Zoom Events

Panduan Akhir Perencanaan & Penyelenggaraan Acara Virtual

Acara online dan hibrida memberi Anda fleksibilitas untuk menjangkau lebih banyak orang secara interaktif. Gunakan panduan langkah demi langkah kami untuk merencanakan dan menjalankan acara virtual yang berhasil dengan segala ukuran dan skala.

 

  • 01
    Pengantar

     

  • 02
    Perencanaan

     

  • 03
    Menggunakaan alat yang tepat

     

  • 04
    Membangun pengalaman interaktif

     

  • 05
    Mempromosikan Acara Anda

     

  • 06
    Mempromosikan acara Anda

     

  • 07
    Menyelenggarakan acara

     

  • 08
    Tindak lanjut pasca-acara

     

Mengapa menyelenggarakan acara virtual?

Apakah Anda terpengaruh oleh pembatasan perjalanan dan tempat atau hanya ingin menghadirkan acara ke audiens yang lebih besar sekaligus menghemat waktu dan biaya, ada sejumlah alasan untuk menyelenggarakan acara virtual.

Saat pembicara dan peserta dapat bergabung dari mana saja, peluang luar biasa akan tercipta untuk berjejaring, berbagi pengetahuan, mengajar dan belajar, dan terhubung pada tingkat yang lebih personal.

Jika Anda menyelenggarakan acara tatap muka, Anda masih dapat menambahkan komponen virtual untuk memperluas jangkauan. Acara hibrida menciptakan pengalaman yang dapat dinikmati bersama oleh audiens perorangan dan virtual.

62%

dari penyelenggara acara mempertahankan peserta virtualnya setelah mereka kembali ke acara tatap muka1

Acara online terbaik adalah…

Langsung dan interaktif

Pengalaman langsung lebih interaktif dibandingkan dengan konten yang direkam sebelumnya, yang memungkinkan koneksi yang lebih baik.

Lihat bagaimana kami membuat Zoomtopia virtual pertama kami 95% langsung.

Kreatif

Hidupkan acara Anda dengan pengalaman imersif yang menyatukan peserta.

EUNIS menciptakan pengalaman online unik pada Kongres Digital pertamanya.

Dipersonalisasi

Bangun pengalaman seputar kebutuhan dan preferensi unik peserta Anda.

Marche du Film – Festival Film Cannes diselenggarakan secara virtual menggunakan API dan SDK Zoom.

Sesuai dengan merek Anda

Biarkan format dan konten acara Anda mencerminkan mereka Anda kepada orang yang menyukainya.

Dongeng dan percakapan merupakan inti dari acara online TEDxMelbourne.

Meningkatkan keterlibatan

93%

orang setuju bahwa video menciptakan rasa keterlibatan yang lebih besar2

Laporan Teknis Acara Virtual 12020 EventMB Laporan Analisis 22019 Forbes

Perencanaan

Ajukan pertanyaan yang tepat

Mengajukan pertanyaan yang tepat akan memungkinkan Anda membangun dasar yang kuat untuk membuat perencanaan dan mengambil keputusan, mulai dari pemilihan pembicara yang tepat hingga mencari tahu cara dan di mana Anda akan mempromosikan acara Anda. Berikut daftar pertanyaan untuk memulai.

Siapa peserta target saya?

Mengetahui peserta target akan membantu Anda membentuk seluruh pengalaman acara Anda, mulai dari agenda dan jadwal hingga konten yang Anda sediakan.

Mengapa peserta saya harus hadir?

Pertimbangkan nilai yang dapat Anda berikan kepada peserta dari segi konten, jaringan, dan peluang lainnya.

Pengalaman apa yang Anda inginkan untuk didapatkan audiens?

Imersif, interaktif, kolaboratif — pikirkan tentang bagaimana Anda menginginkan peserta berinteraksi dengan konten, pembicara, dan pengunjung acara lainnya.

Sasaran apa yang ingin dicapai dari acara ini?

Apakah Anda ingin mendidik pelanggan saat ini atau menemukan prospek potensial, pahami tujuan dan sasaran Anda dan buat strategi untuk mencapainya.

Berapa banyak waktu yang saya butuhkan untuk merencanakan acara virtual?

Untuk perencana acara virtual pemula, sebaiknya alokasikan waktu tidak kurang dari empat hingga enam minggu untuk sebagian besar acara. Alokasikan waktu setidaknya 12 minggu untuk acara online beberapa hari yang besar dengan trek bersamaan.

