Gestroomlijnd chatten op het werk

Een zakelijk chatprogramma creëert een ruimte waarin werknemers één op één of in groepen kunnen communiceren en gemakkelijk informatie kunnen uitwisselen buiten geplande vergaderingen en telefoongesprekken om. Het biedt mogelijkheden voor betere communicatie en samenwerking, vooral bij een hybride personeelsbestand.

Zoom Team Chat, onze gratis chatoplossing voor het Zoom-platform, combineert de geavanceerde functies die je team nodig heeft om meer te bereiken met de intuïtieve ervaring die je van Zoom kent.

Nu meer organisaties toewerken naar een hybride werkmodel waarin sommige medewerkers op kantoor en andere elders werken, is het belangrijker dan ooit om onmiddellijk één of meer collega's te kunnen bereiken voor het efficiënt verzenden en ontvangen van informatie en bronnen. Met een groot aantal dagelijkse vergaderingen, collega's die zich telkens op andere locaties bevinden en minder kansen om met senior leidinggevenden te communiceren, hebben deze hybride medewerkers behoefte aan snelle, effectieve en intuïtieve communicatieoplossingen die hen helpen om samen meer gedaan te krijgen.

Zakelijke chats lijken veel op groepschats in de zin dat meerdere mensen berichten kunnen typen, bestanden, links en andere bronnen kunnen versturen en andere mensen kunnen toevoegen aan de chat, maar ze vinden vaak plaats in een chatoplossing op de werkplek. Met instant messaging op het werk kunnen medewerkers hun samenwerking stroomlijnen, doordat ze beschikken over een altijd aanwezige ruimte om berichten, bestanden, links en andere bronnen naar elkaar te sturen in een intuïtieve en flexibele interface.

En het grootste voordeel van een zakelijke groepschat is dat het asynchrone samenwerking mogelijk maakt. Je hoeft geen vergadering meer te plannen of de telefoon te pakken, verstuur gewoon je bericht en laat de ontvanger reageren zodra die daar tijd voor heeft! Dit is met name cruciaal voor wereldwijde teams, die gemakkelijk moeten kunnen communiceren, maar niet altijd direct kunnen reageren omdat ze zich in verschillende tijdzones bevinden.

Gebruiksgemak is een van de belangrijkste eigenschappen van een zakelijk chatprogramma. Toonaangevende chatoplossingen bieden de mogelijkheid om gemakkelijk berichten naar je contacten te sturen door simpelweg hun naam te typen, de gewenste contactpersoon te selecteren, je bericht te typen en op 'verzenden' te klikken. Daarnaast beschikken ze over diverse functies om de productiviteit te verbeteren en de communicatie te beveiligen, zoals:

• Naadloze organisatie

  Een chatoplossing voor bedrijven stelt je in staat om je chatgesprekken gemakkelijk handmatig te organiseren, of je favoriete of meest gebruikte gesprekken te voorzien van een ster voor onmiddellijke toegang.

• Meer flexibiliteit

  Een toonaangevende chatoplossing vergroot je flexibiliteit dankzij de mogelijkheid om chats en berichten van anderen te raadplegen via diverse apparaten, zoals mobieltjes, laptops en vaste computers.

• Schaalbaarheid

  Een chatprogramma heeft alleen waarde voor je organisatie als het kan opschalen en meegroeien met je bedrijf. Kies dus een zakelijke chatoplossing die je gemakkelijk in gebruik kunt nemen en kunt uitbreiden, ongeacht de omvang van je personeelsbestand. Want je wil de potentiële groei van je bedrijf natuurlijk niet laten beperken door een ondermaatse chatoplossing!

• Robuuste beveiliging

  Gevoelige interne informatie wordt vaak via de chat gedeeld, dus het is cruciaal om specifieke beveiligingsinstellingen te kunnen toepassen. Dit geldt nog sterker voor gereguleerde sectoren zoals de overheid, de financiële sector en de zorg.

