Guía de Zoom para organizar eventos híbridos

Los eventos híbridos pueden resultar un tanto misteriosos, ya que no hay dos que sean exactamente iguales. Pero si está pensando en una transmisión en directo de una sala de conferencias o en una transmisión de contenidos en vídeo grabados previamente, tal vez haya llegado el momento de cambiar su percepción. Un verdadero evento híbrido es una experiencia envolvente, memorable e interesante que une al público presencial y al virtual. Con la planificación adecuada y un buen conocimiento del panorama de los eventos modernos, puede organizar un evento híbrido exitoso y significativo que genere un mayor retorno de la inversión.

Imagine la siguiente situación. Usted y unos amigos se ponen la camiseta de su equipo favorito y se dirigen a un restaurante local con altavoces de sonido envolvente, televisores de pared a pared y otros 50 aficionados ansiosos por ver el partido del campeonato. Más tarde, recibe un mensaje de texto de amigos que están en el partido y una llamada por FaceTime para celebrar un gol. Aunque usted no se haya dado cuenta, acaba de participar en un evento híbrido. Las experiencias híbridas forman parte de nuestra vida cotidiana. Pueden ir desde ver conciertos en directo y eventos deportivos en tiempo real en casa hasta participar en una reunión de la empresa mientras cuidamos a un hijo que está enfermo.

Para las organizaciones, los eventos híbridos pueden ser tanto o más eficaces que los eventos presenciales, y ofrecen oportunidades para extender el alcance de su marca mucho más allá de las paredes de una sala de exposiciones o un centro de conferencias. El éxito continuo de las experiencias virtuales ha hecho de los eventos híbridos la modalidad predominante. De hecho, el 91 % de los responsables de marketing de eventos creen que los eventos híbridos desempeñan un rol muy importante en la planificación de eventos futuros.

Pero organizar un evento híbrido puede no ser tan sencillo como participar en uno. Para comprender mejor los eventos híbridos y determinar si son adecuados para su empresa, analicemos primero las diferencias entre los eventos presenciales y los virtuales.

Los eventos presenciales en comparación con los virtuales

Cuando se piensa en eventos presenciales en directo, es posible que se imagine experiencias tradicionales como los siguientes:

• ferias,
• conferencias,
• clases de formación continua,
• eventos de establecimiento de contactos,
• actividades después del horario laboral,
• reuniones de empresas,
• fiestas de fin de año,
• incorporación de clientes o empleados.

Estos eventos suelen servir para que los representantes de las empresas se conozcan en persona, vendan sus productos y servicios y establezcan relaciones a largo plazo y fidelidad a la marca. Aunque los viajes todavía no son lo que eran antes de la COVID-19, hay algunas ventajas que todavía aporta el encuentro cara a cara. Pero los responsables de marketing de eventos necesitan una estrategia bien planificada para crear un evento interesante en el que valga la pena invertir y al que convenga asistir.

Eventos virtuales

Con plataformas de administración de eventos virtuales como Zoom Events, las organizaciones pueden organizar diversas experiencias en línea de gran éxito, entre ellas, las siguientes:

• ferias,
• conferencias,
• clases de formación continua,
• eventos de establecimiento de contactos,
• actividades después del horario laboral,
• reuniones de empresas,
• fiestas de fin de año,
• incorporación de clientes o empleados.

Si esta lista le resulta familiar, es porque la tecnología moderna permite celebrar en línea muchos de los mismos eventos que se celebrarían en persona. Cuando el mundo adoptó las experiencias virtuales, se hizo evidente que, con la planificación y las herramientas adecuadas, los responsables de marketing podían organizar eventos similares a distancia que generarían los mismos beneficios, o incluso más.

Además de la sustentabilidad y la reducción de costos en aspectos como viajes y alquiler de espacios para eventos, los eventos virtuales permiten que las empresas organicen experiencias mucho más multitudinarias en línea de lo que podrían hacerlo de forma presencial. En 2021, Zoom organizó su conferencia anual de usuarios, Zoomtopia, de forma remota, con 33 000 asistentes de todo el mundo, así como su lanzamiento de ventas más reciente y la primera experiencia híbrida Zoomtopia en 2022. Con estos beneficios, resulta entendible el hecho de que el 63 % de los responsables de marketing de eventos planeen llevar a cabo la misma cantidad de eventos virtuales o más el próximo año.

