가상 회의: 이벤트에서 경험까지
기존 회의 및 이벤트는 고객과 소통하고 아이디어를 공유하고 새 제품 및 기능을 보여줄 수 있는 탁월한 방법입니다. 그러나 많은 이벤트 조직은 이벤트를 가상으로 주최하여 청중을 넓히려고 합니다.
가상 회의란 무엇인가요?
가상 회의는 가상 회의 플랫폼 및 기타 기술을 사용하여 온라인에서 주최되는 이벤트 또는 회의입니다. 온라인 회의는 대면 회의와 거의 같은 개념입니다. 참석자는 일정표를 검토하고, 가상 이벤트에 등록(및 티켓을 구입)하고, 참석할 세션을 선택하고, 세션 중 또는 전후에 다른 참석자 및 발표자와 네트워크를 형성할 수 있습니다.
또한 선택한 스폰서가 세션을 준비하여 고객을 교육하고, 제품에 대한 질문에 답변하고, 판매 자료를 배포할 수 있다는 점에서는 가상 회의 스폰서십과도 작동 방식이 동일합니다.
가상 회의 플랫폼은 어떻게 작동하나요?
가상 이벤트를 진행하는 방법은 대면 이벤트와 매우 유사합니다. 콘텐츠를 계획하고 토론자 및 발표자를 섭외하고 참석자를 등록하는 등의 작업이 요구됩니다. 주요 차이점은 이러한 작업의 전부에는 아니더라도 대부분의 작업에 가상 이벤트 관리 소프트웨어를 사용한다는 점입니다. 이 소프트웨어에는 이메일 등록, 이벤트 브로드캐스트를 위한 미팅 공간 생성, 토론자에게 기술 지원 제공, 발표자 및 참석자를 영상을 통해 한자리에 모으기 등의 기능이 포함되어 있습니다.
또한 이벤트 참석자가 채팅하고, 네트워크를 형성하고, 벤더 부스를 방문하고, 세션에 참여할 수 있는 대면 이벤트 로비와 매우 유사한 대화형 로비가 필요할 수도 있습니다. 이 대화형 로비와 대면 이벤트 로비와의 유일한 차이점은 이벤트 플랫폼을 활용하여 로비를 만들고 관리한다는 점입니다.
가상 회의의 이점은 무엇인가요?
가상 회의는 다음을 포함한 수많은 이점을 제공합니다.
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접근성 향상
가상 회의에서는 라이브 트랜스크립션 및 번역과 같은 기타 기술을 활용하여 모든 사람이 이벤트를 즐기도록 할 수 있습니다.
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원활한 참석자 환경
이벤트에 참석하기 위해 이동하고, 숙박하고, 방명록에 서명하고, 알맞은 세션을 찾는 수고 없이, 회의 참석자는 본인의 컴퓨터에서 이벤트에 로그인하고 어디서나 회의를 즐길 수 있습니다.
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상세한 메트릭
가상 이벤트 플랫폼을 사용하면 이벤트 주최자는 이벤트 참석자 수, 세션 참여 방식 등의 수집한 메트릭에서 귀중한 인사이트를 얻을 수 있습니다.
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도달 범위 확대
가상 회의에서는 참석자가 물리적 위치로 이동할 필요가 없으므로, 이벤트 주최자는 더 많은 청중을 확보하고 도달 범위를 넓힐 수 있습니다.
가상 회의에는 무엇이 필요한가요?
가상 회의를 주최하는 것이 어렵게 느껴질 수도 있지만, 필요한 요소를 알맞게 준비하기는 쉽습니다! 가상 회의에 필요한 사항은 다음과 같습니다.
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주최 장소 및 촬영 장소
가상 회의의 경우 세션을 촬영 및 제작할 공간이 필요합니다. 다행히도 홈 오피스 또는 회의실에서부터 심지어 야외에 이르기까지 거의 모든 공간을 필요에 맞게 꾸밀 수 있습니다! 하이브리드 이벤트를 주최할 계획이라면 예상 현장 참석자 수를 수용할 수 있는 장소가 필요합니다. 어떤 이벤트는 집에서 바로 주최할 수 있지만, 어떤 이벤트는 더 정교한 제작 기술이 필요하여 스튜디오를 사용해야 할 수 있습니다.
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가상 회의 주최를 위한 플랫폼
매력적이고 간소화된 이벤트를 만들려면, 이러한 경험을 실현해 주는 가상 이벤트 플랫폼이 필요합니다. 이벤트 주최 플랫폼은 이벤트 등록, 티켓팅, 세션 및 참석자 관리를 비롯한 이벤트 관리 요구사항을 위한 원스톱 솔루션으로 활용할 수 있습니다.
