Karma Etkinlikler Düzenlemeye Yönelik Zoom Kılavuzu

Karma etkinlikler biraz karmaşık hissettirebilir çünkü asla iki karma etkinlik tamamen birbirine benzemez. Aklınıza gelen bir konferans odasının canlı yayını veya önceden kaydedilmiş içeriğin video yayını ise bu konudaki düşüncelerinizi değiştirelim. Gerçek bir karma etkinlik hem fiziki olarak hem de uzaktan katılan kitleyi birleştiren etkileyici, unutulmaz ve ilgi çekici bir deneyimdir. Modern etkinlik alanının doğru planlanması ve anlaşılması yoluyla daha fazla Yatırım Getirisi (ROI) sağlayacak başarılı ve anlamlı bir karma etkinlik uygulayabilirsiniz.

Şu senaryoyu hayal edin. Birkaç arkadaşınızla birlikte tuttuğunuz takımın formalarını giyip surround sound hoparlörleri, duvardan duvara televizyon sisteminin ve sabırsızlıkla şampiyonluk maçının başlamasını bekleyen 50 taraftarın daha olduğu yerel bir restorana gidiyorsunuz. Sonra, maç sırasında arkadaşlarınızdan bir mesaj ve sonucu kutlamak için bir FaceTime çağrısı alıyorsunuz. Fark etseniz de etmeseniz de bu bir karma etkinliktir. Evde canlı konserleri ve gerçek zamanlı spor müsabakalarını izlemekten, hasta çocuğunuza bakarken şirket toplantısına katılmaya kadar karma deneyimler günlük yaşamlarımızın bir parçası haline geldi.

Kuruluşlar için karma etkinlikler en az yüz yüze etkinlikler kadar etkili olabilir ve markanızın bir fuar salonundaki veya konferans merkezindeki duvarların çok daha ötesine ulaştırılması için fırsatlar sağlayabilir. Sanal deneyimlerin süregelen başarısı şimdi karma etkinlikleri en çok tercih edilen etkinlik türü haline getirdi. Hatta etkinlik pazarlamacılarının %91'i, karma etkinliklerin önümüzdeki süreçte etkinlik planlamada önemli bir rol oynayacağını düşünüyor.

Ancak karma bir etkinliğin düzenlenmesi, böyle bir etkinliğe katılmak kadar basit görünmeyebilir. Karma etkinlikleri daha iyi anlamak ve işletmeniz için uygun olup olmadıklarına karar vermek için önce yüz yüze ve sanal etkinlikler arasındaki çeşitli farkları ele alalım.

Yüz yüze ve sanal etkinliklerin karşılaştırması

Canlı, yüz yüze etkinlikleri düşündüğünüzde, şu tür geleneksel deneyimler zihninizde canlanabilir:

• ticaret fuarları
• konferanslar
• sürekli eğitim sınıfları
• sosyal ağ etkinlikleri
• mesai saatleri sonrası
• şirket toplantıları
• tatil partileri
• müşteri veya çalışan katılımı

Bu etkinlikler işletmelerin yüz yüze toplantılarında, ürünlerini ve hizmetlerini satmak için ve uzun süreli ilişkiler ile marka sadakati oluşturmak için yaygın olarak kullanılmaktadır. Seyahat hala COVID-19 öncesindeki durumuna dönmemiş olsa da yüz yüze toplantıların sağladığı faydalar varlığını sürdürmektedir. Ancak etkinlik pazarlamacıları, kitlelerin zaman ayırarak katılmasına değecek ilgi çekici bir etkinlik oluşturmak için iyi planlanmış bir stratejiye ihtiyacı vardır.

Sanal etkinlikler

Zoom Events gibi sanal etkinlik yönetim platformları sayesinde kuruluşlar, şu tür çeşitli çevrimiçi deneyimleri başarıyla düzenleyebilir:

• ticaret fuarları
• konferanslar
• sürekli eğitim sınıfları
• sosyal ağ etkinlikleri
• mesai saatleri sonrası
• şirket toplantıları
• tatil partileri
• müşteri veya çalışan katılımı

Bu liste tanıdık görünüyorsa, bunun nedeni modern teknolojisinin aynı etkinliklerin çoğunu yüz yüze olduğu gibi çevrimiçi olarak da düzenleyebilmenizi mümkün hale getirmesidir. Dünya sanal deneyimlere doğru kaydığında, doğru planlama ve araçlarla pazarlamacıların aynı veya daha fazla fayda getirecek şekilde benzer etkinlikleri uzaktan düzenleyebilmeleri mümkün olmuştur.