Presencialidad + virtualidad = eventos híbridos

La capacidad de presentar contenidos en línea y unir simultáneamente audiencias en directo y asistentes virtuales refleja el cambio hacia la plantilla híbrida de hoy. Al igual que los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar, la flexibilidad y la libertad de seleccionar dónde y cómo asistir a un evento es lo que vuelve tan atractivos a los eventos híbridos. No solamente cierran la brecha entre los distintos públicos, sino que están creciendo en popularidad: los responsables de marketing de eventos tienen previsto dedicar el 37 % de su presupuesto del próximo año a experiencias híbridas, una cifra superior a la de los dos años anteriores.

La organización de un evento híbrido va más allá de la mera transmisión en directo de su contenido a una audiencia virtual. En cambio, los aspectos virtuales y en directo deben planificarse juntos, con oportunidades para que ambas audiencias interactúen entre sí. A continuación, ofrecemos algunas pautas para ayudarlo a empezar.

Planificación previa al evento

Antes de diseñar la estrategia de su evento, hágase las siguientes preguntas:

• Objetivos: ¿qué espera conseguir con este evento? ¿Por qué debe asistir su audiencia?
• Presupuesto: ¿cuál es su presupuesto? Los eventos virtuales no suelen tener un precio tan alto como los eventos presenciales; sin embargo, continuarán siendo nuevas partidas en su presupuesto general.
• Tecnología: ¿dispone o dispondrá de la tecnología adecuada para organizar un evento virtual? (es decir, plataforma de transmisión en directo, software de videoconferencia, cámaras, sistemas de audio y sonido, micrófonos, monitores, etc.).
• Ancho de banda: ¿cuenta su lugar de reunión con suficiente ancho de banda para servir a los asistentes presenciales que utilicen Internet? Esto es algo que a menudo se pasa por alto y se olvida hasta el mismo día de la conferencia, así que asegúrese de tener un plan que pueda admitir grandes volúmenes de usuarios y minimizar el tiempo de retraso.
• Personal: ¿cuenta usted con el personal adecuado para supervisar el aspecto virtual de su evento? (Este personal es diferente de los miembros del equipo que trabajen en el lugar).
• Interacción: ¿cómo pretende que los asistentes presenciales y los remotos colaboren e interactúen entre sí o con los oradores?
• Espacio del evento: ¿se puede configurar el espacio del evento para que admita espectadores remotos, es decir, para la instalación de monitores adicionales o zonas de visualización?
• Éxito: ¿cómo define el éxito y cómo se mide? ¿Es la cantidad de asistentes? ¿Son los espectadores? ¿Son los contactos de ventas? ¿Son las ventas de entradas? ¿Es la cantidad de reuniones celebradas? La forma de realizar el seguimiento de estos indicadores determinará la tecnología, el personal y el presupuesto que necesitará para tener éxito.

Después de responder a estas preguntas, es hora de crear un plan que reúna a su audiencia. No solo hay que tener en cuenta las necesidades específicas de los asistentes presenciales y los espectadores remotos, sino que también hay que ser proactivo acerca de la forma en que se conectarán entre sí.

Dé información a los asistentes

Los eventos híbridos pueden tener varias audiencias, pero tanto los participantes presenciales como los que participan en línea resultarán beneficiados si saben lo que se espera o se necesita para tener una experiencia positiva.

• Registro: configure el registro de su evento indicando qué sesiones son para todos los asistentes o cuáles son específicas para una audiencia u otra. Por ejemplo, puede haber una reunión social en el lugar del evento o una sesión de grupos pequeños solo en línea a la que puedan acceder los asistentes virtuales.

  Consejo de expertoLos organizadores de eventos pueden utilizar Zoom Events para crear distintas actividades con entradas en función de diversos criterios (de pago, gratuitas, virtuales, presenciales, etc.), que pueden establecerse durante la organización del evento. Esto permite que los anfitriones ofrezcan contenidos a un público específico, es decir, solo a los que tengan entradas virtuales.

