Przewodnik Zoom po organizowaniu wydarzeń hybrydowych

Wydarzenia hybrydowe mogą wydawać się nieco enigmatyczne, ponieważ nie ma dwóch takich samych wydarzeń. Jeśli jednak wyobrażasz sobie transmisję na żywo z sali konferencyjnej lub transmisję wideo z wcześniej nagranymi treściami, być może nadszedł czas, aby zmienić swoje postrzeganie. Prawdziwe wydarzenie hybrydowe to wciągające, zapadające w pamięć i angażujące doświadczenie, które łączy zarówno publiczność uczestniczącą na miejscu, jak i zdalnie. Dzięki odpowiedniemu planowaniu i zrozumieniu charakteru nowoczesnych wydarzeń możesz wdrożyć udane i znaczące wydarzenie hybrydowe, które może wygenerować większy zwrot z inwestycji.

Wyobraź sobie następujący scenariusz: Ty i kilku znajomych zakładacie koszulki ulubionej drużyny i idziecie do lokalnej restauracji, żeby wraz z 50 innymi fanami obejrzeć mecz o mistrzostwo na dużym ekranie i z doskonałym nagłośnieniem. Później otrzymujesz SMS-a od znajomych, którzy oglądają mecz na stadionie, i rozmawiacie na FaceTime'ie, aby uczcić wynik. Możesz nie zdawać sobie z tego sprawy, ale właśnie braliście udział w wydarzeniu hybrydowym. Wydarzenia hybrydowe są częścią naszego życia, niezależnie od tego, czy mowa o oglądaniu koncertów na żywo i wydarzeń sportowych w czasie rzeczywistym w domowym zaciszu, czy o udziale w spotkaniu firmowym podczas opieki nad chorym dzieckiem.

Dla organizacji wydarzenia hybrydowe mogą być równie skuteczne, jeśli nie bardziej skuteczne, niż wydarzenia stacjonarne, i zapewniają możliwość rozszerzenia zasięgu marki daleko poza ściany hali wystawowej lub centrum konferencyjnego. Sukces wirtualnych doświadczeń sprawił, że wydarzenia hybrydowe przestały być niszowym wyborem. W rzeczywistości 91% organizatorów wydarzeń uważa, że wydarzenia hybrydowe będą odgrywać ważną rolę w planowaniu wydarzeń w przyszłości.

Organizacja wydarzenia hybrydowego może jednak nie wydawać się tak prosta jak uczestnictwo w takim wydarzeniu. Aby lepiej zrozumieć wydarzenia hybrydowe i zdecydować, czy są one odpowiednie dla Twojej firmy, przyjrzyjmy się najpierw różnym różnicom między wydarzeniami stacjonarnymi a wirtualnymi.

Wydarzenia stacjonarne vs. wirtualne

Kiedy myślisz o wydarzeniach stacjonarnych, na żywo, do głowy przychodzą Ci tradycyjne wydarzenia, takie jak:

• targi,
• konferencje,
• wykłady,
• wydarzenia networkingowe,
• nieformalne spotkania biznesowe,
• spotkania firmowe,
• imprezy świąteczne,
• prezentacje i szkolenia dla klientów i pracowników.

Wydarzenia te są powszechnie wykorzystywane przez firmy do nawiązania osobistego kontaktu, sprzedaży produktów i usług oraz budowania długoterminowych relacji i lojalności wobec marki. Chociaż podróże wciąż nie są tym, czym były przed pandemią COVID-19, nadal istnieją korzyści płynące ze spotkań twarzą w twarz. Organizatorzy wydarzeń potrzebują jednak dobrze zaplanowanej strategii, aby stworzyć wciągające wydarzenie, w które warto zainwestować i w którym publiczność będzie chciała uczestniczyć.

Wydarzenia wirtualne

Dzięki wirtualnym platformom do zarządzania wydarzeniami, takim jak Zoom Events, organizacje mogą oferować różnorodne, interesujące doświadczenia online, w tym:

• targi,
• konferencje,
• wykłady,
• wydarzenia networkingowe,
• nieformalne spotkania biznesowe,
• spotkania firmowe,
• imprezy świąteczne,
• prezentacje i szkolenia dla klientów i pracowników.

