Panduan Utama untuk Host Acara dan Presenter Virtual

1. Lampu, kamera, mulai (presenter)Hanya karena Anda berbicara dengan audiens jarak jauh, bukan berarti mereka harus kesulitan untuk melihat atau mendengar Anda. Pencahayaan dan audio yang buruk dapat menyebabkan peserta dengan cepat meninggalkan acara virtual. Posisikan lampu agar menghadap ke Anda untuk menghilangkan bayangan dan memastikan penonton dapat melihat Anda.
   
   Informasi terbaru

   Manajer konsultan Zoom Events kami suka bekerja dengan pencahayaan dari Lume Edge, Brightline, El Gato, atau Litra.

   Untuk pengalaman audio yang jelas, sebaiknya gunakan mikrofon yang berkualitas. Jangan hanya mengandalkan audio internal komputer Anda. Meskipun Zoom Meetings dan Zoom Webinars dapat meminimalkan kebisingan latar belakang saat berbicara, membuat lingkungan sekitar Anda sekedap mungkin terhadap suara sebelum menyajikan adalah cara yang terbaik.

   Dan yang terakhir, lihat ke kamera. Tidak mudah untuk melakukan kontak mata di belakang komputer, tetapi melihat ke kamera, bukan ke wajah di layar Anda, akan langsung meningkatkan dampak presentasi Anda.

   
   Tips pro

   Buat catatan tempel dan tempelkan di tempat yang tepat, seperti di monitor, di mana Anda harus fokus saat berbicara untuk menjaga mata Anda tetap berada di tempat yang tepat.

2. Menulis skrip (presenter)Selalu merupakan ide yang bagus untuk menulis skrip, tidak peduli seberapa familier Anda dengan suatu topik. Hal ini memberi host Anda gambaran tentang panjang presentasi dan sangat membantu jika mereka mengelola alat bantu visual apa pun, mempersiapkan pembicara berikutnya, atau perlu membuat penyesuaian mendadak. Minimal, memiliki garis besar berpoin dapat mengurangi kecemasan bagi semua orang dan mengarah pada sesi yang lebih lancar.
3. Latihan akan membuatnya menjadi sempurna (presenter dan host)Seperti kata pepatah, latihan akan membuatnya menjadi sempurna. Sebaiknya berlatihlah minimal 24 jam sebelumnya. Idealnya, Anda harus berlatih membawakan acara di perangkat yang sama dengan yang Anda rencanakan untuk digunakan selama acara. Dan jangan menunggu sampai hari H acara untuk mempelajari teknologi atau fitur perangkat lunak baru. Zoom Events berisi alat yang menambah pengalaman pengguna dan peserta tetapi memerlukan beberapa pengaturan terlebih dahulu. Cobalah untuk mencerminkan acara Anda sebanyak mungkin selama latihan untuk mengumpulkan wawasan tentang kebutuhan di menit-menit terakhir yang mungkin muncul.
4. Mengembangkan urutan acara (host)Terkadang dianggap sebagai cue sheet atau cue-to-cue, urutan acara adalah urutan tindakan selama acara dan merupakan dokumen utama untuk diikuti oleh para pemangku kepentingan. Lebih dari sekadar agenda, urutan acara adalah alat yang penting untuk membantu Anda tetap teratur dan mengurangi kecemasan saat menyelenggarakan suatu acara. Detail dalam urutan acara akan bervariasi berdasarkan kompleksitas acara Anda, tetapi setidaknya, akan sangat membantu untuk menyertakan elemen-elemen ini:
   1. Daftar kontak (presenter, pembicara, tim A/V, kontraktor, katering)
   2. Alur acara (urutan pembicara, lokasi (ruang konferensi virtual, kantor jarak jauh, atau ruang rapat di lokasi))
   3. Elemen teknis (isyarat teknis untuk musik, tayangan slide, video)
   4. Isyarat waktu (pembicara, sesi, istirahat, pembukaan/penutupan)

    

   Sebaiknya buat templat yang dapat dengan mudah diedit untuk acara mendatang.