• Tecnología necesaria: los asistentes virtuales agradecerán saber qué tecnología es necesaria para acceder a su evento. Aunque se trate de un simple recordatorio para actualizar su sistema operativo o de consejos por vídeo para empezar a utilizar Zoom Meetings, a los participantes les agrada saber lo que necesitan con antelación.
• Oradores invitados: si su evento híbrido cuenta con oradores presenciales, será de gran ayuda contar con alguna orientación sobre cómo interactuar con la audiencia remota. Para que su presentación sea interesante, el orador debe interactuar tanto con la audiencia presencial como con la virtual. Tanto si se trata de establecer contacto visual ante la cámara como de seguir un chat en directo, es posible que los oradores presenciales necesiten un poco más de ayuda para recordar a la audiencia virtual. No obstante, los oradores invitados no tienen por qué limitarse a los eventos presenciales. Una de las ventajas de los eventos virtuales es la reducción de los gastos de viajes, de manera que puede disponer de más presupuesto si contrata a un orador virtual. Cerciórese de que sus oradores virtuales también sepan dónde mirar y cómo interactuar con ambas audiencias, y que comprendan la importancia de los fondos limpios, el audio y la iluminación adecuados, etc.

  Consejo de expertoConsulte nuestra guía definitiva para anfitriones de eventos y presentadores virtuales para obtener más información y consejos sobre las presentaciones virtuales.

Mantenga el interés de su audiencia

Para que un evento valga la pena, los participantes tienen mantenerse atentos, tanto si están sentados detrás de un equipo como si asisten en persona. El valor real proviene de la oportunidad de adquirir nuevos contactos, información o habilidades, y eso requiere una planificación a conciencia.

• Propicie una conversación constructivaNo limite la conversación a un único público. Los participantes necesitan muchas oportunidades para hablar entre ellos, y también con los anfitriones y los presentadores. Anime a los asistentes presenciales a participar en chats en línea en directo a través de sus equipos portátiles o teléfonos móviles. Para que la interacción sea aún mayor, transmita el chat en directo a través de un monitor de la sala para que los asistentes puedan verlo, reaccionar y responderse unos a otros. De este modo, la audiencia virtual se sentirá conectada y atenta a lo que ocurre en directo.

  Consejo de expertoPara que tanto el público presencial como los asistentes remotos interactúen en el formato de chat en directo, póngase en contacto con nuestro equipo de Servicios de Eventos y descubra oportunidades creativas para reunir a ambos públicos.

• Controle la tecnología
  La tecnología puede marcar la diferencia en su experiencia híbrida. Como mínimo, deberá contar con una plataforma de administración de eventos virtuales, un software de transmisión que pueda procesar adecuadamente la señal de vídeo (no recomendamos las plataformas gratuitas, ya que pueden mostrar publicidad indeseada durante el evento), una conexión a Internet/Wi-Fi y un ancho de banda suficientes para la transmisión en directo, así como cámaras y micrófonos de alta calidad diseñados para la transmisión.
• No olvide el establecimiento de contactos
  El establecimiento de contactos es uno de los principales beneficios de asistir a un evento, así que no olvide habilitar el establecimiento de contactos para su audiencia virtual. Las características de establecimiento de contactos de Zoom Events incluyen diversas opciones para crear su red de contactos profesionales con etiquetas de identificación digitales y directorios de perfiles de redes sociales. Le sugerimos que incluya en su programa un tiempo dedicado a la creación de redes de contactos, ya sea en una reunión social fuera del horario de trabajo, en grupos pequeños de debate o en un ejercicio sencillo para romper el hielo, de modo que las audiencias puedan chatear, colaborar y sentirse más cómodas unas con otras.
• Simplifique las preguntas y respuestas
  Limitar las preguntas al final de una presentación puede reducir la participación y la interacción si los asistentes olvidan las preguntas o están a punto de irse y deciden no hacerlas. En lugar de esperar, aliente a los asistentes a sacar sus equipos portátiles y hacer preguntas en tiempo real a través del chat en línea (aunque estén en persona). A la inversa, seleccione a algunos miembros (dispuestos) de la audiencia virtual para que hagan preguntas en directo, como una forma más de acercar a su audiencia.

  Consejo de expertoLa característica de Preguntas y respuestas y las herramientas de votaciones de Zoom Webinars facilitan la recopilación inmediata de comentarios del público. Con la característica de Preguntas y respuestas activada, los asistentes pueden responder a las preguntas de los demás, o votar y reaccionar a las preguntas de otros participantes. Para los anfitriones que necesiten hacer un seguimiento después de un evento, Zoom permite descargar un informe de las preguntas formuladas para recordarlas fácilmente.

