Främja en effektiv teamchatt på jobbet

En företagschattapp skapar en atmosfär där medarbetare kan ha personliga samtal eller gruppsamtal och fritt dela information utanför schemalagda möten och samtal, vilket ger fler möjligheter att förbättra kommunikationen och samarbetet, speciellt i en hybridarbetsstyrka.

Zoom Team Chat är vår kostnadsfria lösning för Zoom-plattformen. Här kombineras de banbrytande funktioner som teamet behöver för att få mer gjort med den intuitiva upplevelse som ni förväntar er av Zoom.

När allt fler organisationer går över till en hybrid arbetsmodell där vissa medarbetare arbetar på kontoret och vissa på distans, är möjligheten att direkt komma i kontakt med en eller flera kollegor för att på ett effektivt sätt skicka och ta emot information och resurser viktigare än någonsin. Med en mängd dagliga möten, kollegor som befinner som på olika platser och färre möjligheter att kommunicera med högre chefer behöver dessa hybridarbetare snabba, effektiva och intuitiva kommunikationslösniingar som hjälper dem att samarbeta.

Företagschattar liknar gruppchattar på så sätt att flera personer kan skriva meddelanden, skicka filer, länkar och andra resurser samt lägga till andra personer till chatten, men det sker vanligen i en chattlösning för arbetsplatser. Direktmeddelanden på jobbet gör att medarbetarna kan effektivisera sina samarbeten genom ett utrymme där de kan skicka meddelanden, filer, länkar och andra resurser till varandra direkt via ett intuitivt och flexibelt gränssnitt.

Det bästa med företagschattar är att det möjliggör asynkront samarbete – du behöver inte schemalägga ett möte eller ringa någon, utan det räcker med att skicka ett meddelande och låta mottagaren svara när hen har tid! Detta är extra viktigt för globala team som måste kunna kommunicera på ett enkelt sätt men som inte alltid kan svara eftersom de befinner sig i olika tidszoner.

Användarvänlighet är bland det viktigaste när det kommer till företagschattverktyg. Ledande chattlösningar gör det enkelt att kommunicera med kontakter genom att skriva deras namn, välja rätt kontakt, skriva meddelandet och trycka på skicka. Men de innehåller även andra funktioner som är väsentliga när det gäller att öka produktiviteten och skydda kommunikationen, till exempel:

• Smidig organisation

  Med en chattlösning i företagsklass kan du enkelt organisera chattkonversationer manuellt, eller stjärnmärka dina favoriter eller mest besökta konversationer så att du snabbt kan hitta dem.

• Ökad flexibilitet

  En ledande chattlösning ger dig en större flexibilitet och möjligheten att komma åt chattar och skicka meddelanden till andra via ett brett utbud av lösningar, till exempel mobila enheter, bärbara datorer och stationära datorer.

• Möjlighet att skala

  En chattlösning är bara värt något för organisationen om den kan skalas och växa med verksamheten. Se till att välja en chattlösning som är enkel att driftsätta och implementera oavsett storlek på personalstyrkan – begränsa inte potentiell tillväxt med en undermålig chattlösning!

• Robust säkerhet

  Känslig information delas ofta i chattar, så möjligheten att implementera specifika säkerhetsinställningar är av största vikt, speciellt för reglerade branscher som myndigheter, finans och hälso- och sjukvård.

• De senaste funktionerna

  Funktioner som videröstmeddelanden, möjlighet att skicka skärmbilder och röstmeddelanden och åtkomst till lösningar som en digital whiteboard direkt i chatten ökar samarbetsmöjligheterna eftersom de ger teamet de verktyg de behöver för att samarbeta före och efter möten.

• Enhetlig kommunikation

  Dina team måste kunna komma åt sina kommunikationslösningar snabbt och smidigt. Med en plattform för enhetlig kommunikation har de åtkomst till alla sina dagliga kommunikationslösningar i en intuitiv klient.

Effektiviteten i gruppchattar på jobbet är beroende av hur chattarna är strukturerade, hur de används och hur de övervakas. Här följer några regler och förfaranden som du kan tillämpa för att förbättra samarbete och kommunikation i gruppchattar på jobbet:

• Ge företagschatten ett specifikt mål

  Se till att tydligt beskriva syftet med gruppchatten och vilka som ska inkluderas för chattens medlemmar för att undvika förvirring, ge konversationerna ett fokus och effektivisera utbytet av information och resurser.

• Sätt gränser

  Det kan vara svårt att stå emot att svara på en kollegas meddelande sent på kvällen eller på morgonen innan jobbet, men det kan leda till stress och utmattning. Genom att ställa in närvaron i teamchatten till ”Stör inte” på kvällar och innan jobbet kan du säkerställa att du inte hela tiden blir bombarderad med meddelanden.

• Namnge din chatt

  Att skapa en rättvisande och beskrivande titel på teamchatten hjälper dina medarbetare i teamet att enkelt hitta konversationen in chattgränssnittet. Det ger dem en resurs där de kan hitta specifik information som projekt- eller policyuppdateringar.

• Skapa ett utrymme för kommunikation med högre chefer

  Genom att skapa ett utrymme där kollegor enkelt kan kommunicera med högre chefer och uppmuntra ledningen att vara aktiv i utrymmet hjälper det medarbetarna att hålla sig informerade om företagets planer och känna en större anknytning till sina chefer och ledare.

