하이브리드 이벤트 주최를 위한 Zoom 가이드

하이브리드 이벤트는 저마다 다르기 때문에 조금 수수께끼처럼 느껴질 수도 있습니다. 그러나 회의실을 라이브스트림하고 미리 녹화된 콘텐츠를 비디오로 브로드캐스트하는 것을 구상하고 있다면 이제는 인식을 바꿀 때가 되었습니다. 진정한 하이브리드 이벤트는 몰입감 있고 기억에 남을 매력적인 경험을 통해 오프라인 청중과 온라인 청중을 하나로 통합해 줍니다. 최신 이벤트 환경을 이해하고 올바르게 계획하면 더 많은 ROI를 창출할 수 있는 성공적이고 의미 있는 하이브리드 이벤트를 구현할 수 있습니다.

이런 시나리오를 상상해 보세요. 여러 친구들과 함께 좋아하는 팀 유니폼을 입고 현지 레스토랑으로 향합니다. 이 레스토랑에는 서라운드 사운드 스피커와 어디서나 볼 수 있는 TV, 그리고 챔피언십 게임을 기다리는 50명의 팬들이 모여 있습니다. 잠시 후에 게임을 보고 있는 친구들로부터 문자를 받고 득점을 축하하기 위해 FaceTime 전화를 받습니다. 인지하셨을지 모르겠지만, 여러분은 방금 하이브리드 이벤트를 경험하셨습니다. 집에서 라이브 콘서트 및 실시간 스포츠 경기를 관람하는 것부터 아픈 아이를 돌보면서 회사 미팅에 참여하는 것까지, 하이브리드 경험은 우리 일상의 곳곳에서 이루어집니다.

기업에게 하이브리드 이벤트는 대면 이벤트만큼은 효과적이지 않을 수 있지만, 박람회장이나 컨퍼런스 센터의 벽을 넘어 브랜드의 도달률을 확장할 수 있는 기회가 될 수 있습니다. 가상 경험이 꾸준히 성공을 거두면서, 이제는 하이브리드 이벤트가 주류로 떠올랐습니다. 실제로 이벤트 마케터의 91%는 하이브리드 이벤트가 향후 이벤트 계획에서 중요한 역할을 할 것으로 생각합니다.

그러나 하이브리드 이벤트 주최는 이벤트에 참여하는 것만큼 간단하지 않을 수 있습니다. 하이브리드 이벤트를 보다 잘 이해하고 하이브리드 이벤트가 해당 비즈니스에 적합한지 판단하기 위해, 먼저 대면 이벤트와 가상 이벤트의 다양한 차이점을 살펴보겠습니다.

대면 이벤트와 가상 이벤트 비교

라이브 대면 이벤트라고 하면 다음과 같은 기존 경험이 떠오를 수 있습니다.

• 무역 박람회
• 회의
• 평생 교육 수업
• 소셜 네트워킹 이벤트
• 근무 시간 외 이벤트
• 회사 미팅
• 휴일 파티
• 고객 또는 직원 온보딩

이러한 이벤트는 일반적으로 기업이 직접 만나 제품과 서비스를 판매하고 장기적인 관계와 브랜드 충성도를 구축하는 데 활용됩니다. 출장이 아직은 COVID-19 이전의 모습은 회복하지 못했지만 대면 미팅을 통한 이점은 여전히 있습니다. 그러나 이벤트 마케터는 청중이 투자하고 참석할 가치가 있는 매력적인 이벤트를 만들기 위해 잘 계획된 전략이 필요합니다.

가상 이벤트

기업은 Zoom Events 같은 가상 이벤트 관리 플랫폼을 통해 다음을 비롯한 성공적인 온라인 경험을 제공할 수 있습니다.

• 무역 박람회
• 회의
• 평생 교육 수업
• 소셜 네트워킹 이벤트
• 근무 시간 외 이벤트
• 회사 미팅
• 휴일 파티
• 고객 또는 직원 온보딩

이러한 이벤트 목록이 익숙하게 느껴진다면, 최신 기술 덕분에 직접 만나는 대면 이벤트가 온라인에서도 많이 주최되기 때문일 것입니다. 전 세계의 이벤트가 가상 경험으로 전환되고 있는 상황에서, 분명해진 점은 마케터가 올바른 계획 및 도구를 통해 대면 이벤트 이상은 아니더라도 동일한 이점을 제공하는 유사한 이벤트를 원격으로 제공할 수 있다는 것입니다.

