Den kompletta guiden till hybrida och virtuella campusevenemang

Innan vi går in på alla de olika typer av evenemang ni kan vara värd för ger vi en snabb överblick över Zoom Events. Tänk på Zoom Events som er allt-i-ett-lösning för att vara värd för, hantera och skapa rapporter om virtuella evenemang.

Ni kanske tidigare har använt Zoom Meetings och Zoom Webinars för att sammanföra människor. Zoom Events bygger vidare på dessa lösningar genom att bidra med särskilda evenemangshubbar, registrerings- och biljettalternativ och nätverkande för deltagare, som hanteras från Zoom Events-plattformen.

Evenemangstjänster för evenemang med omfattande produktion

Om ni vill göra evenemanget extra speciellt (kanske handlar det om ett hundraårsjubileum, en årsdag, en examensceremoni eller en välgörenhetsgala) har Zoom ett särskilt team för evenemangstjänster som kan hjälpa er att planera, bidra till och producera ett förstklassigt virtuellt eller hybridbaserat evenemang.

Zoom evenemangstjänster omfattar konsultation om bästa praxis för arrangemanget, konfiguration och support för produktionen och livehantering och -moderering av evenemang. Vårt team för evenemangstjänster kan även erbjuda support före och under evenemanget med ett telefonnummer som deltagare och värdar kan kontakta dem på.

Få evenemangstjänster

På ett campus arrangeras vanligtvis en rad evenemang under året. Från introduktionsveckan till karriärmässor, välgörenhetsarrangemang med tidigare studerande och examensceremonier – här är några tips på hur ni kan göra evenemangen virtuella.

Evenemang med flera sessioner eller över flera dagar

• Introduktioner. Planera virtuella sessioner där studenterna kan lyssna på universitetets ledare, dekaner och fasta rådgivare som berättar om olika aspekter av studentlivet. Lägg till sociala sessioner på dagordningen för att deltagarna ska lära känna varandra med hjälp av funktioner som grupprum för diskussioner i mindre grupper och Zoom Apps för att införa lekar och isbrytaraktiviteter. Med mässfunktionen kan studenterna utforska och mingla precis som under ett fysiskt evenemang.
• Alumnevenemang och välgörenhetsarrangemang. Vid stora återföreningar eller årsträffar kanske ni vill planera ett evenemang med flera sessioner och olika aktiviteter för tidigare studerande, gästtalare och till och med en välgörenhetsdel med hjälp av Pledge Zoom App. Du kan också involvera tidigare studenter genom enstaka evenemang med virtuella sammankomster under året.

• Jobbmässor. Med virtuella jobbmässor kan ni bjuda in företag utanför er geografiska region eftersom organisationerna inte behöver oroa sig för de kostnader och den logistik det innebär att resa till ert fysiska campus. Ge varje företag sin egen virtuella ”monter” (session), så kan studenterna gå med i sessionerna från de företag de är intresserade av att prata med. Organisationer kan använda grupprum för att ha privata samtal eller miniintervjuer med potentiella kandidater. Mässfunktionen erbjuder ännu fler möjligheter till interaktion och nätverkande där företag kan skapa sina egna montrar och studenterna kan gå med i informella sessioner.
• Filmfestivaler. Institutioner för film och media kan vara värd för virtuella filmfestivaler för att sprida sina studenters verk till en bredare publik. Ni kan skapa olika virtuella sessioner för att visa var och en av filmerna, vilket gör det enkelt för studenterna att dela sitt hårda arbete med familj och vänner som inte kan komma till campus.

Evenemang i enstaka sessioner

• Avslutningar. Examen är en viktig händelse för studenterna och deras familjer. Med en hybridavslutning kan ni bjuda in virtuella talare som talar till studenterna, erbjuda nära och kära att se evenemanget live via Zoom och ge studenter som inte kan närvara på plats möjlighet att delta.
• Idrottsevenemang och tittarfester. Du kan livestreama idrottsevenemang med Zoom till tittarfester och även ge tidigare eller nuvarande studenter möjlighet att livekommentera händelserna från där de befinner sig.
• Fakultetsevenemang. Från paneldiskussioner till världskända gästföreläsare – hjälp specifika fakulteter och institutioner att arrangera engagerande liveevenemang för en bred publik med studenter, alumner med flera.
• Studentledda evenemang. Klubbfester, möjligheter till nätverkande och studentföreningsevenemang – det finns en rad studentledda evenemang som kan arrangeras virtuellt för att ge framtida och tidigare studenter och andra med anknytning till högskolan som inte befinner sig på campus möjlighet att delta.

