Os eventos on-line e híbridos oferecem maior flexibilidade para alcançar mais pessoas de formas envolventes. Use nosso guia passo a passo para planejar e executar um evento virtual de sucesso de qualquer tamanho ou escala.
Os eventos on-line e híbridos oferecem maior flexibilidade para alcançar mais pessoas de formas envolventes. Use nosso guia passo a passo para planejar e executar um evento virtual de sucesso de qualquer tamanho ou escala.
Quer você seja afetado por restrições de viagens ou simplesmente esteja querendo levar seu evento a um público maior enquanto economiza tempo e dinheiro, há uma série de razões para realizar eventos virtuais.
Quando seus palestrantes e participantes podem participar de qualquer lugar, isso cria oportunidades incríveis para networking, compartilhamento de conhecimento, ensino e aprendizado e conexão em um nível mais pessoal.
Se você estiver realizando eventos presenciais, ainda pode adicionar um componente virtual para expandir seu alcance. Os eventos híbridos criam uma experiência que os públicos presencial e virtual podem desfrutar juntos.
dos profissionais de marketing planejam mudar de eventos presenciais para eventos virtuais.1
Aumento do envolvimento
dos profissionais de marketing acreditam que o vídeo gera um bom retorno sobre o investimento 2
Fazer as perguntas certas permitirá que você construa uma base sólida para planejar e tomar decisões, desde escolher os palestrantes certos até descobrir como e onde você deve promover seu evento. Veja a seguir uma lista de perguntas para você começar.
Conhecer o seu público-alvo o ajudará a moldar toda a sua experiência no evento, desde sua agenda e programação até o conteúdo que será fornecido.
Considere o valor que você pode agregar ao seu público em termos de conteúdo, networking e outras oportunidades.
Se você deseja educar os clientes atuais ou encontrar leads em potencial, entenda suas metas e objetivos e crie uma estratégia para alcançá-los.
Imersiva, interativa, colaborativa - pense em como você deseja que seus participantes se envolvam com o conteúdo, palestrantes e outros participantes do evento. Você quer organizar uma experiência de webinar unidirecional ou torná-la mais interativa, como em uma reunião? Ou você está planejando uma conferência com várias sessões e assuntos para seu público escolher?
Para quem está planejando eventos virtuais pela primeira vez, recomendamos não menos que quatro a seis semanas para a maioria dos eventos. Reserve pelo menos 12 semanas para um grande evento digital de vários dias com sessões simultâneas.
Envolva sua equipe de TI (ou contrate um especialista em tecnologia desde o início — o Zoom Events oferece especialistas em eventos para auxiliar os clientes na configuração, planejamento, ensaio e suporte ao vivo) e inclua-os em todas as suas reuniões para identificar as limitações de tecnologia, recomendar soluções, testar e resolver problemas.
Aloque orçamento para atrair participantes e marketing, desenvolvimento de conteúdo, honorários de palestrantes, presentes para participantes e equipamentos de vídeo e áudio.
As métricas variam de acordo com os objetivos do evento, tamanho do público, setor e tipo de evento.
Algumas métricas a serem consideradas são:
Certifique-se de configurar formas de rastrear as métricas que são mais importantes para você.
Selecionar a tecnologia certa é fundamental para o sucesso do seu evento virtual. Há várias opções disponíveis no mercado, cada uma com seu próprio conjunto de recursos e benefícios. Geralmente, eles se enquadram em duas categorias:
Ao escolher uma plataforma, considere fatores como:
Lembre-se de que a melhor ferramenta é aquela que além de atender às suas necessidades como organizador, também oferece uma experiência perfeita para os participantes. O ideal é ter uma plataforma que já seja familiar para seu público, minimizando a curva de aprendizado e possíveis problemas técnicos.
O Zoom oferece uma variedade de produtos que podem lidar com vários tipos de eventos virtuais, desde simples webinars até conferências híbridas complexas. Sendo uma plataforma que é usada e conta com a confiança de milhões de pessoas, ela oferece uma interface familiar para muitos participantes.
Nosso portfólio inclui:
Opções flexíveis de preço
Entendemos que cada organização tem necessidades diferentes em relação aos eventos. É por isso que oferecemos planos com flexibilidade de preços:
Essas opções permitem que você escolha o plano que melhor se adapte à frequência do evento e às exigências do orçamento.
Lembre-se de que o importante é selecionar uma ferramenta alinhada às metas do seu evento e que gere valor para os participantes. Independentemente de você escolher o Zoom ou outra plataforma, foque na criação de uma experiência envolvente e perfeita para seu público virtual.