• Geavanceerde functies

  Functies zoals videovoicemail, het verzenden van screenshots en spraakberichten, maar ook toegang tot tools zoals digitale whiteboards vanuit je chatoplossing, dragen bij aan de onderlinge samenwerking. Teams hebben dan zowel voor als na vergaderingen alle nodige gereedschappen om nauw samen te werken.

• Geïntegreerde communicatie

  Je teams moeten hun communicatieoplossingen gemakkelijk en efficiënt kunnen openen. Met een platform voor geïntegreerde communicatie kunnen ze al hun communicatieoplossingen voor dagelijks gebruik bereiken via één intuïtieve client.

De effectiviteit van je groepschats op het werk is sterk afhankelijk van de manier waarop chats worden gestructureerd, gebruikt en gemonitord. Hier vind je een aantal regels en praktijken waarmee je de samenwerking en communicatie in groepschatapps op het werk kunt verbeteren:

• Bepaal een specifieke doelstelling voor je groepschat

  Voorkom verwarring: beschrijf het doel van de groepschat duidelijk en geef aan wie lid mogen worden, zorg voor focus in het gesprek en stroomlijn de uitwisseling van informatie en bronnen.

• Stel grenzen

  Het kan verleidelijk zijn om berichten van een collega laat in de avond of 's ochtends voor het werk te beantwoorden, maar op termijn kan dit tot uitputting en burn-out leiden. Door je aanwezigheid in de teamchat 's avonds en voor werktijd op 'Niet storen' te zetten, voorkom je dat je voortdurend wordt gebombardeerd met berichten.

• Geef je chat een naam

  Bedenk een nauwkeurige en beschrijvende titel voor je teamchat, zodat je teamgenoten het gesprek gemakkelijk kunnen terugvinden in de interface van het chatprogramma. Het chatgesprek is dan een bron waarin ze specifieke informatie kunnen vinden, zoals een project of beleidsupdates.

• Creëer een ruimte voor communicatie met senior managers

  Creëer een ruimte waarin je collega's gemakkelijk kunnen communiceren met senior managers en moedig managers aan om hier actief te zijn. Zo blijven de werknemers op de hoogte van de plannen van het bedrijf en voelen ze zich sterker verbonden met hun managers en leiders.

• Controleer of iemand aanwezig is voordat je een bericht stuurt

  Elke contactpersoon heeft een statusindicator naast zijn of haar naam, die aangeeft of de persoon beschikbaar is, in een vergadering zit, deelneemt aan een agenda-evenement of offline is. Door de aanwezigheidsstatus te controleren voordat je een bericht stuurt, weet je zeker dat je die persoon niet stoort tijdens een belangrijke presentatie of een evenement.

• Gebruik het chatprogramma voor een betere samenwerking

  Chatten is effectiever dan steeds vergaderingen met collega's plannen. Door een chatkanaal te creëren om teamgenoten op de hoogte te houden, brainstormsessies af te trappen of gewoon relevante informatie of bronnen te delen, voorkom je onnodige vergaderingen en vorderen projecten sneller.

• Houd het kort

  Werkchats zijn bedoeld voor efficiënte en snelle communicatie, dus houd je berichten duidelijk en beknopt om de effectiviteit te waarborgen. Niemand leest graag een stortvloed aan berichten of lange en moeilijke zinnen!

• Leer je collega's kennen

  Door kanalen of chatgroepen te starten waarin je gemeenschappelijke hobby's en passies kunt bespreken met collega's, schep je de gelegenheid om je collega's beter te leren kennen. Dit is met name belangrijk als je veel hybride personeelsleden hebt, die elkaar mogelijk nooit in levenden lijve zullen ontmoeten.

• Geef bronnen en bestanden een duidelijke naam

  Wanneer je een bron in een teamwerkchat verstuurt, zoals een link, bestand, afbeelding of video, geef deze dan een geschikte naam en leg uit wat de bron bevat. Zo kunnen je chatcontacten de bron later gemakkelijker terugvinden met behulp van de zoekbalk in je chatprogramma.