Jenis dukungan teknologi apa yang saya butuhkan?

Libatkan tim TI Anda (atau rekrut pakar teknologi sejak dini — Zoom Events menawarkan pakar acara untuk membantu pelanggan melakukan penyiapan, perencanaan, latihan, dan dukungan langsung) dan ikut sertakan mereka dalam semua rapat untuk mengidentifikasi kelemahan teknologi, merekomendasikan solusi, menguji, dan memperbaiki masalah.

Berapa anggaran acara virtual saya?

Alokasikan anggaran untuk akuisisi dan pemasaran peserta, pengembangan konten, biaya pembicara, hadiah peserta, serta peralatan video dan audio.

Bagaimana saya akan mengukur keberhasilan acara?

Metrik akan bervariasi bergantung pada tujuan acara, ukuran audiens, industri, dan jenis acara.

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

  • Jumlah pendaftaran
  • Persentase pendaftar yang hadir
  • Prospek baru yang dihasilkan untuk penjualan
  • Sesi yang dihadiri
  • Hasil survei
  • NPS sesi dan acara virtual
  • Jumlah demo
  • Rapat yang diadakan
  • Sebuatan media sosial
  • Ulasan online
  • Pendapatan yang dihasilkan

Pastikan Anda menyiapkan cara untuk melacak metrik yang paling penting bagi Anda.

Menggunakaan alat yang tepat

Zoom Events, Zoom Meetings, Zoom Webinars & integrasi

Alat yang tepat akan mempermudah perencanaan dan membantu acara Anda berjalan dengan lancar. Bergantung pada pengalaman yang ingin diberikan, teliti dan pilih alat Anda di tahap awal perencanaan agar Anda dapat mengambil keputusan yang tepat untuk acara Anda dan menghemat waktu dan upaya Anda.

Apa itu Zoom Events?

Zoom Events adalah platform acara virtual untuk menyelenggarakan acara sesi tunggal, multisesi, multihari, dan multitrek. Zoom Events dirancang dengan fungsionalitas Zoom Meetings dan Zoom Webinars dengan menambahkan hub acara khusus, opsi pendaftaran dan tiket yang canggih, dan jaringan peserta ke semua jenis acara Anda (publik atau privat, gratis atau berbayar). Anda dapat memublikasikan acara Anda ke hub privat atau publik untuk memudahkan peserta bergabung.

Zoom Meetings vs. Zoom Webinars

Memutuskan apakah akan menggunakan Zoom Meetings atau Zoom Webinars untuk sesi individual adalah pilihan penting. Solusi yang tepat akan memungkinkan Anda merancang pengalaman yang memenuhi tujuan Anda dan pada akhirnya menghasilkan acara yang sukses. Pengguna Zoom Events dapat dengan mudah memilih mana yang akan digunakan untuk sesi individual dalam acara Anda.

Saat merencanakan sesi yang lebih besar, sebaiknya Anda menggunakan opsi webinar untuk pembicara utama, pembicara tamu, dan hiburan (pikirkan tahap utama) dan opsi rapat untuk pelacakan diskusi dan diskusi meja bundar yang lebih kecil.

Pertimbangkan tiga faktor penting ini saat memilih antara format rapat atau webinar:

Kapasitas

Mengharapkan lebih dari 1.000 tamu? Gunakan Zoom Webinars atau Zoom Events, yang memungkinkan hingga 50.000 peserta.

Zoom Meetings

Hingga 1.000peserta interaktif

Zoom Webinars

Hingga 50.000 peserta hanya melihat & 100+ panelis interaktif

Zoom Events

Kombinasi Zoom Meetings dan Zoom Webinars dengan satu tiket untuk peserta dan Lobi jaringan.

Interaksi audiens

Apakah Anda ingin peserta saling berinteraksi, atau apakah Anda ingin fokus pada presenter?

Jika Anda ingin audiens ada di video, berbicara, atau berbagi layar, gunakan Zoom Meetings.

Jika Anda ingin menjadikan acara ini hanya melihat, tempat host mengontrol yang dilihat dan didengar peserta, gunakan platform webinar.

Audiens internal atau eksternal

Peserta yang Anda kenal (misalnya, karyawan atau pelanggan) sering menimbulkan risiko gangguan yang lebih kecil dan mungkin menginginkan interaksi yang ditawarkan Zoom Meetings. Zoom Webinars adalah pilihan yang lebih baik untuk acara tempat Anda menangani peserta yang tidak dikenal dalam jumlah besar, karena memberi Anda lebih banyak kontrol atas beberapa faktor seperti siapa yang dapat berbicara dan berada di kamera.