Decidir se vai usar o Zoom Meetings ou o Zoom Webinars para uma sessão individual é uma escolha importante. A solução certa permitirá que você crie uma experiência que atenda aos seus objetivos e, por fim, resulte em um evento de sucesso. Os usuários do Zoom Events podem escolher facilmente qual deles usar para uma sessão individual dentro de seu evento.
Ao planejar uma sessão maior, você pode querer usar a opção de webinar para palestras, palestrantes convidados e entretenimento (pense no palco principal) e a opção de reuniões para sessões simultâneas e discussões em mesas redondas menores.
Considere estes três fatores-chave ao escolher entre um formato de reunião ou webinar:
Combinação do Zoom Meetings e Zoom Webinars com um ingresso para os participantes e um lobby de networking.
Você deseja que os participantes interajam entre si ou deseja que o foco esteja nos apresentadores?
Se você quiser que o público esteja em vídeo, fale ou compartilhe a tela e, em seguida, escolha o Zoom Meetings.
Se você deseja que o evento seja apenas leitura, em que o anfitrião controla quais participantes são vistos ou ouvidos, escolha a plataforma de webinar.
Os participantes que você conhece (por exemplo, colaboradores ou clientes) costumam representar menos risco de atrapalhar e podem querer a interação que o Zoom Meeting oferece. O Zoom Webinars é a melhor escolha para eventos em que você lida com grandes grupos de participantes desconhecidos, porque dá a você mais controle sobre fatores como quem pode falar e estar diante da câmera.
Sessões simultâneas
mesas-redondas com participantes
Grupos de foco
Treinamentos menores e interativos
Sessões de networking
Apresentações principais
Apresentações no palco principal
eventos de entretenimento ao vivo
demonstrações de produtos para um grande público
Painéis no estilo de reunião geral
O Zoom Webinars é ótimo para apresentações de sessões únicas individuais ou em grupo. Se você comprar uma licença do Zoom Events, também recebe todos os benefícios do Zoom Webinars e muito mais.
Você pode optar por hospedar webinars no Portal da web ou configurar o evento no Zoom Events. Ou usar o Zoom Events para adicionar aos recursos do Zoom Webinars conectando várias sessões webinar, e combiná-las com o Zoom Meetings para experiências virtuais mais longas e interativas. O Zoom Events inclui gerenciamento completo de eventos com recursos como hubs de eventos com marca, inscrição e emissão de ingressos e relatórios aprimorados. Consulte as perguntas frequentes sobre o Zoom Webinars.
Alguns exemplos para quando considerar organizar um único Zoom Webinars no web portal incluem treinamento, apresentações e sessão única para muitos eventos.
Use o Zoom Events para eventos mais longos e mais envolvidos, como convenções de vendas, eventos com clientes, reuniões gerais e integração de funcionários.
Integre o Zoom com sua pilha de tecnologia existente para executar seu evento digital com mais eficiência.
Visite o Zoom App Marketplace para ter acesso a mais de 1.000 integrações!
Quer cobrar pelo seu evento? Use o Zoom Events e conecte-se ao PayPal ou Stripe para agilizar o processo de pagamento.
Quais as características de um bom evento? Tudo tem a ver com a experiência que você dá ao seu público.
Um evento digital pode ser muito mais do que sentar em frente a um computador e assistir a uma transmissão ou vídeo ao vivo. Se você estiver partindo de um evento que geralmente é realizado de maneira presencial e transformando-o em uma experiência virtual, seja criativo e atencioso ao implementar alguns desses elementos interativos on-line.
Da preparação pré-evento à experiência ao vivo, veja como você pode criar interatividade e envolvimento em seu evento.
Projete a página de destino do evento
A página de destino do seu evento é o foco central dos seus esforços de promoção. Ela é o folheto digital, a primeira impressão que os possíveis participantes terão do seu evento. Historicamente, criar uma página de evento atraente exigia uma equipe de profissionais, como um redator para o conteúdo, um designer para os recursos visuais e um desenvolvedor web para reunir tudo. Esse processo era demorado e caro.
Felizmente, a ascensão dos criadores de sites sem uso de código facilitou a criação de páginas de eventos impressionantes para usuários não técnicos. No entanto, essas plataformas geralmente têm suas próprias curvas de aprendizado e custos.
No Zoom, lançamos recentemente um criador de páginas de eventos na plataforma Zoom Events, para permitir que os profissionais de marketing de eventos criem páginas de eventos profissionais usando a marca, com o recurso simples de arrastar e soltar. Não são necessárias habilidades de codificação!
Principais recursos do criador de páginas do Zoom Events:
Ao aproveitar essas ferramentas, você pode garantir que as mensagens, os detalhes, a chamada para ação, as imagens e o design da página do evento estejam todos de acordo com a marca e mostrem a personalidade exclusiva do seu evento. O resultado? Uma página que não apenas informa, mas também anima os possíveis participantes, aumentando as inscrições e preparando para um evento de sucesso.