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적합한 가상 이벤트 기술
토론자의 모습과 목소리를 명확하게 보고 듣는 기능이 없으면 아무리 흥미로운 이벤트라도 성공하지 못합니다. 공간과 사용 사례에 맞는 카메라, 마이크 및 조명 요소가 있는지 확인하세요. 예를 들어, 발표자가 움직일 계획이라면 참석자가 모든 행동을 볼 수 있도록 움직임을 추적할 수 있는 카메라가 있어야 합니다.
플랫폼은 다음 기능을 포함해야 합니다.
일대다 기능
대부분의 가상 이벤트에는 대규모 청중에게 말하는 토론자가 참여합니다. 따라서 한 사람이 대규모 청중에게 말할 수 있도록 지원하는 솔루션을 이용해야 이벤트 중단을 방지할 수 있습니다.
질문과 답변 옵션
질문과 답변 포럼은 가상 이벤트 환경의 특징입니다. 여기서 참석자는 실시간으로 이벤트 지원 직원에게 긴급한 질문을 하고 답변을 받을 수 있습니다. 또한 이벤트 주최자는 가장 중요하거나 자주 묻는 질문을 모아 세션이 끝날 때 실시간으로 답변할 수 있습니다.
세션 내 채팅
세션 중 채팅을 통해 회의 참석자는 세션에 대한 흥미나 반응을 공유하는 등, 서로 채팅하며 소통할 수 있습니다. 또한 세션 중 채팅에서 이벤트 지원 직원 및 관리자는 세션 참석자가 이용할 수 있는 링크 또는 기타 리소스를 제공할 수 있습니다.
콘텐츠 공유
사진, 동영상, PDF, 슬라이드, 음악 및 기타 다양한 콘텐츠를 참석자와 바로 공유할 수 있으므로, 콘텐츠 공유 기능은 가상 이벤트 환경에서 매우 중요합니다.
가상 배경
가상 배경은 이미지 또는 동영상을 포함할 수 있는 맞춤형 배경으로, 발표자가 참석자를 위한 개인화된 경험을 만들 수 있도록 다양한 옵션을 제공합니다. 토론자는 가상 배경에 자사 및 스폰서의 브랜드가 포함되도록 맞춤화할 수 있을 뿐만 아니라 프레젠테이션의 맥락 및 느낌과 맞는 배경을 만들 수도 있습니다.
관리자 포털
간소화된 관리자 포털을 통해 관리자, 이벤트 주최자 및 이벤트 지원 직원은 전체 가상 이벤트를 관리하고 이벤트를 생성 및 편집하고 참석자 등록률, 이벤트 참여도와 같은 중요한 인사이트를 얻을 수 있습니다.
가상 회의를 어떻게 구성해야 하나요?
가상 회의를 주최하는 데 필요한 모든 사항을 이해했다면, 이제 가상 회의를 구성해 볼 시간입니다! 다음에서 이벤트 주최자가 가상 회의를 계획할 때 따라야 할 주요 단계를 알아보세요.
매력적인 가상 이벤트를 주최하는 방법에 대한 자세한 내용은 가상 이벤트 가이드를 확인하세요.
1. 이벤트 계획
이벤트를 계획할 때 대상 청중이 누구인지, 청중이 어떤 경험을 하기 원하는지, 이벤트를 통해 어떤 가치를 제공할 수 있는지, 달성하고자 하는 목표는 무엇인지, 성공을 어떻게 측정할 것인지를 신중하게 고려해야 합니다.
2. 콘텐츠 및 발표자
이벤트의 목표를 정했다면 세션 및 콘텐츠를 위한 아이디어를 떠올리면 됩니다. 그런 다음, 콘텐츠를 전달하는 데 가장 적합한 사람에 따라 발표자와 토론자를 초대하면 됩니다. 예를 들어, 첨단 기술에 대한 세션에서 최고 기술 책임자에게 발표를 맡기면 마케팅 팀 직원이 동일한 세션에서 발표하는 것보다 더 효과적일 것입니다.
3. 이벤트 참여
세션을 구성할 때 참석자의 참여를 고려해야 합니다. 세션 길이를 1시간 이내로 유지하고 세션 사이의 휴식 시간을 예약하고 네트워킹 형성을 위한 세션을 포함하면 참신한 세션을 만들 수 있습니다. 세션이 진행되는 동안에는 설문조사, 질문과 답변 및 채팅을 활용하여 상호적인 대화를 이어갈 수 있습니다. 또한 모든 전 세계 참석자가 이벤트를 즐길 수 있도록 지역별 세션에서 시간대별 안건을 만들 수도 있습니다.
