가상 전체 회의 호스팅 모범 사례
전체 미팅은 중요한 정보와 새로운 소식을 전체 조직과 공유할 수 있는 훌륭한 기회를 제공합니다. 직원의 참여를 유도하고 흥미를 유발할 수 있는 미팅을 주최하는 방법은 다음과 같습니다.
이 가이드에서 다루는 내용은 다음과 같습니다.
하이브리드 당면 과제
회사가 하이브리드 업무로 전환함에 따라, 참여를 유지하고 원격 및 대면 직원과의 소통을 강화하는 것이 최우선 과제입니다. 이러한 전환과 함께 조직은 정보를 효과적으로 공유하고 하이브리드 인력과 협력하는 방법을 비롯하여 변화하는 상황에 적응해야 합니다.
Gartner 연구에 따르면 원격 작업자의 하이브리드 업무 비율은 2022년 말까지 전체 원격 작업자의 70%에 이를 것으로 예상됩니다.
그렇다면 조직은 분산된 인력에게 중요한 회사 정보에 대해 알리고 원격 팀을 참여시키기 위해 어떻게 적응해야 할까요?
HR 및 내부 커뮤니케이션 전문가는 다음을 고려해야 합니다.
이 가이드에서는 기업 전반에 공동체 의식을 형성하고 직원들에게 중요한 내부 소식을 전달할 수 있도록 회사 올핸즈 미팅을 주최하기 위한 전문가 팁을 제공합니다.
적합한 기술 선택하기
관계 구축을 원하든 회사의 최신 소식을 발표하든 관계없이 적절한 기술을 선택하면 소중한 직원 경험을 제공하는 데 도움이 됩니다.
Zoom Meetings 및 Zoom Webinars는 기업 규모에 관계없이 성공적이고 참여도 높은 올핸즈 미팅을 주최할 수 있는 기능을 제공하는 한편, Zoom Events를 통해 과거와 현재의 직원 이벤트를 위한 허브를 만들 수 있습니다.
미팅 vs 웹 세미나 vs 이벤트
Zoom Meetings
호스트는 누가 참석하는지 알고 있습니다.
- 참가자 최대 1,000명
참가자는 비디오, 오디오, 화면 공유, 주석, 채팅, 소회의실과 상호 작용할 수 있습니다.
그룹 협업에 가장 적합함
- 팀 동기화
- 영업 데모
- 온라인 수업 및 근무 시간
Zoom Webinars
호스트는 대부분의 청중 및 참석자를 알지 못합니다.
- 최대 참석자 50,000명.
참석자는 질문과 답변을 보고, 듣고, 사용할 수 있습니다.
공개 이벤트에 가장 적합함
- 위원회 미팅
- 가상 회의 및 세미나
- 엔터테인먼트 이벤트
Zoom Events
Zoom Meetings와 Zoom Webinars 중에서 유연하게 선택
각 참석자에게 개별 티켓 할당
이벤트에 가장 적합:
- 반복 세션 사용
- 여러 트랙 제공
- 여러 날에 걸침
결정 방법
몇 명의 직원이 참석할 예정인가요? 얼마나 많은 소통을 원하나요? 여러 세션을 주최할 예정인가요? 다음은 각 Zoom 솔루션을 사용해야 하는 시기에 대한 몇 가지 권장 사항입니다.
Zoom Events
올핸즈 세션에 대해 Zoom Meetings와 Zoom Webinars 중 유연하게 선택할 수 있으며 내부적으로 액세스할 수 있는 하나의 허브에서 각 녹화를 관리 및 저장하려는 경우에 적합
참석자 경험에 대해 생각해 보기
참석자 경험 유형과 직원에게 원하는 상호 작용 수준은 선택할 기술을 결정하는 데 중요합니다.
Zoom Meetings는 소통을 위해 고안되었습니다. 직원들은 오디오 및 비디오에 액세스할 수 있을 뿐만 아니라 채팅, 필터, 반응, 설문조사, 디지털 화이트보드, 손 들기와 같은 기능을 통해 상호 작용하고 참여할 수 있어 유연성이 향상됩니다. 호스트가 이러한 기능을 활성화하면 화면을 공유하고 소회의실에 참여할 수도 있습니다.
Zoom Webinars를 통해 호스트는 참석자 경험을 더욱 효과적으로 제어할 수 있습니다. 참석자는 오디오나 비디오를 사용하거나 화면을 공유할 수 없으므로 방해받을 가능성이 제한됩니다. 직원들은 계속해서 질문과 답변 패널, 웹 세미나 채팅, 설문조사, 반응, 웹 세미나 후 설문조사를 통해 참여할 수 있습니다. 따라서 Zoom Webinars는 전사적 소식을 전달하고, 임원 패널 간의 토론을 주최하고, 대규모 트레이닝을 수행하는 데 유용합니다. 호스트는 세션 브랜딩을 사용하여 각 올핸즈 미팅의 형식과 느낌을 사용자 지정할 수도 있습니다.
