La guida di Zoom all'organizzazione di eventi ibridi

Gli eventi ibridi possono avere un alone di mistero, in quanto non ne esistono due uguali. Ma se li immagini come una diretta streaming da una sala conferenze o una trasmissione video di contenuti pre-registrati, è il caso di cambiare la tua percezione. Un evento ibrido, nel vero senso del termine, è un'esperienza immersiva, indimenticabile e coinvolgente che riunisce il pubblico che partecipa in presenza al pubblico che partecipa in remoto. Con la giusta pianificazione e comprensione del panorama moderno del mondo degli eventi, puoi implementare un evento ibrido efficace e di successo che può generare un ROI maggiore.

Immagina questo scenario. Tu e alcuni amici indossate la maglia della vostra squadra preferita e andate in un ristorante vicino a casa dove c'è un sistema audio surround, TV a tutta parete e altri 50 fan che non vedono l'ora di guardare la partita di campionato. In seguito, ricevi un messaggio da amici presenti alla partita e una telefonata FaceTime per festeggiare il risultato. Forse non ci hai fatto caso, ma hai appena vissuto un evento ibrido. Guardare concerti ed eventi sportivi dal vivo direttamente da casa, partecipare a una riunione aziendale mentre ci si prende cura di un figlio con l'influenza sono solo alcune dimostrazioni di come le esperienze ibride fanno parte della nostra vita quotidiana.

Per le organizzazioni, gli eventi ibridi sono efficaci quanto gli eventi di persona, se non di più. Inoltre, offrono la possibilità di estendere la portata del brand ben oltre le mura di una sala espositiva o di un centro congressi. Il continuo successo delle esperienze virtuali ha reso gli eventi ibridi la scelta principale. A questo proposito, il 91% dei marketer di eventi ritiene che gli eventi ibridi svolgano un ruolo importante nella pianificazione degli eventi futuri.

Tuttavia, organizzare un evento ibrido può risultare meno semplice che parteciparvi. Per capire meglio in che cosa consistono gli eventi ibridi e decidere se sono adatti alla tua attività, vediamo le differenze tra gli eventi di persona e quelli virtuali.

Eventi di persona ed eventi virtuali

Quando pensi agli eventi dal vivo, di persona, probabilmente immagini delle esperienze tradizionali come:

• fiere
• conferenze
• lezioni di formazione continua
• eventi di networking
• attività aziendali dopo l'orario lavorativo
• riunioni aziendali
• feste
• onboarding dei clienti o dei dipendenti

In genere le aziende organizzano sfruttano questi eventi per incontrare le persone, vendere i loro prodotti e servizi e costruire relazioni a lungo termine e la fedeltà dei clienti al brand. Sebbene il COVID-19 abbia posto limitazioni al modo di viaggiare, incontrarsi dal vivo ha ancora i suoi vantaggi. Tuttavia, i marketer di eventi hanno bisogno di una strategia ben pianificata per creare un evento coinvolgente e che il pubblico percepisca che vale la pena parteciparvi.

Eventi virtuali

Grazie alle piattaforme di gestione degli eventi virtuali come Zoom Events le aziende possono organizzare diverse esperienze online di successo, tra cui:

• fiere
• conferenze
• lezioni di formazione continua
• eventi di networking
• attività aziendali dopo l'orario lavorativo
• riunioni aziendali
• feste
• onboarding dei clienti o dei dipendenti

Se questo elenco ti suona familiare è perché la tecnologia moderna consente di organizzare online molti eventi, esattamente come faresti di persona. Quando il mondo è passato alle esperienze virtuali, è apparso evidente che, con la pianificazione e gli strumenti giusti, i marketer possono organizzare eventi simili da remoto e ottenere gli stessi vantaggi, se non maggiori.

Oltre alla sostenibilità e alla riduzione dei costi per i viaggi e l'affitto degli spazi, gli eventi virtuali consentono alle aziende di organizzare esperienze online molto più estese di come sarebbero di persona. Nel 2021, Zoom ha organizzato la sua conferenza annuale dedicata agli utenti, Zoomtopia, che si è tenuta da remoto e ha visto la partecipazione di 33.000 persone da tutto il mondo. Inoltre, di recente ha organizzato un evento inaugurale per le vendite e la prima esperienza ibrida di Zoomtopia nel 2022. Considerati i vantaggi, non è difficile capire come mai il 63% dei marketer di eventi ha in programma di realizzare un numero uguale o superiore di eventi virtuali nel corso del prossimo anno.