Sürdürülebilirliğe ve seyahat ile etkinlik alanı kiralamaları gibi maliyetlerin azaltılmasıyla sağlanan tasarrufa ek olarak, sanal etkinlikler işletmelerin yüz yüze olanlarla karşılaştırıldığında çok daha büyük çevrimiçi deneyimler düzenleyebilmesini sağlamaktadır. 2021 yılında Zoom yıllık kullanıcı konferansı Zoomtopia'yı dünyanın dört bir yanından 33.000 katılımcının uzaktan katılımıyla düzenledi. 2022 yılındaysa en son satış başlatma toplantısını düzenledi ve ilk karma Zoomtopia deneyimini sundu. Bu faydaları göz önüne alırsak, etkinlik pazarlamacılarının %63'ünün gelecek yıl da aynı sayıda veya daha fazla sanal etkinlik düzenlemeyi planlaması aslında hiç şaşırtıcı değil.

Yüz yüze + sanal = karma etkinlikler

Çevrimiçi içerik düzenleme ve aynı anda canlı kitleleri ve sanal katılımcıları bir araya getirmek günümüzün karma iş gücüne kaydığını göstermektedir. Çalışanların her yerden çalışabilmesi gibi, bir etkinliğe nereden ve nasıl katılacağınızı seçme esnekliği ve özgürlüğü karma etkinlikleri böylesine çekici hale getiriyor. Kitleler arasında köprü olan bu karma etkinlikler, daha popüler hâle geliyor. Etkinlik pazarlamacıları önümüzdeki yıl bütçelerinin %37'sini karma deneyimlere ayırmayı planlıyor. Bu oran, geçen iki yıldan daha fazla.

Karma bir etkinlik düzenlemek içeriğinizi sanal bir kitleye canlı yayın akışı olarak sunmaktan çok daha fazlasını ifade ediyor. Etkinliğin sanal ve canlı yönleri birlikte planlanmalı, her iki kitle için de birbiriyle etkileşime geçebilmeleri için fırsatlar sunulmalıdır. Başlamanıza yardımcı olacak birkaç tavsiyeyi aşağıda sunuyoruz.

Etkinlik öncesi planlama

Etkinlik stratejinizi tasarlamadan önce kendinize şu soruları sorun:

• Hedefler: Bu etkinlikle neleri başarmayı umuyorsunuz? Hedef kitleniz neden katılmalı?
• Bütçe: Bütçeniz ne kadar? Sanat etkinliklerin fiyat etiketi genelde yüz yüze etkinliklerinki kadar yüksek olmaz ancak yine de toplam bütçenize yeni harcama kalemleri eklenir.
• Teknoloji: Bir sanal etkinlik düzenlemek için doğru teknolojiye sahip misiniz veya sahip olacak mısınız? (ör. canlı yayın platformu, video konferans yazılımı, kameralar, müzik ve ses sistemleri, mikrofonlar, monitörler vb.)
• Bant genişliği: Etkinlik yeriniz, yüz yüze katılanların interneti kullanmasını sağlamak için yeterli bant genişliğine sahip mi? Bu genellikle unutulan ve etkinlik gününe kadar önemsenmeyen bir konudur. Bu yüzden yüksek hacimlerde kullanıcıyı destekleyecek ve takılma sürelerini en aza indirecek bir plan yaptığınızdan emin olun.
• Personel: Etkinliğinizin sanal yönünü denetlemesi için doğru personele sahip misiniz? (Bu personel, sahadaki ekip üyelerinden farklıdır.)
• Etkileşim: Uzaktan ve canlı katılımcıların iş birliğinde bulunmasını ve hem birbirleriyle hem de konuşmacılarla etkileşime girmesini nasıl sağlamayı düşünüyorsunuz?
• Etkinlik alanı: Etkinlik alanınız uzaktan izleyicileri dahil edecek şekilde yapılandırılabilir mi, yani ek monitör veya izleme alanları kurulabilir mi?
• Başarı: Neyi başarı olarak kabul edecek ve nasıl ölçeceksiniz? Katılımcı sayısı mı? İzleyici sayısı mı? Potansiyel müşteriler mi? Bilet satışları mı? Düzenlenen toplantı sayısı mı? Bu ölçütleri takip etme şekliniz başarılı olmak için gereken teknoloji, personel ve bütçeyi belirleyecektir.

