Руководство Zoom по проведению гибридных мероприятий

Гибридные мероприятия могут казаться немного загадочными, ведь каждое из них уникально. Но если вы рисуете их в своем воображении как прямую трансляцию конференц-зала или видеотрансляцию предварительно записанного содержимого, похоже, пора изменить ваше представление. Настоящее гибридное мероприятие — это запоминающееся вовлекающее мероприятие с эффектом присутствия, в котором участвует очная и удаленная аудитория. Благодаря правильному планированию и пониманию современной среды мероприятия можно организовать успешное и значимое гибридное мероприятие, которое позволит повысить рентабельность инвестиций.

Давайте представим себе такой сценарий. Вы с друзьями надеваете футболки с символикой вашей любимой команды и отправляетесь в местный ресторан, в котором установлены звуковые динамики и телевизоры на всю стену, и рядом с вами находятся еще 50 болельщиков, с нетерпением ожидающих начала матча чемпионата. Позже вы получаете текстовое сообщение от друзей, находящихся на матче, и вызов FaceTime, чтобы отпраздновать гол. Осознаете вы это или нет, но описанное выше и есть гибридное мероприятие. Просматриваете ли вы концерты или спортивные мероприятия в реальном времени у себя дома, участвуете ли в конференциях сотрудников компании, одновременно заботясь о больном ребенке, — все это гибридные мероприятия, которые являются неотъемлемой частью нашей повседневной жизни.

Для организаций гибридные мероприятия могут быть такими же эффективными, как и очные мероприятия (если не более эффективными), и предоставляют возможности для расширения охвата бренда — выхода за рамки выставочного зала или конференц-центра. Поскольку виртуальные взаимодействия продолжают быть эффективными, популярность гибридных мероприятий в настоящее время стремительно возросла. Действительно, 91% маркетологов мероприятий считает, что гибридные мероприятия играют важную роль в планировании будущих мероприятий.

Однако проведение гибридного мероприятия может казаться не таким простым, как участие в нем. Чтобы вы лучше разобрались в гибридных мероприятиях и решили, подходят ли они для вашего бизнеса, давайте сначала рассмотрим, чем отличаются гибридные мероприятия от очных.

Сравнение очных и гибридных мероприятий

Думая об обычных очных мероприятиях, проводимых в реальном времени, вы можете представлять следующее:

• торговые выставки;
• конференции;
• курсы непрерывного образования;
• социальные мероприятия;
• работа в сверхурочное время;
• собрания сотрудников компании;
• праздничные вечеринки;
• сопровождение новых сотрудников и клиентов.

Компании обычно проводят эти мероприятия для очных встреч, продажи продуктов и услуг, формирования долгосрочных отношений и лояльности к бренду. И хотя количество командировок все еще ниже показателя до пандемии COVID-19, очные встречи по-прежнему имеют ряд преимуществ. Тем не менее для создания вовлекающих мероприятий, которые выгодны для инвестирования и посещения, маркетологам мероприятий необходима хорошо спланированная стратегия.

Виртуальные мероприятия

Используя платформы для управления виртуальными мероприятиями, такие как Zoom Events, организации могут успешно проводить множество мероприятий в интернете, в том числе следующие:

• торговые выставки;
• конференции;
• курсы непрерывного образования;
• социальные мероприятия;
• работа в сверхурочное время;
• собрания сотрудников компании;
• праздничные вечеринки;
• сопровождение новых сотрудников и клиентов.

Ничего удивительного, если этот список кажется знакомым: современные технологии позволяют проводить многие из очных мероприятий в интернете. Когда мир перешел на виртуальное общение, стало очевидно, что с правильным планированием и инструментами маркетологи могут удаленно проводить похожие мероприятия, способствующие получению тех же преимуществ, если не больших.

Помимо того что виртуальные мероприятия способствуют охране окружающей среды и сокращению расходов на командировки и аренду помещений, они позволяют компаниям охватить гораздо большее количество людей, чем очные мероприятия. В 2021 г. компания Zoom удаленно провела свою ежегодную конференцию пользователей Zoomtopia, в которой приняли участие 33 000 присутствующих со всего мира. Помимо этого, в удаленном режиме недавно провели ежегодное собрание специалистов по продажам, а в 2022 г. — первое гибридное мероприятие Zoomtopia. Учитывая перечисленные преимущества виртуальных мероприятий, не вызывает удивления то, что 63% маркетологов мероприятий планируют провести такое же или большее количество виртуальных мероприятий в следующем году.