   

5. Menyiapkan keterlibatan audiens terlebih dahulu (host dan presenter)Jika Anda berencana untuk mengadakan sesi T&J atau ingin mengobrol dengan audiens, pikirkan tentang bagaimana Anda akan terlibat dengan mereka. Untuk acara yang dihadiri banyak orang, akan sangat membantu jika seseorang selain pembicara mengelola pertanyaan yang datang melalui obrolan atau fungsi T&J. Kami juga merekomendasikan untuk meminta beberapa kolega untuk menghadiri acara Anda dengan pertanyaan yang sudah disiapkan sebelumnya guna memulai percakapan. Jika Anda berbicara di acara hibrida, jangan lupakan audiens virtual. Peserta jarak jauh akan merasa lebih terlibat jika Anda ingat untuk menjawab pertanyaan mereka dan berbicara langsung dengan mereka. Untuk menghindari orang berbicara satu sama lain, dorong peserta untuk menggunakan fitur Reaksi Zoom Webinars, yang memungkinkan pengguna virtual menanggapi konten dengan emoji yang disukai.

Tips pro

Untuk acara hibrida, pertimbangkan untuk menempatkan monitor di dekat pembicara yang menampilkan peserta jarak jauh agar audiens langsung dapat melihat dan berinteraksi dengan mereka.

1. 1. Persyaratan sistem minimum: Pengguna Zoom mobile client dan Zoom desktop client harus menggunakan Windows 5.7.6 atau lebih tinggi atau MacOS 5.7.6 atau lebih tinggi untuk pengalaman yang optimal. Sebelum acara, perbarui semua aplikasi perangkat lunak dan sistem operasi Anda ke versi terbaru untuk merampingkan penggunaan aset pelengkap apa pun (video, slide, dll.). Jika Anda menyelenggarakan acara besar, periksa kembali kecepatan/koneksi internet dan ketersediaan bandwidth Anda untuk memastikan peserta tidak akan mengalami penundaan atau kelambatan dengan audio/video Anda.
   2. Internet/perangkat keras cadangan: Bila memungkinkan, hubungkan komputer dan perangkat Anda menggunakan kabel langsung ke router internet untuk koneksi internet tercepat dan paling stabil. Wi-Fi tidak selalu dapat diandalkan, jadi siapkan rencana darurat jika Anda kehilangan internet dan/atau daya (hotspot ponsel adalah alternatif perbaikan cepat yang sangat baik).
   3. Opsi umpan: Bergantung pada ukuran dan kompleksitas acara, Anda mungkin ingin menggunakan alat tambahan untuk meningkatkan pengalaman. Webcam adalah cara paling umum untuk berbagi umpan video, tetapi kamera DSLR eksternal dengan kartu pengambilan HDMI juga memberikan pengalaman streaming langsung yang profesional.
      1. Perangkat lunak penggabungan dan streaming virtual dapat berintegrasi dengan Zoom untuk meningkatkan nilai produksi Anda. Jika ini terasa menakutkan, aplikasi penggabungan virtual dirancang untuk mengakomodasi semua tingkat keahlian, dari pemula hingga profesional A/V yang berpengalaman, dan dapat digunakan untuk mengelola seluruh umpan atau melengkapi alur kerja Anda. Perangkat lunak tersebut kompatibel dengan acara yang menggunakan kamera tunggal dan multikamera serta meningkatkan konten streaming langsung dengan alur kerja audiovisual yang kuat, gambar dinamis, dan animasi khusus.
      
      Informasi terbaru

      Jika Anda menggunakan perangkat lunak penggabungan dan streaming virtual, manajer konsultan Zoom Events kami merekomendasikan VM Mix dan OBS Studio untuk meningkatkan kualitas umpan langsung Anda. Dan, jika Anda memerlukan aplikasi kamera virtual, lihat integrasi SnapCam-Zoom.

      1. Aplikasi kamera virtual: Jika Anda ingin menyertakan hal yang menyenangkan ke dalam umpan streaming langsung Anda, aplikasi kamera virtual menawarkan filter realitas tertambah, lensa, dan alat bantu visual yang disempurnakan. Setelah Anda mengunduh aplikasi kamera, sambungkan ke mikrofon dan kamera desktop (atau eksternal) Anda. Buka Zoom desktop client dan pilih ikon roda gigi>opsi video. Di sana, Anda dapat beralih antara aplikasi kamera baru dan input kamera saat ini.