Bu soruları cevapladığınızda sıra kitlelerinizi bir araya getirmeye yönelik bir plan oluşturmaktadır. Hem yüz yüze katılanların hem de uzaktan izleyicilerinin ihtiyaçlarını dikkate almanız gerekeceği gibi, aynı zamanda birbirleriyle bağlantıya geçmelerini sağlayacak yolların da arayışında olacaksınız.

Katılımcılara önceden haber verin

Karma etkinliklerin birden fazla kitlesi olabilir ancak olumlu bir deneyim için hem yüz yüze hem de çevrimiçi katılımcıların kendilerinden nelerin beklendiğini ve nelere ihtiyaç duyulduğunu bilmeleri faydalı olacaktır.

• Kayıt: Hangi oturumların tüm katılımcılar için olduğu ve hangilerinin bir kitleye veya diğerine özel olduğunu belirleyerek etkinlik kayıt işlemlerinizi oluşturun. Örneğin, sahada etkinlik saati sonrasında sosyalleşme veya sanal katılımcıların erişebileceği yalnızca çevrimiçi alanda gerçekleşecek olan bir ara oturum olabilir.

  Pro ipucuEtkinlik düzenleyenler, etkinliğin oluşturulması sırasında çeşitli kriterlere göre ayrı ayrı biletlendirilen bölümler (ücretli, ücretsiz, sanal, yüz yüze vb.) oluşturmak için Zoom Events'ten yararlanabilir. Böylece belirli bir kitleye, örneğin yalnızca sanal bilet sahiplerine özel içerik dağıtılabilirler.

• Gerekli teknoloji: Sanal katılımcılar, etkinliğe erişim için hangi teknolojilerin gerektiğini bilmek ister. Yalnızca işletim sistemlerini veya Zoom Meetings'i başlatmaya yönelik video ipuçlarını hatırlatmak da olsa, katılımcılar neye ihtiyaçları olduğunu önceden bilmeyi tercih edecektir.
• Konuk konuşmacılar: Hibrit etkinliğinizin yüz yüze konuşmacılar içermesi halinde, uzaktan kitle ile nasıl etkileşime geçecekleri hakkında biraz yönlendirme sağlamanız onlar için çok değerli olacaktır. Gerçekten kapsayıcı bir deneyim için konuşmacı, hem canlı kitle ile etkileşime geçmeli hem de sanal kitleyi dahil etmelidir. Kamerada göz temasında bulunmaktan canlı sohbet akışını takip etmeye kadar yüz yüze konuşmacıların sanal kitleyi hatırlamaları için ek yardıma ihtiyacı olabilir. Konuk konuşmacıların yalnızca yüz yüze kitle ile sınırlanması gerekmez. Sanal etkinliklerin sağladığı faydalardan biri seyahat masraflarını azaltmasıdır. Böylece bir sanal konuşmacı tutmaya daha fazla bütçe ayırabilirsiniz. Sanal konuşmacılarınızın nereye bakacaklarını, her iki kitleyle nasıl bağlantı kuracaklarını bildiklerinden ve arka planının temiz olmasının, yeterli ses ile aydınlatmanın öneminin ve benzeri hususların farkında olduklarından da emin olun.

  Pro ipucuEtkinlik düzenleyiciler ve sanal sunucular için kapsamlı kılavuzumuza göz atarak daha fazla sanal sunum ipucunu öğrenin.

Hedef kitlenizin ilgisini canlı tutun

Katılımcılarınızın bilgisayar başına oturması veya canlı ve yüz yüze bulunması fark etmeksizin, etkinliğin katılmaya değer olduğunu hissetmeleri gerekir. Gerçek değer yeni bağlantılar kurma, bilgi veya beceriler edinme gibi fırsatlardan gelir ve kasıtlı bir planlama gerektirir.

• Anlamlı sohbetleri kolaylaştırın
  Sohbetleri tek bir kitleyle sınırlandırmayın. Katılımcıların hem birbirleriyle hem de düzenleyiciler ve sunucularla konuşmak için birden fazla fırsata ihtiyacı vardır. Yüz yüze katılımcılarını dizüstü bilgisayarları veya cep telefonları üzerinden canlı çevrimiçi sohbetlere katılmaya yönlendirin. Daha fazla katılım için canlı sohbeti odadaki katılımcıların görebilmesi, tepki verebilmesi ve birbirini yanıtlayabilmesi için bir ekran üzerinden görüntüleyin. Bu, sanal kitlenin bağlantıda hissetmesi ve canlı bir şekilde olanlara katılabilmesini sağlar.