Gunakan Zoom Meetings untuk:

Sesi diskusi
Meja bundar peserta
Grup fokus
Pelatihan interaktif yang lebih kecil
Sesi jejaring

Gunakan Zoom Webinars untuk:

Pembicara utama
Presentasi tahap utama
Hiburan acara langsung
Demonstrasi produk ke audiens besar
Panel bergaya balai kota

Zoom Webinars vs. Zoom Events

Zoom Webinars sangat bagus untuk presentasi satu-ke-banyak sesi tunggal. Jika membeli lisensi Zoom Events, Anda juga mendapatkan semua manfaat Zoom Webinars dan banyak lagi.

Anda dapat memilih untuk menyelenggarakan Zoom Webinars dari portal web vs. menyiapkan acara di Zoom Events. Atau gunakan Zoom Events untuk menambahkan kemampuan Zoom Webinars untuk menghubungkan beberapa sesi webinar dan menggabungkannya dengan Zoom Meetings untuk pengalaman virtual yang lebih lama dan lebih interaktif. Zoom Events meliputi manajemen acara lengkap dengan fitur seperti hub acara bermerek, pendaftaran dan penjualan tiket, serta pelaporan yang disempurnakan. Lihat Tanya Jawab Umum khusus untuk Zoom Webinars.

Beberapa contoh yang perlu dipertimbangkan saat menyelenggarakan Zoom Webinars dari portal web meliputi pelatihan, presentasi, dan acara sesi tunggal/satu hingga banyak acara.

Gunakan Zoom Events untuk acara yang lebih lama dan lebih interaktif terlibat seperti penjualan perdana, acara pelanggan, balai kota, dan orientasi karyawan.

Memanfaatkan integrasi Zoom

Integrasikan Zoom dengan infrastruktur teknologi yang ada untuk menjalankan acara online Anda dengan lebih efisien.

Kunjungi Zoom App Marketplace untuk 1.000+ integrasi!

Otomatisasi pemasaran

Integrasikan dengan platform pemasaran seperti Marketo, Pardot, dan HubSpot untuk menangkap peserta Zoom Webinars secara otomatis sebagai prospek.

Distribusi konten

Integrasi Kaltura dan Panopto memungkinkan Anda mentransfer rekaman Zoom dan membagikannya dengan audiens yang lebih luas.

Monetisasi

Ingin mengenakan biaya untuk acara Anda? Gunakan Zoom Events dan hubungkan dengan PayPal atau Stripe untuk menyederhanakan proses pembayaran.

Membangun pengalaman interaktif

Merancang dunia acara Anda

Apa yang membuat acara yang baik? Semuanya menyangkut pengalaman yang Anda berikan kepada audiens.

Acara online bisa lebih dari sekadar duduk di depan komputer sambil melihat umpan atau video langsung. Jika Anda mengikuti acara yang biasanya perorangan dan mengubahnya menjadi pengalaman virtual, jadilah kreatif dan bijaksana dalam menghadirkan elemen interaktif tersebut secara online.

Dari persiapan pra-acara hingga pengalaman langsung, lihat bagaimana Anda dapat membangun interaktivitas dan keterlibatan dalam acara Anda.

Pra-acara

Membuat agenda interaktif

Acara virtual harus memiliki waktu yang lebih singkat agar peserta tetap terlibat dan membantu mencegah kejenuhan.

  • Pertahankan durasi sesi kurang dari satu jam — dan alokasikan waktu untuk T&J untuk menjaga keterlibatan hingga akhir sesi
  • Menjadwalkan jeda antar sesi
  • Untuk konferensi beberapa hari, pertimbangkan untuk mengakhiri hari lebih awal daripada konferensi perorangan
  • Mengharapkan audiens global? Buat agenda jam kerja normal dengan sesi khusus wilayah
  • Sertakan sesi jejaring menggunakan Zoom Meetings dan fitur Ruang Diskusi

Diskusi topik di Lobi Acara

Gunakan lobi Zoom Events untuk memungkinkan peserta yang terdaftar terhubung dan berjejaring sebelum dan selama acara. Siapkan dan promosikan topik dengan semua peserta dua minggu sebelum acara untuk memulai dialog dan mengajukan pertanyaan untuk mendorong peserta berinteraksi.