Di persona + virtuali = eventi ibridi

La capacità di organizzare contenuti online e allo stesso tempo riunire il pubblico di persona e i partecipanti virtuali rispecchia il passaggio all'attuale forza lavoro ibrida. Proprio come per i dipendenti, che possono lavorare da qualsiasi luogo, la flessibilità e la libertà di scegliere dove e come partecipare a un evento sono le caratteristiche che rendono gli eventi ibridi così interessanti. Non solo colmano il divario tra i diversi tipi di pubblico, ma stanno diventando sempre più popolari: i marketer di eventi hanno in programma di riservare il 37% dei loro budget del prossimo anno alle esperienze ibride, più degli ultimi due anni.

Organizzare un evento ibrido è molto più che trasmettere in diretta i tuoi contenuti a un pubblico virtuale. Al contrario, è importante tenere conto sia degli aspetti virtuali che dal vivo insieme, dando la possibilità a entrambi i tipi di pubblico di interagire fra loro. Ecco alcuni consigli per iniziare:

Pianificazione pre-evento

Prima di progettare la strategia per il tuo evento, poniti queste domande:

• Obiettivi: che cosa speri di ottenere da questo evento? Perché il tuo pubblico dovrebbe partecipare?
• Budget: qual è il tuo budget? In genere gli eventi virtuali non sono poi così costosi come gli eventi di persona, ad ogni modo, è necessario includere alcuni nuovi elementi nel budget complessivo.
• Tecnologia: hai già o avrai a disposizione la tecnologia adatta a organizzare un evento virtuale? (ad esempio, piattaforma per la diretta streaming, software per videoconferenze, videocamere, sistemi audio e video, microfoni, monitor, ecc.)
• Larghezza di banda: il luogo dell'evento dispone di una larghezza di banda sufficiente per consentire a tutti i partecipanti di persona di usare internet? Questo aspetto viene spesso trascurato e sottovalutato fino al giorno dell'evento, perciò assicurati di avere un piano in grado di supportare un volume elevato di utenti e di ridurre al minimo i ritardi.
• Staff: puoi contare su uno staff che è in grado di supervisionare gli aspetti virtuali del tuo evento? (Non ci riferiamo ai membri del team sul campo).
• Coinvolgimento: in che modo vorresti che i partecipanti da remoto e di persona collaborassero e interagissero fra loro o con i relatori?
• Luogo dell'evento: il luogo che hai scelto per l'evento può essere configurato per accogliere gli spettatori da remoto, per esempio configurando monitor o aree di visualizzazione aggiuntivi?
• Successo: cosa renderebbe di successo il tuo evento e come intendi misurare il livello di riuscita? Il numero di partecipanti? Gli spettatori? I lead? Le vendite di biglietti? Le riunioni che si sono tenute? Il modo in cui monitori queste metriche determinerà la tecnologia, lo staff e i budget necessari ad avere un evento di successo.

Dopo avere risposto a queste domande puoi passare alla creazione di un piano che veda la partecipazione di ogni tipo di pubblico. Non dovrai considerare soltanto le esigenze uniche tanto dei partecipanti di persona quanto dei visualizzatori da remoto, ma dovrai anche pensare alle modalità in cui potranno connettersi fra loro.

Informa i partecipanti

Agli eventi ibridi possono partecipare diversi tipi di pubblico, ma sia per i partecipanti di persona che per quelli online risulterà utile sapere che cosa è previsto o necessario per avere un'esperienza positiva.

• Iscrizione: configura l'iscrizione al tuo evento stabilendo quali sessioni sono destinate a tutti i partecipanti e quali sono specifiche per l'uno o l'altro pubblico. Per esempio, potresti organizzare un'attività informale post-evento in sede oppure una sessione secondaria online a cui possono accedere solo i partecipanti online.

  Consiglio professionaleGli organizzatori dell'evento possono usare Zoom Events per creare diversi tipi di biglietti in base ad alcuni criteri (a pagamento, gratuito, virtuale, di persona, ecc.), da stabilire durante la configurazione dell'evento. In questo modo gli organizzatori possono distribuire i contenuti in base a un pubblico specifico, es. solo ai titolari di un biglietto virtuale.

