Membuat diskusi terfokus menggunakan ruang diskusi
Terkadang Anda perlu menarik seseorang untuk melakukan obrolan cepat, dan membawa grup pilihan bersama-sama untuk melakukan diskusi yang lebih terfokus. Ini berlaku dalam rapat tatap muka dan virtual, terutama karena tenaga kerja saat ini terombang-ambing di antara keduanya. Dengan fitur ruang diskusi dari Zoom, Anda dapat menghadirkan struktur rapat dinamis ini ke ruang digital.
Apa itu ruang diskusi?
Ruang diskusi memungkinkan host rapat Zoom membuat grup terpisah yang lebih kecil dalam rapat yang lebih besar atau sesi pelatihan. Fitur ini memungkinkan setiap orang bekerja dalam tim yang lebih kecil, tempat host dapat menarik grup kembali dalam sesi kolektif saat dibutuhkan. Peserta dapat memberi tahu host saat mereka memerlukan bantuan, dan Anda dapat mengunjungi grup diskusi mana pun untuk membantu dan menjawab pertanyaan.
Anda dapat menggunakan video, audio, obrolan, papan tulis, dan berbagi layar selama sesi ruang diskusi.
Bagaimana cara menyiapkan ruang diskusi di Zoom?
Apakah Anda menjalankan sesi pelatihan besar, mencoba mengatur ulang ruang kelas virtual, atau ingin membuat pengalaman ikatan tim yang lebih interaktif, ruang diskusi adalah kunci utama untuk membangun hubungan yang bermakna. Manfaat yang ditawarkan meliputi:
Delegasi yang mudah
Saat Anda memerlukan dukungan salama sesi, co-host akan membantu — mereka dapat membantu Anda mengatur serta memimpin rapat dan ruang diskusi yang sesuai. Co-host memiliki hak host penuh di ruang diskusi, termasuk kemampuan untuk menetapkan, memulai, dan mengakhiri ruang diskusi, serta kemampuan untuk berpindah antar-ruang diskusi dan menyiarkan pesan ke semua anggota ruang diskusi.
Diskusi terorganisir dan terfokus
Meskipun peserta berada di ruang terpisah, host dapat mengirim pesan ke setiap ruang diskusi saat mereka ingin menyampaikan sesuatu. Misalnya, fitur ini berguna jika Anda ingin memberi tahu peserta bahwa sudah saatnya dikusi diakhiri atau tugas diselesaikan.
Membagi rapat panjang yang bersinambungan
Setelah Anda menutup sesi diskusi, Anda dapat memutuskan untuk membagi peserta lagi setiap saat. Fitur ini berguna untuk kelas atau acara yang lebih panjang, karena Anda dapat membagi peserta sesering mungkin sesuai keinginan.
Membantu orang lain saat mereka membutuhkannya
Hanya karena Anda tidak berada di ruang dengan seseorang, bukan berarti Anda tidak dapat membantu mereka. Peserta diskusi dapat mengeklik ikon “Minta Bantuan” untuk mengundang host agar bergabung ke diskusi Anda untuk memberikan bantuan. Host akan menerima pemberitahuan dan mengikuti sesi tersebut.
Menilai keterlibatan peserta
Di tab peserta, sebagai host, Anda dapat melihat siapa saja yang berada di ruang diskusi, dan apakah mereka berbicara, berbagi layar, mengaktifkan video, dan banyak lagi. Fitur ini membantu Anda memahami keterlibatan ruang diskusi dengan lebih baik, dan mengidentifikasi area-area yang butuh perhatian ekstra.
Membuat keamanan yang konsisten
Enkripsi ujung-ke-ujung (E2EE) untuk Zoom Meetings telah diperluas ke ruang diskusi. Ini akan menjadi pengalaman yang sama seperti rapat E2EE standar, kecuali setiap ruang diskusi mendapatkan kunci enkripsi rapat uniknya sendiri. Anda dapat menggunakan fitur ini saat Anda perlu menambahkan lapisan keamanan ekstra ke percakapan pribadi yang penting, atau hanya ingin mengumpulkan orang-orang tertentu selama rapat E2EE.
Bagaimana cara kerja ruang diskusi?
- Membuat ruang diskusi
- Mengakhiri ruang diskusi
- Menghapus ruang diskusi
- Menggunakan ruang diskusi dengan Zoom Rooms
Membuat ruang diskusi
-
Ruang diskusi memungkinkan Anda membagi rapat hingga 50 sesi terpisah.
-
Sebagai host rapat, Anda dapat memilih untuk membagi peserta rapat menjadi sesi terpisah ini secara otomatis atau manual, dan Anda dapat bergabung ke salah satu ruang terpisah ini kapan saja.
-
Jika Anda perlu memindahkan peserta, cukup pilih nama peserta dan tetapkan mereka ke ruang yang berbeda.