Hadiah acara

Apa yang akan didapatkan peserta di acara tatap muka? Kirimkan melalui pos atau dengan layanan pengiriman sebagai kejutan yang menyenangkan.

  • Barang bermerek
  • Makanan ringan gourmet
  • Suvenir yang dipersonalisasi
  • Hadiah mitra
  • Kartu hadiah pengiriman makanan untuk makan siang virtual

Keterlibatan acara

Mengaktifkan T&J

Fitur T&J memungkinkan peserta webinar mengirimkan pertanyaan untuk ditanggapi langsung atau secara tertulis selama sesi. Berikut ini beberapa tips menggunakan T&J selama webinar:

  • Jika Anda menangani audiens besar, koordinasikan dengan panelis atau hadirkan host lain untuk membantu menjawab pertanyaan selama acara berlangsung.
  • Anda mungkin ingin menetapkan anggota tim untuk mengelola T&J sehingga presenter dapat fokus pada bicara. Jika tim T&J Anda tidak berpartisipasi dalam audio atau video, Anda dapat menyembunyikan umpan video mereka melalui fitur Sembunyikan Peserta Nonvideo.
  • Siapkan beberapa pertanyaan mendalam, jika tidak ada pertanyaan yang cukup berkualitas dari peserta untuk mengisi waktu yang diberikan untuk T&J.
  • Pertimbangkan audiens dan potensi perilaku yang mengganggu atau tidak pantas saat menyiapkan T&J. Untuk audiens internal, sebaiknya Anda lebih transparan dengan menampilkan pertanyaan dan tanggapan, sementara acara penerimaan umum berskala besar mungkin memerlukan pengaturan T&J yang lebih terbatas.
  • Anda dapat menyesuaikan pengaturan T&J selama webinar untuk mengaktifkan atau menonaktifkan pertanyaan anonim, atau mengubah apakah peserta dapat melihat, berkomentar, atau mengajukan pertanyaan.
  • Tinjau laporan T&J setelah webinar dan tindak lanjuti dengan peserta yang pertanyaannya belum dijawab secara langsung.

Poling

Dapatkan umpan balik real-time dari audiens atau ukur tingkat pemahaman mereka dengan materi yang dipresentasikan saat acara dan luncurkan polling yang ditetapkan sebelumnya selama sesi.

Keterlibatan tambahan

Gunakan alat seperti Slido, Kahoot!, atau "roda nama" untuk menghdirkan lebih banyak kesenangan dan interaktivitas ke acara.

Ruang Diskusi

Biarkan peserta saling berinteraksi dalam grup yang lebih kecil selama acara Anda. Anda dapat menetapkan peserta ke Ruang Diskusi secara real time, menetapkan peserta terlebih dahulu, atau mengizinkan mereka memilih sendiri ruang yang ingin diikuti dan bergerak bebas antar ruang.

Hal-hal yang perlu diketahui tentang Ruang Diskusi Zoom.

Meminta umpan balik

Kirim surve pasca-acara untuk mengumpulkan umpan balik setelah acara. Jika menggunakan Zoom Webinars, Anda dapat menyiapkan survei untuk diluncurkan secara otomatis setelah tamu keluar dari sesi.

Ingin mengetahui cara kerja fitur ini?

Daftar ke Pengantar webinar Zoom Events

Minta demo dengan pakar Zoom.

Minta Demo

Mempromosikan Acara Anda

Siapkan tim Anda

Kesuksesan acara online adalah upaya tim! Anda harus mempersiapkan pembicara dan menyelaraskan tim acara untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Jalankan daftar periksa acara kami untuk memastikan Anda tidak melewatkan apa pun.

Unduh daftar periksa

Daftar periksa tim produksi

Sederhanakan tim produksi Anda

Tunjuk produser yang akan bertanggung jawab atas segala hal yang terkait dengan produksi.

Buat saluran Zoom Team Chat

Manfaatkan Zoom Team Chat untuk membuat saluran khusus dengan tim Anda yang merencanakan acara virtual agar tetap selaras dengan tugas dan item tindakan. Dengan Zoom Team Chat, Anda dapat berkolaborasi secara real-time dengan anggota tim internal dan eksternal.

Membuat jadwal produksi

Jadwal produksi Anda harus menyertakan linimasa semua sesi, informasi presenter, transisi, prosedur, dan jeda, serta kapan semua ini terjadi.

