- Vergaderingen
- Functies
- Aparte vergaderruimtes
Voer doelgerichte gesprekken met aparte vergaderruimtes
Soms moet je even iemand apart nemen voor een kort gesprek of een selecte groep samenbrengen voor een doelgerichte discussie. Dit geldt zowel voor persoonlijke als virtuele vergaderingen, vooral omdat medewerkers tegenwoordig niet meer de hele week op kantoor werken. Met Zooms functie voor aparte vergaderruimtes kun je deze dynamische vergaderstructuur ook digitaal toepassen.
Wat is een aparte vergaderruimte?
Met aparte vergaderruimtes kan een host van een Zoom-vergadering een grotere vergadering of trainingssessie opdelen in aparte, kleinere groepen. Met deze functie kan iedereen in kleinere teams werken, waarbij de host de groepen weer kan samenvoegen tot een gezamenlijke sessie wanneer dat nodig is. Deelnemers kunnen de host waarschuwen wanneer ze hulp nodig hebben en je kunt in een van de aparte vergaderruimtes gaan kijken om te assisteren of vragen te beantwoorden.
Tijdens een sessie in een aparte vergaderruimte kun je video’s, audio, chat, whiteboards en de functie Scherm delen gebruiken.
Hoe stel ik aparte vergaderruimtes in Zoom in?
Met aparte vergaderruimtes creëer je zinvolle verbindingen, of je nu één grote trainingssessie houdt, een virtueel klaslokaal boeiender of een teambuildingbijeenkomst leuker wilt maken. Aparte vergaderruimtes hebben een aantal voordelen:
Eenvoudig delegeren
Wanneer je tijdens een sessie ondersteuning nodig hebt, komen co-hosts goed van pas. Ze kunnen je helpen een vergadering en de bijbehorende aparte vergaderruimtes in goede banen te leiden. Co-hosts beschikken over alle hostbevoegdheden in aparte vergaderruimtes, waaronder de mogelijkheid om aparte vergaderruimtes toe te wijzen, te starten en te beëindigen. Daarnaast kunnen ze schakelen tussen aparte vergaderruimtes en berichten naar alle leden van een aparte vergaderruimte uitzenden.
Geordende, doelgerichte gesprekken
Hoewel deelnemers zich in verschillende ruimtes bevinden, kunnen hosts naar elke aparte vergaderruimte een bericht sturen wanneer ze iedereen iets te melden hebben. Deze functie is bijvoorbeeld handig wanneer je de deelnemers wilt laten weten dat het tijd is om het gesprek of een opdracht af te ronden.
Lange, doorlopende vergaderingen opsplitsen
Zodra je een sessie in een aparte vergaderruimte hebt beëindigd, kun je natuurlijk altijd besluiten om de vergadering weer op te splitsen in kleinere groepjes. Dit is handig voor langere lesuren of evenementen, omdat je de vergadering zo vaak als je wilt, kunt opsplitsen.
Geef deelnemers de hulp wanneer ze die nodig hebben
Ook wanneer je niet met iemand in dezelfde ruimte zit, kun je diegene helpen. Deelnemers in een aparte vergaderruimte kunnen op het pictogram Om hulp vragen klikken om de host uit te nodigen in hun aparte vergaderruimte. De host ontvangt vervolgens een melding en kan gelijk naar die sessie gaan.
Betrokkenheid van deelnemers bekijken
Op het tabblad Deelnemers kun je als host zien wie in welke aparte vergaderruimte zit en of ze aan het woord zijn, hun scherm delen, een video bekijken en meer. Hiermee krijg je een beter overzicht van de betrokkenheid in iedere aparte vergaderruimte en zie je snel waar je extra aandacht aan moet besteden.
Consistente beveiliging
End-to-endversleuteling (E2EE) voor Zoom Meetings is nu ook beschikbaar voor aparte vergaderruimtes. Het is dezelfde ervaring als bij de standaard E2EE-vergadering, maar elke aparte vergaderruimte krijgt dan een eigen, unieke versleuteling. Je kunt deze functie gebruiken als je een extra beveiligingslaag wilt toevoegen aan belangrijke privégesprekken of als je bepaalde personen samen wilt brengen tijdens een E2EE-vergadering.
Hoe werken aparte vergaderruimtes?
- Aparte vergaderruimtes maken
- Aparte vergaderruimtes beëindigen
- Aparte vergaderruimtes verwijderen
- Aparte vergaderruimtes gebruiken met Zoom Rooms
Aparte vergaderruimtes maken
-
Met aparte vergaderruimtes kun je een vergadering opsplitsen in 50 afzonderlijke sessies.
-
Als host van een vergadering kun je ervoor kiezen de deelnemers aan de vergadering automatisch of handmatig in deze afzonderlijke sessies op te splitsen. Daarnaast kun je op elk moment deelnemen aan een van deze aparte ruimtes.
-
Als je een deelnemer moet verplaatsen, kun je gewoon de naam van die deelnemer selecteren en deze aan een andere ruimte toewijzen.
-
Je kunt deelnemers ook zelf de controle geven door ze vanaf het begin de ruimte van hun voorkeur te laten selecteren.
