Arbete på distans, på plats eller hybrid – en guide och insikter för ditt team
Oavsett om ni återvänder till kontoret, gör det möjligt för teamet att arbeta på distans eller ger teamet flexibiliteten att välja kan Zoom se till att ni är säkra och uppkopplade.
En känsla av att återgå till det normala börjar komma efter ett år av extrema förändringar och nu är det nödvändigt att fatta beslut kring hur arbetets nästa fas ska se ut för teamen och företaget. Ska ni återvända helt till kontoret? Lämnar ni kontoret bakom er och arbetar helt på distans? Eller erbjuder ni medarbetarna flexibla arbetsalternativ så att de kan arbeta var de vill genom att skapa en hybridarbetsplats där det finns alternativ för att arbeta både hemifrån och på kontoret?
Vad ni än väljer har vi de egenskaper och funktioner teamet behöver för att vara säkra, anslutna och produktiva. Denna digitala guide tar upp tre alternativ för hur arbetets nästa fas kan se ut, samt de specifika verktyg och funktioner i Zoom som gör dem möjliga. Vad ni ska välja för arbetets nästa fas beror på ett antal faktorer som är unika för företaget, er strategi och medarbetarna.
I den här guiden om olika arbetsstilar tar vi upp följande:
Återvända till kontoret
Planera för teamets hälsa och säkerhet när ni återvänder till den fysiska arbetsplatsen.
Full återgång till kontoret
I och med att organisationerna fortsätter att anpassa sina arbetsmodeller för att passa medarbetarnas behov har de börjat ställa samma fråga: ”när kan vi återvända till det normala?”. Men många inser att deras känsla av vad som är ”normalt” kanske aldrig återgår till det som var, eftersom man möter nya utmaningar vad gäller hälsa, säkerhet och produktivitet. Samtidigt som medarbetarna är ivriga att komma tillbaka till kontoret är de också oroliga över sin hälsa och säkerhet.
En studie som utförts av Envoy frågade 1 000 hel- och deltidsanställda i USA och resultatet visade att 73 % av de svarande oroade sig över att återvända till kontoret. Företagen tar denna oro på allvar och det har de goda skäl att göra, eftersom studien även visade att över hälften av personerna skulle överväga att lämna sina jobb om deras arbetsgivare inte prioriterade deras säkerhet. Att få medarbetarna att prestera på topp kräver nu ytterligare fokus för att se till att alla som befinner sig på plats är friska och trygga.
73 %av de anställda oroar sig över att återvända till kontoret
Bland de som tillfrågades gällde de tre främsta orosmomenten kring arbete på plats andra som kommer till jobbet fast de är sjuka, en trång arbetsplats och lämplig ventilation. Även om Zoom traditionellt sett har fokuserat på virtuellt samarbete utvecklar vi vår produktportfölj i rask takt för att hjälpa företag att hantera dessa utmaningar och återgå till att arbeta på plats på ett säkert sätt.
De främsta orosmomenten kring arbete på plats
Man vet inte om någon som är sjuk kommer in till kontoret
För många människor samtidigt på arbetsplatsen
Brist på lämplig ventilation
Checklista för att återvända till kontoret
Det är viktigare än någonsin att säkerställa medarbetarnas hälsa och säkerhet när de befinner sig på kontoret. Du behöver rätt verktyg som hjälper dig att hantera resurserna och minimera kontakten där det är möjligt. Det är enkelt med den enhetliga kommunikationsplattformen med video i fokus från Zoom. Zoom har spännande nya funktioner och sådana du känner till och har uppskattat i flera år, så att ni kan få tillbaka teamet till kontoret på ett snabbt och säkert sätt.
