Memberdayakan Obrolan Tim yang Disederhanakan di Tempat Kerja

Aplikasi obrolan bisnis menciptakan suasana di mana karyawan dapat berinteraksi satu per satu atau dalam grup dan bertukar informasi secara bebas di luar rapat dan panggilan terjadwal, sehingga memberikan kesempatan untuk meningkatkan komunikasi dan kolaborasi, terutama dengan tenaga kerja hibrida.

Zoom Team Chat, solusi obrolan gratis kami untuk platform Zoom, menggabungkan fitur-fitur mutakhir yang dibutuhkan tim Anda untuk menyelesaikan lebih banyak hal bersama dengan pengalaman intuitif yang Anda harapkan dari Zoom.

Dengan semakin banyaknya organisasi yang beralih ke model kerja hibrida di mana beberapa karyawan bekerja di kantor dan yang lain bekerja di luar kantor, kemampuan untuk langsung terhubung dengan satu atau beberapa kolega untuk mengirim dan menerima informasi serta sumber daya secara efisien menjadi lebih penting dari sebelumnya. Dengan banyak rapat harian, rekan kerja di lokasi yang berbeda setiap hari, serta lebih sedikit kesempatan untuk berkomunikasi dengan pimpinan senior, para pekerja hibrida ini memerlukan solusi komunikasi yang cepat, efektif, dan intuitif yang membantu mereka menyelesaikan lebih banyak hal bersama.

Obrolan bisnis sangat mirip dengan obrolan grup di mana banyak orang dapat mengetik pesan, mengirim file, tautan, dan sumber daya lainnya, serta menambahkan orang lain ke obrolan, tetapi hal ini sering terjadi di solusi obrolan ruang kerja. Olah pesan instan di tempat kerja memungkinkan karyawan untuk merampingkan kolaborasi dengan memberi mereka ruang yang selalu ada di mana mereka dapat saling mengirim pesan, file, tautan, dan sumber daya lainnya secara instan dalam antarmuka yang intuitif dan fleksibel.

Dan bagian terbaik dari obrolan grup perusahaan adalah memungkinkan kolaborasi asinkron — tidak perlu menjadwalkan rapat atau menelepon, cukup kirim pesan Anda dan biarkan penerima merespons pada waktunya sendiri! Ini sangat penting untuk tim global, yang perlu berkomunikasi dengan mudah tetapi tidak dapat selalu merespons karena berada di zona waktu yang berbeda.

Kemudahan penggunaan adalah salah satu fitur terpenting dari alat obrolan perusahaan. Solusi obrolan terkemuka memungkinkan Anda mengirim pesan ke kontak Anda dengan mudah hanya dengan mengetikkan nama mereka, memilih kontak yang diinginkan, mengetik pesan Anda, dan menekan kirim. Namun, mereka juga memiliki fitur lain yang sangat penting untuk meningkatkan produktivitas dan melindungi komunikasi, seperti:

• Organisasi yang lancar

  Solusi obrolan tingkat perusahaan memungkinkan Anda mengatur percakapan obrolan dengan mudah secara manual, atau dengan memberi bintang pada percakapan favorit atau yang paling sering dikunjungi untuk akses instan.

• Fleksibilitas yang ditingkatkan

  Solusi obrolan terkemuka memberi Anda fleksibilitas yang lebih besar dengan kemampuan untuk mengakses obrolan dan mengirim pesan kepada orang lain menggunakan berbagai solusi, termasuk perangkat seluler, laptop, dan komputer desktop.

• Kemampuan untuk menskalakan

  Solusi obrolan hanya bermanfaat bagi organisasi Anda jika dapat diskalakan dan dikembangkan bersama organisasi Anda. Pastikan untuk memilih solusi obrolan kerja yang dapat Anda terapkan dan implementasikan dengan mudah dalam jumlah tenaga kerja berapa pun — Anda tidak ingin membatasi potensi pertumbuhan Anda dengan solusi obrolan di bawah standar!

• Keamanan yang canggih

  Informasi internal yang sensitif sering dibagikan melalui obrolan, sehingga kemampuan untuk menerapkan pengaturan keamanan tertentu sangat penting, terutama untuk industri yang diatur seperti pemerintahan, keuangan, dan kesehatan.

