Universität des Saarlandes: Die Zukunft internationaler Konferenzen ist hybrid

Wege finden, Brücken schlagen und über Grenzen hinweg denken und arbeiten: das kann das Team um Prof. Dr. Astrid Fellner, Lehrstuhlinhaberin für nordamerikanische Literatur und Kultur an der Universität des Saarlandes und Leiterin des UniGR-Center for Border Studies an der Universität des Saarlandes mit der Aufgabe, die internationalen Konferenz “Border Renaissance: Recent Developments in Territorial, Cultural, and Linguistic Border Studies 2022” auszurichten. Lange war nicht klar, in welcher Art die Konferenz umgesetzt werden kann, weshalb sich das Team um Frau Fellner schlussendlich für eine Hybridlösung entschied.  

Ein guter Weg, wie sich herausstellte, denn im engen Schulterschluss mit dem Zoom team konnten die VeranstalterInnen, die in erster Linie WissenschaftlerInnen und keine dezidierten Event-Profis sind, schlussendlich eine hochprofessionelle Konferenz mit hoher internationaler Beteiligung auf die Beine stellen: 151 TeilnehmerInnen aus über 30 Ländern nahmen online an der Veranstaltung teil, die es inklusive aller Speaker und TeilnehmerInnen vor Ort an der Universität Saarland auf die stattliche Anzahl von insgesamt 250 Konferenz-TeilnehmerInnen brachte. Es gab 30 Speaker-Slots, die in der Event-Oberfläche übersichtlich und optisch ansprechend dargestellt waren und dank des Zoom Events Expo-Features viele Möglichkeiten für die WissenschaftlerInnen, sich fachlich austauschen zu können.

Die größte Herausforderung sahen die VeranstalterInnen, die selbst regelmäßige KonferenzteilnehmerInnen sind, darin, parallel Räume gut zu hosten und zu bespielen und TeilnehmerInnen nicht unterwegs zu verlieren – sei es aus technischen Gründen oder weil sie sich nicht gut betreut und integriert fühlen. Zum Zeitpunkt der Entscheidung, die Konferenz mit allen Herausforderungen als Hybrid-Fornat umzusetzen, hatte Zoom sein umfangreiches Produktportfolio an Kommunikationslösungen gerade frisch um neue Features bei Zoom Events erweitert und war schnell die Software-Lösung, auf die die Veranstalterinnen setzen wollten. 

Die TeilnehmerInnen schätzten die maximale Flexibilität und die hohe Nutzerfreundlichkeit und gaben im Feedback an, dass die VeranstalterInnen durch den Einsatz von Zoom Events nicht nur inhaltlich sondern auch organisatorisch einen wirklich schönen und ansprechenden Rahmen für die Konferenz geboten haben. Um den VeranstalterInnen einen soliden Überblick zu sichern und die Exklusivität zu wahren, ist das Prinzip bei Zoom Events, dass die TeilnehmerInnen im Vorfeld einer über Zoom Events gehosteten Veranstaltung ein Ticket erwerben und einen Account erstellen, damit sie eindeutig zuordenbar sind.

Konferenz-Optik auf Zoom Events

Die Fäden für die Umsetzung der Konferenz liefen bei Eva Nossem, Übersetzerin und wissenschaftliche Koordinatorin am UniGR-Center for Border Studies, zusammen. Als leitende Koordinatorin mit hohem professionellen Anspruch übernahm Eva Nossem die Gesamtverantwortung und stieg auch technisch mutig und motiviert ein, um das Projekt Seite an Seite mit dem Zoom Support Team ordentlich aufzugleisen: “Es war zwar sportlich”, sagt Eva Nossem, “aber ich muss sagen, die drei Wochen Vorlaufzeit und die enge Begleitung des Zoom-Teams haben ausgereicht, das Tool und die Features gut erkunden zu können und die Konferenz samt der Expo technisch einzurichten und inhaltlich zu füllen.” 

Videokonferenz-Setup der Konferenz

In diesem Setup war es Eva Nossem nicht nur möglich, 28 einzelne Meetings und bis zu fünf Sitzungen parallel laufen zu lassen. Auch nach der Konferenz konnte sie mit wenig Aufwand ein adäquates E-Mail-Follow up inklusive Video & Bildern via Zoom Events versenden und so einen guten Abschluss markieren. Auch weitere Konferenzen möchte sie mit Zoom Events umsetzen – die über Jahrzehnte Konferenz-erfahrene Koordinatorin sagt, dass diese Lösung eine neue Art, sich zu treffen, erlaubt. Astrid Fellner fügt hinzu: “Die Zukunft internationaler Konferenzen ist ganz klar die Hybridlösung. Damit haben wir definitiv mehr Reichweite und können viel mehr Teilhabe ermöglichen.” Einig sind sich die beiden vor allem darin, dass die gewünschte Professionalität durch eine gute Planung und die verschiedenen Features wie zum Beispiel das Livestreaming erreicht werden kann. Mit entsprechender Sorgfalt in der Vorbereitung fühlten sich hybride Konferenzen wie “richtige” Konferenzen an und seien zweifelsohne auch das nachhaltigere Modell der Zukunft. Denn wir alle haben gelernt, dass ein bewussterer Umgang mit Reisezeiten und Ressourcen aller Art möglich und sinnvoll ist. 

Prof. Dr. Astrid Fellner: “Je internationaler man arbeitet, desto mehr schätzt man Zoom. Vor allem wegen des einfachen, schnellen und unkomplizierten Zugangs.” (Astrid Fellner)