precisam para se inscrever e participar do evento. Ela também deve comunicar o valor que seu evento trará aos visitantes, o que eles ganham com isso e por que não podem perder o evento.

O que você deve incluir no site do seu evento:

 

  • Breve visão geral do evento

    Sobre o que é? Para quem é? Dê aos participantes uma amostra do que esperar em um ou dois parágrafos curtos.

  • Agenda e programação

    Não esqueça do fuso horário!

  • Informações da sessão

    Inclua uma breve descrição de cada sessão.

  • Seção de palestrantes

    Inclua uma foto e uma pequena biografia para promover as referências de seus palestrantes.

  • Expositores e patrocinadores

    Exiba os patrocinadores que apoiam seu evento com logotipos e informações da empresa.

  • Recursos

    Compile uma lista de recursos, como postagens de blogs ou sites para leitura adicional, ou um canal de chat do evento no Zoom para os participantes.

  • Perguntas frequentes

    Responda a perguntas comuns como "Qual é o custo para participar?" e "Poderei ver as sessões gravadas após o evento?"

  • Imagens atraentes

    Atraia seu público e promova sua marca com recursos visuais que convençam os clientes em potencial a comparecer.

  • Página de inscrição

    O Zoom Events e o Zoom Webinars permitem que você personalize a página de inscrição com o branding da sua organização e perguntas personalizadas.

  • Trailer de vídeo

    Vídeos promocionais curtos também podem ajudar a criar entusiasmo sobre seu evento nas redes sociais e em outras ações de marketing.

Divulgue o seu evento

Comece a promover seu evento on-line com pelo menos duas a três semanas de antecedência para aumentar o número de inscrições. Não se esqueça de criar links de rastreamento de fonte para inscrição de webinar para ver quais ações de marketing são mais eficazes.

 

Divulgação por e-mail

Use o banco de dados existente para enviar um e-mail de marketing direcionado para pessoas que possam estar interessadas em seu evento. Se você é cliente do Zoom Sessions ou do Events, é possível enviar e-mails de marketing personalizados, diretamente pela plataforma de eventos. Essa integração ajuda a garantir a consistência da marca durante toda a jornada do evento e consolida suas ferramentas, economizando tempo e reduzindo o risco de falhas de comunicação.

 

Artigos de blog

O marketing de conteúdo permite que você conte a história do seu evento, forneça informações e é mais aprofundado do que um e-mail. Use as palavras-chave certas para aumentar o tráfego orgânico.

 

Divulgação de relações públicas

Um comunicado à imprensa e divulgação à mídia destacando palestrantes importantes e outros detalhes interessantes podem atrair mais pessoas para o seu evento. Reúna uma lista de mídia com publicações do setor e procure por veículos que cubram eventos como o seu para atingir seu público-alvo. Certifique-se de oferecer convites para o evento ao vivo a repórteres interessados.

 

Redes sociais

Faça com que os seguidores fiquem entusiasmados com uma hashtag do evento, gráficos e campanhas em redes sociais Não se esqueça de impulsionar anúncios e postagens para ir além do alcance orgânico.

 

Divulgação de parceiros e palestrantes

Crie recursos visuais e amostras de postagens sociais que os parceiros e palestrantes possam usar facilmente, como um modelo gráfico que eles possam ajustar para adicionar seu nome e informações da sessão.

 

Menções em podcast

Se for relevante, promova seu evento em podcasts do setor.

 

Participação da comunidade

Compartilhe em comunidades ou fóruns on-line pertinentes.

 

Parceria com influenciadores

Envolva influenciadores do setor para que eles promovam seu evento.

 

Publicidade paga

Considere veicular anúncios segmentados para alcançar um público maior em um evento com perfil de alta qualidade.

 

Promoção pelos funcionários

Incentive sua equipe a compartilhar o evento nas redes usando modelos fáceis de compartilhar para gerar participação

 

Como organizar seu evento

Galeria de exibição do palestrante

É hora do show!

Você fez todo o planejamento e a preparação. Agora é hora de ir ao cerne da questão: organizar seu evento. Da simulação (absolutamente necessária!) ao grande dia, é fundamental manter a consistência da marca que você criou nos seus esforços promocionais. Veja ao que é preciso estar atento.

Preparação

 

1. Faça uma simulação/ensaio geral

Agende uma simulação cerca de uma semana antes do evento com sua equipe de produção, anfitriões do evento, palestrantes e qualquer outra pessoa com uma função ativa, para resolver quaisquer problemas antes do grande dia.

Lista de verificação de simulação: tudo o que você precisa revisar

 

2. Prepare os palestrantes para o sucesso

Forneça a seus palestrantes dicas de configuração de tecnologia para que eles estejam preparados para ter a melhor aparência.

 

3. Acesse a sessão de treino

Uma sessão prática de webinar permite que o anfitrião inicie o webinar e permita que apenas os palestrantes e coanfitriões ingressem. Alinhe com os palestrantes para que eles ingressem de 10 a 20 minutos antes do início do evento, para que eles possam ingressar na sessão prática, testar seu áudio e vídeo e solucionar problemas de última hora antes de iniciar a transmissão ao vivo.

Dica de profissional
Dica de profissional

Apenas anfitriões e coanfitriões podem clicar no botão Iniciar Webinar durante uma sessão de treino. Esta ação não pode ser desfeita, então clique no botão apenas quando todos estiverem prontos para ir ao ar!