• Fitur canggih

  Fitur seperti pesan suara video, kemampuan untuk mengirim tangkapan layar dan pesan suara, serta akses ke solusi seperti papan tulis digital langsung di dalam solusi obrolan Anda akan meningkatkan kolaborasi dengan memberi tim Anda alat yang mereka butuhkan untuk berkolaborasi secara erat sebelum dan sesudah rapat Anda.

• Komunikasi terpadu

  Tim Anda perlu mengakses solusi komunikasi mereka dengan mudah dan efisien — dengan platform komunikasi terpadu, mereka akan memiliki akses ke semua solusi komunikasi harian mereka di satu klien intuitif.

Efektivitas obrolan grup Anda di tempat kerja sangat bergantung pada bagaimana obrolan disusun, digunakan, dan dipantau. Berikut adalah beberapa aturan dan praktik yang dapat Anda ikuti untuk meningkatkan kolaborasi dan komunikasi di aplikasi obrolan grup untuk bekerja:

• Tetapkan tujuan khusus untuk obrolan perusahaan Anda

  Pastikan untuk menjelaskan dengan jelas tujuan obrolan grup dan siapa yang harus disertakan dalam anggota obrolan untuk menghindari kebingungan, memberikan fokus ke percakapan, dan merampingkan pertukaran informasi serta sumber daya.

• Atur batasan

  Anda mungkin tergoda untuk menanggapi pesan dari rekan kerja saat larut malam atau sebelum pekerjaan dimulai, tetapi hal itu dapat membuat Anda kelelahan. Dengan mengatur kehadiran obrolan kerja tim Anda ke "Jangan Ganggu" di malam hari dan sebelum bekerja, Anda dapat memastikan bahwa Anda tidak terus-menerus dibombardir dengan pesan.

• Beri nama obrolan Anda

  Membuat judul yang akurat dan deskriptif untuk obrolan kerja tim Anda akan membantu rekan tim Anda dengan mudah menemukan percakapan di UI obrolan, menyediakan sumber daya tempat mereka dapat menemukan informasi spesifik seperti pembaruan proyek atau kebijakan.

• Buat ruang untuk komunikasi dengan manajer senior

  Menciptakan ruang tempat rekan kerja Anda dapat dengan mudah berkomunikasi dengan pimpinan senior dan mendorongnya untuk aktif di ruang ini membantu karyawan tetap mendapat informasi tentang rencana perusahaan dan merasa lebih terhubung dengan manajer dan pemimpin mereka.

• Periksa kehadiran kontak sebelum berkirim pesan

  Setiap kontak akan memiliki indikator status di sebelah namanya, yang menunjukkan apakah mereka tersedia, berada dalam rapat, dalam acara kalender, atau offline. Dengan memeriksa status kehadiran mereka sebelum berkirim pesan, Anda dapat memastikan bahwa Anda tidak mengganggu mereka selama presentasi atau acara penting.

• Gunakan obrolan perusahaan untuk menyederhanakan kolaborasi

  Daripada terus-menerus menjadwalkan rapat untuk terhubung dengan rekan kerja, gunakan obrolan sebagai gantinya. Dengan membuat saluran obrolan untuk memberi tahu rekan satu tim, memulai sesi bertukar pikiran, atau bahkan sekadar berbagi informasi atau sumber daya yang relevan dapat membantu menghindari rapat yang tidak perlu dan mempercepat proyek.

• Sampaikan secara ringkas

  Obrolan kerja dimaksudkan untuk komunikasi yang efisien dan instan, jadi jelas dan ringkas dengan pesan Anda untuk menjaga efektivitas — tidak ada yang suka membaca banyak pesan atau kalimat yang panjang dan berlarut-larut!

• Kenali rekan kerja Anda

  Memulai saluran atau grup obrolan tempat Anda dapat mendiskusikan hobi dan minat yang sama dengan rekan kerja lain memberikan ruang bagi Anda untuk lebih mengenal rekan kerja Anda, yang sangat penting bagi tenaga kerja hibrida yang mungkin tidak pernah mendapatkan kesempatan untuk bertemu langsung.

• Beri judul sumber daya dan file dengan jelas

  Saat mengirim sumber daya dalam obrolan kerja tim seperti tautan, file, gambar, atau video, pastikan untuk memberi judul dan menunjukkan dengan jelas apa yang ada dalam sumber daya — cara ini memudahkan kontak obrolan Anda untuk menemukannya nanti menggunakan bilah pencarian di solusi obrolan Anda.