Aparte vergaderruimtes beëindigen
-
Wanneer je een sessie in een aparte vergaderruimte wilt afronden, klik je op Ruimtes sluiten, waarmee de deelnemers een melding krijgen om opnieuw aan de hoofdsessie deel te nemen.
-
Hosts kunnen instellen dat de aparte vergaderruimtes automatisch eindigen na een vooraf ingestelde tijd. Zo kunnen ze een aftelklok instellen die deelnemers automatisch terugstuurt naar de hoofdsessie wanneer de tijd is verstreken.
-
Deelnemers kunnen op elk moment terugkeren naar de hoofdsessie.
Aparte vergaderruimtes verwijderen
-
Je hebt de mogelijkheid om een geselecteerde aparte vergaderruimte te verwijderen. De deelnemers in die ruimte worden echter niet uit de vergadering gegooid.
-
Zodra een ruimte wordt verwijderd, worden de deelnemers terug in de wachtrij voor een andere aparte vergaderruimte geplaatst.
-
Als je een aparte vergaderruimte per ongeluk verwijdert en je deze wilt herstellen, zul je helemaal vanaf het begin moeten beginnen door deze opnieuw aan te maken. Dit doe je door deelnemers automatisch in ruimtes te plaatsen of door dezelfde groepen deelnemers handmatig in nieuwe aparte vergaderruimtes te plaatsen.
Aparte vergaderruimtes gebruiken met Zoom Rooms
-
Als je dit soort kleinere gesprekken wil voeren vanuit een hybride werkomgeving, kun je aan deze aparte vergaderruimtes deelnemen vanaf een Zoom Rooms-apparaat.
-
Hoewel je vanuit Zoom Rooms geen sessies in een aparte vergaderruimte kunt starten, kunnen Zoom Rooms wel als deelnemers worden toegevoegd aan aparte vergaderruimtes wanneer een host een sessie in een aparte vergaderruimte start.
-
Daarnaast kunnen Zoom Rooms-deelnemers aan de sessie deelnemen en deze verlaten en kunnen ze zien wie er nog meer in de aparte vergaderruimte zit.
Aan de slag met Zooms aparte vergaderruimtes
Zelfs tijdens virtuele vergaderingen zijn er weleens medewerkers die even iets met elkaar moeten bespreken of moeten er aparte groepen worden gecreëerd. Met Zooms aparte vergaderruimtes kun je de deelnemers wanneer dat nodig is erbij betrekken, maar profiteer je nog steeds van de flexibiliteit van een digitale omgeving.
Download Zoom Meetings vandaag nog en probeer de aparte vergaderruimtes uit!
Veelgestelde vragen
Als je de functie voor aparte vergaderruimtes voor eigen gebruik wilt inschakelen, moet je je eerst aanmelden bij de Zoom-webportal. Ga vervolgens naar Instellingen. Klik op het tabblad Vergadering. Onder In vergadering (geavanceerd) schakel je de optie Aparte vergaderruimte in. Er verschijnt mogelijk een verificatiedialoogvenster. Klik in dat geval op Inschakelen om de wijziging te verifiëren. Als de optie Aparte vergaderruimte om wat voor reden dan ook grijs wordt weergegeven, is deze optie waarschijnlijk vergrendeld door de accountbeheerder. Neem in dat geval contact met hem of haar op.
Voor een flexibelere ervaring raden we je aan de volgende vakjes in te schakelen tijdens het instellen van de aparte vergaderruimtes:
- Hosts van vergaderingen toestaan om deelnemers vooraf toe te wijzen aan aparte vergaderruimtes.
- Hosts toestaan om berichten naar deelnemers te sturen, waarmee je een tekstbericht kunt sturen naar alle deelnemers in aparte vergaderruimtes.
- Hosts toestaan om hun stem uit te zenden naar aparte vergaderruimtes, waarmee je microfoonaudio kunt uitzenden naar alle deelnemers in aparte vergaderruimtes.
- Hosts toestaan om aparte vergaderruimtes te maken, hernoemen en verwijderen wanneer de ruimtes geopend zijn.
- Hosts toestaan om de statussen van deelnemersactiviteiten in aparte vergaderruimtes te bekijken (zoals scherm delen, reacties). Hierdoor kunnen hosts en co-hosts snel de audio- en videostatus van deelnemers bekijken en zien of ze hun scherm en eventuele actieve reacties of non-verbale feedback delen.
Klik vervolgens op Opslaan. Je bent er helemaal klaar voor.
Als je een aparte vergaderruimte wilt maken, start je een directe of geplande vergadering en klik je op Aparte vergaderruimtes. Selecteer het aantal ruimtes dat je wilt maken en hoe je deze aan de deelnemers in die ruimtes wilt toewijzen. Dit kun je doen door te selecteren welke deelnemers je in welke ruimtes wilt hebben of ze automatisch laten toewijzen. Daarnaast kun je deelnemers ook zelf de ruimte van hun voorkeur laten kiezen. Klik op Maken en laat de sessies verlopen zoals jij dat wilt.