Domstolarnas framtid – hybrida och virtuella rättssalar

Standarden för juridiska förfaranden har förändrats helt de senaste åren. Traditionella processer som skedde fysiskt blev digitala, och statliga, lokala och nationella domstolar upptäckte att man kunde använda teknik för att upprätthålla verksamheten. Plötsligt kunde förhandlingar som skedde i en stängd rättssal flyttas till en tillgänglig virtuell miljö, vilket möjliggjorde bättre närvaro, lägre kostnader och snabbare informationsdelning.

När nu organisationer överallt åter börjar träffas fysiskt är det viktigt att undersöka hur denna digitala förändring har bidragit till att förbättra rättssystemet och vilka delar av det virtuella samarbetet som bör förbli en permanent del.

I den här guiden tar vi upp vad som krävs för att skapa en hybridrättssal som omfattar både fysiska och uppkopplade aspekter av domstolens kommunikation och frågor, vilket i slutändan kan förbättra offentliga tjänster.

Händelserna under 2020 förändrade allt – hur vi arbetade, studerade och levde. Alla sektorer upplevde stora störningar, och myndigheterna var inget undantag. Nationella, statliga och lokala myndigheter var tvungna att snabbt övergå till onlineverksamhet, vilket är en stor bedrift för institutioner som är kända för processer och teknik som ofta är traditionella och ibland föråldrade.

För rättssystemet krävde denna snabba digitalisering mer än bara en virtuell plats där man kunde mötas. Domstolspersonalen behövde anpassa tekniken så att den skapade en säker och inkluderande miljö, som människor från alla socioekonomiska omständigheter lätt kunde komma åt och använda. Dessutom behövde domstolarna använda lösningar som erbjöd tillgänglighetsfunktioner som utformats för att hjälpa och omfatta alla livssituationer. Lösningen var Zoom.

Genom att införa Zoom kunde nationella, statliga och lokala domstolar inte bara upprätthålla verksamheten, utan man upptäckte också att det nya formatet gav bättre upplevelser. Domstolen blev plötsligt en mer jämlik plats. Fysiska hinder spelade inte längre någon roll, vilket minskade kostnaderna för att befinna sig fysiskt i rättssalen. Domstolen blev även en gladare plats där man kunde se gladare deltagare, lägre spänning och mer aktivt deltagande från alla parter.

Vartefter världen vänjer sig vid nästa fas i arbetet tittar organisationer överallt på hur de kan använda en hybridmetod för att ge medarbetare och kunder bättre stöd. När det gäller rättssystemet måste ledarna avgöra om en prövning genomförs bäst för allmänheten i en virtuell eller hybridmiljö, eller enbart fysiskt.

Rättsliga ledare som funderar över var de ska börja kan fundera över vilket format som främjar bäst närvaro, vad som känns lämpligt för frågan och vad som hjälper så många människor som möjligt. Administrativa prövningar är till exempel perfekta för det virtuella formatet, så att sådant som böter för trafikförseelser bara kräver ett kort möte via Zoom.

Dessutom kan skilsmässoförfaranden som ofta medför spänning använda videoteknik för att minska konflikterna, samtidigt som förhandlingar i familjerätten kan dra nytta av funktioner för samarbetsteknik, till exempel grupprum eller virtuella bakgrunder, som hjälper till att skapa en varmare men ändå professionell miljö.

Det finns fördelar även för domstolspersonalen med att använda en hybridstrategi. Varje gång rättsliga ledare väljer att genomföra en virtuell förhandling sparar de på domarnas, juristernas och tolkarnas tid och pengar, som annars hade behövt läggas på att närvara fysiskt.

När man har fastställt vilka förhandlingar som kan ha nytta av en distanskomponent är det viktigt att skapa en enhetlig och inkluderande domstolsmiljö, oavsett var deltagarna ringer in från. Läs mer nedan om hur man kan uppnå det.

En hybridmodell kan vara något nytt, men det går att uppnå om man har bästa praxis på plats. Zoom erbjuder en tillgänglig plattform med användarvänliga funktioner som gör det möjligt för vem som helst i en myndighet, rättsväsendet eller offentligheten att använda vår plattform för att hantera just sina behov.

Om du använder Zoom-plattformen för att skapa en hybridrättssal följer några tips för att uppnå en domstolsupplevelse som är utformad för framtiden:

• Implementera de tillgänglighets- och tolkningsfunktioner som krävs: För Zoom Meetings har vi ett antal tillgänglighets- och tolkningsfunktioner, samt konfigurationer och integreringar från tredje part som kan hjälpa alla som använder vår plattform. För att bidra till jämlik åtkomst till rättvisa för personer som talar olika språk eller deltagare med funktionshinder kan personer inom rättsväsendet distribuera våra inbyggda automatiskt genererade undertexter, manuella undertexter eller integreringar med textningstjänster från tredje part. Automatiskt genererade undertexter finns för närvarande på 11 språk för den kommersiella versionen av Zoom. Vi följer även de senaste tillgänglighetsstandarderna för att bidra till att göra vår plattform tillgänglig för de senaste skärmläsarna.
• Skapa rätt miljö: I syfte att minska eventuella hinder mellan personer som deltar hemifrån och de som är på plats kan medlemmar i en rättssal använda funktioner i Zoom Meeting för att göra det lika för alla deltagare. Alla deltagare kan i förväg godkänna att använda professionella virtuella bakgrunder som ger ett konsekvent utseende och upplevelse, samt använda Zooms funktion för att minska bakgrundsljud, vilket minskar distraktioner utifrån och håller fokus på förhandlingen.
• Dela information eller presentera bevis enkelt: Beroende på vilka inställningar som mötets värd har gjort kan deltagarna dela sina skärmar eller skicka länkar via chatten under möte för att snabbt presentera information eller bevis. Parterna kan även använda Zoom Whiteboard för interaktivt samarbete i realtid och Zoom Team Chat för att dela eventuella anteckningar eller dokument efter att förhandlingen har avslutats. Processer med bevis kan även dra nytta av att distribuera DocuSign eSignature for Zoom, en strategisk integrering som för närvarande är tillgänglig i den kommersiella versionen av Zoom. Deltagarna kan dela, granska och underteckna avtal på ett enkelt sätt via eSignature-appen.
• Undvik överlappning och avbrott: När diskussionen blir intensiv eller deltagarna pratar vid sidan om kan mötets ägare dra nytta av vissa funktioner för att hantera upplevelsen. Mötets värdar stänga av ljudet för deltagare när de går med, be deltagarna att använda funktionen för att räcka upp handen om de vill delta i konversationen, inaktivera chatten under möte med mera. Dessa funktioner kan bidra till att skapa en professionell och respektfull miljö, oavsett situationen eller stämningen under förhandlingen.
• Lyft fram rätt talare: Se till att rätt personer syns under en rättslig prövning genom att använda vår funktion för att framhäva. Den kan göra så att upp till nio mötesdeltagare är primära aktiva talare och de enda talare som de andra deltagarna ser. Detta är ett effektivt sätt att se till att man fokuserar på domaren, den svarande, målsägande eller vittnen. Vyn för att framhäva kan användas under skärmdelning och kan aktiveras i Zoom-skrivbordsklienten eller mobilappen, samt i Zoom Rooms. Vyn för att framhäva kan även anpassas och konfigureras av administratören. Ett annat alternativ är Uppslukande vy, som kan användas för att automatiskt eller manuellt placera deltagare på en virtuell scen. Värdarna kan även enkelt flytta runt deltagarna på en önskad scen, till exempel en rättssal, och till och med ändra storleken på en deltagares bild för en mer naturlig upplevelse.
• Se till att domstolen är säker: Det är viktigt att endast de deltagare som avses ska synas i en virtuell rättssal. Dra nytta av de många säkerhetsfunktionerna, som väntrummet, lösenkoder och säkerhetskontroller under mötet, för att hantera vilka som går med i och deltar i mötet.
• Skapa en fysisk plats med tekniska funktioner: En hybridrättssal är inte möjlig om man inte även har ett kontor med tekniska funktioner. Även om vissa som arbetar i domstolen stannar hemma är andra på kontoret, eller varierar var de arbetar, och de som är på plats behöver en plats där de lätt kan ansluta till de personer som sitter på distans, oavsett om det är kollegor, advokater eller allmänhet. När man skapar en modern rättssal ska man titta på vilken typ av hårdvara som behövs för att arbeta med en konferensrumslösning som Zoom Rooms. Börja med att fundera över var det behövs ljudkällor, kameror och annan nödvändig utrustning i rummet för att skapa en smidig upplevelse? Sedan kan du titta på vilken Zoom-partner som tillhandahåller den hårdvara ni behöver för att använda vår plattform och skapa en komplett hybridupplevelse.

När de står inför uppgiften att tillhandahålla effektiv rättvisa för människor över hela landet behöver dagens rättsliga enheter en smidig och avancerad kommunikationsplattform som möjliggör meningsfull tjänsteleverans och förbättrar slutresultatet. Både Zoom och Zoom för myndigheter har utformats för att hjälpa till att hantera dessa specifika behov.

I USA erbjuder Zoom en separat plattform som heter Zoom för myndigheter som har utformats för att följa federala säkerhetskrav. Zoom för myndigheter är även tillgängligt för amerikanska federala, statliga och lokala myndigheter samt godkända myndighetsleverantörer, integratörer eller utbildningsinstitutioner som stödjer myndighetskunder. Plattformen Zoom för myndigheter är baserad i USA och drivs endast av amerikanska personer.

Zoom för myndigheter ger en intuitiv och säker upplevelse som liknar den kommersiella versionen av Zoom. Båda versionerna av plattformen är skalbara och flexibla för att ge dagens organisationer inom den offentliga sektorn det de behöver för att uppnå sina mål och samtidigt skydda viktig information.

Zoom för myndigheter har:

• auktoriserats på FedRAMP Moderate-nivå
• erhållit ett tillfälligt godkännande (Provisional Authorization [PA]) från Defense Information Systems Agency (DISA) för Department of Defense (DoD) på effektinverkansnivå 4 (IL4)
• beviljats behörighet för drift (Authorization to Operate, ATO) från flygvapnet för att genomföra IL4-möten
• beviljats behörigheten StateRAMP Moderate.

Plattformens kontroller har även stöd för följande efterlevnadskrav:

• HIPAA
• CJIS
• CMMC

Förändring är oundviklig, men människor anpassar sig alltid. Samhället gör sig redo för ett nytt sätt att leva, arbeta och lära och då är det viktigt att ha det stöd och de resurser som krävs för att fortsätta vara flexibel och hålla jämna steg med de förändringar som fortfarande väntar.

En hybridmodell är inte en förbipasserande trend, utan ett nytt sätt att hantera de behov som finns hos dagens allmänhet. Denna allmänhet står inför mer varierande utmaningar än tidigare, hittar nya möjligheter via den digitala miljön, samt behöver rättvisa tjänster. En hybridrättssal stärker allmänhetens förhållande till lagen, så att en samhällelig tradition blir en engagerande upplevelse. Rättvisa har skipats.