Jeśli ta lista wygląda znajomo, to dlatego, że nowoczesna technologia umożliwia organizowanie wielu tych samych wydarzeń online, co stacjonarnych. Kiedy świat przestawił się na wirtualne kontakty, stało się jasne, że przy odpowiednim planowaniu i narzędziach można zdalnie organizować podobne wydarzenia, które przynoszą takie same lub nawet większe korzyści.

Oprócz realizacji celów zrównoważonego rozwoju i oszczędności kosztów w zakresie takich rzeczy, jak podróże i wynajem powierzchni na imprezy, wydarzenia wirtualne umożliwiają firmom organizowanie znacznie większych wydarzeń online, niż byłoby to możliwe osobiście. W 2021 roku Zoom zorganizował swoją doroczną konferencję dla użytkowników, Zoomtopię, zdalnie, z udziałem 33 000 uczestników z całego świata. Wirtualne były też ostatnie rozpoczęcie sprzedaży i pierwsze w historii hybrydowe doświadczenie Zoomtopia w 2022 roku. Biorąc pod uwagę te korzyści, zrozumiałe jest, że 63% organizatorów wydarzeń planuje przeprowadzić taką samą lub większą liczbę wirtualnych wydarzeń w nadchodzącym roku.

Wydarzenia osobiste + wirtualne = hybrydowe

Możliwość prezentacji treści online oraz jednoczesnego uczestnictwa publiczności na żywo i wirtualnie odzwierciedla bieżące przejście na modalność pracy zdalnej . Tak jak w przypadku pracowników, którzy mogą pracować z dowolnego miejsca, elastyczność i swoboda wyboru miejsca i sposobu uczestniczenia w wydarzeniu jest tym, co sprawia, że wydarzenia hybrydowe są tak atrakcyjne. Nie tylko zmniejszają dystans między odbiorcami, ale zyskują na popularności, a organizatorzy wydarzeń planują przeznaczyć w przyszłym roku 37% swoich budżetów na doświadczenia hybrydowe, czyli więcej niż w poprzednich dwóch latach.

Organizacja wydarzenia hybrydowego to więcej niż transmitowanie go dla publiczności wirtualnej. Wirtualne i stacjonarne aspekty wydarzenia powinny być planowane razem, zapewniając obu typom uczestników możliwość interakcji. Oto kilka wskazówek na początek.

Planowanie przed wydarzeniem

Zanim zaczniesz opracowywać strategię wydarzenia, odpowiedz sobie na następujące pytania:

• Cele: Co chcesz osiągnąć za pomocą tego wydarzenia? Dlaczego publiczność powinna wziąć w nim udział?
• Budżet: Jaki jest Twój budżet? Wirtualne wydarzenia nie są zwykle tak kosztowne jak wydarzenia osobiste, jednak w Twoim ogólnym budżecie wciąż znajdują się nowe pozycje.
• Technologia: Czy dysponujesz lub będziesz dysponować odpowiednią technologią do organizacji wydarzenia wirtualnego? (Np. platforma do transmisji na żywo, oprogramowanie konferencyjne, kamery i system nagłośnienia, mikrofony, monitory i ekrany itp.).
• Przepustowość: Czy Twój lokal ma wystarczającą przepustowość łącza, aby wszyscy uczestnicy stacjonarni mogli jednocześnie korzystać z Internetu? To kwestia, o której często się zapomina aż do dnia samego wydarzenia, dlatego warto zapewnić odpowiednie warunki dla dużej liczby uczestników i zminimalizować czas opóźnienia.
• Personel: Czy dysponujesz odpowiednim personelem, który będzie nadzorował wirtualny aspekt Twojego wydarzenia? (Obsługa wirtualna różni się od tej stacjonarnej).
• Zaangażowanie: Jak zamierzasz sprawić, aby uczestnicy zdalni i stacjonarni mogli współpracować i wchodzić w interakcje z prelegentami?
• Lokal: Czy miejsce organizacji wydarzenia można skonfigurować tak, aby umożliwić uczestnictwo zdalnym widzom, tj. ustawić dodatkowe monitory lub obszary wyświetlania treści?
• Sukces: Co składa się na sukces wydarzenia i jak go zmierzyć? Czy będzie to liczba uczestników? Liczba widzów zdalnych? Leady? Liczba sprzedanych biletów? Liczba zorganizowanych spotkań? Sposób śledzenia tych wskaźników określi niezbędną technologię, personel i budżet, których potrzebujesz, aby odnieść sukces.

Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania nadszedł czas, aby stworzyć plan, który połączy Twoich odbiorców. Musisz wziąć pod uwagę nie tylko unikalne potrzeby zarówno uczestników stacjonarnych, jak i zdalnych widzów, ale także określić sposoby interakcji między nimi.

Informacje dla uczestników

Wydarzenia hybrydowe mogą mieć różnych odbiorców, ale zarówno uczestnicy stacjonarni, jak i wirtualni powinni wiedzieć, czego mogą się spodziewać lub co jest potrzebne, aby zapewnić sobie pozytywne wrażenia.

• Rejestracja: Przygotuj system rejestracji na wydarzenie i określ, które sesje są przeznaczone dla wszystkich uczestników lub właściwe dla jednej lub drugiej grupy odbiorców. Na przykład może istnieć lokalne spotkanie po wydarzeniu lub sesja, do której dostęp mają tylko wirtualni uczestnicy.

  WskazówkaOrganizatorzy wydarzenia mogą używać Zoom Events do tworzenia oddzielnych biletowanych ścieżek na podstawie różnych kryteriów (uczestnictwo płatne, bezpłatne, wirtualne, osobiste itp.) określonych podczas konfiguracji wydarzenia. Umożliwia to organizatorom dystrybucję treści do określonej grupy odbiorców, tj. tylko posiadaczy biletów wirtualnych.

• Wymagana technologia: Wirtualni uczestnicy docenią wiedzę, jaka technologia jest potrzebna do uzyskania dostępu do wydarzenia. Nawet jeśli jest to proste przypomnienie o zaktualizowaniu systemu operacyjnego lub porady dotyczące wideo potrzebne do rozpoczęcia korzystania z Zoom Meetings, uczestnicy lubią wiedzieć z wyprzedzeniem, czego potrzebują.
• Zaproszeni goście: Jeśli w wydarzeniu hybrydowym biorą udział mówcy występujący osobiście, bardzo mile widziane będą wskazówki dotyczące interakcji z publicznością zdalną. Aby wykład był naprawdę wciągający, mówca powinien wchodzić w interakcje zarówno z publicznością na żywo, jak i wirtualną. Prelegenci mogą potrzebować dodatkowej pomocy w pamiętaniu o wirtualnej publiczności – o nawiązywaniu kontaktu wzrokowego w kamerze lub śledzeniu komunikatów na czacie na żywo. Goście nie muszą jednak ograniczać się do osobistych wystąpień. Jedną z zalet wirtualnych wydarzeń są niższe koszty podróży, więc możesz ograniczyć wydatki, jeśli zatrudnisz wirtualnego mówcę. Upewnij się, że Twoi wirtualni mówcy również wiedzą, gdzie patrzeć, jak nawiązać kontakt z obiema publicznościami i rozumieją znaczenie czystego tła, odpowiedniego dźwięku, oświetlenia i innych czynników.

  WskazówkaZapoznaj się z naszym uniwersalnym przewodnikiem dla prowadzących wydarzenia i wirtualnych prezenterów, aby poznać więcej wskazówek dotyczących prezentacji online.

Utrzymuj zaangażowanie odbiorców

Niezależnie od tego, czy Twoi uczestnicy siedzą przed komputerem, czy uczestniczą na żywo, muszą być zaangażowani, aby wydarzenie miało sens. Prawdziwa wartość pochodzi z możliwości nawiązania nowych kontaktów, zyskania nowych informacji lub umiejętności i wymaga celowego planowania.

• Zapewnij możliwość konstruktywnej rozmowy
  Nie ograniczaj rozmowy tylko do jednej grupy odbiorców. Uczestnicy potrzebują wielu okazji do rozmowy ze sobą, a także z gospodarzami i prezenterami. Zachęć uczestników stacjonarnych do udziału w czacie online na żywo za pośrednictwem laptopów lub telefonów komórkowych. Aby jeszcze bardziej zwiększyć zaangażowanie, transmituj czat na żywo na ekranie w sali wydarzenia, aby uczestnicy mogli oglądać, reagować i odpowiadać sobie nawzajem. Dzięki temu wirtualna publiczność może czuć się połączona i zaangażowana w to, co dzieje się na żywo.