Zoom Events를 통해 Zoom Meetings 또는 Zoom Webinars로 개별 세션을 주최하고 위에 나열된 대화형 기능과 네트워킹 및 엑스포와 같은 추가 기능을 사용할 수 있습니다. 또한 디지털 콘텐츠 디렉터리인 허브에서 녹화를 쉽게 저장, 관리, 공유할 수 있습니다.
팁과 모범 사례
직원의 시간을 최대한 활용하고 참여를 유도하는 전체 미팅을 만드는 것이 중요합니다. 이러한 모범 사례는 전문적이고 효과적인 전체 미팅을 자신 있게 주최하는 데 도움이 됩니다.
하나의 팀으로 작업
가상 이벤트뿐 아니라 내부 이벤트도 주최할 경우 많은 변동 사항이 있습니다. 팀원에게 작업을 위임하고 역할과 책임을 명확하게 설명함으로써 함께 작업하여 원활한 경험을 만들 수 있습니다.
역할 할당
슬라이드 공유 시
콘텐츠와 토크 트랙을 잘 아는 사람을 지정하여 슬라이드를 공유하거나, 각 발표자에게 슬라이드 제어 권한을 부여하여 미팅 중에 자신의 슬라이드를 진행할 수 있습니다.
질문과 답변 및 채팅 수정 시
참석자 수에 따라 몇 명의 사람들이 질문과 답변 및 채팅을 중재할 수 있습니다. 이는 직원들이 즉석에서 질문에 대한 답변을 얻고 미팅 내내 계속해서 참여할 수 있는 좋은 방법입니다.
설문조사 시작 시
Meetings와 Webinars 모두에 사용할 수 있는 설문조사는 청중과 소통할 수 있는 좋은 방법입니다. 고급 설문조사는 추가 답변 형식과 퀴즈를 통해 재미있게 이끌어 나가며 사람들이 집중하고 있는지 확인합니다. 이벤트 전반에 걸쳐 설문조사를 시작하고 관리할 팀원을 할당하세요.
참석자 관리
전체 세션을 보호하기 위해 보안 모범 사례를 따릅니다. 팀원이 질문과 답변 또는 채팅을 감독하게 하고 잠재적으로 부적절한 코멘트나 방해 요소가 있는지 살펴보도록 할 수 있습니다.
예행연습 진행
연습이 완벽을 만듭니다! 이벤트가 시작되기 전에 모든 발표자의 오디오, 비디오, 조명, 인터넷 연결 상태를 테스트하도록 테스트 실행을 예약하세요. 기술 팀의 경우 이때 슬라이드 및 비디오 공유, 설문조사 시작, 라이브 이벤트 중에 할 수 있는 모든 작업을 연습해야 합니다.
다음은 예행연습의 모든 기반을 갖추고 이벤트 당일을 위한 준비가 완료되었는지 확인하는 데 도움이 되는 체크리스트입니다.
예행연습 체크리스트
체크리스트에서는 다음이 포함되어야 합니다.
소개 및 역할/책임
- 호스트가 전체 기술 관련 질문을 관리합니다.
- 발표자/패널 역할
올핸즈 미팅 기능 및 컨트롤에 대한 간략한 개요
Zoom Webinars를 사용하는 경우:
- 질문과 답변 관리 및 응답
- 채팅에서 메시지 및 링크 공유
- 설문조사 시작하기
- 토론자
Zoom Meetings를 사용하는 경우:
- 채팅에서 관리 및 응답
- 설문조사 시작하기
- 참가자 관리
콘텐츠를 공유할 사람을 결정한 후 해당 콘텐츠 테스트
- 어떤 콘텐츠가 공유되나요? (예: 슬라이드, 비디오, 데스크톱, 애플리케이션 등)
- 음악이나 비디오와 같은 오디오를 소리와 함께 공유하는 경우 오디오가 적절한 볼륨으로 나오는지 테스트합니다.
정리 아이템 검토
- 호스트가 환영 및 정리 메시지 후 여러 항목의 진행을 맡길 사람은 누구인가요?
- 토론자에게 라이브 이벤트에 참여하도록 15분 전에 알림
- 전체 미팅 시작 및 종료 시간 확인
- 질문과 답변 관리 방법 결정(예: 마지막에 답변)
- 달리 지정하지 않으면 채팅 및 손 들기는 참석자에 대해 설정이 꺼짐
- 채팅을 통해 참석자에게 전송해야 하는 링크 또는 메시지(있는 경우)는 무엇인가요?