Zoom Team Chat, solusi obrolan ruang kerja Zoom, menawarkan berbagai fitur tingkat perusahaan untuk membantu Anda meningkatkan produktivitas dan menyederhanakan komunikasi. Upaya-upaya ini termasuk:

• Indikator kehadiran

  Lihat secara instan apakah kontak Anda sedang rapat, memiliki acara kalender, tidak di kantor, atau sekadar tidak tersedia dengan indikator kehadiran, yang muncul di samping nama kontak.

• Organisasi yang disederhanakan

  Dengan kemampuan untuk menghapus, memfavoritkan, atau mengatur obrolan dan saluran Anda ke dalam folder yang dapat disesuaikan, temukan percakapan yang Anda cari dengan mudah.

• Aplikasi dan integrasi

  Zoom memberi Anda akses ke solusi ruang kerja favorit Anda dalam platform komunikasi terpadu Zoom, memungkinkan Anda memanfaatkan integrasi dengan Salesforce, Jira, GitHub, Mio, dan lainnya secara langsung di Zoom Team Chat.

• Notifikasi yang disesuaikan

  Sesuaikan peringatan Anda sehingga Anda hanya menerima pemberitahuan dari percakapan penting. Anda juga dapat menonaktifkan notifikasi selama rapat dan acara kalender, serta selama jam Jangan Ganggu yang ditentukan.

• Fungsi pencarian lanjutan

  Temukan pesan, kontak, file, atau sebutan Anda atau kontak Anda dengan mudah menggunakan fungsi pencarian lanjutan di Zoom Team Chat.

• Fleksibilitas yang tak tertandingi

  Dengan aplikasi Zoom untuk desktop dan perangkat seluler, akses solusi obrolan Anda di kantor, di jalan, atau saat bekerja dari rumah.

• Berbagi file dan sumber daya lainnya

  Anda dapat berbagi dan melihat file, video, dokumen, tautan, dan lainnya dengan lancar di obrolan, memudahkan semua orang untuk memahami hal yang sama.

• Fungsionalitas lintas produk

  Sederhanakan kolaborasi sehari-hari Anda dengan kemampuan untuk membagikan Zoom Whiteboard dengan mudah dalam Zoom Team Chat, dan tingkatkan sesi Zoom Team Chat dengan lancar menjadi panggilan Zoom Phone atau Zoom Meetings dengan mengklik tombol.

• Opsi keamanan yang ditingkatkan

  Admin sistem dapat dengan mudah melihat dan mengubah pengaturan keamanan, seperti berapa lama pesan obrolan disimpan di cloud, apakah karyawan internal dapat berbagi file dan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal, dan banyak lagi.

Keunggulan terbesar Zoom Team Chat adalah integrasi yang lancar dengan platform komunikasi terpadu tingkat perusahaan Zoom lainnya — solusi konferensi video kami, Zoom Meetings, dan solusi telepon cloud kami, Zoom Phone. Hal ini memungkinkan Anda meluncurkan Zoom Meetings dan panggilan Zoom Phone dengan kontak Anda langsung dari aplikasi obrolan, sehingga memberi Anda kemampuan untuk meningkatkan kolaborasi secara instan saat diperlukan dengan fitur seperti pesan suara video, berbagi layar, dan lainnya.

Zoom Whiteboard juga ada di klien Zoom, memberdayakan Anda untuk mewujudkan ide Anda di kanvas digital yang kolaboratif dan dapat diperluas sebelum, selama, dan setelah rapat Anda. Dan bagian terbaiknya? Anda dapat membagikan papan tulis secara langsung di dalam Zoom Team Chat!

Jika Anda ingin menyampaikan pendapat, ide, dan informasi Anda ke dunia, Zoom Webinars dan Zoom Events adalah solusi sempurna untuk membuat acara satu-ke-banyak seperti rapat semua anggota, konferensi, podcast, dan banyak lagi. Buat acara dan sesi yang menarik untuk peserta dan ciptakan peluang untuk interaksi yang lebih dalam dengan memungkinkan mereka berinteraksi di Expo digital kami!

Pastikan untuk menjadwalkan demo langsung secara gratis dengan tim penjualan kami untuk mempelajari selengkapnya tentang bagaimana Zoom Team Chat dan platform komunikasi terpadu kami dapat membantu tim Anda menyederhanakan komunikasi dan menyelesaikan berbagai hal bersama.