  WskazówkaAby zarówno publiczność stacjonarna, jak i zdalni uczestnicy nawiązywali ze sobą kontakt w formie czatu na żywo, skontaktuj się z naszym zespołem ds. wydarzeń, aby poznać kreatywne możliwości zbliżenia obu grup odbiorców.

• Dokładnie sprawdź rozwiązania technologiczne
  Technologia może zapewnić sukces wydarzenia hybrydowego lub całkowicie go zniweczyć. Jako minimum będziesz potrzebować platformy do zarządzania wirtualnymi wydarzeniami, oprogramowania do przesyłania strumieniowego, które może odpowiednio obsłużyć Twój kanał wideo (nie zalecamy bezpłatnych platform, ponieważ mogą wyświetlać niechciane reklamy podczas wydarzenia), połączenia z Internetem/Wi-Fi i przepustowości do obsługi transmisji na żywo, a także wysokiej jakości kamer i mikrofonów przeznaczonych do przesyłania strumieniowego.
• Nie zapominaj o networkingu
  Networking to jedna z największych zalet uczestnictwa w wydarzeniu, więc nie zapomnij umożliwić networkingu swojej wirtualnej publiczności. Funkcje networkingowe Zoom Events obejmują różnorodne opcje budowania profesjonalnej sieci kontaktów za pomocą cyfrowych identyfikatorów i katalogów profili społecznościowych. Sugerujemy dodanie specjalnego czasu na nawiązywanie kontaktów do swojego planu wydarzenia, czy to spotkanie towarzyskie po godzinach, grupy dyskusyjne, czy zabawy integracyjne, aby obie grupy odbiorców mogły rozmawiać, współpracować i czuć się ze sobą swobodnie.
• Uprość system zadawania pytań
  Ograniczenie możliwości zadawania pytań do końca prezentacji może zmniejszyć zaangażowanie, jeśli uczestnicy zapomną o swoich pytaniach lub będą chcieli wyjść i postanowią nie zadawać pytań. Zamiast czekać, zachęć uczestników do wyciągnięcia laptopów i zadawania pytań w czasie rzeczywistym za pośrednictwem czatu online (nawet jeśli uczestniczą osobiście). Możesz też wybrać kilku (chętnych) członków wirtualnej publiczności, aby zadawali pytania na żywo, co będzie kolejnym sposobem na zbliżenie do siebie odbiorców.

  WskazówkaFunkcja pytań i odpowiedzi w ramach Zoom Webinars i narzędzia do przeprowadzania ankiet ułatwiają zbieranie bezpośrednich informacji zwrotnych od publiczności. Po włączeniu funkcji pytań i odpowiedzi uczestnicy mogą odpowiadać na pytania innych lub okazywać poparcie i reagować na pytania innych uczestników. Organizatorom, którzy chcą przygotować podsumowanie po wydarzeniu, Zoom umożliwia pobranie raportu z zadanymi pytaniami w celu odniesienia.

• Zwiększ zasięg swojej marki w hali targowej
  Zoom Events Expo zapewnia wirtualnym odbiorcom takie same emocje, jak w przypadku uczestnictwa osobistego, łącząc sponsorów, uczestników i przedstawicieli stoisk. Uczestnicy mogą „spacerować” po hali targowej, rozmawiać z przedstawicielami na stoiskach i przeglądać logo sponsorów, prezentacje produktów i odpowiednie treści tak jak uczestnicy stacjonarni. Tam, gdzie zasięg marki był kiedyś definiowany przez rozmiar lub lokalizację stoiska, wirtualne wydarzenia pozwalają rozszerzyć Twoją widoczność poza ograniczoną przestrzeń, by dotrzeć do znacznie szerszej publiczności.