• Tecnologia richiesta: ai partecipanti virtuali risulta utile sapere quale tecnologia è necessaria per accedere all'evento. Anche se si tratta semplicemente di ricordare ai partecipanti di aggiornare il sistema operativo oppure di video consigli su come iniziare a usare Zoom Meetings, apprezzeranno il fatto di sapere ciò che serve in anticipo.
• Relatori ospiti: se il tuo evento ibrido include la partecipazione di uno o più relatori di persona, apprezzeranno molto ricevere qualche consiglio su come interagire con il pubblico da remoto. Per risultare davvero coinvolgente, l'oratore dovrebbe interagire sia con il pubblico di persona che includere il pubblico virtuale. A partire da come mantenere il contatto visivo nella videocamera, fino a seguire lo schermo della chat in diretta, i relatori di persona potrebbero avere bisogno di un aiuto in più per ricordarsi del pubblico virtuale. Tuttavia, i relatori ospiti non devono necessariamente intervenire di persona. Uno dei vantaggi degli eventi virtuali è il costo minore degli spostamenti, perciò potresti avere a disposizione un budget maggiore se assumi un relatore virtuale. Assicurati inoltre che i relatori virtuali sappiano dove guardare, come interagire con entrambi i tipi di pubblico e che comprendano l'importanza di avere uno sfondo pulito, audio e illuminazione adeguati, e altro ancora.

  Consiglio professionaleConsulta la nostra guida completa per organizzatori di eventi e presentatori virtuali per conoscere altri suggerimenti sulle presentazioni virtuali.

Coinvolgi ogni tipo di pubblico

Non importa se i tuoi partecipanti sono davanti a un computer oppure presenti fisicamente all'evento: ovunque si trovino, devono sentirsi coinvolti per pensare che l'evento sia utile. Il vero valore dell'evento è avere l'opportunità di ottenere nuovi contatti, informazioni o competenze, e per fare in modo che accada è necessaria una pianificazione consapevole.

• Promuovi conversazioni significative
  Non limitare le conversazioni a un solo pubblico. I partecipanti hanno bisogno di diverse opportunità per parlare tra di loro, proprio come gli organizzatori e i presentatori. Incoraggia i partecipanti di persona a unirsi a chat online dal vivo tramite i loro computer portatili o cellulari. Per aumentare ulteriormente il coinvolgimento, trasmetti la chat in diretta su un monitor per consentire ai partecipanti di visualizzare, reagire e rispondersi a vicenda. In questo modo il pubblico virtuale può sentirsi connesso e parte integrante di ciò che avviene dal vivo.

  Consiglio professionalePer consentire sia al pubblico di persona che ai partecipanti da remoto di interagire fra loro tramite la chat in diretta, contatta il nostro team Servizi Zoom Events per conoscere opportunità creative per riunire entrambi i tipi di pubblico.

• Ricontrolla se la tua tecnologia è adatta
  La tecnologia può avere un ruolo determinante nella tua esperienza ibrida, in positivo o in negativo. Come minimo avrai bisogno di: piattaforma per la gestione degli eventi virtuali, software di streaming in grado di gestire adeguatamente il tuo feed video (non suggeriamo l'utilizzo di piattaforme gratuite in quanto possono mostrare annunci indesiderati durante l'evento), connessione internet/Wi-Fi e larghezza di banda sufficienti a supportare la diretta streaming, videocamere e microfoni di alta qualità appositamente per lo streaming.
• Non dimenticare il networking
  Il networking è uno dei maggiori vantaggi della partecipazione a un evento, perciò non dimenticare di abilitare questa funzione per il tuo pubblico virtuale. Le funzionalità di networking di Zoom Events includono diverse opzioni per costruire la tua rete professionale, con targhette dei nomi digitali e directory dei profili social. Che si tratti di un ritrovo informale post-evento, di creare gruppi di sessioni secondarie sui concetti fondamentali oppure di un rompighiaccio, ti consigliamo di aggiungere al programma un momento dedicato al networking.
• Semplifica le sessioni di domande e risposte
  Limitare il momento delle domande alla fine di una presentazione può ridurre la partecipazione e il coinvolgimento: i partecipanti potrebbero dimenticare che cosa chiedere o essere pronti a lasciare l'evento e decidere di non chiedere nulla. Anziché aspettare, incoraggia i partecipanti a usare i loro computer portatili per porre domande in tempo reale tramite la chat online (anche se partecipano di persona). Viceversa, un'altra modalità per riunire i due tipi di pubblico è scegliere alcuni membri volontari del pubblico virtuale che porranno le loro domande dal vivo.

  Consiglio professionaleLa funzionalità Domande e risposte di Zoom Webinars e gli strumenti per i sondaggi renderanno la raccolta di feedback più semplice e istantanea. Abilitando la funzionalità Domande e risposte, i partecipanti possono rispondere alle domande poste dagli altri o votarle favorevolmente e reagire alle domande degli altri partecipanti. Zoom facilita il follow up consentendo agli organizzatori di scaricare il report delle domande poste durante l'evento.