기업은 출장 및 이벤트 공간 대여와 같은 측면에서 비용을 절감하고 지속 가능성을 유지하는 것 외에도 가상 이벤트를 통해 대변 이벤트보다 훨씬 더 큰 경험을 온라인에서 제공할 수 있습니다. 2021년, Zoom은 전 세계에서 33,000명이 참석한 연례 사용자 회의인 Zoomtopia를 원격으로 주최했습니다. 그리고 최근에는 영업 킥오프 이벤트를 진행했고 2022년에는 사상 처음으로 하이브리드 Zoomtopia를 개최했습니다. 이러한 이점을 고려해 봤을 때 이벤트 마케터의 63%가 동일하거나 더 많은 가상 이벤트를 계획한 것은 어찌 보면 당연한 결과입니다.

대면 + 가상 = 하이브리드 이벤트

온라인 콘텐츠를 호스팅하고 라이브 청중 및 가상 참석자를 동시에 통합하는 기능은 오늘날의 하이브리드 근무 환경으로의 전환을 반영합니다. 직원이 어디에서나 일할 수 있는 것처럼, 이벤트 참석 장소 및 방법을 선택할 수 있는 유연성과 자유가 하이브리드 이벤트를 매력적으로 만드는 이유입니다. 하이브리드 이벤트는 청중 간의 격차를 해소해 줍니다. 그리고 많은 이벤트 마케터가 내년에 지난 2년보다 더 많은 수준인 예산의 37%를 하이브리드 경험에 투자할 계획을 세우면서 인기가 높아지고 있습니다.

하이브리드 이벤트 주최는 가상 청중에게 콘텐츠를 라이브스트리밍하는 것, 그 이상입니다. 그보다도 가상 및 라이브 측면을 함께 계획하고 양쪽의 청중이 서로 소통할 수 있는 기회를 제공해야 합니다. 시작하는 데 도움이 되는 다음의 지침을 확인해 보세요.

이벤트 전 계획

이벤트 전략을 설계하기 전에 다음과 같이 자문해 보세요.

• 목표: 이 이벤트를 통해 무엇을 달성하고 싶은가? 청중이 이벤트에 참석해야 하는 이유는 무엇인가?
• 예산: 예산이 얼마인가? 가상 이벤트는 일반적으로 대면 이벤트만큼 비용이 많이 들지 않지만, 전체 예산에는 새로운 항목이 추가됩니다.
• 기술: 가상 이벤트를 주최할 수 있는 적절한 기술을 보유하거나 보유할 계획인가? (예: 라이브 스트리밍 플랫폼, 비디오 회의 소프트웨어, 카메라, 오디오 및 사운드 시스템, 마이크, 모니터 등)
• 대역폭: 이벤트 장소에 인터넷을 사용하는 대면 참석자를 수용할 수 있는 대역폭이 충분한가? 이 측면은 대개 이벤트 당일까지 망각 또는 간과되기도 합니다. 그러나 많은 사용자를 지원하고 지연 시간을 최소화할 수 있는 계획을 마련해야 합니다.
• 직원: 이벤트의 가상 측면을 감독할 적절한 직원이 있는가? (현장의 팀원과 다른 직원입니다.)
• 참여: 어떻게 원격 및 라이브 참석자가 서로 협업하고 소통하거나 연사와 상호 작용할 수 있는가?
• 이벤트 공간: 원격 시청자를 수용할 수 있도록 이벤트 공간을 구성할 수 있는가(예: 추가 모니터 설정 또는 보기 영역)?
• 성공: 성공은 어떤 모습이며 어떻게 측정할 것인가? 참석자 인원수는? 시청자 수는? 잠재 고객 수는? 티켓 판매 수는? 개최한 미팅 수는? 이러한 메트릭을 추적하는 방법에 따라 성공에 필요한 기술, 직원 및 예산이 결정됩니다.

