Handleiding van Zoom voor het hosten van hybride evenementen

Hybride evenementen kunnen wat mysterieus aanvoelen, omdat elk evenement uniek is. Maar als u denkt aan een livestream van een vergaderruimte of een video-uitzending van vooraf opgenomen inhoud, is het misschien tijd om uw mening te herzien. Een echt hybride evenement is een meeslepende, onvergetelijke en boeiende ervaring die zowel een persoonlijk als een extern publiek samenbrengt. Met de juiste planning en inzicht in het moderne evenementenlandschap kunt u een succesvol en zinvol hybride evenement opzetten dat meer ROI kan genereren.

Stelt u zich dit eens voor. U gaat met een paar vrienden in het shirt van jullie favoriete team naar een plaatselijk restaurant met luidsprekers met surround sound, enorme tv's en 50 andere fans die niet kunnen wachten om de kampioenswedstrijd te bekijken. Later ontvangt u een sms van vrienden die bij de wedstrijd aanwezig zijn en een FaceTime-oproep om een doelpunt te vieren. Of u het nu door had of niet, u hebt zojuist een hybride evenement meegemaakt. Van het bekijken van liveconcerten en realtime sportevenementen in uw eigen huiskamer tot het deelnemen aan een bedrijfsvergadering terwijl u voor een ziek kind zorgt, hybride ervaringen maken deel uit van ons dagelijks leven.

Voor organisaties kunnen hybride evenementen net zo effectief, en misschien wel effectiever zijn dan persoonlijke evenementen en mogelijkheden bieden om het bereik van uw merk uit te breiden tot ver buiten de muren van een expohal of conferentiecentrum. Het aanhoudende succes van virtuele ervaringen zorgde voor een boost in hybride evenementen. 91% van de eventmarketeers is er zelfs van overtuigd dat hybride evenementen een belangrijke rol spelen in het toekomstige plannen van evenementen.

Het hosten van een hybride evenement klinkt echter niet zo eenvoudig als deelnemen aan een evenement. Om hybride evenementen beter te begrijpen en om te besluiten of ze geschikt zijn voor uw bedrijf, lichten we eerst de verschillen tussen persoonlijke en virtuele evenementen toe.

Persoonlijke versus virtuele evenementen

Als u denkt aan live, persoonlijke evenementen, denkt u misschien aan traditionele ervaringen zoals:

• beurzen
• vergaderingen
• bijscholingscursussen
• netwerkevenementen
• bijeenkomsten na sluitingstijd
• bedrijfsvergaderingen
• eindejaarsfeestjes
• onboarding van klanten of werknemers

Deze evenementen worden vaak gebruikt voor bedrijven om elkaar persoonlijk te ontmoeten, hun producten en diensten te verkopen en langdurige relaties en merkentrouw op te bouwen. Hoewel reizen nog steeds niet is wat het was zoals de situatie vóór COVID-19, zitten er nog steeds voordelen aan persoonlijke ontmoetingen. Maar eventmarketeers hebben een goed geplande strategie nodig om een boeiend evenement op te zetten dat voor het publiek de moeite waard is om in te investeren en bij te wonen.

Virtuele evenementen

Met platforms voor het beheer van virtuele evenementen zoals Zoom Events kunnen organisaties met succes verschillende online-ervaringen hosten, zoals:

• beurzen
• vergaderingen
• bijscholingscursussen
• netwerkevenementen
• bijeenkomsten na sluitingstijd
• bedrijfsvergaderingen
• eindejaarsfeestjes
• onboarding van klanten of werknemers

Als deze lijst u bekend voorkomt, komt dat omdat de moderne technologie het mogelijk maakt om veel van deze evenementen online te organiseren, en niet meer alleen persoonlijk. Toen de wereld de stap maakte naar virtuele ervaringen, werd het duidelijk dat marketeers met de juiste planning en hulpmiddelen soortgelijke evenementen op afstand konden organiseren die dezelfde voordelen zouden opleveren, en zelfs meer.

Naast duurzaamheid en lagere kosten voor zaken als reizen en het huren van evenementenruimte, kunnen bedrijven dankzij virtuele evenementen online veel grotere ervaringen organiseren dan bij persoonlijke evenementen. In 2021 organiseerde Zoom zijn jaarlijkse vergadering voor gebruikers, Zoomtopia, op afstand met 33.000 deelnemers wereldwijd, en in 2022 zijn meest recente sales kick-off en allereerste hybride Zoomtopia-ervaring. Met deze voordelen is het begrijpelijk dat 63% van de eventmarketeers van plan is om in het komende jaar evenveel of meer virtuele evenementen te organiseren.