Habilite o recurso perguntas e respostas
O recurso de perguntas e respostas permite que os participantes de um webinar enviem perguntas para serem respondidas ao vivo ou por escrito durante a sessão. Veja a seguir algumas dicas para usar o recurso perguntas e respostas durante um webinar:
Receba feedback em tempo real do seu público ou avalie seu nível de compreensão com o conteúdo que você está apresentando no evento e lance suas enquetes predefinidas durante a sessão.
Use ferramentas como Slido, Kahoot! ou uma "roleta de nomes" para trazer mais diversão e interatividade ao seu evento.
Permita que os participantes se envolvam em grupos menores durante o evento. Você pode atribuir participantes a salas simultâneas em tempo real, pré-atribuir participantes ou permitir que eles selecionem a sala em que desejam ingressar e se movam livremente entre as salas.
Tudo o que você precisa saber sobre as salas simultâneas do Zoom.
Envie uma pesquisa pós-evento para coletar feedback após seu evento. Se estiver usando o Zoom Webinars, você pode configurar a pesquisa para iniciar automaticamente depois que seus convidados saírem da sessão.
Inscreva-se no webinar Introdução ao Zoom Events
Solicite uma demonstração com um especialista do Zoom.
Realizar um evento digital de sucesso é um esforço em equipe! Você precisará preparar seus palestrantes e ter sua equipe de eventos alinhada para garantir que tudo corra bem. Use nossas listas de verificação do evento para garantir que você não está se esquecendo de nada.
Envie aos palestrantes um kit com tudo o que eles precisam: um microfone/fone de ouvido, cabo Ethernet, ring light e webcam. Reúna uma pasta de ativos digitais com um modelo de plano de fundo virtual, gráficos do eventos e uma amostra de postagens em redes sociais para que eles possam promover a sessão em suas redes.
Você pode criar a experiência de evento mais incrível do mundo, mas se não reservar um tempo para promovê-la, seu público-alvo não saberá sobre ela. Crie ativos que permitam que você comercialize seu evento de forma eficaz e direcione os participantes ao seu site para saber mais.
Comece a promover seu evento on-line com pelo menos duas a três semanas de antecedência para aumentar o número de inscrições. Não se esqueça de criar links de rastreamento de fonte para inscrição de webinar para ver quais ações de marketing são mais eficazes.
Use o banco de dados existente para enviar um e-mail de marketing direcionado para pessoas que possam estar interessadas em seu evento. Se você é cliente do Zoom Sessions ou do Events, é possível enviar e-mails de marketing personalizados, diretamente pela plataforma de eventos. Essa integração ajuda a garantir a consistência da marca durante toda a jornada do evento e consolida suas ferramentas, economizando tempo e reduzindo o risco de falhas de comunicação.
O marketing de conteúdo permite que você conte a história do seu evento, forneça informações e é mais aprofundado do que um e-mail. Use as palavras-chave certas para aumentar o tráfego orgânico.
Um comunicado à imprensa e divulgação à mídia destacando palestrantes importantes e outros detalhes interessantes podem atrair mais pessoas para o seu evento. Reúna uma lista de mídia com publicações do setor e procure por veículos que cubram eventos como o seu para atingir seu público-alvo. Certifique-se de oferecer convites para o evento ao vivo a repórteres interessados.
Faça com que os seguidores fiquem entusiasmados com uma hashtag do evento, gráficos e campanhas em redes sociais Não se esqueça de impulsionar anúncios e postagens para ir além do alcance orgânico.
Crie recursos visuais e amostras de postagens sociais que os parceiros e palestrantes possam usar facilmente, como um modelo gráfico que eles possam ajustar para adicionar seu nome e informações da sessão.
Se for relevante, promova seu evento em podcasts do setor.
Compartilhe em comunidades ou fóruns on-line pertinentes.
Envolva influenciadores do setor para que eles promovam seu evento.
Considere veicular anúncios segmentados para alcançar um público maior em um evento com perfil de alta qualidade.
Incentive sua equipe a compartilhar o evento nas redes usando modelos fáceis de compartilhar para gerar participação
Você fez todo o planejamento e a preparação. Agora é hora de ir ao cerne da questão: organizar seu evento. Da simulação (absolutamente necessária!) ao grande dia, é fundamental manter a consistência da marca que você criou nos seus esforços promocionais. Veja ao que é preciso estar atento.
Agende uma simulação cerca de uma semana antes do evento com sua equipe de produção, anfitriões do evento, palestrantes e qualquer outra pessoa com uma função ativa, para resolver quaisquer problemas antes do grande dia.
