Konferensi Virtual: Dari Acara hingga Pengalaman
Konferensi dan acara tradisional adalah cara terbaik untuk terhubung dengan pelanggan Anda, berbagi ide, dan menampilkan produk serta fitur baru. Namun, banyak organisasi acara menjadikan acara mereka menjadi acara virtual untuk memperluas audiens mereka.
Apa yang dimaksud dengan konferensi virtual?
Konferensi virtual adalah acara atau konferensi yang diadakan secara online dengan menggunakan platform konferensi virtual dan teknologi lainnya. Konferensi online hampir sama dengan konferensi tatap muka; peserta Anda dapat meninjau rencana perjalanan, mendaftar untuk acara virtual (dan membayar tiket mereka), memilih sesi mana yang ingin mereka hadiri, serta berjejaring dengan peserta dan pembicara lain sebelum, selama, dan setelah sesi.
Bahkan sponsor konferensi virtual bekerja dengan cara yang sama, karena sponsor yang dipilih dapat mengatur sesi untuk mengedukasi pelanggan, menjawab pertanyaan tentang produk mereka, dan mendistribusikan materi penjualan.
Bagaimana cara kerja platform konferensi virtual?
Pelaksanaan acara virtual sangat mirip dengan acara tatap muka. Anda masih harus merencanakan konten, memesan panelis dan pembicara, mendaftarkan peserta, dan lain sebagainya. Perbedaan utamanya adalah Anda akan menggunakan perangkat lunak manajemen acara virtual untuk sebagian besar, jika tidak semua, dari tugas ini. Ini termasuk pendaftaran email, membuat ruang rapat untuk menyiarkan acara, memberikan dukungan teknis kepada panelis Anda, menyatukan pembicara dan peserta melalui video, serta banyak lagi.
Anda juga akan memiliki lobi interaktif yang sangat mirip dengan lobi acara tatap muka tempat peserta acara dapat mengobrol, berjejaring, mengunjungi stan vendor, dan bergabung dalam sesi — satu-satunya perbedaan adalah Anda akan memanfaatkan platform acara Anda untuk membuat dan mengelolanya.
Apa manfaat dari konferensi virtual?
Konferensi virtual memberikan sejumlah manfaat, termasuk:
-
Aksesibilitas yang ditingkatkan
Konferensi virtual memungkinkan Anda memanfaatkan teknologi lain, seperti transkripsi dan terjemahan langsung, untuk memastikan semua orang dapat menikmati acara Anda.
-
Pengalaman peserta yang lancar
Daripada bepergian ke suatu acara, mendapatkan akomodasi, masuk, dan menemukan sesi yang tepat, peserta konferensi cukup masuk ke acara di komputer mereka dan menikmati pengalaman konferensi dari mana saja.
-
Metrik terperinci
Dengan platform acara virtual, penyelenggara acara dapat memperoleh wawasan berharga dari metrik yang Anda kumpulkan, termasuk berapa banyak yang menghadiri acara Anda, bagaimana mereka terlibat dengan sesi Anda, dan banyak lagi.
-
Peningkatan jangkauan
Dengan konferensi virtual, peserta tidak diharuskan untuk melakukan perjalanan ke lokasi fisik, memungkinkan penyelenggara acara untuk mengambil audiens yang lebih besar dan meningkatkan jangkauan mereka.
Apa yang Anda butuhkan untuk konferensi virtual?
Meskipun mungkin menyelenggarakan konferensi virtual tampak menakutkan, menyusun elemen yang diperlukan itu mudah! Inilah yang Anda perlukan untuk konferensi virtual:
-
Lokasi untuk menyelenggarakan dan/atau memfilmkan
Untuk konferensi virtual, Anda memerlukan ruang tempat Anda dapat memfilmkan dan memproduksi sesi Anda. Untungnya, Anda dapat melengkapi hampir semua ruang yang sesuai dengan kebutuhan Anda, termasuk kantor rumahan, ruang konferensi, atau bahkan di luar ruangan! Jika Anda berencana menyelenggarakan acara hibrida, Anda memerlukan lokasi yang dapat mengakomodasi jumlah peserta di tempat yang Anda antisipasi. Beberapa acara dapat diselenggarakan langsung dari rumah Anda, sementara yang lain mungkin memerlukan elemen produksi yang lebih canggih di mana Anda ingin menggunakan studio.
