Zooms guide för att hålla hybridevenemang

Hybridevenemang kan kännas lite gåtfulla, eftersom de alla är unika. Men om du har tänkt dig en livestream från ett konferensrum eller en videosändning med förinspelat innehåll kanske det är dags att byta synvinkel. Ett äkta hybridevenemang är en uppslukande, minnesvärd och engagerande upplevelse som förenar publik både på plats och på distans. Med rätt planering och förståelse för det moderna evenemangslandskapet kan du implementera ett lyckat och meningsfullt hybridevenemang som skapar större avkastning.

Tänk dig det här scenariot: Du och några kompisar tar på er lagtröjorna och går till en lokal restaurang med surroundhögtalare, vägg-till-vägg-TV-skärmar och 50 andra fans som vill se matchen. Senare får du ett textmeddelande från vänner som är på plats i arenan och även ett FaceTime-samtal för att fira ett mål. Vare sig du är medveten om det eller inte så har du nu varit med på ett hybridevenemang. Från att titta på livekonserter och sport i realtid hemma, till att delta i ett företagsmöte samtidigt som du tar hand om ett sjukt barn – hybridupplevelser är en del av vår vardag.

För organisationer kan hybridevenemang vara minst lika effektiva som evenemang på plats, och ge möjligheter att utvidga ditt varumärkes räckvidd långt bortanför mässhallens eller konferenscentrets väggar. Hybridupplevelsernas fortlöpande framgång har nu gjort att hybridevenemang är mycket vanliga. Faktum är att 91 % av alla evenemangsmarknadsförare anser att hybridevenemang spelar en viktig roll i framtida planering av evenemang.

Men att vara värd för ett hybridevenemang kanske inte känns lika lätt som att vara deltagare. För att hjälpa dig förstå hybridevenemang bättre och besluta om de är rätt för din verksamhet kan vi börja med att beskriva skillnaderna mellan fysiska och virtuella evenemang.

Fysiska evenemang jämfört med virtuella

När du tänker på fysiska evenemang på plats kanske du tänker dig traditionella upplevelser såsom

• branschmässor
• konferenser
• fortbildningskurser
• sociala nätverksevenemang
• arbete utanför kontorstid
• företagsmöten
• semesterfester
• introduktion av nya kunder eller medarbetare.

Sådana evenemang används ofta av företag för att träffas personligen, sälja sina produkter och tjänster samt bygga långsiktiga relationer och varumärkeslojalitet. Även om resandet ännu inte är som innan Covid-19 finns det fördelar med att mötas ansikte mot ansikte. Men evenemangsmarknadsförare behöver en välplanerad strategi för att skapa ett engagerande evenemang som det är lönt för publiken att investera och delta vid.

Virtuella evenemang

Med plattformar såsom Zoom Events för hantering av virtuella evenemang kan organisationer hålla i många lyckade onlineupplevelser, till exempel

• branschmässor
• konferenser
• fortbildningskurser
• sociala nätverksevenemang
• arbete utanför kontorstid
• företagsmöten
• semesterfester
• introduktion av nya kunder eller medarbetare.

Om listan verkar bekant så är det för att modern teknik gör det möjligt att hålla i många av de evenemang som du också kan hålla på plats. När världen skiftade till virtuella upplevelser blev det tydligt att med rätt planering och verktyg så kunde marknadsförare hålla liknande evenemang på distans, som kunde generera samma fördelar, kanske till och med fler.

Utöver hållbarhet och minskade kostnader för sådant som resor och hyra av evenemangsytor innebar virtuella evenemang att företag kunde vara värd för mycket större upplevelser online än på plats. 2021 höll Zoom sin årliga användarkonferens, Zoomtopia, på distans med 33 000 deltagare världen över, och senare även sin säljkickoff och första hybrida Zoomtopia-upplevelse 2022. Med sådana här fördelar kan man förstå varför 63 % av alla evenemangsmarknadsförare planerar att hålla lika många eller fler virtuella evenemang under kommande år.

