Den ultimata guiden för att planera och anordna virtuella evenemang

Online- och hybridevenemang ger dig flexibiliteten att nå ut till fler personer på engagerande sätt. Använd vår stegvisa guide när du ska planera och genomföra ett lyckat virtuellt evenemang oavsett storlek eller skala.

 

 

Talare på ett virtuellt möte

Varför anordna ett virtuellt evenemang?

Oavsett om du påverkas av resebegränsningar eller helt enkelt vill att evenemanget ska nå en större publik samtidigt som du sparar tid och pengar finns det ett antal skäl till att anordna virtuella evenemang.

 

När talare och deltagare kan vara med oavsett var de befinner sig skapas det fantastiska möjligheter till nätverkande, kunskapsutbyte, undervisning och lärande samt relationer på en mer personlig nivå.

 

Om du anordnar evenemang på plats kan du ändå lägga till virtuella aktiviteter för att nå ut till fler. Hybridevenemang skapar en upplevelse som publiken på plats och den virtuella publiken kan ha glädje av tillsammans.

93 %

av marknadsförare planerar att byta från evenemang på plats till virtuella evenemang.1

De bästa online-evenemangen är …

Öka engagemanget

85 %

av marknadsförare anser att video genererar god avkastning på investering 2

Planera

brainstorming med whiteboard

Ställ rätt frågor

Genom att ställa rätt frågor kan du bygga en stabil grund för planering och beslutsfattande när det gäller allt från att välja rätt talare till att fundera ut hur och var du ska marknadsföra evenemanget. Här följer en lista med frågor som hjälper dig att komma igång.

Vilken är min målgrupp?

Kännedom om målgruppen hjälper dig att forma hela evenemangsupplevelsen, från agendan och schemaläggningen till det innehåll som du erbjuder.

 

Varför ska publiken delta?

Tänk på vilket värde du kan erbjuda publiken när det gäller innehåll, nätverkande och andra möjligheter.

 

Vilka mål vill jag uppnå med evenemanget?

Oavsett om du vill utbilda befintliga kunder eller hitta potentiella kunder måste du veta vilka mål du har och skapa en strategi för att uppnå dem.

 

Vilken upplevelse vill jag att publiken ska få?

Uppslukande, interaktivt, samverkande – fundera på hur du vill att deltagarna ska uppfatta innehållet, talarna och andra evenemangsdeltagare. Vill du anordna ett vanligt webbinarium eller göra det mer interaktivt, till exempel i mötesstil? Eller planerar du en konferens med flera sessioner och spår som din publik kan välja mellan?

 

Hur lång tid behöver jag för att planera mitt virtuella evenemang?

Om du planerar ditt första virtuella evenemang rekommenderar vi minst fyra till sex veckor för de flesta evenemang. Avsätt minst tolv veckor för ett stort online-evenemang som ska pågå i flera dagar och innehålla multispår.

 

Vilken typ av tekniksupport behöver jag?

Engagera ditt IT-team (eller hyr in en teknikexpert i ett tidigt skede – Zoom Events erbjuder experter på evenemang som kan hjälpa kunder med konfigurering, planering, repetition och livesupport) och inkludera dem i alla möten för att identifiera teknikbegränsningar, rekommendera lösningar, testa och åtgärda problem.

 

Vilken budget har jag för virtuella evenemang?

Avsätt en budget för deltagarvärvning och marknadsföring, innehållsutveckling, talararvoden, gåvor till deltagarna samt video- och ljudutrustning.

 

Hur mäter jag evenemangets framgång?

Mätetalen varierar beroende på målen med evenemanget, publikstorleken, branschen och typen av evenemang.

 

Några som kan nämnas är:

  • Antal registreringar och deltagare
  • Procentandel av de registrerade personerna som deltog
  • Ny marknadsföring för potentiella kunder genererad för försäljning
  • Resultat för deltagarundersökning
  • NPS för virtuella evenemang och sessioner
  • Antal demos bokade från webbinarium
  • Genererade intäkter

 

Se till att upprätta metoder för att spåra de mätetal som är viktigast för dig.