• Espandi la portata del tuo brand nella sala espositiva
  Zoom Events Expo trasmette l'emozione di una fiera dal vivo al tuo pubblico virtuale mettendo in contatto sponsor, partecipanti e rappresentanti degli stand. I partecipanti possono "fare un giro" nell'Expo floor, chattare con i rappresentanti dei vari stand e vedere i loghi degli sponsor, le dimostrazioni dei prodotti e i relativi contenuti, proprio come farebbero di persona. Mentre una volta erano le dimensioni o la posizione del tuo stand a definire la portata del tuo brand, ora gli eventi virtuali ti consentono di superare i limiti di un stand fisico e di raggiungere un pubblico decisamente più ampio.

Trattamento VIP

Gli eventi memorabili sono quelli di cui le persone parlano anche a distanza di tempo. Estendi la vita utile del tuo evento e fai in modo che le persone continuino a parlarne offrendo ai partecipanti un'esperienza unica che non potrebbero vivere guardando l'evento in differita o leggendo un riassunto. Non avere paura di svelare un nuovo prodotto, introdurre un nuovo servizio o mettere in risalto una grande successo della tua azienda. Hai in programma di regalare qualche gadget ai partecipanti in sede? Non dimenticare di inviare i gadget in regalo anche ai partecipanti virtuali. Pensa a delle modalità per fare sentire speciali tutti i tuoi partecipanti, a prescindere da dove si trovano.

I contenuti sono importanti

Sentirsi stanchi dopo la quarta videoconferenza della giornata è una sensazione comune, ma ti sveliamo un segreto: non è la tecnologia a stancare, sono i contenuti. Sempre più persone guardano le gare sportive per ore e fanno le maratone delle serie tv, perciò il pubblico riesce a mantenere l'attenzione fin tanto che i contenuti sono coinvolgenti. Gli eventi ibridi consentono alle organizzazioni di risparmiare sui costi per gli spostamenti, così possono permettersi di ingaggiare relatori conosciuti, in grado di attirare l'attenzione di un vasto pubblico, che partecipa comodamente da casa propria o da una camera d'albergo. Realizza il tuo evento con relatori, sessioni e contenuti interattivi estremamente coinvolgenti, che includono momenti dedicati alle pause e al networking.

L'intrattenimento a un livello superiore

Non dimenticare di includere il pubblico virtuale mentre pianifichi le tue attività informali preferite. Ti piace la musica dal vivo? Ingaggia una band e falla esibire per tutti, da remoto. Vuoi organizzare un aperitivo per i partecipanti di persona? Pianifica una lezione virtuale tenuta da un barman o un evento di degustazione di vini per chi partecipa da casa. Ti servono due presentatori? Che ne dici di averne uno virtuale? Non avere paura di aggiungere un po' di creatività alle tue esperienze per coinvolgere al meglio i diversi tipi di pubblico.

Conosci la tua tecnologia

Anche il migliore dei relatori si troverà in difficoltà se la tua tecnologia non funziona correttamente. Video intermittente, luce scarsa e suono dalla bassa qualità sono alcuni dei motivi per cui il tuo pubblico virtuale perde attenzione e si stanca. Collauda le tue attrezzature in anticipo o, meglio ancora, affidati a un consulente di eventi per pianificare e gestire le tue necessità audio/video prima e durante l'evento.

Gli eventi ibridi di oggi richiedono una tecnologia universale, che può essere utilizzata ovunque e in qualsiasi momento: da casa, da una sala riunioni, o persino durante la visione di una diretta streaming con oltre 10.000 partecipanti. Oggi chi partecipa a un evento non passa più l'intera giornata in una sala per eventi. Al contrario, segue il discorso di apertura da una camera d'albergo, guarda una dimostrazione dal vivo in una sala espositiva, pranza con i colleghi e ascolta le considerazioni finali da un tablet mentre è in aeroporto. Il futuro degli eventi è ibrido e non chiede al pubblico di scegliere se partecipare in un modo o in un altro. Gli eventi ibridi offrono ai partecipanti un'esperienza immersiva, da vivere ovunque si trovino.

Secondo le previsioni, il mercato dei webinar globali e degli eventi virtuali raggiungerà i 4,44 miliardi di dollari entro il 2025* (in netto aumento rispetto a 1,57 miliardi di dollari nel 2020), a dimostrazione che è il momento di implementare strategie innovative e coinvolgenti di realizzazione degli eventi, in grado di riunire i diversi tipi di pubblico e di rendere unico il tuo brand.

Scopri come Zoom Events puoi aiutarti a migliorare la tua strategia di realizzazione degli eventi ibridi, senza confini.
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*Questo dato proviene da una ricerca condotta da Frost & Sullivan ed è presente in un report Zoom, dove può essere consultato una volta scaricato il documento.