På plats + virtuellt = hybridevenemang

Möjligheten att vara värd för onlineinnehåll och samtidigt bjuda in publik på plats samt virtuella deltagare återspeglar skiftet till dagens hybridarbete. Precis som det tilltalar medarbetare att kunna arbeta varifrån gör friheten att välja varifrån och hur man ska delta på ett evenemang att hybridmodellen är mycket attraktiv. Hybridevenemang överbryggar inte bara klyftan mellan publiker, utan de ökar även i popularitet. Evenemangsmarknadsförare planerar att avsätta 37 % av sina budgetar kommande år till hybridupplevelser, vilket är mer än föregående två år.

Att vara värd för ett hybridevenemang handlar om mer än att bara livestreama ditt innehåll till en virtuell publik. De virtuella och fysiska delarna bör planeras tillsammans, med möjligheter för båda grupperna att interagera med varandra. Här är några råd som kan hjälpa dig komma igång.

Planera innan evenemanget

Ställ dig själv följande frågor innan du utformar strategin för ditt evenemang:

• Mål: Vad hoppas du uppnå med evenemanget? Varför ska publiken delta?
• Budget: Vad är din budget? Virtuella evenemang kostar vanligtvis mindre än evenemang på plats, men de innebär ändå poster i budgeten.
• Teknik: Har du eller kommer du att ha rätt teknik på plats för att hålla ett virtuellt evenemang? (Det vill säga, en plattform för livestreaming, programvara för videokonferenser, kameror, högtalarsystem, mikrofoner, bildskärmar etc.)
• Bandbredd: Har din anläggning tillräcklig bandbredd för att stödja deltagare på plats som använder internet? Det här glöms ofta bort eller förbises tills själva dagen. Så tänk på att ha en plan för att stödja stora användarvolymer och minimera laggtid.
• Personal: Har du rätt personal för att hantera evenemangets virtuella aspekter? (Det är något annat än teammedlemmar på plats.)
• Engagemang: Hur tänker du att deltagare på distans och på plats ska samarbeta och interagera med varandra eller talarna?
• Evenemangets lokal: Kan evenemangslokalen justeras för att tillåta fjärrvisning, alltså kan ytterligare bildskärmar eller visningsytor ordnas?
• Framgång: Hur ser framgången ut och hur ska du mäta den? Är det antalet deltagare? Tittare? Leads? Sålda biljetter? Möten som hållits? Hur du spårar de här värdena avgör vilken teknik, personal och budget du behöver för att lyckas.

När du har besvarat de här frågorna är det dags att skapa en plan som för samman dina publikgrupper. Du behöver både överväga vilka unika behov deltagare på plats och distansdeltagare har, och hur du proaktivt kan planera för hur de ska interagera med varandra.

Informera deltagarna i förväg

Hybridevenemang kan ha olika typer av publik, men både de som deltar på plats och på distans har nytta av att veta vad de kan vänta sig och vad som behövs för en positiv upplevelse.

• Registrering: Konfigurera din evenemangsregistrering genom att bestämma vilka sessioner som är för alla deltagare, eller som är specifikt för deltagande på plats eller distans. Till exempel kan du ha sociala möten på plats efteråt eller sessioner med mindre grupper som virtuella deltagare kan vara med i.

  ExperttipsEvenemangsvärdar kan använda Zoom Events för att skapa separata biljettvägar baserat på olika kriterier (betald, gratis, virtuell, på plats etc.), som fastställs när evenemanget skapas. Då kan värdar distribuera innehåll till en specifik publik, till exempel endast virtuella biljettinnehavare.