Att planera och genomföra ett campusevenemang kräver en laginsats. Delegera roller och ansvarsområden för varenda detalj för att effektivisera kommunikationen, förenkla förberedelserna och se till att ni är redo för evenemangsdagen. Det är bra att ha följande arbetsgrupper, även om vissa teammedlemmar i slutändan ansvarar för mer än en sak.

Produktionsteam

Producenterna ansvarar för allt som rör produktionen. De tar fram ett program med information om när varje session börjar, övergångar mellan talare, inspelningsplan pauser mellan sessioner, musik och andra uppgifter.

På evenemangsdagen är det produktionsteamet som håller i arrangemanget och ser till att allt går enligt planen och följer tidsschemat.

Tekniskt team

Det tekniska teamet håller koll på tekniken för evenemanget. Teammedlemmarna ansvarar för att schemalägga de virtuella sessionerna och se till att rätt inställningar har gjorts för funktioner som frågor och svar, chatt, livestreaming och inspelning. De ser även till att hårdvara som kameror, mikrofoner och ljus är på plats och fungerar som de ska och samarbetar med eventuella distanstalare för att säkerställa att de har rätt utrustning för att kunna genomföra sin presentation från där de befinner sig.

Presentationsteam

Ditt presentationsteam har ett nära samarbete med evenemangstalarna (oavsett om de har anknytning till högskolan eller kommer utifrån) när det gäller förberedelserna inför evenemanget. De bidrar till att samla in presentationsmaterial, som bildspel, och granskar talarbiografier innan de publicerar dem i Zoom Events. De ser till att talarna känner sig bekväma med att använda Zoom för sina presentationer och är väl förberedda med rätt utrustning för att låta och se bra ut framför kameran.

Ladda ner checklista för evenemangsförberedelser

Marknadsföringsteam

Marknadsföringsteam står för att marknadsföra evenemanget till rätt målgrupp för att öka antalet deltagare och nå målen. De tar fram resurser som en webbsida för evenemanget, flygblad, inlägg på sociala medier, blogginlägg och visuella tillgångar för att kommunicera fördelarna med att delta, ge folk den information de behöver för att registrera sig och skapa förväntningar inför den stora dagen.

Ladda ner checklista för marknadsföring av evenemang

Börja planeringen tidigt för att ha gott om tid att skapa en stabil grund för evenemanget. Från att utmejsla alla detaljerna i Zoom Events till att skapa en unik och positiv upplevelse för gästerna – det här behöver ni göra under veckorna och dagarna fram till evenemanget.

Kom igång med Zoom Events

Skapa en hubb

Om ni inte redan har gjort det är det en bra idé att skapa en hubb, som är en samling av kommande, aktuella och tidigare evenemang.

Ni kan ha en hubb för alla universitetsevenemang, men om ni planerar att vara värd för många olika typer av evenemang för olika målgrupper under året kan ni skapa flera hubbar. Ni kan till exempel ha en hubb för evenemang för alumner, en annan för administrationsstyrda evenemang, som introduktioner och examensceremonier och hubbar för olika fakulteter där de kan publicera sina evenemang.

Ni kan anpassa följande detaljer:

• Synlighet – välj om hubben ska vara privat eller tillgänglig för offentligheten. Om hubben är privat kan ni inte dela registreringslänken offentligt. Den är enbart synlig för de personer som ni bjuder in till evenemanget.
• Kategori
• Beskrivning av hubben – lägg till en eller två korta meningar om vilka typer av evenemang ni planerar att vara värd för i denna hubb.
• Hubbens logotyp och övergripande information (omslagsbild eller video).
• Profiler på sociala medier.

Besök vår supportsida för steg-för-steg-anvisningar om att skapa en hubb.

Skapa evenemanget

När du har konfigurerat hubben kan du skapa och ange uppgifter om era kommande evenemang. Om ni har flera hubbar kan du välja vilken hubb evenemanget ska vara kopplat till.