Zoom Team Chat, de Zoom-oplossing voor chatten op het werk, biedt allerlei zakelijke functies die de productiviteit verbeteren en de communicatie stroomlijnen. Dit houdt in:

• Aanwezigheidsindicator

  Zie onmiddellijk of je contactpersonen in een vergadering zitten, deelnemen aan een agenda-evenement of gewoon afwezig zijn met aanwezigheidsindicators naast de naam van je contactpersoon.

• Gestroomlijnde organisatie

  Dankzij de mogelijkheid om je chats en kanalen te verwijderen, als favoriet aan te wijzen of te ordenen in aanpasbare mappen, vind je altijd het gesprek waarnaar je op zoek bent.

• Apps en integraties

  Met Zoom heb je toegang tot je favoriete werkplekoplossingen binnen het geïntegreerde Zoom-communicatieplatform, zodat je kunt profiteren van integraties met Salesforce, Jira, GitHub, Mio en meer rechtstreeks in Zoom Team Chat.

• Aangepaste meldingen

  Pas je meldingen zo aan dat je ze alleen ontvangt voor belangrijke gesprekken. Ook kun je meldingen uitschakelen tijdens agenda-evenementen en vergaderingen, evenals tijdens 'Niet storen'-uren.

• Geavanceerde zoekfunctie

  Vind gemakkelijk specifieke berichten, contactpersonen, bestanden of vermeldingen van jouzelf of je contactpersonen terug met de geavanceerde zoekfunctie in Zoom Team Chat.

• Ongeëvenaarde flexibiliteit

  Met de Zoom-desktoptoepassing en app voor mobiele apparaten kun je je chatprogramma openen terwijl je op kantoor bent, onderweg bent of vanuit huis werkt.

• Bestanden en andere bronnen delen

  Je kunt bestanden, video's, documenten, links en meer moeiteloos delen en bekijken in de chat, zodat iedereen de nodige informatie heeft.

• Integratie van verschillende producten

  Stroomlijn je dagelijkse samenwerking dankzij de mogelijkheid om Zoom-whiteboards gemakkelijk te delen in Zoom Team Chat en een Zoom Team Chat-sessie met één klik op de knop om te zetten in een Zoom Phone-gesprek of Zoom-vergadering.

• Verbeterde beveiligingsopties

  Systeembeheerders kunnen de beveiligingsinstellingen gemakkelijk bekijken en wijzigen, bijvoorbeeld hoelang chatberichten worden bewaard in de cloud, of interne medewerkers bestanden kunnen delen en kunnen communiceren met personen van buiten het bedrijf, en meer.

De grootste kracht van Zoom Team Chat is dat het moeiteloos kan worden geïntegreerd met de rest van het professionele platform voor geïntegreerde communicatie van Zoom: onze oplossing voor videovergaderingen, Zoom Meetings, en onze oplossing voor cloudtelefonie, Zoom Phone. Dit betekent dat je Zoom Meetings- en Zoom Phone-oproepen met je contactpersonen kunt starten vanuit de chattoepassing. Je kunt de samenwerking dus onmiddellijk uitbreiden wanneer dat nodig is met functies zoals videovoicemail, scherm delen en meer.

Ook vind je Zoom Whiteboard in de Zoom-client, waarmee je je ideeën voor, tijdens en na vergaderingen tot leven kunt wekken op een collaboratief en uitbreidbaar digitaal canvas. Bovendien je kunt whiteboards rechtstreeks delen in Zoom Team Chat!

Als je je gedachten, ideeën en informatie wereldkundig wilt maken, zijn Zoom Webinars en Zoom Events de perfecte oplossingen om 'één naar velen'-evenementen te organiseren, zoals vergaderingen met het voltallige personeel, podcasts en meer. Creëer aansprekende evenementen en sessies voor je deelnemers en schep kansen voor diepgaande interactie met onze digitale Expo!

Plan zeker een gratis livedemo in met ons verkoopteam om meer te weten over hoe Zoom Team Chat en ons geïntegreerde communicatieplatform kunnen helpen je communicatie te stroomlijnen en samen meer voor elkaar te krijgen.