Obsługa na najwyższym poziomie

Niezapomniane wydarzenia to te, o których ludzie mówią długo po ich zakończeniu. Przedłuż „życie” swojego wydarzenia, zapewniając uczestnikom wyjątkowe wrażenia, których nie zapewni oglądanie powtórki ani czytanie podsumowania. Nie bój się ujawnić nowego produktu, wprowadzić nową usługę lub pochwalić się niesamowitym sukcesem firmy. Planujesz dać uczestnikom na miejscu trochę gadżetów firmowych? Nie zapomnij również wysłać torby z prezentami swoim wirtualnym uczestnikom. Szukaj okazji, aby wszyscy uczestnicy poczuli się wyjątkowo, bez względu na to, gdzie się znajdują.

Najważniejsza jest treść

Łatwo jest poczuć się zmęczonym po czwartej wideokonferencji w ciągu dnia, ale oto tajemnica: to nie technologia cię męczy, ale treści. Wielogodzinne oglądanie wydarzeń sportowych i wszystkich sezonów seriali na raz stało się bardziej powszechne, więc widzowie mogą to robić, o ile treści są wciągające. Wydarzenia hybrydowe pozwalają organizacjom zaoszczędzić na kosztach podróży, aby pozwolić sobie na zaproszenie znanych mówców, którzy mogą przyciągnąć dużą publiczność bez wychodzenia z własnego domu lub pokoju hotelowego. Organizuj wydarzenia z udziałem interesujących mówców, przygotuj wciągające sesje i interaktywne treści, które obejmują przerwy i networking.

Postaw na rozrywkę

Planując część towarzyską, nie zapominaj o wirtualnej publiczności. Lubisz muzykę na żywo? Wynajmij zespół, który będzie grał dla wszystkich zdalnie. Oferujesz otwarty bar dla uczestników stacjonarnych? Zaplanuj lekcję mieszania drinków lub degustację wina dla osób uczestniczących z domu. Potrzebujesz dwóch konferansjerów? A może wystarczy jeden, wirtualny? Nie bój się wnosić trochę kreatywności do swoich ulubionych atrakcji, aby zainteresować odbiorców.

Zrozum stosowaną technologię

Nawet najlepszy mówca ucierpi, jeśli Twój sprzęt ulegnie awarii. Przerywany obraz wideo, słabe oświetlenie i niskiej jakości dźwięk to jedne z najszybszych sposobów na utratę zainteresowania wirtualnej publiczności i wywołanie zmęczenia. Przetestuj swój sprzęt z wyprzedzeniem lub, jeszcze lepiej, zatrudnij konsultanta ds. wydarzeń, który zaplanuje i zadba o Twoje potrzeby technologiczne przed wydarzeniem i w jego trakcie.

Niezależnie od tego, czy uczestniczysz z domu, siedzisz w sali konferencyjnej, czy oglądasz transmisję na żywo z 10 000 innych uczestników, nowoczesne wydarzenie hybrydowe wymaga wszechobecnej technologii, której można używać w dowolnym miejscu i czasie. Obecnie uczestnicy wydarzeń nie siedzą już zamknięci w sali konferencyjnej przez cały dzień. Zamiast tego oglądają przemówienie otwierające ze swojego pokoju hotelowego, uczestniczą w prezentacji na żywo w hali wystawowej, jedzą obiad ze współpracownikami i oglądają uwagi końcowe na swoim tablecie na lotnisku. Przyszłość wydarzeń jest hybrydowa i nie wymaga uczestnictwa wyłącznie stacjonarnego lub wyłącznie wirtualnego. Zamiast tego wydarzenia hybrydowe zapewniają wciągające wrażenia dostępne dla uczestników z dowolnego miejsca.

Biorąc pod uwagę, że globalny rynek webinarów i wydarzeń wirtualnych ma osiągnąć wartość 4,44 miliarda dolarów do 2025 roku* (wzrost z 1,57 miliarda dolarów w 2020 roku), nadszedł czas na wdrożenie innowacyjnych i angażujących strategii wydarzeń, które łączą odbiorców i wyróżniają Twoją markę.

Dowiedz się, w jaki sposób Zoom Events może pomóc Ci ulepszyć strategię wydarzeń hybrydowych.
Skontaktuj się z zespołem Zoom Events już dziś.

* Ta liczba pochodzi z badań firmy Frost & Sullivan wykorzystanych w raporcie Zoom, do których można uzyskać dostęp po pobraniu raportu.