Persoonlijk + virtueel = hybride evenementen

De mogelijkheid om online inhoud te hosten en tegelijkertijd een livepubliek en virtuele deelnemers samen te brengen, geeft de verschuiving weer naar het huidige hybride personeelsbestand. Net zoals werknemers overal kunnen werken, is de flexibiliteit en vrijheid om te kiezen waar en hoe ze een evenement bijwonen datgene wat hybride evenementen zo aantrekkelijk maakt. Ze overbruggen niet alleen de kloof tussen doelgroepen, maar ze worden ook steeds populairder: eventmarketeers zijn van plan het komende jaar 37% van hun budget te besteden aan hybride ervaringen, een hoger percentage dan in de twee voorgaande jaren.

Het hosten van een hybride evenement is meer dan alleen het livestreamen van uw inhoud voor een virtueel publiek. De virtuele en live-aspecten moeten juist samen worden gepland, met mogelijkheden voor beide doelgroepen om met elkaar in contact te komen. Gebruik de volgende richtlijnen om u op weg te helpen.

Planning vóór het evenement

Stel uzelf de volgende vragen voordat u uw evenementenstrategie opzet:

• Doelen: wat hoopt u met dit evenement te bereiken? Waarom moet uw publiek aanwezig zijn?
• Budget: wat is uw budget? Virtuele evenementen kosten doorgaans niet zoveel als persoonlijke evenementen, maar er zijn nog steeds nieuwe kostenposten in uw totale budget.
• Technologie: beschikt u over de juiste technologie om een virtueel evenement te hosten? (d.w.z. livestreamingplatform, software voor videovergaderingen, camera's, audio- en geluidssystemen, microfoons, monitoren, enz.)
• Bandbreedte: heeft uw locatie voldoende bandbreedte voor persoonlijke bezoekers die internet gebruiken? Dit wordt vaak vergeten en over het hoofd gezien tot de dag van het evenement zelf, dus zorg voor een plan dat grote hoeveelheden gebruikers kan ondersteunen en de vertragingstijd tot een minimum beperkt.
• Personeel: beschikt u over het juiste personeel om het virtuele aspect van uw evenement te overzien? (Dit is anders dan teamleden op locatie).
• Betrokkenheid: hoe wilt u deelnemers op afstand en live samen laten werken en met elkaar of met de sprekers laten communiceren?
• Evenementenruimte: kunt u de evenementenruimte aanpassen aan kijkers op afstand, d.w.z. extra monitors of kijkgebieden?
• Succes: hoe ziet succes eruit en hoe gaat u dat meten? Aan de hand van het aantal deelnemers? Kijkers? Leads? Ticketverkoop? Gehouden vergaderingen? De manier waarop u deze statistieken bijhoudt, bepaalt welke technologie, welk personeel en wat voor budget u nodig hebt om succesvol te zijn.

Zodra u deze vragen hebt beantwoord, is het tijd om een plan te maken om uw publiek samen te brengen. U moet niet alleen rekening houden met de unieke behoeften van zowel de persoonlijke deelnemers als de kijkers op afstand, maar u moet ook proactief optreden als het gaat om de manieren waarop zij met elkaar in contact kunnen komen.

Geef deelnemers een seintje

Hybride evenementen kunnen meerdere publieksgroepen hebben, maar zowel persoonlijke als online deelnemers zijn erbij gebaat te weten wat er wordt verwacht of wat er nodig is voor een positieve ervaring.

• Registratie: organiseer de inschrijving voor uw evenement door aan te geven welke sessies voor alle deelnemers toegankelijk zijn en welke specifiek voor de ene of de andere doelgroep. Er kan bijvoorbeeld een samenkomst op locatie buiten kantooruren zijn of een breakout-sessie die alleen online toegankelijk is voor virtuele deelnemers.

  Pro-tip Hosts van evenementen kunnen Zoom Events gebruiken om aparte ticketgroepen aan te maken op basis van verschillende criteria (betaald, gratis, virtueel, persoonlijk, enz.) die tijdens het opzetten van het evenement zijn toegewezen. Hierdoor kunnen hosts inhoud verspreiden onder een specifiek publiek, d.w.z. alleen virtuele tickethouders.