Entrar no ar

 

1. Comece mais cedo

Tente iniciar seu webinar alguns minutos antes para permitir que os participantes tenham tempo de ingressar antes do início do programa. Se você quiser tocar uma música de boas-vindas, certifique-se de que é isenta de royalties.

 

2. Verifique suas configurações

Enquanto os participantes ingressam é o momento perfeito para verificar se as configurações da sua reunião ou webinar estão corretas. Verifique se você está gravando e transmitindo ao vivo nas plataformas adequadas e inicie a transmissão ao vivo se ela não estiver habilitada automaticamente. Além disso, certifique-se de que as configurações de perguntas e respostas estejam habilitadas corretamente e que os palestrantes e coanfitriões tenham as permissões corretas.

 

3. Roteiro de abertura

Comece o seu evento com um breve anúncio sobre a organização, permitindo que os participantes saibam se o webinar será gravado, como enviar perguntas e sobre o que é o webinar. Não esqueça de agradecer aos palestrantes e patrocinadores!

 

4. Resolução de problemas do evento

Mantenha as páginas de suporte do Zoom EventsZoom Webinars ou Zoom Meetings abertas para solucionar problemas rapidamente. Se os palestrantes encontrarem algum problema, converse em particular com eles no Zoom Client ou por meio do recurso de chat privado na sessão.

 

O Zoom Events oferece diversos recursos para aprimorar a experiência ao vivo do seu evento:

  • Papeis de parede personalizados do palestrante: reforce sua marca e o tema do evento.
  • Plano de fundo do evento: crie um experiência visual coesa para os participantes.
  • Compartilhamento de recurso: forneça materiais pertinentes no saguão do evento.
  • Estúdio de produção do Zoom: aprimore seu evento com uma produção com qualidade de TV, incluindo cenas personalizadas, estilos de borda e proporções.

 

Acompanhamento pós-evento

monitor multitela

Aproveite o conteúdo e envolva os participantes

E chegou a hora do encerramento! O final do seu evento não significa que o trabalho esteja concluído. Execute algumas etapas extras para coletar feedback, aproveitar gravações e acompanhar clientes potenciais para que você possa obter o máximo do evento que você trabalhou tão arduamente para executar.

 

Pesquisa pós-evento

Obtenha feedback dos participantes sobre o que funcionou bem e os pontos de melhoria. Use a pesquisa para coletar a Pontuação Líquida de Promoção (NPS) dos participantes para o evento geral e para cada sessão.

 

Hub de conteúdo do evento

Edite gravações e transcrições e disponibilize-as em seu site ou na página do evento. Se desejar, você pode fazer com que o conteúdo esteja acessível com o uso de usário e senha para coletar dados dos usuários que acessam as gravações. Com o Zoom Events, é possível criar um hub de conteúdo on-line no qual o conteúdo do evento sob demanda pode ficar armazenado e ser usado para promover eventos futuros em um local de fácil acesso.

 

 

Conteúdo gravado

Edite gravações e transcrições e disponibilize-as em seu site ou página do evento. Se desejar, você pode bloquear o conteúdo para coletar dados de usuário dos visualizadores que acessam as gravações.

 

Acompanhamento de participantes

Envie um e-mail aos participantes com um link para as gravações do evento e recursos adicionais.

 

Relatórios do evento

Se usar o Zoom Events, revise o painel resumo de eventos, gere relatórios de reunião, que fornecem dados sobre inscrições e enquetes, ou relatórios de Webinar, que fornecem dados sobre inscrições, participantes, perguntas e respostas, enquetes e desempenho do evento.

 

Leads de marketing

Aproveite os insights dos relatórios para qualificar leads e utilizar as principais integrações mencionadas acima para direcioná-los para as vendas.

 

Avaliação

Torne o seu próximo evento digital ainda melhor do que o anterior, avaliando o que funcionou e o que não funcionou. Utilize os dados de participantes e feedback dos relatórios, assim como dos palestrantes, e rastreie o envolvimento com seu conteúdo e outros recursos do evento.

Organize seu próximo evento on-line

Criar uma experiência de evento de marca que surpreenda seu público do início ao fim não é pouca coisa. Isso exige planejamento cuidadoso, mensagens consistentes e as ferramentas certas para executar sua visão. O Zoom Events oferece uma solução abrangente que simplifica esse processo, permitindo que você:

 

  • crie com facilidade páginas de eventos incríveis com sua marca
  • promova seu evento de forma eficaz usando ferramentas de marketing integradas
  • ofereça uma experiência de evento ao vivo profissional e coesa
  • amplie o impacto do seu evento com gerenciamento centralizado de conteúdo

 

Ao usar esses recursos, você pode criar eventos virtuais que não apenas atendem, mas superam as expectativas, promovendo conexões significativas e gerando resultados comerciais na era digital.

 

Lembre-se de que a chave para um evento virtual bem-sucedido está nos detalhes. Do primeiro clique na página do evento até o e-mail final de acompanhamento, cada ponto de contato é uma oportunidade de reforçar sua marca e agregar valor para o seu público. Com o Zoom Events, você tem as ferramentas para tornar cada etapa dessa jornada memorável e impactante.

 

Quer saber mais? Confira o Hub de aprendizagem do Zoom Events!