• Nödvändig teknik: Virtuella deltagare uppskattar att få veta vilken teknik som behövs för att ansluta till evenemanget. Även om det är en enkel påminnelse att uppdatera sitt operativsystem eller videotips för att komma igång med Zoom Meetings vill deltagarna gärna veta i förväg vad de behöver.
• Inbjudna talare: Om ditt hybridevenemang har talare på plats uppskattas lite vägledning om hur de interagerar med distanspubliken. För att vara riktigt engagerade bör talaren interagera både med publiken på plats och den virtuella publiken. Från att hålla ögonkontakt med kameran till att följa en livechatt – talare på plats kan behöva extra hjälp för att komma ihåg den virtuella publiken. Inbjudna talare behöver dock inte begränsas till att vara på plats. En av fördelarna med virtuella evenemang är minskade resekostnader, så du kan spara i budgeten genom att anlita virtuella talare. Bekräfta att dina virtuella talare också vet var de ska titta, hur de ska engagera båda publikgrupperna och förstår hur viktigt det är med rena bakgrunder, tillräckligt bra ljud, belysning med mera.

  ExperttipsHämta vår ultimata guide för evenemangsvärdar och virtuella presentatörer för fler tips om virtuella presentationer.

Håll dina deltagare engagerade

Vare sig dina deltagare är med från en dator eller på plats så behöver de känna sig engagerade för att evenemanget ska bli meningsfullt för dem. Äkta värde kommer från möjligheten att lämna evenemanget med nya kontakter, kunskaper eller färdigheter, och det kräver planering.

• Underlätta meningsfulla samtal
  Begränsa inte samtalen till endast en publikgrupp. Deltagare behöver flera möjligheter att tala med varandra och med värdar och presentatörer. Uppmuntra deltagare på plats i att vara med i onlinechattar via sina bärbara datorer eller telefoner. För ett ännu starkare engagemang kan du sända livechatten på en bildskärm i rummet, så att deltagare kan se den, reagera och svara varandra. Då kan den virtuella publiken känna sig delaktig och engagerad i det som händer på plats.

  ExperttipsFör att låta både deltagare på plats och distansdeltagare interagera med varandra via livechatt kan du kontakta vårt Event Services-team och få hjälp med kreativa möjligheter som för samman publiken.

• Dubbelkolla din teknik
  Tekniken kan hjälpa eller stjälpa din hybridupplevelse. Som minimum bör du ha en plattform för hantering av virtuella evenemang, streamingprogramvara som kan hantera ditt videoflöde (vi rekommenderar inte kostnadsfria plattformar eftersom de kan visa oönskade annonser under evenemanget), tillräcklig internet-/wi-fi-bandbredd för att stödja livestreamandet samt en eller flera högkvalitativa kameror och mikrofoner som utformats för streaming.
• Glöm inte nätverkandet
  Nätverkande är en av de största fördelarna med att delta på ett evenemang, så glöm inte att möjliggöra nätverkande för din virtuella publik. Zoom Events nätverksfunktioner inkluderar ett antal alternativ för att bygga professionella nätverk, med digitala namnskyltar och profilkataloger. Vi föreslår att du lägger till tid som är särskilt avsedd för nätverkande på dagordningen. Det kan vara sociala möten efteråt, sessioner för diskussioner i mindre grupper eller en konversationsöppnare så att båda publikgrupperna kan samtala, samarbeta och lära känna varandra.
• Förenkla frågor och svar
  Att begränsa frågor till slutet av presentation kan minska deltagandet och engagemanget om deltagare glömmer sina frågor eller är redo att gå och bestämmer sig för att inte fråga. I stället för att vänta kan du uppmuntra deltagare att ta fram sina bärbara datorer och ställer frågor i realtid via en onlinechatt (även om de deltar på plats). Eller så kan du välja ut några (frivilliga) personer i den virtuella publiken som ställer sina frågor live, vilket också kan föra samman publiken.

  ExperttipsI Zoom Webinars gör funktionen Frågor och svar samt omröstningsverktygen att det är enkelt att samla in omedelbar feedback från publiken. När funktionen Frågor och svar är aktiverad kan deltagare svara varandras frågor eller rösta och reagera på andra deltagares frågor. För värdar som behöver följa upp efter ett evenemang gör Zoom att du kan ladda ner en rapport med frågor som ställts.

