Hoe Save the Children haar vergaderingen transformeerde met Zoom

Kinderen zijn de meest kwetsbare leden van onze samenleving en Save the Children zet zich in om ervoor te zorgen dat kinderen in gemeenschappen over de hele wereld gezond en veilig blijven en toegang hebben tot onderwijs. Opgericht in 1919 als de eerste organisatie die zich uitsluitend toelegt op de behoeften van kinderen en het beschermen van hun rechten, Save the Children heeft het leven van meer dan 1 miljard kinderen in 120 landen veranderd tijdens zijn 100-jarig bestaan.

Save the Children heeft een belangrijke rol gespeeld bij het creëren van een mooie toekomst voor de kinderen in het programma met initiatieven die erop gericht zijn kinderen veiligheid, bescherming, gezondheidszorg, voeding en extra onderwijsmogelijkheden te bieden. Save the Children heeft drie hoofdkantoren in de Verenigde Staten, met kantoren in Fairfield, Connecticut, Washington, D.C. en Lexington, Kentucky, maar het ondersteunt ook een robuust extern personeel verspreid over de VS en de rest van de wereld.

Coördinatie van een wereldwijd verspreid personeel

Met een wereldwijd verspreid personeel en een reeks belangrijke programma's moeten de teams van Save the Children voortdurend in communicatie blijven. Het verouderde videocommunicatiesysteem zorgde echter voor wrijving in de gebruikerservaring en verspilde kostbare tijd.

"We hebben ongeveer 70 conferentiezalen verspreid over onze drie hoofdzetels", zegt Charlie Germano, Senior Director of IT and Security Operations van Save the Children. "En de eerste 10 minuten van elke vergadering werden besteed aan het configureren van de oplossing. Mijn team runt de helpdesk en elk uur – bijna op het uur – kwam er in paniek iemand naar ons toe omdat ze de tool niet begrepen en niet aan hun vergadering konden beginnen. Het was gewoon niet houdbaar."

De verouderde oplossing voor videovergaderingen van Save the Children maakte het ook moeilijk om de externe werknemers op de hoogte te houden van belangrijke veranderingen binnen de organisatie. De liefdadigheidsinstelling houdt een maandelijkse vergadering met alle medewerkers via videovergadering waarin de CEO en het senior leiderschap strategische doelen, de algehele status van de organisatie en andere belangrijke kwesties bespreken. Save the Children ondervond tijdens deze vergaderingen echter problemen met de betrouwbaarheid en connectiviteit.

"We introduceren nieuwe medewerkers, we bespreken strategie en nieuwe programma's, we behandelen een aantal heel belangrijke feiten tijdens deze gesprekken met alle medewerkers," zei Germano. "De helft van onze medewerkers werkt niet vanuit ons hoofdkantoor, en dat betekende dat de helft van onze werknemers die berichten niet kreeg omdat we geen goede manier hadden om video op afstand uit te zenden op schaal."

Medewerkers kiezen voor Zoom

De IT-teams van Save the Children waren bezig met het beoordelen van verschillende opties voor videovergaderingen toen ze merkten dat sommige van hun werknemers Zoom gebruikten. Germano en zijn team besloten de oplossing te evalueren en na een demo van het product besloten ze Zoom in de hele organisatie te implementeren. Medewerkers van Save the Children werden verliefd op Zoom en begonnen het meteen te gebruiken, waardoor de aanname een fluitje van een cent werd.

"Vaak wanneer je een nieuwe tool introduceert, moet je iedereen meesleuren," zei Germano. "Maar in dit geval was het de droom van een IT-leider. De medewerkers zelf stimuleerden de aanname van de nieuwe tool. Wij waren vanaf de eerste dag al overtuigd."

Germano merkte meteen dat zijn IT-teams minder tickets ontving bij ondersteuning met betrekking tot de vergaderruimtes, wat hij toeschrijft aan de eenvoud van Zoom Rooms.

"Ik kan je niet vertellen hoeveel beter onze ervaring is met de vergaderruimtes," zei Germano. "De mogelijkheid om een kamer binnen te stappen en een vergadering te starten met één klik op een iPad is geweldig. Het leven van mijn IT-team is nu veel gemakkelijker."

De teams van Save the Children ontdekten ook dat ze in staat waren om de communicatie in de hele organisatie te verbeteren met zoom. Door gebruik te maken van Zoom Webinars kon Save the Children gesprekken met alle medewerkers hosten die externe werknemers betrouwbaar konden bijwonen. Dit verbeterde het vermogen van de organisatie om interne boodschappen af te leveren.

De flexibiliteit van de video-oplossing van Zoom hielp ook bij het creëren van een vlot implementatieproces en verminderde de uitgaven van Save the Children aan vergaderruimten. "Ik vind het geweldig dat Zoom hardware-agnostisch is, omdat ik niet vastzit aan een bepaalde hardwareleverancier," zei Germano. "We kunnen goedkopere apparatuur gebruiken en als we het niet leuk vinden wat we hebben, kunnen we het gewoon uitschakelen."

Betaalbare, betrouwbare videocommunicatie

Door Zoom te implementeren, heeft Save the Children een beter verbonden en meer verenigd personeel gecreëerd.

Met Zoom kon Save the Children ook haar vergaderruimtes betaalbaar inrichten en tegelijkertijd een premium gebruikerservaring bieden in die kamers. En met het Zoom Dashboard kan Germano de prestaties van Zoom volgen en de waarde van het platform aantonen aan senior leiderschap.

"Doordat we senior leiderschap konden laten zien hoe we dit product gebruiken en dat Zoom deed wat er van verwacht werd, konden we geloofwaardigheid geven aan het hele platform," zei Germano. "Het maakt mijn leven echt gemakkelijker als ik de waarde van een product kan laten zien, omdat het er uiteindelijk om gaat of je een rendement krijgt of niet. En ik geloof dat dat er is."