  Pro ipucuHem yüz yüze katılan kitlenizi hem de uzaktan olan katılımcılarınızı birbirleriyle canlı bir sohbet ortamında etkileşime sokmak için Etkinlik Hizmetleri ekibimize ulaşarak iki kitleyi bir araya getirmeye yönelik yaratıcı fırsatları keşfedebilirsiniz.

• Teknolojinizi iki kez kontrol edin
  Teknoloji, karma deneyiminizi oluşturabilir veya bozabilir. En azından bir sanal etkinlik yönetimi platformuna, video akışınızı yeterince işleyebilecek akış yazılımına (etkinliğiniz sırasında istenmeyen reklamlar görüntüleyebilecekleri için ücretsiz platformları önermiyoruz), yeterli internet/Wi-Fi'ye, canlı akışı desteklemek için yeterli bant genişliğine ve akış için tasarlanmış yüksek kaliteli kamera ve mikrofonlara sahip olmak isteyeceksiniz.
• Ağ oluşturmayı unutmayın
  Ağ oluşturma, bir etkinliğe katılmanın en büyük faydalarından biridir. Bu yüzden sanal kitleniz için ağ oluşturma imkanlarını etkinleştirmeyi unutmayın. Zoom Events Ağ Oluşturma özellikleri dijital ad etiketleri ve sosyal profil dizinleriyle mesleki ağ oluşturmaya yönelik çeşitli seçenekleri içermektedir. Her iki kitlenin de sohbet edebilmesi, iş birliği yapabilmesi ve birbirleriyle daha rahat hissedebilmesi için mesai sonrası bir sosyal toplantı, açılış konuşması arası grupları veya kolay tanışma gibi ağ oluşturma imkanları için gündeminizde zaman ayırmanızı öneririz.
• Soru-Cevabı Basitleştirin
  Soruları sunumun sonuna kadar sınırlandırmak, katılımcılar sorularını unutursa veya ayrılmaya hazır olup sormamaya karar verirlerse katılımı ve ilgiyi azaltabilir. Beklemek yerine katılımcıları, sorularını gerçek zamanlı olarak canlı sohbet üzerinden (yüz yüze olarak bulunsalar bile) dizüstü bilgisayarlarıyla sormaya teşvik edin. Bununla birlikte, sanal kitleden birkaç (istekli) üyeyi, sorularını canlı olarak sormaya davet ederek kitleleri bir araya getirmenin başka bir yolunu oluşturun.

  Pro ipucuZoom Webinars’ Soru-Cevap özelliği ve anket yapma araçları kitleden anında geri bildirim toplamayı kolaylaştırır. Soru-Cevap özelliği etkinleştirildiğinde katılımcılar birbirlerinin sorularını cevaplayabilir veya oy kullanarak diğer katılımcıların sorularına yanıt verebilir. Bir etkinlik sonrasında takip yapması gereken düzenleyiciler için Zoom, kolay hatırlamalarını hedefleyerek sorulan soruların raporunu indirme imkanı sunmaktadır.

• Fuar salonunda markanızın erişimini artırın
  Zoom Events Expo sponsorları, katılımcıları ve kabin temsilcilerini birbirine bağlayarak yüz yüze fuarın heyecanını sanal kitlenize ulaştırmanızı sağlıyor. Katılımcılar fuar salonunu tıpkı yüz yüze etkinliklerde olduğu gibi "gezebiliyor", kabindeki temsilcilerle sohbet edebiliyor ve sponsor logolarını, ürün demolarını ve ilgili içeriği görebiliyor. Marka erişiminin kabin boyutu veya konumu ile tanımlandığı eski zamanların aksine sanal etkinlikler, markanızı 10×10 büyülüğünde bir standın çok daha ötesine, misli misli artan bir kitleye ulaştırmanızı sağlıyor.

