Bagaimana Hamilton County Developmental Disabilities Services Menggunakan Zoom untuk Meningkatkan Dukungan Konstituen & Pengalaman Karyawan

Sudah melayani masyarakat sejak 1968, Hamilton County Developmental Disabilities Services (HCDDS) mendukung lebih dari 8.000 orang setiap tahunnya dengan mewujudkan berbagai peluang bagi orang-orang dengan gangguan perkembangan untuk bekerja, belajar, serta berpartisipasi penuh dalam komunitas mereka. Dengan berfokus pada mendukung individu-individu ini dan keluarga mereka di semua tahap kehidupan, HCDDS mencari penyedia solusi yang tidak hanya akan mewujudkan kesinambungan selama pandemi COVID-19, tetapi juga membantu organisasi membenahi manajemen kasus dan penyampaian layanan. 

Kami berbicara dengan Brian Knight, Direktur Teknologi Informasi, tentang bagaimana platform Zoom membantu lembaganya mencapai misinya dan mengembangkan penyampaian layanan secara permanen. 

Mudahnya aplikasi ini digunakan benar-benar membantu

“Sebelum Maret 2020, saya mungkin bisa mengandalkan satu tangan untuk berapa banyak video rapat yang saya ikuti,” kata Knight. HCDDS, seperti kebanyakan lembaga lokal, terbiasa dengan interaksi tatap muka tradisional untuk sektor publik, hampir tidak menggunakan solusi Skype mereka. Namun semua itu berubah saat muncul pandemi ini.

“Saat bulan Maret 2020 tiba, kami tahu Skype tidak akan memenuhi kebutuhan kami lagi,” kata Knight. Timnya bahkan ditawari lisensi gratis 90 hari untuk Webex, tetapi hasilnya sama saja. “Saat kami menggunakan [Webex], saya mulai mendengar berbagai keluhan [from our users]. Tidak stabil, sering terputus, suara dan video bergelombang. Masalah itu selalu muncul saat kami menggunakannya.” 

Dan saat itulah Knight memutuskan untuk menguji coba Zoom, awalnya membeli 10 lisensi rapat untuk diuji coba oleh kelompok kecil. Tanggapannya seketika luar biasa, seperti yang dikatakan Knight, “Platfom ini jauh lebih mudah digunakan, terutama untuk begitu banyak konstituen yang bekerja sama dengan kami.”

Tim eksekutif HCDDS menyuarakan tanggapan yang sama. Saat Knight memutuskan untuk mendemonstrasikan solusi dengan harapan platform ini bisa digunakan di seluruh organisasi, keputusan itu diterima dengan mudah oleh kepemimpinan perusahaan. “Kami menyiapkan demo untuk Zoom dan [Microsoft] Teams untuk kelompok kepemimpinan kami. Demo Teams gagal total. Setiap orang mengalami masalah yang berbeda, atasan saya bahkan tidak bisa masuk. Demo Zoom berjalan dengan sempurna — [the Zoom team] menunjukkan banyak fitur dan kemampuan. Para eksekutif sungguh suka dengan apa yang mereka lihat.” 

Tim HCDDS menerapkan proses serupa untuk penggunaan Zoom Phone, menguji lisensi dengan kelompok yang lebih kecil, dan kemudian menghasilkan lebih banyak dari sana. 

Bagi Knight, implementasi platform ini benar-benar hemat biaya dan lancar. “Biaya masuk kami nol — tidak ada biaya apa pun selain lisensi telepon awal. Semuanya sangat mudah disiapkan,” katanya. “Ada segalanya di tempat yang sama membuat platform ini sangat simpel.”

Mengungkap hasil baru

Setelah Knight menggunakan Zoom Meetings and Team Chat, Zoom Rooms, dan Zoom Phone di seluruh lembaganya, dan dampaknya dirasakan oleh karyawan dan konstituen. Sementara lembaga sering memanfaatkan fitur transfer file Zoom Chat dan menjelajahi Zoom Apps, Knight dan timnya menemukan bahwa beberapa fitur serta aspek platform menghasilkan beberapa hasil utama:

Aksesibilitas yang lebih baik

“Kini semuanya sudah ada dalam aplikasi, [Live Transcription] bekerja sempurna. Kami memiliki beberapa individu dan karyawan dengan gangguan pendengaran, dan memiliki teks tertulis sungguh telah membantu mereka.”

Keseimbangan kerja/kehidupan yang lebih baik

“Semudah menyiapkan jam buka kantor [in Zoom Phone] sangatlah membantu. Saat tidak bekerja, saya tidak ingin telepon saya berdering — orang-orang yang perlu menghubungi saya tahu caranya.”

Peningkatan kehadiran 

“Kami mengadakan rapat dengan menghadirkan berbagai pihak yang bekerja dengan seseorang — penyedia, orang tua, individu itu sendiri — dan sering kali sulit untuk membuat semua orang menghadiri rapat itu. Dengan Zoom, kami memiliki partisipasi yang jauh lebih baik, terutama dengan wali yang ditunjuk pengadilan.”

Manajemen yang disederhanakan dan mudah digunakan

“Kami perlu menemukan sesuatu yang mudah digunakan — yang dapat diakses dengan mudah oleh orang lain di luar sana. Hal inilah yang sebenarnya mendorong popularitasnya dengan staf kami. Saya suka platform ini karena sangat mudah dikelola. Tidak perlu meminta orang-orang saya menghabiskan waktu untuk susah-susah memperbaiki masalah sungguh berarti. ”

Manfaat untuk organisasi layanan lainnya

Setelah melihat kesuksesan yang demikian dengan platform Zoom, Knight mulai menyebarkan berita kepada rekan-rekan dan pengikutnya.

“Kami memiliki grup untuk semua direktur dewan bagian TI di Negara Bagian Ohio dan kami bertemu setiap bulan, dan saya hanya memberikan rekomendasi yang cemerlang untuk [Zoom]. Orang-orang menggunakan banyak sistem PBX tradisional, dan saya meminta mereka untuk menghubungi Zoom karena menurut saya harganya terjangkau dan berfungsi dengan sangat baik,” kata Knight.

Dia juga menyadari bagaimana Zoom Rooms dapat mendukung beberapa sekolah yang bekerja sama dengan HCDDS, dengan memutuskan untuk menunjukkan produk secara langsung kepada mereka. “Saya melakukan demo kemampuan Zoom Room kami ke sekolah kami, dan mereka sangat senang dengannya. Mereka akan menggunakan uang hibah terkait COVID-19 untuk membeli beberapa perangkat keras Zoom Rooms,” kata Knight.

Kini kemajuan yang telah dibuat HCDDS dengan Zoom dapat meluas ke organisasi lain yang menyediakan layanan penting kepada publik, sehingga membantu meningkatkan pekerjaan penting lembaga negara bagian dan lokal di sekitar Ohio.