이러한 질문에 대한 답을 찾았다면, 이제 청중을 하나로 통합하는 계획을 세워야 합니다. 대면 참석자 및 원격 시청자 모두의 고유한 요구 사항을 고려할 뿐만 아니라 그들이 서로 소통하는 방법을 사전에 대비해야 합니다.

참석자에게 알림 제공

하이브리드 이벤트에는 다양한 청중이 참여할 수 있습니다. 따라서 대면 및 온라인 참석자 모두 긍정적인 경험을 할 수 있도록 참석자가 기대하거나 필요한 사항에 대해 알리는 것이 좋습니다.

• 등록: 모든 참석자를 위한 세션이나 소규모 참석자를 위한 세션을 지정하여 이벤트 등록을 설정하세요. 예를 들어, 가상 참석자가 참여할 있는 근무 시간 외 친목 세션이나 온라인 전용 소회의 세션이 있을 수 있습니다.

  프로 팁이벤트 호스트는 Zoom Events를 사용하여 이벤트 설정 중에 지정된 다양한 기준(유료, 무료, 가상, 대면 등)에 따라 별도의 티켓 트랙을 생성할 수 있습니다. 이를 통해 특정 청중(예: 가상 티켓 소지자)에게만 콘텐츠를 배포할 수 있습니다.

• 필요한 기술: 가상 참석자에게 이벤트에 참여하는 데 필요한 기술을 알리는 것이 좋습니다. 운영 체제 업데이트에 대한 간단한 미리 알림 또는 Zoom Meetings를 시작하기 위한 비디오 팁 등 참석자가 필요한 사항을 미리 아는 것이 좋습니다.
• 초청 연사: 하이브리드 이벤트에 대면 연사가 있는 경우 원격 청중과 상호 작용하는 방법에 대한 약간의 지침을 제공하는 것이 좋습니다. 진정한 매력적인 이벤트를 만들기 위해서는 연사가 라이브 청중과 상호 용하면서 가상 청중을 아울러야 합니다. 대면 연사는 카메라에 시선을 맞추는 것부터 라이브 채팅 디스플레이를 확인하는 것까지, 가상 청중의 존재를 기억하기 위해 추가적인 도움이 필요할 수 있습니다. 그러나 초청 연사는 반드시 대면 방식으로만 참여할 필요는 없습니다. 가상 이벤트의 이점 중 하나는 출장 비용을 절감하는 것이기 때문에 가상 연사를 활용하면 더 많은 예산을 확보할 수 있습니다. 가상 연사는 시선을 맞춰야 할 곳, 양쪽 청중과 소통하는 방법에 대해 알고 있어야 하며, 깨끗한 배경, 적절한 사운드 및 조명 등의 중요성을 이해해야 합니다.

  프로 팁이벤트 호스트 및 가상 발표자를 위한 최고의 가이드에서 가상 프레젠테이션 팁에 대해 자세히 알아보세요.

청중 참여 유지

참석자가 온라인으로 참여하든 라이브 및 대면으로 참여하든 관계없이 이벤트에서 소통할 수 있어야 진정한 가치를 느낄 수 있습니다. 진정한 가치는 새롭게 소통하거나 정보 또는 기술을 습득할 수 있는 기회에서 비롯됩니다. 그리고 이를 위해서는 의도적인 계획이 필요합니다.

• 의미 있는 대화 촉진
  한 명의 청중하고만 대화를 나누지 마세요. 참석자는 호스트 및 발표자뿐만 아니라 서로 대화할 수 있는 다양한 기회가 필요합니다. 대면 참석자가 노트북이나 휴대전화를 통해 라이브 온라인 채팅에 참여하도록 권장하세요. 그리고 참여도를 높이기 위해 회의실의 모니터 디스플레이를 통해 실시간 채팅을 브로드캐스트하여 참석자들이 서로 보고, 반응하고, 응답할 수 있게 하세요. 이렇게 하면 가상 청중이 라이브로 진행되는 상황에 소속감과 참여감을 느낄 수 있습니다.