• Vereiste technologie: virtuele deelnemers zullen het op prijs stellen als ze wordt medegedeeld welke technologie nodig is om toegang te krijgen tot uw evenement. Zelfs al is het maar een eenvoudige herinnering om hun besturingssysteem bij te werken of videotips om aan de slag te gaan met Zoom Meetings, deelnemers weten graag van tevoren wat ze nodig hebben.
• Gastsprekers: als uw hybride evenement persoonlijke sprekers heeft, wordt een beetje begeleiding bij de interactie met het publiek op afstand zeer gewaardeerd. Om echt een onvergetelijke indruk te maken, moet de spreker zowel met het live-publiek communiceren als met het virtuele publiek. Van het maken van oogcontact met de camera tot het volgen van een livechat, persoonlijke sprekers kunnen extra hulp nodig hebben om het virtuele publiek niet te vergeten. Gastsprekers hoeven echter niet uitsluitend fysiek aanwezig te zijn op het evenement. Een van de voordelen van virtuele evenementen is lagere reiskosten, zodat u meer budget hebt als u een virtuele spreker inhuurt. Zorg ervoor dat uw virtuele sprekers ook weten waar ze naartoe moeten kijken, hoe ze het publiek moeten aanspreken en het belang begrijpen van heldere achtergronden, degelijk geluid, goede verlichting, en meer.

  Pro-tip Bekijk onze ultieme handleiding voor evenementhosts en virtuele presentatoren voor meer tips voor virtueel presenteren.

Houd uw publiek geboeid

Ongeacht of uw deelnemers achter een computer zitten of live en persoonlijk aanwezig zijn, ze moeten bij een evenement worden betrokken, zodat ze voelen dat het evenement de moeite waard is. Echte waarde komt voort uit de mogelijkheid om nieuwe connecties, informatie of vaardigheden op te doen, en vereist bewuste planning.

• Maak zinvolle gesprekken mogelijk
  Beperk het gesprek niet tot slechts één publieksgroep. Deelnemers moeten meerdere mogelijkheden hebben om zowel met elkaar als met hosts en presentatoren te praten. Moedig persoonlijke deelnemers aan om deel te nemen aan online livechats via hun laptop of mobiele telefoon. Voor nog meer betrokkenheid kunt u de livechat via een monitor in de zaal uitzenden, zodat de aanwezigen deze kunnen bekijken en op elkaar kunnen reageren. Hierdoor voelt het virtuele publiek zich verbonden en betrokken bij wat er live gebeurt.

  Pro-tip Om zowel uw persoonlijke publiek als de deelnemers op afstand met elkaar in contact te brengen in een livechat, neemt u contact op met ons team voor evenementservices om creatieve mogelijkheden te bespreken voor het samenbrengen van beide doelgroepen.

• Dubbelcheck uw technologie
  Technologie kan uw hybride ervaring maken of kraken. U moet minimaal beschikken over een platform voor virtueel evenementenbeheer, streamingsoftware die uw videofeed naar behoren kan verwerken (wij raden gratis platforms af, omdat deze tijdens uw evenement ongewenste advertenties kunnen weergeven), voldoende internet/wifi en bandbreedte om de livestream te ondersteunen, en een of meerdere hoogwaardige camera('s) en microfoon(s) die zijn ontworpen voor streaming.
• Vergeet niet te netwerken
  Netwerken is een van de grootste voordelen van het bijwonen van een evenement, dus vergeet niet om netwerken mogelijk te maken voor uw virtuele publiek. De netwerkfuncties van Zoom Events omvatten verschillende opties om uw professionele netwerk op te bouwen met digitale naamplaatjes en directory's met sociale profielen. We raden aan om bewust tijd in uw agenda in te ruimen voor de mogelijkheid tot netwerken, of het nu gaat om een sociale bijeenkomst na afloop, breakout-groepen tijdens de keynotespreker of een eenvoudige ijsbreker, zodat beide doelgroepen met elkaar kunnen praten, samenwerken en zich meer op hun gemak voelen.
• Vragenrondes vereenvoudigen
  Door aan te geven dat vragen alleen aan het einde van een presentatie kunnen worden gesteld, kan ervoor worden gezorgd dat de deelname en betrokkenheid verminderen als aanwezigen hun vragen vergeten of klaar zijn om te vertrekken en besluiten ze niet te stellen. In plaats van te wachten, kunt u de deelnemers aanmoedigen hun laptop tevoorschijn te halen en in real-time vragen te stellen via online chat (zelfs als ze persoonlijk aanwezig zijn). U kunt ook een paar (bereidwillige) leden kiezen uit het virtuele publiek om hun vragen live te stellen als een alternatieve manier om uw publiek samen te brengen.

  Pro-tip De functies voor V&A en peilingen van Zoom Webinars maken het gemakkelijk om onmiddellijke feedback van het publiek te verzamelen. Als de V&A-functie is ingeschakeld, kunnen de deelnemers elkaars vragen beantwoorden, punten toekennen aan een vraag van andere deelnemers of op hun vragen reageren. Voor hosts die een vervolg moeten geven aan een evenement, biedt Zoom de mogelijkheid om een verslag van de gestelde vragen te downloaden, zodat u ze gemakkelijk kunt terugvinden.