• Kontrollera kontaktens närvaro innan du skickar meddelanden

  Alla kontakter har en statusindikator bredvid sitt namn som visar om de är tillgängliga, i ett möte, i ett kalenderevenemang eller offline. Genom att kontrollera närvarostatusen innan du skickar meddelanden kan du säkerställa att du inte stör dem under en viktig presentation eller ett evenemang.

• Använd företagschatten för att effektivisera samarbetet

  I stället för att hela tiden schemalägga möten för att kontakta kollegor kan du använda chatten. En chattkanal som används för att informera teammedlemmar, brainstorma eller bara dela relevant information eller resurser kan hjälpa er att undvika onödiga möten och snabbare komma vidare i projekt.

• Var klar och koncis

  Jobbchattar är till för effektiv och omedelbar kommunikation, så var klar och koncis i dina meddelandena för att behålla effektiviteten. Ingen gillar att behöva läsa igenom en massa meddelanden eller onödigt långa meningar!

• Lär känna kollegorna

  Kanaler eller chattgrupper där ni kan diskutera fritidsintressen med andra kollegor ger ett utrymme där ni kan lära känna varandra lite bättre. Det är extra viktigt för en hybridarbetsstyrka som kanske aldrig får chansen att träffas personligen.

• Ge resurser och filer tydliga namn

  När du skickar en länk, fil, bild eller video eller någon annan resurs i en teamchatt ska du se till att ge den ett tydligt namn som indikerar vad den innehåller. Det gör det enklare för chattkontakterna att hitta den senare via sökfältet i chattlösningen.

Zoom Team Chat är Zooms chattlösning för arbetsplatser och erbjuder en rad olika funktioner i företagsklass för att öka produktiviteten och effektivisera kommunikationen. Detta omfattar:

• Närvaroindikator

  Se direkt när kontakterna är i ett möte, kalenderevenemang, frånvarande eller inte tillgängliga med närvaroindikatorer som visas bredvid kontaktens namn.

• Effektiviserad organisation

  Det är enkelt att hitta konversationen som du letar efter med möjligheten att ta bort, favoritmarkera eller organisera chattar och kanaler i anpassade mappar.

• Appar och integreringar

  Zoom ger dig åtkomst till dina föredragna arbetsplatslösningar på Zooms plattform för enhetlig kommunikation, som låter dig använda integreringar med Salesforce, Jira, GitHub, Mio och fler direkt i Zoom Team Chat.

• Anpassade aviseringar

  Anpassa aviseringar så att du endast får dem för viktiga konversationer. Du kan även inaktivera aviseringar under kalenderevenemang och möten samt under avsatta Stör ej-timmar.

• Avancerad sökfunktion

  Hitta enkelt specifika meddelanden, kontakter, filer eller omnämnanden av dig eller dina kontakter med den avancerade sökfunktionen i Zoom Team Chat.

• Oöverträffad flexibilitet

  Med Zoom-appen för skrivbord och mobila enheter kommer du åt dina chattlösningar på kontoret, i bilen eller när du arbetar hemifrån.

• Dela filer och andra resurser

  Du kan smidigt dela och visa filer, videor, dokument, länkar och mer i chatten så att det är enkelt för alla att hålla sig informerade.

• Tvärfunktionella produkter

  Effektivisera det dagliga samarbetet med möjligheten att enkelt dela Zoom Whiteboards i Zoom Team Chat och smidigt ta en Zoom Team Chat-session vidare till ett Zoom Phone-samtal eller ett Zoom-möte med bara en knapptryckning.

• Förbättrade säkerhetsalternativ

  Systemadministratörer kan enkelt visa och ändra säkerhetsinställningar, till exempel hur länge chattmeddelanden sparas i molnet, om interna medarbetare kan dela filer och kommunicera med externa intressenter och mer.

Den största styrkan hos Zoom Team Chat är att det integreras med resten av Zooms plattform för enhetlig kommunikation i företagsklass— vår videokonferenslösning, Zoom Meetings och vår molntelefonlösning, Zoom Phone. Detta gör att du kan starta Zoom Meetings- och Zoom Phone-samtal med kontakter direkt från chattprogrammet. På så sätt förbättras samarbetet när så behövs med funktioner som videoröstmeddelanden, skärmdelning och mer.

Zoom Whiteboard finns även i Zoom-klienten. Här kan du blåsa liv i idéer på en samarbetsvänlig och utökningsbar digital kanvas före, under och efter möten. Det allra bästa? Du kan dela whiteboards direkt i Zoom Team Chat!

Om du vill förverkliga tankar, idéer och information är Zoom Webinars och Zoom Events de perfekta lösningarna för att skapa evenemang för alla medarbetare, konferenser, poddar och andra evenemang med en talare och en stor publik. Skapa engagerande evenemang och sessioner för deltagarna och skapa möjligheter för djupare interaktion genom att låta dem interagera på vår digitala mässa!

Se till att schemalägga en kostnadsfri livedemo med försäljningsteamet för att ta reda på mer om hur Zoom Team Chat och vår plattform för enhetlig kommunikation kan hjälpa ditt team att effektivisera kommunikationen och får mer gjort tillsammans.