De slimme technologiestrategie van de in Australië gevestigde BPAY Group geeft de groep een voorsprong op de verschuiving naar werken op afstand

Als het gaat om werken vanop afstand, prijst BPAY Group zich gelukkig. De organisatie maakt veilige elektronische factuurbetalingen mogelijk. Toen COVID-19 in Australië de kop opstak, kon het bedrijf zich ongelooflijk snel aanpassen aan werken vanop afstand.

Volgens Sean Ollerton, Platform Services Lead bij BPAY Group, hadden de medewerkers van BPAY Group het geluk dat ze al een flexibele werkcultuur hadden. Nu heeft het platform voor geïntegreerde communicatie van Zoom de organisatie geholpen bij een volledige transformatie naar een hybride werkwereld.

De omschakeling tijdens de lockdown was volgens Ollerton een relatief gemakkelijke opdracht: "Mijn team was gewend aan dagelijkse stand-up-vergaderingen om op de hoogte te blijven van taken. We maakten de online vergaderingen 15 minuten langer en het werd wat socialer en een manier om even contact te maken met elkaar en onze projecten, "zei hij. 

"Onze VPN en al onze apps, inclusief Zoom, waren al beschikbaar voor de volledige groep gebruikers," voegde Ollerton toe. "Ik geloof dat veel bedrijven het moeilijk hadden toen ze plotseling iedereen op afstand hadden en niet de infrastructuur hadden om 100 procent van de mensen op afstand te ondersteunen. Gelukkig waren wij daar al op voorzien."

Snelle schaalbaarheid

BPAY Group paste zich zeer snel aan toen de pandemie voor een sluiting van de kantoren zorgde, nadat het in september 2019 de beslissing had genomen om de bedrijfscommunicatie op Zoom te verenigen. Op dat moment hield het bedrijf gemiddeld al zo'n 500 Zoom-vergaderingen per maand.

"Zodra we vanop afstand gingen werken, steeg het aantal Zoom-oproepen naar ongeveer 2500. En het ging niet alleen om vergaderingen. Zoom werd snel gebruikt voor onze sessies met alle medewerkers en we gebruikten de polls en chat voor sociale interacties en verbinding," zei Ollerton. "Het ging erom het 'work anywhere'-concept te verheffen. We wilden dat gebruikers persoonlijk contact konden maken en net zo productief konden zijn, of ze nu op kantoor waren of niet.

"En daar hadden we een aantal bestaande tools voor, maar die waren niet erg gebruiksvriendelijk of betrouwbaar. Na wat onderzoek bleek dat Zoom gemakkelijk te gebruiken was – zodat mensen het snel en gemakkelijk konden oppikken. Met enkele van de andere tools die we bekeken, ontdekten we bijvoorbeeld dat mensen niet konden deelnemen aan die vergaderingen. Maar met Zoom konden ze gewoon meteen aan de slag.

"Het draaide allemaal om het oplossen van dat gebruiksgemak en het verbeteren van ons concept van 'overal werken'."

Migreren naar Zoom Phone

Ollerton zegt dat BPAY Group trots is op zijn waarde om "beter samen te werken", een concept dat Zoom hen nog verder heeft helpen omarmen. 

"Het betekent eigenlijk dat we beter werken als we samenwerken. Het andere doel van BPAY Group is om "het leven eenvoudiger te maken", vooral wanneer we met onze klanten praten. Wat we met onze producten voor mensen proberen te doen, proberen we ook intern te beleven. Zo presenteren we dingen ook aan onze gebruikers. En dus, als het het leven van onze gebruikers niet eenvoudiger maakt, waarom doen we het dan? En het was iets waar Zoom bij paste," zei Ollerton.

In 2019 implementeerde BPAY Group Zoom Meetings voor videocommunicatie en een jaar later besloot het om het volledige telefoonsysteem te vervangen door Zoom Phone, om een andere uitdaging rond functionaliteit voor zijn externe teams op te lossen. 

"We waren al op een digitaal telefoonsysteem overgestapt. Maar het was een ouder systeem en het bleek een uitdaging toen we overstapten op werken op afstand. Bovendien was het duur en tijdrovend om te onderhouden," zei Ollerton. "Daarom keken we om dat te vervangen door Zoom. De functionaliteit die we uit het Zoom-telefoonsysteem konden halen, loste niet alleen integratieproblemen voor extern personeel op, maar maakte het ook eenvoudiger voor iedereen die het gebruikte.

"De oplossing was een volledig geïntegreerde oplossing voor vergadering, video en chat. We voegden daar telefoon aan toe om ons die extra functionaliteit te geven."

Geïntegreerde communicatie 'maakte alles eenvoudiger'

Vanuit het oogpunt van infrastructuur zegt Sean dat het samenbrengen van dit alles in één systeem de volledige functionaliteit gestroomlijnd en over het algemeen zoveel gemakkelijker maakt. Om nog maar te zwijgen van de aanzienlijke besparingen voor implementatie en onderhoud.

"Zoom is ons platform voor verenigde communicatie. We gebruiken het voor 1:1-vergaderingen en teamvideovergaderingen en we gebruiken het als ons telefoonsysteem. Het heeft de manier waarop we de communicatie in de hele organisatie beheren echt veranderd," zei Sean.

"En omdat we geen andere tool voor gebruikers hoefden te introduceren, konden we de oude oplossing uitschakelen. We hoefden niet tegen mensen te zeggen: 'Hier is weer een stukje software waar je rekening mee moet houden.' Het maakte gewoon alles eenvoudig."

Het gebruik van Zoom betekent dat BPAY Group volledige controle heeft over hun communicatie in de hele organisatie, ongeacht waar mensen kiezen om te werken, samen met een gemakkelijk beheer van de back-endinfrastructuur.

"We hebben dat allemaal in-house gebracht met onze bestaande middelen. Nu kunnen we alles op een eenvoudige en directere manier doen," zei Ollerton.