라이브 이벤트에 대한 토론자 링크가 모든 사람에게 있는지 확인
기타 고려 사항
- 연결 문제를 방지하기 위한 유선 인터넷 연결 사용
- 알림 팝업이나 원치 않는 탭이 표시되지 않도록 사용하지 않는 프로그램 및 창 닫기
- 계정 내 다른 사용자가 설정을 변경하지 않도록/저장하도록 전체 호스팅 전용 Zoom 계정 생성
올핸드 미팅 호스트의 체크리스트
전체 미팅 전(1~2주간)
원하는 모든 계정 설정이 활성화/비활성화되어 있는지 검토
전체 미팅/웹 세미나 예약
해당하는 경우 설문조사 질문 설정
전체 미팅 안건 초안 만들기
토론자 초안 목록 생성
올핸즈 미팅 전(~1주간)
콘텐츠/슬라이드와 안건 검토 및 마무리
임원 및 토론자에게 최종 안건을 이메일로 전송
모든 직원에게 미팅/웹 세미나 초대 보내기
회사 채널 전체에 안건 홍보 및 공유
모든 토론자와 함께 예행연습 진행
전체 미팅 중
이벤트 조정
화면 공유
시간 추적
모니터링 및 질문과 답변에 응답
전체 미팅 후
좋았던 부분/아쉬운 부분에 대해 팀과 함께 보고
회사 채널 전체에 슬라이드 및 녹화 배포
다양한 직원 지원 활동에 대응
청중 참여 및 소통
성공적인 전체 미팅을 주최하는 방법은 여러 가지가 있으며 성공 여부는 직원의 구조와 요구 사항에 모두 달려 있습니다. 다음은 올핸즈 미팅이 직원에게 최고의 가치를 제공하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다.
핵심은 주제 변형
발표하는 정보에 청중이 계속 참여하고 관심을 갖도록 미팅 중에 주제를 변경하는 것이 중요합니다. 학습, 사고 리더십 또는 단순한 재미를 위한 기회를 제공하기 위해 게스트 발표자를 초대하는 것을 고려해 보세요. 비디오나 음악을 공유하여 전체 미팅에 특별한 분위기를 조성하거나 흥미를 유발하는 것도 좋은 방법입니다.
미팅 중 참여 독려
이벤트 전 설문조사
전체 미팅은 직원을 참여시키고 여러분의 조직에서 근무하는 것에 즐거움을 느낄 수 있도록 하는 좋은 시간입니다. 직원들이 알아야 할 중요한 사항을 공유할 수 있는 기회를 제공하고, 이벤트 전에 설문조사를 제공하여 전체 미팅의 안건을 조정할 수 있습니다.
프로 팁Zoom Team Chat을 사용하여 이벤트 전후에 정보를 공유할 수 있습니다. 이벤트가 시작되기 전에도 관심을 일으키고 중요한 정보를 놓치지 않도록 할 수 있어요!
라이브 질문과 답변
Zoom Webinars 질문과 답변 기능을 통해 참석자는 이벤트 중에 라이브로 질문 또는 서면 응답을 제출할 수 있습니다. 다음은 질문과 답변 기능을 사용하는 몇 가지 팁입니다.
발표자가 집중할 수 있도록 질문과 답변을 관리하는 팀원을 따로 지정합니다. 질문과 답변 팀이 오디오나 비디오로 참여하지 않는 경우 비디오 미사용 참가자 숨기기 기능을 통해 이들의 비디오를 숨길 수 있습니다.
좋은 참석자 질문이 그리 많지 않아 질문과 답변에 할당된 시간을 채우기 힘들 경우를 대비하여 생각을 자극하는 몇 가지 질문을 준비해 보세요.
질문과 답변 설정을 조정하여 익명 질문을 허용하거나 비활성화할 수 있습니다. 또한 참석자의 질문 보기, 코멘트, 찬성 기능 설정을 변경할 수도 있습니다.
웹 세미나가 끝나면 질문과 답변 보고서를 검토하고 세션에서 답변하지 못한 질문에 대해 참석자에게 팔로업하세요.
소회의실
Zoom Meetings와 함께 제공되는 소회의실을 사용하면 직원이 소규모 그룹으로 미팅을 진행할 수 있습니다. 세션 전이나 세션 중에 참석자를 소회의실에 할당합니다. 참가자가 참여할 룸을 선택하거나 여러 룸 중에 자유롭게 이동하는 것을 허용할 수 있습니다.
피드백에 대한 설문조사
직원들에게 이벤트가 끝난 후 좋았던 부분과 아직 개선이 필요한 부분, 향후 전체 이벤트에서 바라는 점을 평가할 수 있는 피드백 제공 기회를 주세요. Zoom Webinars를 사용하면 웹 세미나 후 설문조사 기능을 사용하여 이벤트 직후 설문조사를 시작할 수 있습니다.