VIP uygulaması

Unutulmaz etkinlikler, insanların bittikten sonra da kendisinden söz ettiği etkinliklerdir. Etkinliğinizin hatırlanma sürelerini artırın ve katılımcılara tekrarını seyrederek veya özetini okuyarak alamayacakları eşsiz bir deneyim vererek etkinliğinizden söz edilmesini sağlayın. Yeni bir ürünü açıklamaktan, yeni bir hizmeti tanıtmaktan ya da inanılmaz bir şirket kazancını sergilemekten çekinmeyin. Sahadaki katılımcılara şirket promosyonu vermeyi mi planlıyorsunuz? Sanal katılımcılarınıza da bir hediye çantası göndermeyi unutmayın. Tüm katılımcılarınızın, nerede oldukları fark etmeksizin kendilerini özel hissetmelerini sağlayacak fırsatlardan yararlanın.

En önemli konu içeriktir

Bir gündeki dördüncü video konferansınızdan sonra yorgun hissetmeniz çok normal. Ama dikkat edin, sizi yoran teknoloji değil içeriktir. Spor müsabakalarının veya TV dizilerinin bölümlerini arka arkaya seyretmek giderek yaygınlaşıyor ve kitleler, içerik ilgi çekici olduğu sürece izlemeye devam edebiliyor. Karma etkinlikler, kuruluşlara maliyetten tasarruf etme, tanınmış konuşmacılara bütçe ayırabilme ve daha büyük bir kitleyi kendi evlerinin veya otel odalarının konforunda etkinliğe dahil etme fırsatı sağlıyor. Etkinliğinizi enerjisi daha yüksek konuşmacılar, oturumlar ve etkileşimli içerik kullanarak ve aynı zamanda molalar ile ağ geliştirmeye süreler ayırarak tasarlayın.

Eğlenceyi yukarıya taşıyın

En sevdiğiniz sosyal faaliyetleri planlarken sanal kitlenizin eğlenmesini sağlamayı da unutmayın. Canlı müziği seviyor musunuz? Herkes için uzaktan çalacak bir müzik grubu tutun. Yüz yüze katılanlar için kokteyl saati mi düzenleyeceksiniz? Evden izleyenler için sanal bir kokteyl hazırlama dersi veya şarap tadım etkinliği planlayın. İki sunucunuz mu olacak? Neden biri sanal olmasın? Kitlelerinizi bir araya getirmek için en sevdiğiniz deneyimlere biraz yaratıcılık katmaktan korkmayın.

Teknolojinizi tanıyın

En iyi konuşmacı bile teknolojik aksaklıklar karşısında bocalayacaktır. Kesintili video, zayıf aydınlatma, kalitesiz ses sanal kitlenizin ilgisini kaybetmeye ve yorgunluğa yol açan ilk sebeplerdendir. Ekipmanlarınızı önceden test edin ve daha da iyisi, etkinliğiniz öncesinde ve sırasında AV ihtiyaçlarınızı planlaması ve yönetmesi için bir etkinlik danışmanı tutun.

İster evden arıyor olun, ister bir toplantı odasında oturuyor veya 10.000 diğer katılımcıyla canlı yayın izliyor olun, modern karma etkinlik deneyimi her yerde ve her zaman kullanılabilen teknolojiyi gerektirir. Günümüzün etkinlik katılımcıları artık tüm gün boyunca bir etkinlik alanında oturmak istemiyor. Artık, açılış konuşmasını otel odasından seyrediyor, sergi salonunda canlı bir demoya katılıyor, meslektaşlarıyla öğlen yemek yiyor ve kapanış konuşmalarını havaalanında tabletlerinden seyrediyor. Etkinliklerin geleceği karma ve kitlelerin şu ya da bu şeklinde seçim yapmasını gerektirmiyor. Onun yerine karma etkinlikler, katılımcıların her yerden keyfine varabilecekleri sürükleyici bir deneyim sağlıyor.

Küresel web seminerleri ve sanal etkinlikler pazarının 2025 yılına kadar 4,44 milyar dolara ulaşması beklentisiyle*, (2020 yılındaki 1,57 milyar dolara göre artışla), kitleleri bir araya getiren ve markanızı farklılaştıran yenilikçi ve ilgi çekici etkinlik stratejilerini uygulamanın zamanı geldi.

Zoom Events'in karma etkinlik stratejinizi istediğiniz yerden nasıl ileriye taşımanıza yardım edebileceğini öğrenin.
Hemen Zoom Events ile iletişime geçin.

*Bu oranlar, Frost & Sullivan araştırmasından alınmıştır. Bu verileri içeren Zoom raporuna, raporu indirerek ulaşabilirsiniz.