EUNIS2020 brengt 'Virtual Helsinki' naar deelnemers met een eerste digitale congres

De European University Information Systems (EUNIS) Organization werd opgericht in 1993 en vijf jaar later geregistreerd als een non-profitorganisatie in Parijs, Frankrijk. Vandaag zijn honderden verschillende instellingen uit heel Europa lid van EUNIS, waaronder universiteiten, consortia en bedrijven. Binnen EUNIS bestaan er verschillende werkgroepen en speciale belangengroepen (SIG's), die werken aan zeer specifieke zaken met betrekking tot informatietechnologie in het hoger onderwijs. Hun missie is om ledenorganisaties te helpen om hun IT-infrastructuur te ontwikkelen door ervaringen te delen en samen te werken.

De waarde van persoonlijke evenementen naar de virtuele ruimte brengen

Elk jaar komt de EUNIS-gemeenschap samen op haar jaarlijks congres. Dit congres vindt meestal plaats op een buitengewone locatie in Europa om de diversiteit van hun gemeenschap te weerspiegelen. Het doel van dit evenement is om mensen samen te brengen – face-to-face – zodat ze beste praktijken met elkaar kunnen delen en kunnen samenwerken aan onderzoek binnen hun SIG's.

Het EUNIS-bestuur was, in overeenstemming met de overeenkomst met de Universiteit van Helsinki, van plan om dit jaar het jaarlijks congres EUNIS2020 in Helsinki, Finland, te organiseren.

Al hun oorspronkelijke plannen veranderden toen COVID-19 over de hele wereld raasde. Het team werd gedwongen om EUNIS2020 te annuleren en omdat ze veel reacties op de annulering van EUNIS-leden ontvingen, besloten ze snel om in plaats daarvan hun eerste digitaal congres in "Virtual Helsinki" te houden. De grootste uitdaging was om dezelfde waarden van de fysieke ervaring te leveren in een virtueel evenement.

Gill Ferrell, Relationship Manager en Learning and Teaching SIG Leader bij EUNIS, Anna Pacholak, Administration & Communications Manager bij EUNIS en Suvi Valsta van de Universiteit van Helsinki namen het voortouw bij het organiseren van het online evenement met de steun van de bestuursleden en EUNIS-vrienden die zich vrijwillig aanmeldden voor het Virtual Organizing & Programme Committee.

Zoom gebruiken voor een veilige, boeiende evenementervaring

Op basis van de technische aard van de organisatie had EUNIS enkele jaren eerder al verschillende platformen voor videovergaderingen, zoals Zoom, geëvalueerd en geïmplementeerd. De groep moest in kaart brengen welke oplossing bij hun behoeften zou passen en hen het beste kon helpen bij het organiseren van een succesvol virtueel congres. Omdat de gebruiker centraal moest staan op het congres, moest de tool zo intuïtief mogelijk zijn. Daarom werd besloten om EUNIS2020 te hosten met Zoom.

"Ons team heeft extra shifts gewerkt om EUNIS2020 in 'Virtual Helsinki' mogelijk te maken," zei Pacholak. "Het Zoom-team heeft ons enorm ondersteund om ervoor te zorgen dat de technische componenten van de virtuele conferentie vooraf correct waren ingesteld."

De complexiteit en duur van de conferentie en de korte voorbereidingstijd bleken geen belemmering voor een vlotte conferentie-ervaring. Het Zoom-team werkte samen met EUNIS om ervoor te zorgen dat hun ambitieuze visie werd gerealiseerd, met parallelle sessies, keynotes, mindfulness- en fitnesssessies en koffiepauzes – allemaal in een enkele meeslepende ervaring. Beveiliging was een topprioriteit en beveiligingsfuncties in het Zoom Webinars-platform, zoals toegangscodes, werden ingeschakeld om ervoor te zorgen dat de sessies storingsvrij waren.

Toegang tot EUNIS2020 uitbreiden met Zoom

Hoewel het EUNIS-evenement gemiddeld ongeveer 350-500 deelnemers heeft op het jaarlijks congres, registreerden ze meer dan 600 deelnemers uit 35 landen voor het virtueel evenement, waaronder Indonesië, Australië en de Verenigde Staten. Mensen die het evenement aanvankelijk niet konden bijwonen vanwege kosten of reisbeperkingen, konden nu via Zoom deelnemen aan het congres.

De opkomst van 78% verraste Gill en het team: 497 van de 640 inschrijvingen waren aanwezig. "We verwachtten een aanwezigheidspercentage van ongeveer 25%, dus ik was in de wolken toen ik de resultaten zag," zei Ferrell.

Gedurende drie dagen werden meer dan 30 afzonderlijke sessies virtueel georganiseerd, waaronder plenaire vergaderingen, parallelle sessies en workshops van de SIG's. Om de aanwezigen op tempo en betrokken te houden, organiseerde het EUNIS2020-team peilingen tijdens verschillende Zoom Webinars-sessies, fitnesstrainingen, mindfulness-sessies en virtuele sauna's tijdens de pauzes.

"De virtuele sauna's werden vooral goed ontvangen door de aanwezigen toen ze Helsinki en de Finse cultuur naar hun huizen brachten. Eén deelnemer kwam zelfs uit zijn echte sauna," zei Ferrell.

"Tijdens het virtuele galadiner van het congres vierden we de mensen die de EUNIS-prijzen hadden gewonnen door samen het glas te heffen met veel plezier," voegde Pacholak eraan toe.

Ferrell benadrukte de geweldige feedback die ze van de afgevaardigden ontvingen:

"Omdat EUNIS2020 zo'n groot succes is, willen we experimenteren met hybride evenementen met Zoom om onze afgevaardigden van over de hele wereld samen te brengen. En misschien zullen al onze evenementen in de toekomst hybride zijn", vatte Ferrell samen.