Du kan lägga till följande uppgifter om evenemanget:

• Evenemangsbeskrivning
• Kategori
• Evenemangstyp – vill ni använda Zoom Webinars eller Zoom Meetings (läs vårt blogginlägg om när du ska använda Meetings och när du ska använda Webinars)
• Gratis eller mot betalning
• Datum, tid och varaktighet
• Bilder och video för evenemanget
• Kontaktuppgifter
• Insamling – du kan välja om du vill göra evenemanget till en insamling och även lägga till ett insamlingsmål
• Synlighet – ställ in om evenemanget ska vara privat eller tillgängligt för användare med evenemangslänken
• Säkerhetsinställningar – välj bland en rad säkerhetsalternativ, som att aktivera väntrum eller tillåta att deltagarna vidtar vissa åtgärder, som att ändra sitt visningsnamn eller dela sin skärm
• Inspelningsinställningar – du kan ställa in olika alternativ för molninspelning, som att automatiskt starta inspelningen vid evenemangets starttid och ge deltagare möjlighet att se inspelningar
• Biljettförsäljning – anpassa biljettalternativen, däribland kostnaden och hur många biljetter ni kan sälja

Besök vår supportsida för detaljerade anvisningar om att skapa ett evenemang.

Skapa en enkät efter evenemanget

Att samla in feedback under eller efter evenemanget är ett bra sätt att involvera deltagarna och ge dem en chans att reflektera över sessionsinnehållet medan det fortfarande är färskt i åtanke. I Zoom Events kan du lägga till en enkät som visas när var och en av sessionerna avslutas, när utvalda sessioner avslutas eller när hela evenemanget avslutas. Du kan även lägga till olika frågeformat i enkäten.

Skapa en engagerande upplevelse

Det är en utmaning för organisatörer av virtuella och hybrida evenemang att skapa en engagerande och interaktiv upplevelse för distansdeltagare – när allt kommer omkring kan de göra annat vid sidan av eller klicka för att lämna evenemanget när de vill. Här är några funktioner som kan hjälpa er att utforma en upplevelse som deltagarna vill vara en del av.

Evenemangslobby

Registrerade deltagare kan få kontakt och nätverka innan och under evenemanget i Zoom Events-lobbyn. För evenemang som utbildningsträffar, studentintroduktioner eller alumniträffar kan ni skapa och marknadsföra ämnen till alla deltagare två veckor innan evenemanget för att starta en dialog och ställa frågor som uppmuntrar deltagarna till att interagera.

Frågor och svar

Frågor och svar-funktionen ger deltagare i ett webbinarium möjlighet att skicka in frågor och få svar live eller skriftligt under sessionen. Här är några tips på hur ni använder frågor och svar under ett webbinarium:

• Om ni förväntar er en stor publik kan du koordinera med paneldeltagarna eller bjuda in fler värdar som kan bidra till att svara på frågor under evenemanget.
• Ni kan utse medlemmar i teamet som hanterar frågor och svar, så att föreläsarna kan fokusera på att tala. Om frågor-och-svar-teamet inte deltar via ljud eller video kan du dölja deras videoflöde med hjälp av funktionen Dölj paneldeltagare utan video.
• Förbered några frågor som kräver eftertanke om ni inte får tillräckligt många högkvalitativa frågor från deltagarna för att fylla ut den tid som avsatts för frågor och svar.
• Fundera över målgruppen och risken för störande eller olämpligt beteende när du konfigurerar frågor-och-svar-delen. Med en intern målgrupp kanske du vill vara mer transparent vad gäller att visa frågor och svar, medan ett storskaligt evenemang med offentligt deltagande kan kräva striktare inställningar för frågor och svar.
• Du kan justera inställningarna för frågor och svar under ett webbinarium för att tillåta eller inaktivera anonyma frågor eller ändra huruvida deltagarna kan visa, kommentera eller rösta på frågor.
• Granska frågor-och-svar-rapporten efter webbinariet och följ upp med deltagare vars frågor inte besvarades live.

Genomföra en omröstning

Få feedback i realtid från publiken eller ta reda på om de förstår det visade innehållet med omröstningsfunktionen. Du kan skapa frågor och svar för omröstningar innan evenemanget och starta dina färdiga omröstningar under sessionen.

Mässa

Aktivera mässfunktionen för evenemanget för att ge deltagarna möjlighet att nätverka med varandra och besöka montrar för att ta reda på mer om särskilda ämnen eller sponsorer. Mässa är en funktion i Zoom Events som ger evenemangsorganisatörer möjlighet att skapa en virtuell mässa som gör att deltagarna får kontakt med monterrepresentanterna (sponsorer och utställare) och kan ta reda på mer om deras produkter och tjänster. När du skapar evenemanget ser du en flik med texten ”Mässa” – där kan du aktivera mässfunktionen.