4. 준비
이벤트를 주최하려면 높은 수준의 팀워크가 필요하므로 팀과 긴밀하게 조율해야 합니다. 프로덕션을 담당하는 프로듀서를 지정하고, 프로덕션 일정 및 이벤트 워크플로를 만들고, 채팅 채널과 같이 이벤트를 위한 중앙 집중식 커뮤니케이션 허브를 만들어 팀이 이벤트에 대한 준비를 갖추도록 지원할 수 있습니다. 또한 모든 것이 원활하게 진행될 수 있도록 이벤트 예행연습 일정을 잡아야 합니다.
5. 웹사이트 생성
최신 정보가 담긴 웹사이트는 이벤트 개요, 안건, 세션 정보, 발표자, 자주 묻는 질문 및 등록 페이지와 같은 중요한 리소스를 제공합니다. 참석자가 이벤트에 흥미를 느낄 수 있도록 매력적인 이미지와 동영상을 웹 페이지에 추가하세요!
6. 이벤트 홍보
이벤트 소식을 알리고 등록을 유도하려면 이벤트를 홍보해야 합니다. 구독자에게 홍보 이메일을 보내고, 이벤트 관련 블로그 글을 게시하고, 소셜 미디어에 이벤트를 알리는 게시글을 올리고, 파트너, 발표자 및 스폰서와 공동 마케팅 활동을 하면 가상 청중을 늘릴 수 있습니다.
7. 이벤트 주최
이벤트를 주최하는 경우 참석자와 발표자에게 풍부한 지원과 지침을 제공하고 싶을 것입니다. 적절한 문제 해결 및 기술 지원을 제공하면 모두가 이벤트를 즐기도록 지원할 수 있으며, 질문을 제출할 곳, 세션 참여 방법, 녹화본을 보는 방법과 같은 기본 정보를 제공하면 참석자가 환경을 탐색하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
가상 회의를 위한 종합적인 이벤트 플랫폼
이벤트 주최 플랫폼인 Zoom Events는 가상 이벤트를 구성, 관리 및 주최하는 데 필요한 모든 기능을 제공합니다.
Zoom Events 플랫폼의 핵심 요소를 살펴보세요.
이벤트 티켓팅 및 등록 관리
참석자와 토론자 모두를 위한 티켓 생성, 권한 설정, 티켓 가격 및 티켓 판매 기간 맞춤화 기능을 포함하여 손쉽게 등록 프로세스를 맞춤화하고 티켓팅을 관리할 수 있습니다.
네트워킹 기회 만들기
로비 내 채팅, 세션 중 채팅, 소회의실, 설문조사, 호스트 벤더 부스 등에서 서로 소통하는 기능을 통해 참석자들은 서로를 알아가고 업계 전문가와 네트워크를 형성하는 다양한 기회를 누리게 됩니다.
자세한 데이터를 통한 진행 상황 및 성과 추적
Zoom Events 포털은 이벤트 경험을 개선하고 진행 상황을 추적하는 데 도움이 되는 다양한 기능과 분석 정보를 제공합니다. 여기에는 등록자 수 대비 참석자 수, 참여도 메트릭, 이벤트 종료 후 세션 녹화본을 본 사람 수 등을 확인할 수 있는 기능이 포함됩니다.
브랜드 이벤트 허브
또한 Zoom Events 포털을 사용하면 브랜드 이벤트 허브를 만들 수 있습니다. 따라서 브랜드, 스폰서 및 파트너를 전면 중앙에 배치하여 이벤트 참석자가 보게 할 수 있습니다.
온라인 이벤트를 위한 전문가 지원
Zoom은 또한 온라인 이벤트에 대한 전문가 지원을 제공합니다. 따라서 팀은 원활하고 매력적인 이벤트를 주최하는 데 필요한 모든 리소스와 지침을 얻을 수 있습니다. 지원 요금제를 확인해 보세요.
Zoom Events 시작하기
다음 가상 이벤트 주최를 시작하려면 Zoom Events 라이선스를 구매한 다음 events.zoom.us를 방문하여 계정에 로그인하세요. 로그인한 후 관리 탭에서 허브 설정을 시작하고, 만들기 탭에서 첫 번째 이벤트, 서밋 또는 회의를 만들 수 있습니다.