1. Pencahayaan: Sebagai pengingat, pencahayaan yang memadai sangat penting untuk kesuksesan acara. Jika Anda berencana untuk menyelenggarakan dari ruang konferensi, perhatikan cahaya di atas kepala yang dapat menyebabkan bayangan gelap, terutama jika pembicara Anda akan berjalan di sekitar ruangan. Saat memesan ruang, lihat kecerahan ruangan baik di siang hari maupun malam hari, dan tentukan apakah Anda dapat menyesuaikan intensitas pencahayaan atau tidak. Jika menyelenggarakan dari komputer pribadi, cobalah untuk memosisikan perangkat di dekat sumber cahaya alami dan gunakan pencahayaan eksternal, seperti lampu cincin lembut dan lampu panel, yang menghadap ke presenter. Jika menyajikan dari kantor rumahan dan/atau perangkat pribadi, kami juga menyarankan agar presenter menghadap ke jendela bila memungkinkan, bukan membelakangi jendela.
2. Pembingkaian bidikan: Untuk pengalaman video terbaik, bingkai bidikan Anda dengan tampilan close-up pembicara dari bahu ke atas kepala mereka. Sesuaikan kamera setinggi mata atau sedikit lebih tinggi sehingga pembicara tidak membungkuk di atas laptop atau menatap ke atas. Ini mungkin memerlukan pemosisian ulang webcam Anda ke monitor yang berbeda, berdiri, atau menggunakan kamera dan tripod eksternal. Saat Anda bersiap, ingat aturan sepertiga dan cobalah untuk mengisi dua pertiga bingkai dengan subjek Anda dan sisakan ruang kosong di atasnya. Meskipun bukan fokus utama, latar belakang juga berperan saat membingkai bidikan Anda dan harus rapi. Peserta ingin melihat lebih banyak dari pembicara dan lebih sedikit dari lingkungan mereka.
3. Latar belakang virtual: Latar belakang virtual Zoom adalah fitur yang menyenangkan untuk menunjukkan kepribadian Anda, merayakan liburan, atau menggabungkan branding perusahaan Anda. Pilih gambar dari pustaka kami atau buat gambar Anda sendiri. Sama seperti aplikasi kamera virtual lainnya, Zoom Meetings dan Zoom Webinars juga menyediakan filter, stiker, dan avatar untuk diletakkan di atas presentasi Anda. Untuk mengubah latar belakang Anda, unduh gambar (GIF, JPG/JPEG, PNG dengan rasio 16:9 dan resolusi 1280×720 piksel atau lebih tinggi) atau video (MP4 atau MOV dengan resolusi 480×360 piksel dan tidak lebih dari 1920×1020) pilihan Anda dan akses dari menu pengaturan Zoom desktop client di bagian Preferensi>Latar Belakang & Filter>Latar Belakang Virtual. Dari sana, Anda akan melihat opsi untuk mengunggah gambar Anda atau memilih dari gambar yang dimuat sebelumnya.
4. Branding webinar: Hanya karena acara Anda berupa acara virtual, tidak berarti merek Anda harus luput dari perhatian. Branding Sesi Zoom Webinars memungkinkan Anda untuk menyesuaikan halaman pendaftaran dengan skema warna, judul, banner, logo, gambar, tag nama, dan biodata presenter pilihan Anda. Jika dikombinasikan dengan latar belakang virtual khusus, merek Anda akan ditampilkan sepenuhnya sepanjang acara.
5. Zoom Rooms: Jika Anda menyelenggarakan acara hibrida, Zoom Rooms dengan mudah berintegrasi dengan Zoom Events untuk menciptakan ruang presentasi yang benar-benar hibrida. Sebagai pengalaman ruang konferensi modern, Zoom Rooms menyatukan peserta tatap muka dan peserta jarak jauh dengan memungkinkan mereka untuk berbagi konten dan berinteraksi satu sama lain di mana pun lokasinya. Pembicara acara dapat menyajikan dari ruang konferensi besar, di belakang podium, atau di rumah, serta menggunakan perangkat keras dan peralatan bersertifikasi Zoom untuk memberikan pengalaman acara profesional.

1. Menyesuaikan wallpaper di belakang ubin video dan konten bersama
2. Memberikan latar belakang virtual unik kepada pembicara
3. Menerapkan tag nama digital dengan warna merek Anda

Beberapa hal yang perlu diingat tentang Branding Sesi:

1. Ingatkan peserta dan panelis Anda untuk memperbarui Zoom ke versi terbaru guna menerima latar belakang virtual yang ditetapkan atau tag nama (panelis) atau melihat wallpaper yang telah diatur sebelumnya.
2. Pastikan latar belakang virtual dan tag nama Anda cocok dengan wallpaper sehingga peserta Anda menarik secara visual dalam tampilan galeri maupun pembicara.
3. Anda dapat mengatur ubin video dalam urutan tampilan galeri kustom.