Hälsa och säkerhet
Virtuell receptionist För kontaktlösa besök
E911-plattform För respons i nödsituationer
Miljödata För att övervaka förhållanden
Resurshantering
Räkna antalet personer i rummet För policyövervakning
Reservering av arbetsplats För resursdelning
Digital skyltning För viktiga uppdateringar
Schemaläggning av rum För smidig rumsbokning
Handsfree-kommunikation
Kamratläge För mobil rumskontroll
Trådlös parkoppling Med särskilda enheter
Röststyrning I konferensrum
Virtuell receptionist
Välkomna gäster på ett säkert sätt och gör det möjligt för receptionspersonalen att arbeta var de vill med Zooms kioskläge. Besökare på kontoret kan trycka för att direkt få kontakt med receptionspersonalen via Zoom.
När de har fått kontakt kan personalen välkomna och hjälpa besökare till kontoret var de än befinner sig, vilket ger alla besökare ett bra och säkert första intryck.
Digital skyltning och reservering av arbetsplats
Allt fler medarbetare vill ha en hybrid arbetsmodell där de arbetar både hemifrån och på kontoret under arbetsveckan. Då kan reservering av arbetsplats via Zoom Rooms bokningsskärm hjälpa medarbetarna att reservera sina arbetsplatser i förväg och ge en insyn i tillgängliga resurser. Använd digital skyltning för att visa tillgänglighet för resurserna (t.ex. SpaceIQ) eller information som städschema för resurser på plats.
Röstkommandon för Zoom Rooms
Du kan starta ett möte i ett Zoom Room med röstkommandon, vilket är tillgängligt på iOS i dag och snart kommer till alla plattformar. När deltagarna går in i ett mötesrum kan de starta ett möte utan att behöva vidröra gemensamma Zoom Rooms-kontroller.
Alexa for Businesses är nu också tillgängligt på Zoom Rooms-enheter, vilket ger ytterligare funktioner, som ”Alexa, hjälp mig hitta ett ledigt mötesrum”.
E911-integrering av digital skyltning
När det finns färre kollegor på plats som kan hjälpa till i en nödsituation är det svårare än någonsin att samla rätt resurser. Zoom Phone Nomadic E911 (USA och Kanada) gör det möjligt att dynamiskt spåra användarnas plats när de rör sig i lokalerna eller på området, vilket gör att deras plats alltid är uppdaterad vid en nödsituation. När du ringer ett nödnummer meddelar Zoom det interna säkerhetsteamet och använder digital skyltning för att vägleda räddningstjänsten.
Räkna antalet personer i rummet
Vi förbättrar bokningsskärmarna så att de visar antalet personer i rummet, vilket hjälper deltagarna att följa krav på fysisk distansering. Zoom Rooms-kameran övervakar hela tiden antalet personer i rummet och visar det på rummets bokningsskärm. Rummet kan även visa rapporter för antalet personer över tid på kontrollpanelen för Zoom Rooms, vilket gör det lättare att följa och genomdriva eventuella policyer eller gränser för antalet personer i ett rum.
Zoom Rooms bokningsskärm
Zoom Rooms-kunder kan använda ett obegränsat antal bokningsskärmar som gör det enkelt för de som arbetar på plats och på distans att boka mötesrum. Bokningsskärmarna är integrerade direkt i organisationens kalenderapp och visar hela kontorets bokningsinformation och tillgänglighet i realtid. De kan användas för stora konferensrum, mindre rum och till och med skrivbord eller andra delade resurser.
Kamratläge för Zoom Rooms
Mötesdeltagare i rummet kan nu parkoppla sina personliga enheter med Zoom Room med hjälp av mobilapplikationen Zoom Room Controller. När parkopplingen är klar kan deltagaren hantera rumskontrollerna från sin egen enhet. Man slipper vidröra gemensamma kontrollenheter för att starta eller styra mötesrum, så att allt nu kan styras från deltagarens egen enhet.
Digital skyltning och användning av utrymmen
Zoom Rooms-kunder kan driftsätta ett obegränsat antal digitala skyltar för att visa viktig information och meddelanden på hela kontoret. Om man använder säkra och molnbaserade närvaropaneler från organisationer som Density.io kan Zoom Rooms-administratörer visa byggnadens kapacitetsgränser och varningar för antalet närvarande personer i hela kontorsutrymmet.