Очные + виртуальные мероприятия = гибридные мероприятия

Способность демонстрировать содержимое в интернете, объединяя одновременно очную аудиторию и виртуальных присутствующих, отражает переход к современному гибридному коллективу. Гибкие возможности и свобода выбора времени и способа посещения мероприятия, подобная свободе выбора места работы, — вот причины, объясняющие такую заманчивость гибридных мероприятий. Они не только позволяют сблизить представителей разных аудиторий, но и становятся все более популярными: так, в следующем году маркетологи мероприятий планируют выделить 37% средств из своего бюджета на проведение гибридных мероприятий, что больше, чем в предыдущие два года.

Проведение гибридного мероприятия — это не просто потоковое вещание содержимого для виртуальной аудитории. Вместо этого необходимо планировать и виртуальные, и очные аспекты, чтобы у представителей обеих аудиторий были возможности для взаимодействия между собой. Ниже представлены некоторые рекомендации по началу работы.

Планирование перед мероприятием

Перед тем как разрабатывать стратегию мероприятия, задайте себе перечисленные ниже вопросы.

• Цели. Чего вы хотите добиться с помощью этого мероприятия? Зачем нужно присутствие аудитории?
• Бюджет. Каков ваш бюджет? Гибридные мероприятия обычно обходятся не так дорого, как очные мероприятия, однако для них все равно создаются новые статьи расходов в общем бюджете.
• Технологии. Есть ли у вас или будут соответствующие технологии для проведения виртуального мероприятия (например, платформа для трансляции в реальном времени, программное обеспечение для видео-конференц-связи, камеры, звуковые системы и видеосистемы, микрофоны, мониторы и т. п.)?
• Пропускная способность. Достаточная ли пропускная способность в месте проведения мероприятия, чтобы очные присутствующие могли пользоваться интернетом? Это часто упускают из виду и вспоминают об этом только в день мероприятия, поэтому обязательно разработайте план, который подходит для большого количества пользователей и позволяет минимизировать время задержки.
• Персонал. Есть ли у вас соответствующий персонал, который будет контролировать виртуальные аспекты мероприятия (не участники команды на месте)?
• Взаимодействие. Какие возможности вы планируете предоставить удаленной аудитории и очным присутствующим для ведения коллективной работы и взаимодействия между собой, а также с докладчиками?
• Пространство для проведения мероприятия. Можно ли организовать пространство для проведения мероприятия таким образом, чтобы в мероприятии участвовали удаленные зрители, то есть можно ли установить дополнительные мониторы или выделить зоны для просмотра?
• Успех. Что для вас является успехом и какие показатели вы будете учитывать при его измерении? Количество присутствующих? Зрителей? Потенциальных клиентов? Проданных билетов? Проведенных конференций? От этих показателей зависит то, какие технологии, персонал и бюджет вам будут необходимы для достижения успеха.

Ответив на эти вопросы, можно приступать к созданию плана по объединению обеих аудиторий. Вам необходимо не только учесть уникальные потребности очных присутствующих и удаленных зрителей, но и заранее предусмотреть способы их взаимодействия.

Предупреждение присутствующих заранее

В гибридных мероприятиях могут участвовать разные аудитории, поэтому, чтобы у всех остались положительные впечатления, очных и онлайн-участников полезно предупредить заранее о том, чего от них ожидают и что от них требуется.

• Регистрация. Настройте регистрацию на мероприятие, обозначив, какие сеансы предназначены для всех присутствующих, а какие для той или иной аудитории. Например, после мероприятия может быть запланирована встреча на месте или онлайн-сеанс в сессионном зале, в котором могут принять участие только виртуальные присутствующие.

  Профессиональный советВо время подготовки мероприятий организаторы мероприятий могут использовать Zoom Events для создания разных билетов на основе различных критериев (платные, бесплатные, очные мероприятия, мероприятия со свободным входом и т. д.). Благодаря этому организаторы могут передавать содержимое только конкретной аудитории, например только владельцам виртуальных билетов.