-
Platform untuk menyelenggarakan konferensi virtual
Untuk membuat acara yang disederhanakan dan menarik, Anda memerlukan platform acara virtual yang memungkinkan pengalaman semacam itu. Platform penyelenggara acara memberi Anda toko serba ada untuk kebutuhan manajemen acara Anda, termasuk pendaftaran acara, tiket, manajemen sesi dan peserta, serta banyak lagi.
-
Teknologi acara virtual yang tepat
Tanpa kemampuan untuk mendengar dan melihat panelis dengan jelas, acara paling menarik pun tidak akan berhasil. Pastikan Anda memiliki kamera, mikrofon, dan elemen pencahayaan yang sesuai dengan ruang dan kasus penggunaan yang dimaksudkan. Misalnya, jika pembicara Anda berencana untuk berpindah tempat, pastikan Anda memiliki kamera yang dapat melacak pergerakan Anda sehingga peserta dapat melihat semua tindakan.
Platform harus mencakup kemampuan berikut:
Fungsionalitas satu-ke-banyak
Sebagian besar acara virtual terdiri dari panelis yang berbicara kepada audiens besar, dan solusi yang memungkinkan satu orang berbicara kepada audiens besar untuk membantu menghindari gangguan.
Opsi T&J
Forum untuk T&J adalah ciri khas dari pengalaman acara virtual, karena menyediakan tempat bagi peserta untuk menjawab pertanyaan mendesak mereka secara real time oleh staf pendukung acara. Anda juga dapat mengumpulkan pertanyaan paling penting atau yang sering diajukan dan menjawabnya secara langsung di akhir sesi Anda.
Obrolan dalam sesi
Obrolan dalam sesi memberi peserta konferensi tempat di mana mereka dapat mengobrol dan terlibat satu sama lain, termasuk berbagi kegembiraan atau reaksi mereka terhadap sesi Anda. Obrolan dalam sesi juga memberi staf pendukung acara dan admin tempat untuk memberikan tautan atau sumber daya lain untuk dinikmati oleh peserta sesi.
Berbagi konten
Kemampuan untuk berbagi konten sangat penting untuk pengalaman acara virtual karena memungkinkan Anda berbagi konten secara langsung seperti gambar, video, PDF, tampilan slide, musik, dan banyak lagi dengan peserta Anda.
Latar belakang virtual
Latar belakang virtual adalah latar belakang yang dapat disesuaikan yang mampu menyertakan gambar atau video serta memberikan berbagai opsi kepada penyaji untuk membuat pengalaman yang dipersonalisasi bagi peserta. Panelis dapat menyesuaikan latar belakang virtual mereka untuk menyertakan merek organisasi dan sponsor mereka, serta membuat latar belakang yang cocok dengan konteks dan nuansa presentasi mereka.
Portal admin
Portal admin yang disederhanakan memberi admin, penyelenggara acara, dan staf pendukung acara cara untuk mengelola seluruh acara virtual Anda, juga membuat dan mengedit acara, serta mendapatkan wawasan penting seperti pendaftaran peserta, keterlibatan acara, dan banyak lagi.
Bagaimana Anda mengatur konferensi virtual?
Setelah Anda mengumpulkan semua yang Anda butuhkan untuk menyelenggarakan konferensi virtual, saatnya untuk mengaturnya! Berikut adalah langkah-langkah utama yang harus diikuti penyelenggara acara saat merencanakan konferensi virtual:
Untuk informasi selengkapnya tentang cara menyelenggarakan acara virtual yang menarik, lihat panduan acara virtual kami.
1. Perencanaan acara
Saat merencanakan acara, Anda harus mempertimbangkan dengan hati-hati siapa audiens target Anda, pengalaman seperti apa yang ingin And berikan, nilai apa yang dapat ditawarkan acara Anda kepada mereka, tujuan apa yang ingin Anda capai, dan bagaimana Anda akan mengukur kesuksesan Anda.
2. Konten dan pembicara
Setelah menentukan tujuan acara, Anda dapat memikirkan ide untuk sesi dan konten. Anda kemudian dapat mengundang pembicara dan panelis berdasarkan siapa pembicara terbaik untuk menyampaikan konten. Misalnya, meminta direktur teknologi Anda mempresentasikan sesi tentang teknologi mutakhir akan memiliki dampak yang lebih besar daripada meminta karyawan dari bagian pemasaran untuk mempresentasikan sesi yang sama.