Förbättrad rapportering på kontrollpanelen
Zoom Rooms-kontrollpanelen kan hjälpa dig att övervaka och rapportera antalet personer i ett rum, vilket ger dig en tydligare bild av hur resurserna används och om medarbetarna följer policyerna. Hårdvara som stöds, till exempel Neat-enheter, kan också övervaka faktorer som luftkvalitet för att säkerställa en säker och hälsosam miljö.
Knapplösa Bluetooth-telefoner och telefonprogram
Zoom Phone gör det enkelt att parkoppla kontorets fasta telefoner med specifika användare i flexibla arbetsmiljöer, samtidigt som nya modeller utan knappar och med Bluetooth-funktioner ger enkel rengöring och minimal fysisk användning.
Smart galleri för Zoom Rooms
När arbetsstyrkan är uppdelad på hemarbete och arbete på kontoret kan ett möte med ett konferensrum fullt av människor kännas överväldigande och opersonligt när man arbetar hemifrån. Med smart galleri för Zoom Rooms identifierar Zoom automatiskt deltagarna i rummet och skapar en separat kamerabild för varje deltagare, vilket får mötet att kännas mer som de Zoom Meetings du känner till och uppskattar.
Hybridarbetsmodellen
Ge hybridarbetsstyrkan den frihet och de verktyg de behöver för att arbeta som de vill.
Hybridarbetsplatsen
I samband med att företagen planerar för nästa arbetsfas är det troligt att många implementerar en arbetsplats där man kan arbeta både på distans och på plats, det som kallas en hybridarbetsplats. På en hybridarbetsplats kan medarbetarna välja från dag till dag var de vill arbeta. En del kan arbeta hemifrån på heltid, medan andra infinner sig på det fysiska kontoret varje dag. Båda grupperna har dock flexibiliteten att ändra var de arbetar ifrån, beroende på sina scheman, projekt eller dagliga behov.
Det kan få en enorm effekt på produktiviteten när man låter medarbetarna anpassa arbetsplatsen efter sina behov och det verkar de veta. En studie som utfördes av Envoy där man frågade 1 000 hel- och deltidsanställda i USA visade att otroliga 94 % fortfarande vill arbeta på kontoret minst en dag i veckan. Arbete på plats och på distans fyller båda sin funktion och en hybridmiljö gör det möjligt för teamet att välja vad som passar deras behov och arbete bäst.
Men det finns utmaningar även med hybridarbetsplatser. De tre främsta orosmomenten med en hybridmodell är oro över att andra kommer till jobbet när de är sjuka, att inte kunna träffa vänner och andra teammedlemmar lika ofta, och att man missar födelsedagar, aktiviteter och andra händelser som kan bygga upp och bibehålla en kultur. På samma sätt som Zoom hjälpte till att möjliggöra arbete helt på distans och helt fysiska arbetsplatser är Zoom-plattformen avgörande för en produktiv arbetsmiljö för en hybriddistribuerad arbetsstyrka.
De främsta utmaningarna med hybridarbetsmiljön
Man vet inte om någon som är sjuk kommer in och arbetar på plats
Man träffar inte vänner och kollegor lika ofta
Man missar födelsedagar, aktiviteter och andra händelser
Checklista för hybridarbetsplats
Hybridmodellen blandar fördelarna och utmaningarna med både den fysiska arbetsplatsen på kontoret och distansarbetsplatsen. Det gör att kommunikationsplattformen är viktigare än någonsin och Zoom har de verktyg och funktioner som krävs för att ge den flexibilitet som hybridmedarbetare önskar, tillsammans med den säkerhet och tillgänglighet de behöver för att hålla kontakten var de än arbetar. Använd checklistan nedan för att se hur redo ni är för att sätta igång med en hybridarbetsstyrka.