  프로 팁대면 청중 및 원격 참석자가 라이브 채팅을 통해 서로 소통할 수 있게 하려면, 이벤트 서비스 팀에 연락하여 양쪽 청중을 하나로 통합할 수 있는 창의적인 기회가 무엇이 있는지 확인하세요.

• 기술 재확인
  기술은 하이브리드 경험을 좌우할 수 있습니다. 최소한 가상 이벤트 관리 플랫폼, 비디오 피드를 적절하게 처리할 수 있는 스트리밍 소프트웨어(무료 플랫폼은 이벤트 중에 원치 않는 광고를 표시할 수 있으므로 권장하지 않음), 라이브스트림을 지원할 수 있는 충분한 인터넷/Wi-Fi 및 대역폭, 그리고 스트리밍 전용 고품질 카메라 및 마이크가 필요합니다.
• 네트워킹 확인
  이벤트 참석으로 얻을 수 있는 가장 큰 이점 중 하나가 바로 네트워킹입니다. 따라서 가상 청중을 위한 네트워킹을 지원하는 것을 잊지 마세요. Zoom Events 네트워킹 기능은 디지털 이름 태그 및 소셜 프로필 디렉터리와 함께 전문적인 네트워크를 구축할 수 있는 다양한 옵션을 제공합니다. 양쪽 청중이 서로 채팅하고, 협업하고, 더 친밀하게 느낄 수 있도록 근무 시간 외 친목 모임, 기조 소회의 그룹 또는 간단한 아이스브레이킹 활동 등 네트워킹을 위한 의도적인 시간을 의제에 추가하는 것이 좋습니다.
• Q&A 간소화
  프레젠테이션이 끝날 때까지 질문을 제한하면 참석자가 질문을 잊어버렸거나 떠날 준비가 되어 질문하지 않을 수 있으므로 참여도와 관심이 떨어질 수 있습니다. 참석자가 질문 시간을 기다리지 말고 노트북에서 온라인 채팅을 통해 실시간으로 질문할 수 있도록 권장하세요(대면 참석자도 마찬가지). 반대로, 가상 청중 중 의사가 있는 참석자를 일부 선정하여 라이브로 질문하는 것도 청중을 하나로 통합하는 또 다른 방법입니다.

  프로 팁Zoom Webinars의 Q&A 기능 및 설문조사 도구를 사용하면 즉각적인 청중 피드백을 손쉽게 수집할 수 있습니다. Q&A 기능을 이용하면 참석자들이 서로의 질문에 답변하거나 찬성투표를 하고 다른 참석자의 질문에 응답할 수 있습니다. 이벤트 후 후속 조치가 필요한 호스트는 Zoom을 이용하여 받은 질문이 담긴 보고서를 다운로드할 수 있습니다. 이를 통해 이벤트의 내용을 쉽게 기억할 수 있습니다.

• 박람회장에서의 브랜드 도달률 확장
  Zoom Events 박람회는 스폰서, 참석자 및 부스 담당자를 하나로 연결하여 가상 청중에게 대면 엑스포의 흥분을 선사해 줍니다. 참석자는 박람회장을 "둘러보거나" 부스에서 담당자와 대화를 나누거나 스폰서 로고, 제품 데모 및 관련 콘텐츠를 직접 볼 수 있습니다. 기존에는 브랜드 도달률이 부스의 크기나 부스가 있는 곳으로 한정되었지만, 가상 이벤트를 이용하면 브랜드가 10×10 공간을 넘어 기하급수적으로 더 많은 청중에게로 확장될 수 있습니다.

VIP 대우

기억에 남는 이벤트는 끝난 후에도 사람들이 오랫동안 이야기하는 이벤트입니다 다시 보기나 요약 정보를 통해서는 얻을 수 없는 독특한 경험을 제공하여 이벤트 유효 기간을 늘리고 참석자들이 계속해서 이야기할 수 있게 만드세요. 신제품 공개, 새로운 서비스 소개 또는 우수한 회사 성공 사례를 선보이는 것을 두려워하지 마세요. 현장 참석자에게 회사 기념품을 제공할 계획인가요? 그렇다면 가상 참가자에게도 선물을 보내는 것을 잊지 마세요. 모든 참석자가 어디에서든 특별한 대우를 받고 있다고 느낄 수 있게 하세요.