Lista de verificação de simulação: tudo o que você precisa revisar
Forneça a seus palestrantes dicas de configuração de tecnologia para que eles estejam preparados para ter a melhor aparência.
Uma sessão prática de webinar permite que o anfitrião inicie o webinar e permita que apenas os palestrantes e coanfitriões ingressem. Alinhe com os palestrantes para que eles ingressem de 10 a 20 minutos antes do início do evento, para que eles possam ingressar na sessão prática, testar seu áudio e vídeo e solucionar problemas de última hora antes de iniciar a transmissão ao vivo.
Apenas anfitriões e coanfitriões podem clicar no botão Iniciar Webinar durante uma sessão de treino. Esta ação não pode ser desfeita, então clique no botão apenas quando todos estiverem prontos para ir ao ar!
Tente iniciar seu webinar alguns minutos antes para permitir que os participantes tenham tempo de ingressar antes do início do programa. Se você quiser tocar uma música de boas-vindas, certifique-se de que é isenta de royalties.
Enquanto os participantes ingressam é o momento perfeito para verificar se as configurações da sua reunião ou webinar estão corretas. Verifique se você está gravando e transmitindo ao vivo nas plataformas adequadas e inicie a transmissão ao vivo se ela não estiver habilitada automaticamente. Além disso, certifique-se de que as configurações de perguntas e respostas estejam habilitadas corretamente e que os palestrantes e coanfitriões tenham as permissões corretas.
Comece o seu evento com um breve anúncio sobre a organização, permitindo que os participantes saibam se o webinar será gravado, como enviar perguntas e sobre o que é o webinar. Não esqueça de agradecer aos palestrantes e patrocinadores!
Mantenha as páginas de suporte do Zoom Events, Zoom Webinars ou Zoom Meetings abertas para solucionar problemas rapidamente. Se os palestrantes encontrarem algum problema, converse em particular com eles no Zoom Client ou por meio do recurso de chat privado na sessão.
O Zoom Events oferece diversos recursos para aprimorar a experiência ao vivo do seu evento:
E chegou a hora do encerramento! O final do seu evento não significa que o trabalho esteja concluído. Execute algumas etapas extras para coletar feedback, aproveitar gravações e acompanhar clientes potenciais para que você possa obter o máximo do evento que você trabalhou tão arduamente para executar.
Obtenha feedback dos participantes sobre o que funcionou bem e os pontos de melhoria. Use a pesquisa para coletar a Pontuação Líquida de Promoção (NPS) dos participantes para o evento geral e para cada sessão.
Edite gravações e transcrições e disponibilize-as em seu site ou na página do evento. Se desejar, você pode fazer com que o conteúdo esteja acessível com o uso de usário e senha para coletar dados dos usuários que acessam as gravações. Com o Zoom Events, é possível criar um hub de conteúdo on-line no qual o conteúdo do evento sob demanda pode ficar armazenado e ser usado para promover eventos futuros em um local de fácil acesso.
Edite gravações e transcrições e disponibilize-as em seu site ou página do evento. Se desejar, você pode bloquear o conteúdo para coletar dados de usuário dos visualizadores que acessam as gravações.
Envie um e-mail aos participantes com um link para as gravações do evento e recursos adicionais.
Se usar o Zoom Events, revise o painel resumo de eventos, gere relatórios de reunião, que fornecem dados sobre inscrições e enquetes, ou relatórios de Webinar, que fornecem dados sobre inscrições, participantes, perguntas e respostas, enquetes e desempenho do evento.
Aproveite os insights dos relatórios para qualificar leads e utilizar as principais integrações mencionadas acima para direcioná-los para as vendas.
Torne o seu próximo evento digital ainda melhor do que o anterior, avaliando o que funcionou e o que não funcionou. Utilize os dados de participantes e feedback dos relatórios, assim como dos palestrantes, e rastreie o envolvimento com seu conteúdo e outros recursos do evento.
Criar uma experiência de evento de marca que surpreenda seu público do início ao fim não é pouca coisa. Isso exige planejamento cuidadoso, mensagens consistentes e as ferramentas certas para executar sua visão. O Zoom Events oferece uma solução abrangente que simplifica esse processo, permitindo que você:
Ao usar esses recursos, você pode criar eventos virtuais que não apenas atendem, mas superam as expectativas, promovendo conexões significativas e gerando resultados comerciais na era digital.
Lembre-se de que a chave para um evento virtual bem-sucedido está nos detalhes. Do primeiro clique na página do evento até o e-mail final de acompanhamento, cada ponto de contato é uma oportunidade de reforçar sua marca e agregar valor para o seu público. Com o Zoom Events, você tem as ferramentas para tornar cada etapa dessa jornada memorável e impactante.
Quer saber mais? Confira o Hub de aprendizagem do Zoom Events!