• Требуемые технологии. Виртуальные присутствующие будут признательны вам за информацию о том, какие технологии требуются для доступа к вашему мероприятию. Участники предпочитают, чтобы им сообщали о требованиях заранее, поэтому даже напоминание о необходимости обновить операционную систему или видео с советами по началу работы с Zoom Meetings будут для них полезны.
• Приглашенные докладчики. Если на вашем гибридном мероприятии будут выступать очные докладчики, полезно предоставить им советы о том, как взаимодействовать с удаленной аудиторией. Чтобы мероприятие было по-настоящему вовлекающим, докладчик должен взаимодействовать и с очной, и с виртуальной аудиторией. Очным докладчикам может понадобиться дополнительная помощь для того, чтобы не забывать о виртуальной аудитории, например устанавливать с ней зрительный контакт через камеру и следить за чатом в реальном времени на дисплее. Однако пригашенные докладчики не обязательно должны присутствовать очно. Одно из преимуществ виртуальных мероприятий — сокращение командировочных расходов, так что при найме виртуальных докладчиков вы можете располагать большим бюджетом. Позаботьтесь о том, чтобы ваши виртуальные докладчики также знали, куда смотреть, как взаимодействовать с обеими аудиториями, и понимали, что важно иметь чистый фон, хороший звук и освещение и многое другое.

  Профессиональный советОзнакомьтесь с нашим исчерпывающим руководством для организаторов мероприятий и виртуальных докладчиков, чтобы получить дополнительные советы по виртуальному выступлению.

Активное вовлечение аудитории

Чтобы мероприятие прошло с пользой, участники, сидящие за компьютерами и присутствующие очно на месте, должны принимать в нем активное участие. По-настоящему полезное мероприятие позволяет приобрести новые знакомства, знания или навыки, и его необходимо основательно планировать.

• Поощряйте значимые разговоры
  Не ограничивайте общение всего одной аудиторией. Участникам требуется множество возможностей для общения друг с другом, а также с организаторами и докладчиками. Поощряйте очных присутствующих участвовать в онлайн-чатах в реальном времени с ноутбуков или мобильных телефонов. Можно еще больше повысить уровень вовлеченности, транслируя чат в реальном времени на дисплее монитора в зале, чтобы присутствующие просматривали сообщения, реагировали на них и отвечали друг другу. Таким образом, виртуальная аудитория будет чувствовать сопричастность и вовлеченность в то, что происходит в реальном времени.

  Профессиональный советЕсли вы хотите, чтобы ваша очная аудитория и удаленные присутствующие взаимодействовали между собой в формате чата в реальном времени, обратитесь за творческими идеями по сближению обеих аудиторий к нашей команде по обслуживанию мероприятий.

• Дважды проверяйте технологии
  Технологии могут как способствовать, так и препятствовать успеху гибридного мероприятия. Как минимум необходимо иметь платформу для управления виртуальными мероприятиями, программное обеспечение для потоковой передачи, которое может надлежащим образом обрабатывать ваш видеопоток (мы не рекомендуем использовать бесплатные платформы, так как во время мероприятия они могут отображать нежелательные рекламные объявления), достаточную скорость интернета или Wi-Fi и пропускную способность для прямой трансляции, а также камеры и микрофоны высокого качества, предназначенные для потоковой передачи.
• Не забывайте о налаживании связей
  Налаживание связей — это одно из главных преимуществ посещения мероприятия, поэтому позаботьтесь о том, чтобы у виртуальной аудитории была такая возможность. Функции налаживания связей Zoom Events включают в себя множество возможностей для создания сети профессиональных связей с помощью цифровых бейджей и каталогов профилей в социальных сетях. Предлагаем вам включить в программу мероприятия дополнительное время для налаживания связей в любой форме: неформальная встреча после мероприятия, обсуждение ключевых моментов в группах в сессионном зале, упражнения для снятия напряжения, чтобы представители обеих аудиторий могли общаться в чате, вести коллективную работу и чувствовать себя более непринужденно с другими участниками.
• Упростите вопросы и ответы
  Если присутствующие могут задавать вопросы только в конце выступления, их уровень участия и вовлеченности может снизиться, так как они могут забыть свои вопросы или будут готовы уйти и решат не спрашивать. Поощряйте присутствующих доставать свои ноутбуки и задавать вопросы сразу, в онлайн-чате (даже если они присутствуют очно), а не ждать окончания выступления. И наоборот, выберите нескольких участников из виртуальной аудитории (желающих), которые зададут свои вопросы в реальном времени. Это еще один способ сблизить обе аудитории.

  Профессиональный советФункция вопросов и ответов Zoom Webinars и инструменты для опросов позволяют легко и быстро получить обратную связь от аудитории. Если включена функция вопросов и ответов, присутствующие могут отвечать на вопросы друг друга, поддерживать их и реагировать на вопросы других участников. Для организаторов, которым необходимо вернуться к вопросам после завершения мероприятия, Zoom предоставляет возможность загрузить отчет с заданными вопросами.