Membuat alur kerja acara

Tentukan dan visualisasikan secara jelas pengalaman acara virtual Anda disertai spesifikasi teknis setiap sesi, opsi streaming langsung, dan detail lain untuk menyelaraskan produser dengan tim teknis dan presentasi.

Daftar periksa tim teknis

Menyiapkan pengaturan rapat dan/atau webinar

Bekerja sama dengan tim presentasi untuk menentukan dan mengaktifkan secara jelas pengaturan untuk setiap sesi — misalnya, apakah T&J diaktifkan atau apakah peserta dapat mengobrol.

Mengaktifkan sesi latihan

Saat menjadwalkan webinar, pastikan untuk memilih “Aktifkan sesi latihan” agar host dan panelis dapat bergabung ke platform webinar lebih awal untuk menyiapkan.

Mengundang panelis

Jika Anda menggunakan Zoom Webinars, setiap panelis harus bergabung menggunakan tautan unik yang dikirim kepada mereka melalui email. Setelah pembicara dipilih dan webinar Anda telah dijadwalkan, kirim tautan undangan dan pastikan mereka menerimanya.

Jadwalkan gladi bersih

Lakukan gladi bersih dengan presenter untuk menguji kamera, mikrofon, pencahayaan, dan pengaturan lain, dan berlatih pidato pengantar, materi, dan transisi. Anjurkan mereka untuk bergabung dengan gladi bersih menggunakan peralatan yang akan digunakan pada hari acara.

Dapatkan daftar periksa gladi bersih Anda

Menyiapkan streaming langsung

Putuskan apakah Anda ingin menyiarkan langsung ke Facebook Live, YouTube Live, layanan kustom, atau beberapa platform sekaligus menggunakan restream.io.

Rencanakan siapa saja yang akan merekam acara

Putuskan siapa yang bertanggung jawab atas proses ini dan cara melakukannya. Anda mungkin ingin merekam ke cloud atau secara lokal.

Daftar periksa tim presentasi

Persiapkan presenter Anda

Kirimi presenter sumber daya cara menggunakan Zoom dan memastikan kualitas audio dan video sebelum acara.

Buat jadwal panelis

Jika ada beberapa pembicara yang memberikan presentasi selam sesi, buat jadwal dan beri tahu setiap presenter tentang durasi yang diberikan.

Kumpulkan materi pembicara

Minta pembicara menyerahkan materi presentasi, biografi, dan pertanyaan audiens (untuk polling langsung atau T&J) di awal.

Sambungkan koneksi internet kabel

Tindakan ini akan membantu menghindari masalah teknis apa pun terkait koneksi Wi-Fi tak stabil, yang dapat memengaruhi kualitas audio dan pengalaman peserta secara keseluruhan. Dorong presenter virtual untuk melakukan tindakan serupa.

Minimalkan kebisingan latar belakang

Gunakan mikrofon mandiri atau headset yang baik agar kualitas audio maksimal. Atur pengaturan audio Anda untuk menekan kebisingan latar belakang.

Optimalkan video

Buka pengaturan video Anda untuk mengaktifkan HD, menyesuaikan dengan pencahayaan rendah, dan memperbaiki penampilan Anda jika diperlukan.

Siapkan latar belakang

Anda dapat membuat latar belakang virtual bermerek untuk semua presenter yang menampilkan nama, perusahaan, dan jabatan mereka. Jika Anda tidak ingin menggunakan latar belakang virtual, pastikan latar belakang Anda yang sebenarnya jelas dan rapih.

Berpakaian agar mengesankan

Pilih warna yang solid di atas garis-garis atau pola kecil yang sibuk. Centang Saya memiliki layar hijau jika Anda memiliki layar hijau fisik yang telah disiapkan!

Tips pro

Kirim kit kepada pembicara dengan segala sesuatu yang mereka butuhkan: mikrofon/headset, kabel ethernet, lampu cincin, dan webcam. Taruh semuanya dalam folder aset digital dengan templat latar belakang virtual, grafis acara, dan contoh salinan posting media sosial, agar mereka dapat mempromosikan sesi ke jaringannya.

Mempromosikan acara Anda

Dorong pendaftaran & kehadiran

Anda dapat merancang pengalaman acara paling menakjubkan di dunia, namun jika Anda tidak meluangkan waktu untuk mempromosikannya, audiens target tidak akan mengetahuinya. Buat aset yang memungkinkan Anda memasarkan acara secara efektif dan mengarahkan peserta ke situs web Anda untuk mempelajari selengkapnya.