• Utöka ditt varumärkes räckvidd i mässhallen
  Zoom Events Expo gör att den virtuella publiken kan uppleva spänningen från en mässa på plats, genom att ansluta sponsorer, deltagare och båsens representanter. Deltagare kan ”gå runt” på mässgolvet, prata med representanter vid båset och se sponsorers logotyper, demonstrationer och relevant innehåll precis som på plats. Varumärkens räckvidd definierades en gång i tiden av båsets storlek eller placering, men med virtuella evenemang kan du visa upp ditt varumärke på en 10×10 bakgrund till en exponentiellt större publik.

VIP-behandling

Minnesvärda evenemang pratar folk om långt efteråt. Ge ditt evenemang en längre livslängd och gör så att folk pratar om det genom att ge deltagare en unik upplevelse som de inte kan få genom att titta på en inspelning eller läsa en sammanfattning. Var inte rädd för att avslöja en ny produkt, presentera en ny tjänst eller visa upp en otrolig företagsvinst. Planerar du att ge presenter till deltagarna på plats? Glöm inte att skicka en presentpåse till virtuella deltagare, också. Leta efter möjligheter att låta alla dina deltagare känna sig speciella, oavsett deras plats.

Innehållet är nyckeln

Det är lätt att känna sig trött efter dagens fjärde videokonferens, men här är en liten hemlighet: det är inte tekniken som gör dig trött, utan innehållet. Att sträcktitta på sport och serier har blivit mycket vanligt, så publiken kan titta så länge som innehållet är engagerande. Med hybridevenemang kan organisatörer spara in resekostnader och ha råd med välkända talare som kan dra en stor publik från sitt hem eller hotellrum. Utforma ditt evenemang med talare som har mycket energi samt sessioner och interaktivt innehåll som inkluderar tid för pauser och nätverkande.

Levla upp underhållningen

När du planerar sociala aktiviteter, glöm inte att inkludera din virtuella publik i det roliga. Älskar du livemusik? Anlita ett band som kan spela för alla, på distans. Bjuder du deltagarna på plats på drinkar? Planera en virtuell lektion i drinkblandning eller vinprovning för de som tittar hemma. Behöver du två värdar? Varför inte låta en av dem vara virtuell? Tveka inte att göra dina upplevelser kreativa för att för samman din publik.

Förstå tekniken

Även de bästa talarna får problem om tekniken krånglar. Hackig video, dålig belysning och ljud med dålig kvalitet är bland de snabbaste sätten att göra publiken oengagerad och trött. Testa din utrustning i förväg, eller ännu bättre, anlita en evenemangskonsult som kan planera och hantera dina behov av video och ljud både innan och under evenemanget.

Vare sig man ringer in hemifrån, sitter i ett styrelserum eller tittar på en livestream med 10 000 andra deltagare kräver moderna hybridevenemang teknik som kan användas var som helst, när som helst. Dagens evenemangspublik sitter inte längre i en lokal hela dagen. I stället tittar de på det inledande talet från sitt hotellrum, ser en livedemonstration i en mässhall, äter lunch med kollegor och lyssnar på de avslutande kommentarerna från sin surfplatta på flygplatsen. Framtiden för evenemang är hybrid och publiken behöver inte vara antingen på plats eller på distans. Hybridevenemang erbjuder i stället en uppslukande upplevelse som deltagare kan njuta av varifrån som helst.

Den globala marknaden för webbseminarier och virtuella evenemang förväntas nå 4,44 miljarder USD till 2025*, (upp från 1,57 miljarder 2020), så nu är rätt tid att implementera innovativa och engagerande evenemangsstrategier som för samman publikgrupper och låter ditt varumärke skilja sig från mängden.

Upptäck hur Zoom Events kan hjälpa dig att höja din strategi för hybrida evenemang varifrån som helst.
Kontakta Zoom Events i dag.

*Siffran har hämtats från forskning från Frost & Sullivan som används i en Zoom-rapport och kan visas när rapporten har laddats ner.