• Расширьте охват бренда в выставочном зале
  Функция выставки в Zoom Events позволяет предоставить виртуальной аудитории возможности, доступные на обычной выставке, путем объединения спонсоров, присутствующих и представителей выставочных павильонов. Присутствующие могут «прогуливаться» по выставочной площадке, общаться в чате с представителями выставочных павильонов, видеть логотипы спонсоров, ознакомляться с демо-версиями продуктов и актуальными материалами точно так же, как и на очной выставке. Если раньше охват бренда определялся размером или расположением выставочного павильона, то сейчас можно выйти за рамки выставочного стенда 10 x 10 и охватить во сто крат большую аудиторию.

VIP-обслуживание

Запоминающиеся мероприятия — это те мероприятия, о которых еще долго говорят после их завершения. Предоставьте присутствующим уникальные возможности, чтобы они смотрели повтор или читали обзор снова и снова и еще долго вспоминали и говорили о вашем мероприятии. Не бойтесь объявить о новом продукте, представить новую услугу или презентовать невероятное достижение компании. Планируете раздать очным участникам сувениры с символикой компании? Не забудьте отправить подарки и виртуальным участникам. Ищите возможности позаботиться о том, чтобы все присутствующие чувствовали себя особенными, независимо от места их расположения.

Содержимое — ключ к успеху

Неудивительно, что после четвертой видеоконференции в день вы чувствуете усталость, но секрет в том, что вас утомляют не технологии, а содержимое. «Запойное телесмотрение» спортивных соревнований или сериалов стало более распространенным, и это свидетельствует о том, что аудитория способна концентрировать внимание до тех пор, пока содержимое увлекает. Благодаря гибридным мероприятиям организации могут экономить средства на поездках и нанимать широко известных докладчиков, которые способны привлекать большую аудиторию, находясь в уютной обстановке у себя дома или в номере отеля. Организуйте мероприятие с высокоэнергичными докладчиками, сеансами, предусматривающими активное взаимодействие, и интерактивным содержимым, а также выделите время на перерывы и налаживание связей.

Повышение уровня развлечений

Планируя совместный досуг, не забудьте предоставить виртуальной аудитории возможность присоединиться к развлечениям. Любите живую музыку? Наймите группу, которая будет играть для всех участников удаленно. Организуете коктейльную вечеринку для очных присутствующих? Спланируйте виртуальный урок бармена или виртуальное мероприятие по дегустации вин для зрителей, которые находятся дома. Нужны двое ведущих? Почему бы не назначить одного виртуального? Не бойтесь применять творческий подход к любимым занятиям для сближения обеих аудиторий.

Понимание технологий

Даже лучший докладчик может потерпеть фиаско в случае сбоя в работе технологий. Прерывание видео, плохое освещение и низкое качество звука — вот некоторые причины, по которым виртуальная аудитория может быстро потерять интерес к вашему мероприятию и почувствовать усталость. Протестируйте свое оборудование заранее, а еще лучше наймите консультанта по мероприятиям, который спланирует ваши аудиовизуальные потребности и будет реализовывать их до и во время проведения мероприятия.

Независимо от того, осуществляете ли вы вызов у себя дома, находитесь в зале заседаний или смотрите прямую трансляцию вместе с 10 000 других присутствующих, для современных гибридных мероприятий требуются универсальные технологии, которые можно использовать в любом месте и в любое время. Современные посетители мероприятий не находятся в одном пространстве для проведения мероприятий целый день. Вместо этого они смотрят вступительную речь в номере отеля, просматривают демо-версию в реальном времени в выставочном зале, обедают с коллегами и слушают заключительное слово на планшете в аэропорту. Будущее за гибридными мероприятиями, которые рассчитаны на любую аудиторию. Гибридные мероприятия дарят эффект присутствия, и их можно посещать в любом месте.

Ожидается, что к 2025 г. объем международного рынка вебинаров и виртуальных мероприятий достигнет показателя 4,44 млрд долл. США * (то есть увеличится по сравнению с показателем 1,57 млрд долл. США за 2020 г.). Поэтому сейчас самое время внедрять стратегии проведения инновационных и вовлекающих мероприятий, которые позволяют сблизить обе аудитории и выделить ваш бренд.

Узнайте, как Zoom Events может помочь вам улучшить стратегию проведения гибридных мероприятий в любом месте.
Обратитесь к специалистам по Zoom Events уже сегодня.

* Этот показатель взят из результатов исследования компании Frost & Sullivan, представленных в отчете Zoom, которые можно просмотреть после загрузки отчета.