콘텐츠가 핵심

오늘만 벌써 네 번째 비디오 회의에 참석했다면 쉽게 피로를 느끼게 되겠죠. 하지만 여기에는 비밀이 있습니다. 피로를 느끼게 하는 원인은 기술이 아니라 바로 콘텐츠입니다. 스포츠 경기나 완성도 높은 TV 시리즈를 몰아보는 것이 흔한 일상이 되었듯이, 콘텐츠가 매력적이라면 청중은 지루할 새가 없습니다. 기업은 하이브리드 이벤트를 통해 출장 비용을 절감하여 많은 청중을 불러 모을 수 있는 유명 연사를 초청할 수 있습니다. 그러면 청중들이 집 또는 호텔 룸에서 편안하게 이벤트에 참여할 수 있습니다. 에너지 넘치는 연사, 세션, 휴식 시간과 네트워킹 구축 시간이 포함된 대화형 콘텐츠로 이벤트를 구성해 보세요.

엔터테인먼트 수준 높이기

좋아하는 친목 이벤트를 계획할 때 가상 청중이 재미있게 즐길 수 있어야 한다는 점을 잊지 마세요. 라이브 음악을 좋아하나요? 모두를 위해 원격으로 연주하는 밴드를 섭외하세요. 대면 참석자를 위해 칵테일파티를 주최하나요? 집에 있는 시청자를 위해 가상 믹솔로지스트 수업이나 와인 시음 이벤트를 계획하세요. 두 명의 진행자가 필요한가요? 그렇다면 한 명은 가상으로 진행하는 것은 어떨까요? 청중을 하나로 통합하기 위해서는 좋아하는 경험에 창의성을 더하는 것을 두려워하지 마세요.

기술 이해

기술이 오작동하면 아무리 훌륭한 연사라도 어려움을 겪게 됩니다. 비디오 끊김, 열악한 조명, 낮은 품질의 사운드는 가상 청중의 관심을 떨어뜨리고 피로를 유발하는 가장 빠른 방법 중 하나입니다. 사전에 장비를 테스트하거나 이벤트 컨설턴트를 섭외하여 이벤트 전과 이벤트 중에 AV 요구 사항을 계획하고 관리하게 하세요.

집에서 통화를 하든, 회의실에 앉아 있든, 10,000명의 다른 참석자들과 함께 라이브 스트리밍을 시청하든 관계없이, 최신 하이브리드 이벤트 경험에는 언제 어디서나 사용할 수 있는 유비쿼터스 기술이 필요합니다. 오늘날의 이벤트 참석자들은 더 이상 하루 종일 이벤트 공간에 앉아 있지 않습니다. 오히려 호텔 룸에서 오프닝 키노트를 보거나, 박람회장에서 라이브 데모를 보거나, 동료들과 점심을 먹거나, 공항에서 태블릿으로 클로징 멘트를 확인합니다. 미래의 이벤트는 하이브리드 방식으로 이루어지며, 청중이 한 가지 방식으로만 참여하는 것은 아닙니다. 하이브리드 이벤트는 오히려 참석자들이 어디에서나 즐길 수 있는 몰입형 경험을 제공합니다.

글로벌 웨비나 및 가상 이벤트 시장이 2025년까지 44억 4천만 달러*(2020년 15억 7,000만 달러에서 증가)에 이를 것으로 예상되는 지금이야말로 청중을 하나로 통합하고 브랜드를 차별화하는 혁신적이고 매력적인 이벤트 전략을 구현해야 할 시기입니다.

Zoom Events가 어디서든 하이브리드 이벤트 전략을 강화할 수 있도록 지원하는 방법을 알아보세요.
지금 Zoom Events에 문의하세요.

*이 수치는 Frost 및 Sullivan 연구에서 차용한 것으로, Zoom 보고서를 다운로드하면 확인할 수 있습니다.