Unduh daftar periksa

Situs web acara

Halaman pendaratan atau situs web acara Anda harus berisi semua informasi yang pengunjung butuhkan untuk mendaftar dan menghadiri acara. Ini juga harus menyampaikan nilai yang bisa didapatkan pengujung dari acara — apa manfaatnya bagi mereka, dan mengapa mereka tidak boleh melewatkannya.

Yang harus disertakan dalam situs web acara:

Gambaran singkat tentang acara

Apa yang dibahas dalam acara? Untuk siapa acara tersebut? Beri peserta penjelasan tentang pengalaman yang akan didapatkan dalam 1-2 paragraf pendek.

Agenda dan jadwal

Jangan lupa zona waktu!

Informasi sesi

Sertakan deskripsi singkat setiap sesi.

Bagian pembicara

Sertakan foto dan biografi singkat untuk mempromosikan kredensial pembicara.

Peserta pameran dan sponsor

Tampilkan sponsor yang mendukung acara Anda dengan logo dan info perusahaan.

Sumber Daya

Gabungkan daftar sumber daya, seperti postingan blog atau situs web untuk bacaan lebih lanut, atau saluran obrolan acara di Zoom bagi pengunjung acara.


Tanya Jawab Umum

Jawab pertanyaan umum seperti "Berapa biaya untuk hadir?" dan "Apakah saya dapat melihat sesi rekaman setelah acara?"

Gambar yang menarik

Tarik perhatian audiens dan promosikan merek audiens dengan aset visual yang bisa meyakinkan prospek target untuk hadir.

Halaman pendaftaran

Zoom Events dan Zoom Webinars memungkinkan Anda menyesuaikan halaman pendaftaran dengan branding organisasi dan pertanyaan yang disesuaikan.

Cuplikan video

Video promosi pendek juga dapat membantu memicu ketertarikan dengan acara Anda di media sosial dan dalam upaya pemasaran lainnya.

Memasarkan acara Anda

Mulai promosikan acara online Anda setidaknya dua hingga tiga minggu sebelumnya untuk mendorong jumlah pendaftaran. Jangan lupa untuk membuat tautan pelacakan sumber untuk pendaftaran webinar untuk mengetahui upaya pemasaran yang paling efektif.

Pemasaran melalui email

Kirim pengingat dan email pemasaran. Lakukan uji banding antara subjek email dan pertimbangkan dua hingga tiga pengirim email sebelum acara untuk menjaga kesadaran. Pertimbangkan untuk menggunakan konten video dalam email untuk membuat prospek dan pendaftar tertarik dengan acara.

Artikel blog

Pemasaran konten memungkinkan Anda menceritakan kisah acara, memberikan informasi, dan mendalami lebih jauh daripada email. Gunakan kata kunci yang tepat untuk meningkatkan lalu lintas organik.

Jangkauan PR

Siaran pers dan jangkauan media yang menyoroti pembicara ternama dan detail yang menarik lainnya dapat membuat acara Anda menonjol. Gabungkan daftar media dengan publikasi industri dan cari outlet yang meliput acara seperti acara Anda untuk menjangkau audiens target. Pastikan untuk memberikan undangan kepada wartawan yang tertarik ke acara langsung.

Media sosial

Minta pengikut untuk mengumumkan menggunakan hashtag acara, grafis, dan kampanye media sosial. Jangan lupa tentang iklan dan postingan yang ditingkatkan untuk melampaui jangkauan organik.

Pemasaran mitra dan pembicara

Buat aset visual dan contoh postingan sosial yang dapat digunakan dengan mudah oleh mitra dan pembicara, seperti templat grafis yang dapat diubah untuk menambahkan namanya dan informasi sesi.

Menyelenggarakan acara

Waktunya pertunjukan!

Anda tela menyelesaikan perencanaan dan persiapan. Sekarang waktunya memasuki intinya: menyelenggarakan acara. Dari gladi bersih (sangat diperlukan!) hingga hari besar, berikut hal-hal yang perlu diperhatikan.

Bersiap-siap

1. Adakan gladi bersih / gladi resik

Jadwalkan gladi bersih kira-kira satu minggu sebelum acara dengan tim produksi, host acara, pembicara, dan orang lain yang berperan aktif untuk menangani masalah sebelum hari besar.