Besök vår supportsida där du hittar allt du behöver veta om att konfigurera mässfunktionen för ert nästa evenemang.

Zoom Apps

Använd Zoom Apps, som Kahoot!, Mentimeter eller Miro för att göra evenemanget roligare och mer interaktivt och fokusera på samarbete.

Grupprum

Låt deltagarna interagera med varandra i mindre grupper under evenemanget. Du kan tilldela deltagare till grupprum i realtid, förtilldela deltagare eller låta dem välja själva vilka rum de vill gå med i och fritt röra sig mellan rum.

Allt du behöver veta om grupprum i Zoom

Ta reda på hur du skapar, tilldelar och hanterar grupprum

läs blogginlägg

Glöm inte testkörningen!

En testkörning ger evenemangsteamet och talarna möjlighet att finslipa och förbereda sig inför den stora dagen.

Produktions-, teknik- och presentationsteamen bör samarbeta för att schemalägga en testkörning med alla som är inblandade i evenemanget – både bakom kulisserna och framför kameran. Gå igenom programmet, testa utrustning och inställningar, öva på övergångar och timing och se till att presentationerna fungerar som de ska.

Ladda ner checklistan för testkörning

Dags att glänsa! På evenemangsdagen är de flesta förberedelserna gjorda. Nu ligger fokus på att utföra allt det ni har planerat inför och att ge deltagarna bästa möjliga upplevelse.

Starta evenemanget

Gå backstage (för webbinarier)

Vår backstagefunktion för Zoom Webinars erbjuder värdar, medvärdar och paneldeltagare ett privat ”backstageområde” eller ”green room” där de kan organisera och förbereda sig före eller mellan de aktiva webbinariesessionerna. Från backstageområdet kan man se och höra den aktiva webbinariesessionen (även kallad ”huvudscenen”) för att se evenemanget och lyssna efter signaler på att det snart är dags att delta på huvudscenen.

Be talarna att vara redo 10 eller 20 minuter innan evenemanget börjar, så att de kan möta dig backstage och testa video och ljud, skärmdelning och virtuella bakgrunder utan avbrott på huvudscenen. Därifrån kan värdar och paneldeltagare smidigt äntra och lämna huvudscenen så många gånger de behöver.

Starta tidigt

Försök starta mötet eller webbinariet några minuter före utsatt tid för att ge deltagarna tid att gå med innan programmet startar. Om du vill spela välkomstmusik ska du se till att den inte omfattas av royalties.

Kontrollera inställningarna

Medan deltagarna går med kan du passa på att se till att mötes- eller webbinarieinställningarna är korrekta. Kontrollera att du spelar in (det anges i det övre vänstra hörnet av fönstret) och livestreamar till rätt plattformar och starta livestreamen om den inte aktiveras automatiskt. Kontrollera även att inställningarna för frågor och svar är korrekta och att paneldeltagarna och medvärdarna har rätt behörigheter.

Inledningsrepliker

Starta evenemanget med ett kort meddelande där du informerar deltagarna om huruvida evenemanget kommer att spelas in eller ej, hur de skickar in frågor och vad webbinariet handlar om. Glöm inte att tacka talare och sponsorer!

Involvera deltagarna med Zoom Events

Se till att deltagarna känner till de funktioner som ger dem möjlighet att skapa sin optimala evenemangsupplevelse och få kontakt med andra gäster.

Evenemangslobby

Evenemangslobbyn är ett beständigt utrymme där deltagarna kan nätverka med varandra och evenemangssponsorerna innan, under och efter evenemanget. Det blir enkelt för gästerna att utväxla kontaktuppgifter, chatta och ta initiativ till möten med andra deltagare i evenemangslobbyn. Deltagare kan även se livesessioner från lobbyn innan de går med.

Sessionschatt

Om ditt evenemang omfattar flera sessioner kan du uppmuntra deltagarna till mer fokuserade samtal i sessionschattarna, där de kan prata om ämnen som rör vardera session. Du kan även uppmuntra presentatörerna att delta i sessionschatten för att svara på frågor och erbjuda mer djupgående diskussioner.