-
Anda juga dapat mengizinkan peserta mengontrol pengalaman dengan mengizinkan mereka memilih ruang yang mereka sukai dari awal.
Mengakhiri ruang diskusi
-
Jika Anda sudah siap mengakhiri sesi diskusi, klik “Tutup Ruang,” yang akan mengirim pemberitahuan kepada peserta untuk bergabung lagi ke sesi utama.
-
Host juga dapat membuat ruang diskusi berakhir secara otomatis setelah waktu yang dikonfigurasi dan mengatur penghitung waktu mundur untuk peserta yang akan mengembalikan mereka secara otomatis ke sesi utama setelah waktunya habis.
-
Peserta dapat memilih untuk kembali ke sesi utama kapan saja.
Menghapus ruang diskusi
-
Anda memiliki opsi untuk menghapus ruang diskusi yang dipilih. Namun, tindakan ini tidak akan menghapus peserta di ruang tersebut dari rapat.
-
Setelah ruang dihapus, peserta akan dikembalikan ke antrean untuk dimasukkan ke ruang diskusi lainnya.
-
Jika ruang diskusi terhapus secara tidak sengaja dan Anda ingin membuat ulang skenario ini, Anda harus memulai dari awal dengan membuat ulang ruang diskusi baik dengan memasukkan peserta ke dalam ruang secara otomatis atau memasukkan grup peserta yang sama secara manual ke dalam ruang diskusi baru.
Menggunakan ruang diskusi dengan Zoom Rooms
-
Jika ingin mengaktifkan percakapan lebih kecil ini di lingkungan kerja hibrida, Anda dapat bergabung ke ruang diskusi dari Alat Zoom Rooms.
-
Meskipun Zoom Rooms tidak dapat memulai sesi ruang diskusi, mereka dapat ditambahkan sebagai peserta ruang diskusi saat host memulai sesi diskusi.
-
Peserta Zoom Rooms juga dapat bergabung ke dan keluar dari sesi serta melihat siapa saja yang ada dalam diskusi.
Mulai menggunakan ruang diskusi Zoom
Rapat virtual pun memerlukan cara untuk menghubungkan individu tertentu atau membuat grup khusus. Dengan ruang diskusi Zoom, Anda memiliki kemampuan untuk melibatkan peserta sesuai kebutuhan sekaligus tetap menikmati fleksibilitas yang dihadirkan dengan lingkungan digital.
Unduh Zoom Meetings sekarang untuk menikmati kecanggihan ruang diskusi!
Tanya Jawab Umum
Agar dapat menggunakan fitur ruang diskusi, Anda harus masuk terlebih dahulu ke portal web Zoom dan membuka “Pengaturan.” Klik tab “Rapat” — di bagian “Dalam Rapat (Lanjutan),” aktifkan opsi ruang diskusi. Dialog verifikasi mungkin muncul, jadi cukup klik “Aktifkan” untuk memverifikasi perubahan jika muncul. Jika, karena beberapa alasan, opsi ruang diskusi tidak berwarna abu-abu, kemungkinan opsi ini dikunci oleh admin akun Anda — jadi pastikan untuk meminta mereka untuk menyiapkannya.
Untuk memberi Anda fleksibilitas yang lebih selama menikmati ruang diskusi, sebaiknya Anda memilih kotak berikut selama penyiapan:
- Izinkan host rapat menetapkan peserta terlebih dahulu ke ruang diskusi.
- Izinkan host menyiarkan pesan ke peserta, yang memungkinkan Anda menyiarkan pesan berbasis teks ke semua peserta dalam ruang diskusi.
- Izinkan host menyiarkan suara ke ruang diskusi, yang memungkinkan Anda menyiarkan audio mikrofon ke semua peserta dalam ruang diskusi.
- Izinkan host membuat, mengganti nama, dan menghapus ruang diskusi saat ruang dibuka.
- Izinkan host melihat status aktivitas peserta di ruang diskusi (mis., berbagi layar, reaksi). Opsi ini mengizinkan host dan co-host untuk melihat status audio dan video peserta dengan cepat, jika mereka membagikan layar, dan setiap reaksi aktif dan umpan balik nonverbal.
Lalu klik Simpan, dan sekarang Anda sudah siap.
Untuk membuat ruang diskusi, cukup mulai rapat instan atau terjadwal dan klik Ruang “Diskusi.” Pilih jumlah ruang yang ingin dibuat dan cara Anda akan menetapkan peserta ke ruang tersebut, baik memilih peserta yang diinginkan di setiap ruang atau menetapkan peserta secara otomatis. Anda dapat mengizinkan peserta memilih ruang yang mereka inginkan. Klik Buat, lalu izinkan sesi berjalan sesuai kebutuhan Anda.