Daftar periksa gladi bersih: Semua hal yang perlu diperiksa

2. Siapkan pembicara agar berhasil

Berikan tips penyiapan teknis kepada pembicara dan panelis agar mereka siap memberikan yang terbaik.

3. Gabung ke sesi latihan

Sesi latihan webinar memungkinkan host memulai webinar dan hanya mengizinkan panelis dan co-host untuk bergabung. Berikan waktu panggilan kepada pembicara untuk bergabung 10 hingga 20 menit sebelum acara dimulai agar mereka dapat bergabung ke sesi latihan, menguji audio dan video, dan memecahkan masalah di menit terakhir sebelum menyiarkan langsung.

Tips pro

Hanya host dan co-host yang dapat mengeklik tombol Mulai Webinar selama sesi latihan. Tindakan ini tidak dapat dibatalkan, jadi jangan klik tombol ini sebelum semua orang siap untuk siaran langsung!

Siaran langsung

1. Buka pintu lebih awal

Coba mulai rapat atau webinar Anda beberapa menit lebih awal agar peserta memiliki waktu untuk bergabung sebelum program dimulai. Jika ingin memutar musik sambutan, pastikan musik ini bebas royalti.

2. Periksa pengaturan

Waktu yang tepat untuk memastikan pengaturan rapat atau webinar sudah benar adalah saat peserta akan bergabung. Periksa untuk mengetahui apakah Anda merekam dan melakukan streaming langsung ke platform yang tepat, dan mulai streaming langsung jika tidak diaktifkan secara otomatis. Pastikan juga bahwa pengaturan T&J sudah diaktifkan dengan benar dan panelis serta co-host memiliki izin yang tepat.

3. Skrip pembuka

Mulai acara Anda dengan pengumuman pembenahan singkat yang memberi tahu peserta apakah acara akan direkam, cara mengajukan pertanyaan, dan topik yang dibahas dalam webinar. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada pembicara dan sponsor!

4. Pemecahan masalah acara

Tetap buka halaman dukungan Zoom Events, Zoom Webinars, atau Zoom Meetings untuk memecahkan masalah dengan cepat. Jika panelis mendapati masalah apa pun, bicarakan secara pribadi dengan mereka di klien Zoom atau fitur obrolan privat dalam sesi.

Tindak lanjut pasca-acara

Memanfaatkan konten & melibatkan peserta

Selesai! Setelah acara selesai, tidak berarti pekerjaan telah selesai. Ambil beberapa langkah tambahan untuk mengumpulkan umpan balik, memanfaatkan rekaman, dan menindaklanjuti dengan prospek agar Anda dapat memaksimalkan acara yang telah Anda jalankan dengan sungguh-sungguh.

Survei pasca-acara

Dapatkan umpan balik dari peserta tentang apa saja yang berfungsi dengan baik dan hal-hal yang perlu diperbaiki. Gunakan survei untuk mengumpulkan Skor Promotor Bersih dari peserta untuk keseluruhan acara dan setiap sesi.

Konten yang direkam

Edit rekaman dan transkrip, dan sediakan di situs web atau halaman acara Anda. Jika menginginkannya, Anda dapat membuka gerbang konten untuk mengumpulkan data pengguna dari pemirsa yang mengakses rekaman.

Tindak lanjut peserta

Kirim email kepada peserta disertai tautan ke rekaman acara dan sumber daya tambahan.

Laporan acara

Jika menggunakan Zoom Events, tinjau dasbor Ringkasan Acara, buat laporan rapat, yang menyediakan data tentang pendaftaran dan polling, atau laporan webinar, yang menyediakan data tentang pendaftaran, peserta, T&J, polling, dan kinerja acara.

Prospek pemasaran

Manfaatkan analisis dari laporan untuk memenuhi persyaratan prospek dan gunakan integrasi utama yang disebutkan di atas untuk menyalurkan prospek ke penjualan.

Evaluasi

Buat acara online Anda berikutnya lebih baik daripada sebelumnya dengan menilai yang berhasil dan yang tidak. Manfaatkan data peserta dan umpan balik dari laporan, serta pembicara dan panelis, dan lacak keterlibatan dengan konten Anda dan fitur acara lainnya.

Ikuti acara Anda berikutnya secara online

Ingin mempelajari selengkapnya? Hubungi tim penjualan kami untuk mulai
menggunakan acara virtual Anda sekarang.

Hubungi Penjualan