• Vergroot het bereik van uw merk in de expohal
  Zoom Events Expo brengt de sfeer van een persoonlijke expo naar uw virtuele publiek door sponsors, deelnemers en standhouders met elkaar in contact te brengen. Deelnemers kunnen over de vloer van de expo 'wandelen', praten met standhouders en sponsorlogo's, productdemo's en relevante inhoud bekijken, net zoals ze zouden doen als ze persoonlijk aanwezig waren geweest. Waar het merkbereik vroeger werd bepaald door de grootte of de locatie van uw stand, kunt u met virtuele evenementen uw merk zonder stand uitbreiden naar een aanzienlijk groter publiek.

VIP-behandeling

Gedenkwaardige evenementen zijn die waar mensen nog lang over napraten. Houd mensen zelfs na afloop enthousiast over uw evenement door deelnemers een unieke ervaring te bieden die ze niet kunnen krijgen door een herhaling te bekijken of een samenvatting te lezen. Schroom niet om een nieuw product te onthullen, een nieuwe dienst te introduceren of een enorm pluspunt voor uw bedrijf onder de aandacht te brengen. Bent u van plan om deelnemers op locatie een goodiebag te geven? Vergeet niet uw virtuele deelnemers ook wat te sturen. Zoek naar mogelijkheden om al uw deelnemers een speciaal gevoel te geven, ongeacht waar ze zich bevinden.

Inhoud is cruciaal

Het ligt voor de hand dat u zich u na de vierde videovergadering van de dag wat uitgeblust voelt, maar hier is een geheim: dat komt niet door de technologie, maar door de inhoud. Binge-watching van sportevenementen en volledige tv-series is gebruikelijker geworden, dus het publiek is daartoe in staat, zolang de inhoud boeit. Dankzij hybride evenementen zijn organisaties minder geld kwijt aan reiskosten en kunnen ze zich bekende sprekers veroorloven die een groot publiek kunnen trekken vanuit hun eigen huis of hotelkamer. Ontwerp uw evenement met energieke sprekers, sessies en interactieve inhoud met pauzes en netwerkmomenten.

Til uw entertainment naar een hoger niveau

Wanneer u uw favoriete sociale activiteiten plant, vergeet dan niet uw virtuele publiek mee te laten genieten. Gek op livemuziek? Huur een band in om op afstand voor iedereen te spelen. Een cocktailuurtje organiseren voor persoonlijke deelnemers? Plan een virtuele mixologieles of wijnproeverij voor de kijkers thuis. Heeft u twee programmaleiders nodig? Waarom laat u er niet één virtueel werken? Wees niet bang om wat creativiteit toe te voegen aan uw favoriete ervaringen om uw publiek samen te brengen.

Begrijp uw technologie

Zelfs de beste spreker ondervindt problemen als uw technologie hapert. Haperende video, slechte belichting en geluid van lage kwaliteit zijn enkele van de snelste manieren om uw virtuele publiek niet geboeid te krijgen en vermoeidheid te veroorzaken. Test uw apparatuur vooraf, of beter nog, huur een evenementenadviseur in om uw AV-behoeften voor en tijdens uw evenement te plannen en te beheren.

Of u nu vanuit uw huiskamer inbelt, in een bestuurskamer zit of een livestream bekijkt met 10.000 andere deelnemers, de moderne hybride evenementervaring vereist alomtegenwoordige technologie die overal en altijd kan worden gebruikt. De bezoekers van evenementen zitten tegenwoordig niet langer een hele dag in een evenementenruimte. In plaats daarvan bekijken ze de openingsspreker vanuit hun hotelkamer, zien ze een live demo in een expohal, eten ze lunch met collega's en luisteren ze naar de afsluitende opmerkingen vanaf hun tablet op de luchthaven. De toekomst van evenementen is hybride, waardoor het publiek niet langer uit twee alternatieven hoeft te kiezen. Hybride evenementen bieden juist een meeslepende ervaring waarvan de deelnemers overal kunnen genieten.

Nu de wereldwijde markt voor webinars en virtuele evenementen naar verwachting USD 4,44 miljard zal bedragen tegen 2025* (tegenover USD 1,57 miljard in 2020), is het tijd om innovatieve en aantrekkelijke evenementstrategieën te implementeren die het publiek samenbrengen en uw merk onderscheiden.

Ontdek hoe Zoom Events u kan helpen uw strategie voor hybride evenementen waar dan ook te verbeteren.
Neem vandaag nog contact op met Zoom Events.

*Dit cijfer is afkomstig uit onderzoek van Frost & Sullivan dat is gebruikt in een Zoom-rapport dat u kunt bekijken zodra u het rapport downloadt.