Samarbete
Smidigt whiteboardarbete i Zoom För enkelt samarbete
Zoom Apps (kommer snart) Appar som är tillgängliga direkt i mötet
Meddelanden Kontakt i realtid
Brusreducering Färre störningar
Kommunikation
Smart galleri Personligare möten
Zoom for Home En förbättrad Zoom-upplevelse hemma
Zoom på smarta skärmar Fler sätt att ansluta
Mobilapp Alltid ansluten
Hälsa och säkerhet
Virtuell receptionist För kontaktlösa besök
E911-plattform För respons i nödsituationer
Miljödata För att övervaka förhållanden
Resurshantering
Räkna antalet personer i rummet För policyövervakning
Reservering av arbetsplats För resursdelning
Digital skyltning För viktiga uppdateringar
Schemaläggning av rum För smidig rumsbokning på kontoret
Arbetsplats helt på distans
Se till att distansteamet håller kontakten och sammanhållningen, även när de inte är på samma plats.
Arbetsplats helt på distans
Distansarbete är inte ett nytt begrepp, men det har tagit enorma kliv framåt under det senaste året och har gått från en strategi på idéstadiet till vardag för de flesta informationsarbetare. Det senaste året har inneburit ett otroligt experiment när det gäller flexibiliteten för distansarbete och det experimentet har gett en del verkliga och överraskande fördelar för de företag som har tagit det till sig.
Produktivitet har länge varit det företagen har oroat sig mest över när de har funderat över flexibla arbetsalternativ. Under det senaste året har många företag sett att flexibla arbetsalternativ, som distansarbete, faktiskt har förbättrat teamets produktivitet. En studie som genomförts av Gartner visade att när medarbetarna får flexibiliteten att välja när och var de arbetar ökade antalet toppresterande medarbetare med 19 punkter till 55 %. Det innebär att majoriteten av medarbetarna på företag med distansarbete är toppresterande!
Medarbetarnas önskan om flexibilitet när det gäller var och när de arbetar syns i rekryteringstrender. Karin Kimbrough, chefsekonom hos LinkedIn, säger att ”vi ser en enorm ökning av efterfrågan på distansarbete på vår plattform, vilket kommer ha avsevärda långsiktiga effekter på arbetsmarknaden. Globalt ser vi att fyra gånger så många jobb erbjuder distansarbete sedan mars.”
Dessa och många andra orsaker gör att trenden med distansarbete inte kommer att försvinna på länge. Enligt en studie från Gartner planerade 74 % av de tillfrågade företagen att införa någon form av permanent alternativ för distansarbete för sina medarbetare. Men lyckat distansarbete kräver att man har rätt kommunikations- och samarbetsverktyg och Zoom har en komplett kommunikationsplattform där distansteamet kan arbeta hemifrån, från ett kafé eller till och med från stranden.
Checklista för att arbeta hemifrån
Att se till att medarbetarna är anslutna, ge dem nya sätt att samarbeta och underlätta interaktioner som bygger upp och bibehåller företagets kultur är viktiga delar i en framgångsrik och produktiv spridd arbetsstyrka. Kommunikationsplattformen är det nav som gör allt detta möjligt. Använd checklistan nedan för att se hur redo ni är för att sätta igång med en distansarbetsmiljö för medarbetarna.
Samarbete
Smidigt whiteboardarbete i Zoom För enkelt samarbete
Zoom Apps Appar som är tillgängliga direkt i mötet
Meddelanden Kontakt i realtid
Brusreducering Färre störningar
Kommunikation
Mjukvaru-/hårdvarutelefoner Enkel distansanvändning och konfiguration
Zoom for Home En förbättrad Zoom-upplevelse hemma
Zoom på smarta skärmar Fler sätt att ansluta
Mobilapp Alltid ansluten
Kultur
Zoom Events För företagsevenemang
Large Meetings Upp till 1 000 deltagare
Zoom Events för företagskultur
Det kan vara en utmaning att bibehålla en företagskultur när medarbetarna distansarbetar. Zoom Events utgör en evenemangsplattform som är perfekt för att erbjuda kulturskapande kurser för medarbetarna, från yoga till matlagning, från ERG-evenemang till möten där alla medarbetare deltar. Det är när man delar upplevelser som kulturen skapas och bibehålls, och Zoom Events gör det enkelt att delta i olika slags evenemang eller anordna ett eget.