• Amplíe el alcance de su marca en el salón de exposiciones
  Zoom Events Expo traslada la emoción de una exposición presencial a su audiencia virtual, conectando a patrocinadores, asistentes y representantes de los stands. Los asistentes pueden «recorrer» la sala de exposiciones, charlar con los expositores y ver los logotipos de los patrocinadores, las demostraciones de los productos y el contenido de interés, tal y como lo harían en persona. Mientras que antes el alcance de la marca se definía por el tamaño o la ubicación de su puesto, los eventos virtuales le permiten llevar su marca a un público mucho más amplio, más allá de un fondo de 10×10.

Tratamiento preferencial

Los eventos memorables son aquellos de los que la gente continúa hablando mucho tiempo después de que hayan terminado. Amplíe la vida útil de su evento y haga que la gente siga hablando de él al ofrecer a los asistentes una experiencia única de la que no podrán disfrutar si ven la repetición o leen un resumen. No tema presentar un nuevo producto, lanzar un nuevo servicio o mostrar un logro increíble de la empresa. ¿Piensa entregar a los participantes presenciales algún obsequio de la empresa? Entonces, envíe también una bolsa de regalos a los participantes virtuales. Busque oportunidades para hacer que todos los asistentes se sientan especiales, independientemente de su ubicación.

El contenido es la clave

Después de la cuarta videoconferencia del día es normal sentirse cansado, pero hay un secreto: lo que cansa no es la tecnología, sino el contenido. Cada vez es más habitual mirar por horas programas deportivos y series de televisión completas, por lo que el público está dispuesto a participar siempre que el contenido sea atractivo. Los eventos híbridos permiten que las organizaciones ahorren en costos de traslado para poder contratar a oradores de renombre que pueden atraer a una gran audiencia desde la comodidad de su casa o habitación de hotel. Organice su evento con oradores de gran dinamismo, sesiones y contenidos interactivos que incluyan descansos y tiempo para establecer contactos.

Aumente el nivel de entretenimiento

Cuando planifique sus actividades sociales favoritas, recuerde incluir a su audiencia virtual en la diversión. ¿Le gusta la música en directo? Contrate a una banda para que toque para todos, de forma remota. ¿Organiza un cóctel para los asistentes presenciales? Prepare una clase virtual de coctelería o un evento de cata de vinos para los espectadores que están en su casa. ¿Necesita dos animadores? ¿Por qué no uno virtual? No tenga miedo de incluir un poco de creatividad en sus experiencias favoritas para reunir a su audiencia.

Conozca la tecnología con la que cuenta

Hasta el mejor orador se verá afectado si la tecnología no funciona correctamente. El vídeo que se entrecorta, una iluminación inadecuada y un audio de baja calidad son algunas de las formas más rápidas de desmotivar a su audiencia virtual y generar hastío. Pruebe su equipo con antelación o, mejor aún, contrate a un asesor de eventos para que planifique y gestione la tecnología de audio y vídeo necesaria antes y durante el evento.

Ya sea que llame desde su casa, se siente en una sala de juntas o vea una transmisión en directo con otros 10 000 asistentes, la experiencia de un evento híbrido moderno requiere una tecnología omnipresente que pueda utilizarse en cualquier lugar y en cualquier momento. Hoy en día, los asistentes ya no permanecen sentados en el lugar del evento durante todo el día. En lugar de eso, ven el discurso de apertura desde su habitación de hotel, asisten a una demostración en directo en un salón de exposiciones, almuerzan con sus compañeros y escuchan el discurso de clausura desde su tableta en el aeropuerto. El futuro de los eventos es híbrido, y no exige que la audiencia sea una cosa o la otra. Más bien, los eventos híbridos ofrecen una experiencia envolvente que los asistentes pueden disfrutar desde cualquier lugar.

Teniendo en cuenta que se prevé que el mercado global de seminarios web y eventos virtuales alcance los 4440 millones de dólares en 2025*, (en comparación con los 1570 millones de dólares de 2020), ahora es el momento de implementar estrategias de eventos innovadoras y participativas que unan a los públicos y permitan que su marca se distinga.

Descubra cómo Zoom Events puede ayudarle a impulsar su estrategia de eventos híbridos desde cualquier lugar.
Póngase en contacto con Zoom Events hoy mismo.

*Esta cifra procede de la investigación de Frost & Sullivan utilizada en un informe de Zoom al cual se puede acceder al descargar el informe.