3. Keterlibatan acara
Saat membangun sesi Anda, pastikan untuk mempertimbangkan keterlibatan peserta. Dengan menjaga durasi sesi di bawah satu jam, menjadwalkan jeda di antara sesi, dan menyertakan sesi berjejaring dapat membantu menjaga semuanya tetap segar. Selama sesi, Anda dapat memanfaatkan polling, T&J, dan obrolan untuk membuat percakapan tetap interaktif. Anda juga dapat membuat agenda jam kerja normal dengan sesi khusus wilayah untuk peserta global Anda guna memastikan semua orang dapat menikmati acara Anda.
4. Persiapan
Menyelenggarakan setiap acara memerlukan banyak kerja sama tim, jadi Anda harus berkoordinasi erat dengan tim Anda. Dengan menunjuk produser yang bertanggung jawab atas produksi, membuat jadwal produksi dan alur kerja acara, serta membuat hub komunikasi terpusat untuk acara seperti saluran obrolan, Anda dapat membantu memastikan tim Anda siap untuk acara tersebut. Anda juga harus menjadwalkan gladi bersih acara untuk memastikan bahwa semuanya berjalan dengan lancar.
5. Pembuatan situs web
Situs web terkini menyediakan sumber daya penting, seperti gambaran umum acara, agenda, informasi sesi, pembicara, pertanyaan umum, dan halaman pendaftaran Anda. Pastikan untuk menambahkan gambar dan video yang menarik ke halaman web Anda agar peserta Anda lebih bersemangat terhadap acara tersebut!
6. Promosi acara
Anda harus mempromosikan acara Anda untuk menyebarkan berita dan mendorong pendaftaran. Mengirim email promosi ke pelanggan Anda, menerbitkan artikel blog tentang acara tersebut, memposting pengingat di media sosial, serta mengoordinasikan upaya pemasaran dengan mitra, pembicara, dan sponsor Anda akan membantu menumbuhkan audiens virtual Anda.
7. Menyelenggarakan acara
Ketika membicarakan tentang penyelenggaraan, Anda ingin menawarkan banyak dukungan dan bimbingan kepada peserta serta pembicara Anda. Menawarkan pemecahan masalah dan dukungan teknis yang memadai membantu memastikan semua orang dapat menikmati acara Anda, sambil memberikan informasi dasar seperti tempat mengajukan pertanyaan, cara bergabung dalam sesi, dan melihat rekaman membantu peserta menavigasi pengalaman.
Platform acara komprehensif untuk konferensi virtual
Zoom Events, platform penyelenggara acara kami, menyediakan semua fitur dan fungsionalitas yang Anda perlukan untuk mengatur, mengelola, dan menyelenggarakan acara virtual Anda.
Elemen kunci dari platform Zoom Events:
Mengelola tiket dan pendaftaran acara
Sesuaikan proses pendaftaran dan kelola tiket Anda dengan mudah, termasuk kemampuan membuat tiket untuk peserta dan panelis, mengatur izin, menyesuaikan harga tiket, dan menyesuaikan jendela penjualan tiket.
Ciptakan peluang berjejaring
Dengan kemampuan untuk terlibat satu sama lain di obrolan dalam lobi, obrolan dalam sesi, Ruang Diskusi, polling, stan vendor host, dan banyak lagi, peserta memiliki banyak kesempatan untuk saling mengenal dan berjejaring dengan pakar industri.
Lacak kemajuan dan hasil dengan data terperinci
Portal Zoom Events memberi Anda sejumlah fitur dan analitik untuk membantu Anda meningkatkan pengalaman acara dan melacak kemajuan Anda, termasuk kemampuan untuk melihat berapa banyak yang terdaftar versus berapa banyak yang hadir, metrik keterlibatan, dan berapa banyak orang yang melihat rekaman sesi Anda setelah acara selesai.
Pusat acara bermerek
Portal Zoom Events juga memungkinkan Anda untuk membuat pusat acara bermerek, memberi Anda kemampuan untuk menempatkan merek Anda – dan sponsor serta mitra Anda – di depan dan di tengah peserta acara Anda.
Dukungan profesional untuk acara online
Zoom juga memberikan dukungan profesional untuk acara online, memberi tim Anda semua sumber daya dan panduan yang mereka butuhkan untuk menyelenggarakan acara yang lancar dan menarik. Lihat paket dukungan.
Mulai menggunakan Zoom Events
Untuk mulai menyelenggarakan acara virtual Anda selanjutnya, beli lisensi Zoom Events, lalu kunjungi events.zoom.us untuk masuk ke akun Anda. Setelah masuk, Anda dapat mulai menyiapkan hub di bawah tab Kelola, lalu mulai membuat Acara, KTT, atau Konferensi pertama Anda menggunakan tab Buat.