Smidiga whiteboardfunktioner
Samarbeta som om ni satt i samma rum, även när ni arbetar hemifrån. Zooms whiteboardverktyg är perfekta för gemensam brainstorming, idéskapande och iteration. Bidra till en whiteboard från skrivbordsprogrammet, mobilappen eller Zoom Rooms för Touch-enheter utan att ens behöva ha ett möte. Whiteboardtavlor i Zoom är lätta att spara och dela till Zoom Team Chat eller använda som referens eller bygga vidare på nästa gång, och alla deltagare kan arbeta på en Zoom Whiteboard från valfri enhet.
Zoom for Home
Zoom for Home-enheter ser till att du får otroliga mötesupplevelser på ett distanskontor eller hemma i vardagsrummet. Enkel konfiguration och hantering innebär att du kan ägna mer tid åt möten med teamet, även när alla sitter hemma. Enheter som Facebook Portal TV, som syns på bilden, kan till och med göra om din befintliga TV till ett Zoom Room, så att du kan gå med i möten med en enda knapptryckning.
Zoom på smarta skärmar
Zoom kan nu användas på fler enheter, inklusive Google Nest Hub Max, Amazons Echo Show och Facebook Portal. Teamen kan använda de smarta enheter som redan finns i hemmet för att få ännu fler sätt att mötas och vara anslutna.
Zoom Team Chat
Förenkla samarbetet mellan teamen och externa deltagare med företagschatt och direktvideomöten. Zoom Team Chat gör det möjligt att kommunicera i realtid i hela organisationen. Med personlig chatt och gruppchatt kan du se till att teamet alltid är uppdaterat och i kontakt. Zoom Team Chat ger verktyg som ser till att alla organisationer kan dra nytta av kraften i kommunikation via meddelanden för att förbättra teamets samarbete.
Dämpning av bakgrundsljud
Det man kan se och höra på ett distanskontor är mycket mindre förutsägbart än det som kan hända i en vanlig kontorsmiljö. Som tur är kan Zooms funktion för att dämpa bakgrundsljud ta bort eventuella ljud som förekommer vid arbete hemifrån, till exempel skällande hundar eller partnerns telefonsamtal. På så vis får du en mötesupplevelse utan distraktioner som är perfekt för viktiga möten och presentationer eller utbildning online.
Zoom Apps och App Marketplace
Få in de verktyg du använder varje dag i Zoom med Zoom Apps och Zooms App Marketplace. Zoom kan enkelt passas in i de arbetsflöden och verktyg som teamet redan använder i arbetet, vilket gör att ni slipper tidsödande byten mellan miljöer så att ni kan förbättra teamets effektivitet.
Zoom-mobilapp
Zoom-mobilappen har utsetts till årets bästa app i Apple App Store och den gör det möjligt för dig att hålla kontakten var du än är. Oavsett om du använder Zoom Team Chat för att hålla kontakten med teamet eller har ett videomöte i farten ser Zoom-mobilappen till att du inte missar någonting.
Zoom Webinars för stora möten och town hall-möten
Zoom kan smidigt skalas upp för att passa alla dina mötesbehov. Oavsett om det är ett möte mellan två personer eller ett town hall-möte med hela företaget fungerar Zoom alltid perfekt. Zoom Webinars kan användas till ännu fler deltagare, vilket gör Zoom till det perfekta valet även för de största evenemangen.
Som vi nämnde i introduktionen hänger valen ni gör för arbetets nästa fas på ett antal faktorer som är unika för er verksamhet, er strategi och era medarbetare. Det är ett val som ni behöver överväga noga för att hitta den lösning som passar er situation och ert företag bäst. Med Zooms plattform för enhetlig kommunikation med video i fokus kan du hålla alla säkra, se till att de är anslutna och se till att de är produktiva oavsett hur nästa fas i arbetet ser ut. Vi pratar gärna med dig om er arbetsplats, de utmaningar och möjligheter ni har och hur Zoom kan samarbeta med er så att ni kan komma tillbaka till kontoret starkare än någonsin.