Proffstips

Evenemangsarrangörer och utsedda moderatorer har möjlighet att ta bort meddelanden och användare från gruppchattarna i Zoom Events-lobbyn. Tilldela evenemangspersonalen rollen som moderator i Zoom Events och be ditt team att övervaka chatten avseende störande eller olämpliga meddelanden.

Dagordning för deltagare

Alla gäster kan skapa sin egen anpassade evenemangsplan genom att lägga till sessioner till sin egen dagordning. En dagordning är en central plats där deltagarna kan få en överblick över alla de sessioner de är intresserade av genom en kalenderlayout.

Sessionskatalog

Sessionskatalogen gör det enkelt för deltagarna att söka efter sessioner och filtrera sin vy baserat på ämne, typ av målgrupp och mer därtill.

Felsökning

Ha supportsidorna för Zoom Events, Zoom Webinars eller Zoom Meetings öppna för att snabbt kunna felsöka deltagarnas problem i farten. Om paneldeltagarna stöter på problem kan du chatta enskilt med dem i Zoom-klienten eller med funktionen för privat chatt i sessionen.

Här är några snabba resurser vid vanliga värd- och deltagarproblem:

• Förhindra störningar under evenemanget
  
• Gå med i ett evenemang i Zoom Events
  
• Använda evenemangslobbyn
  
• Så skapar du en dagordning
  

Grattis till ett lyckat evenemang! När evenemanget är över kan ni hålla kontakten med deltagarna, samla in feedback och djupdyka i rapporter för att analysera deltagande och engagemang.

Granska feedback

Besök avsnittet för analyser och kontrollpanel i Zoom Events för att visa och generera rapporter om resultaten från enkäten efter evenemanget. Samla sessionsspecifik och övergripande feedback som en del av era utvärderingsdiskussioner.

Dela inspelningar

Gör evenemangsinspelningarna tillgängliga för alla som registrerade sig, lägg upp inspelningar på webbsidan så att alla kan komma åt dem eller registrera åtkomst till innehållet för att samla in användardata från de tittare som ser dem. Det finns några olika metoder för att hantera evenemangsinspelningar:

• Aktivera kostnadsfri åtkomst i sju dagar till evenemangsinspelningar med biljettregistrering. Om du väljer det här alternativet när du konfigurerar evenemanget startar inspelningen automatiskt när evenemanget startar. Med det här alternativet kan du visa och redigera inspelningar innan du gör dem tillgängliga och du kan även välja att automatiskt meddela deltagare när inspelningarna är redo att visas.
• Använd en integrering som Panopto eller Kaltura för att lagra och organisera inspelningarna. Upptäck alla våra inspelningsintegreringar på Zoom App Marketplace.
• Spela in till molnet och hantera inspelningar manuellt. Med det här alternativet kan värdarna styra när inspelningar startar och slutar (men de måste också komma ihåg att trycka på ”spela in” på rätt tidpunkt). Du kan hantera exakt hur du vill dela inspelningar och kan bland annat lösenordsskydda dem, tillåta nedladdningar och lägga till ett utgångsdatum för länken.

Knyt kontakter med deltagare

Evenemang är jättebra när du vill sammanföra personer med anknytning till campus, men glöm inte att upprätthålla kontakten efter den stora dagen. Skicka e-postmeddelanden till deltagare och bjud in dem att se sessionsinspelningar när de är tillgängliga och följ upp för att berätta om andra relevanta evenemang eller nyheter som de kan vara intresserade av. Skräddarsy innehållet till målgruppen – efter en introduktion för nya studenter kan du exempelvis följa upp med tips för att lyckas med studierna det första året och länkar till olika klubbar och aktiviteter på campus.

Utvärdera evenemanget

Om ni använder Zoom Events kan ni titta på analyserna och kontrollpanelen för att få information om sidanalyser, lobby- och sessionsanalyser, rapportering om evenemangssessioner och analyser om evenemangssponsorer. Ni kan även generera mötesrapporter, som innehåller data om registrering och omröstningar för möten, eller webbinarierapporter, som innehåller data om registrering, deltagande, frågor och svar, omröstningar och evenemangsresultat.

Använd deltagardata och enkätresultat samt feedback från talare och paneldeltagare och spåra engagemanget för innehållet och andra evenemangsfunktioner. Genom att utvärdera vad som fungerade och inte kan ni göra nästa campusevenemang ännu mer verkningsfullt än det senaste.