Välja rätt evenemangslösning

Låda med enheter

Zoom Events, Meetings, Webinars och integrationer

Att välja rätt teknik är avgörande för att ditt virtuella evenemang ska lyckas. Det finns olika alternativ på marknaden, vart och ett med sina olika funktioner och fördelar. Dessa delas generellt in i två kategorier:

 

  1. Fristående webbinarieprodukter: Dessa fokuserar i första hand på att anordna ett enskilt virtuellt webbinarium.
  2. Allt i ett-plattformar för evenemangshantering: Dessa erbjuder en omfattande svit av verktyg för att planera, marknadsföra och genomföra virtuella evenemang och ibland även evenemang på plats.

 

När du väljer en plattform ska du överväga följande faktorer:

  • Lätt att använda för såväl organisatörer som deltagare
  • Skalbarhet för att passa evenemangets storlek
  • Interaktiva funktioner för att engagera publiken
  • Möjlighet att integrera med dina befintliga verktyg
  • Kostnadseffektivitet och prisstruktur

 

Kom ihåg att det bästa verktyget är ett verktyg som inte bara uppfyller dina krav som organisatör utan även tillhandahåller en sömlös upplevelse för dina deltagare. Helst vill du ha en plattform som din publik redan är bekant med, för att minimera inlärningskurvan och potentiella tekniska problem.

Zooms lösningar för virtuella evenemang

Zoom erbjuder ett utbud av produkter som kan hantera olika typer av virtuella evenemang, från enkla webbinarier till komplexa hybridkonferenser. Som en plattform som redan är betrodd och använd av miljontals människor tillhandahåller den ett välbekant gränssnitt för många deltagare.

Vår portfölj innefattar:

  1. Zoom Webinars: Perfekt för värdar för enskilda webbinarier som behöver enkla hanteringsverktyg.
  2. Zoom Sessions: Var värd för fler varumärkesanpassade webbinarier eller möten med förbättrade funktioner som avancerad registrering, detaljerade analyser, varumärkesanpassning och verktyg för teamsamarbete.
  3. Zoom Events: En heltäckande plattform för att stödja sofistikerade virtuella evenemang, med funktioner som samtidiga sessioner, möjligheter till nätverkande och sponsringsalternativ.

 

Flexibla prisalternativ

Vi förstår att olika organisationer har olika evenemangsbehov. Det är därför vi erbjuder flexibla prisplaner:

 

  1. Prenumerationsplaner baserade på deltagarantal: Perfekta för team som anordnar regelbundna evenemang och vill ha förutsägbara kostnader baserade på deras typiska publikstorlek.
  2. Pris-per-deltagare-planer: Perfekt för dem som har evenemang då och då och hellre betalar baserat på faktiskt deltagande.

 

Dessa alternativ låter dig välja en plan som passar bäst för din mängd evenemang och dina budgetkrav.

Kom ihåg att nyckeln är att välja ett verktyg som passar för dina evenemangsmål och ger värde till dina deltagare. Oavsett om du väljer Zoom eller en annan plattform ska du fokusera på att skapa en engagerande och sömlös upplevelse för din virtuella publik.

Zoom Meetings kontra Zoom Webinars

Det är viktigt att bestämma om du ska använda Zoom Meetings eller Zoom Webinars för en enskild session. Med det rätta valet kan du skapa en upplevelse som överensstämmer med dina mål och som resulterar i ett lyckat evenemang i slutänden. Användare av Zoom Events kan enkelt välja vilket alternativ de ska använda för en enskild evenemangssession.

 

När du planerar en större session kan du eventuellt använda webbinariealternativet för inledningsanföranden, gästtalare och underhållning (tänk huvudscenen) och mötesalternativet för mindre grupper och mindre rundabordssamtal.

 

Beakta dessa tre nyckelfaktorer vid val mellan ett mötes- eller webbinarieformat:

Kapacitet

Förväntar du dig fler än 1 000 gäster? Välj Zoom Webinars eller Zoom Events där du kan ha upp till 100 000 deltagare.
 

Zoom Events

En kombination av Zoom Meetings och Zoom Webinars med en biljett för deltagare och en nätverkslobby.

 

Publikinteraktion

Vill du att deltagarna ska interagera med varandra eller vill du fokusera på presentatörerna?

 

Om du vill att publiken ska vara med på video, prata eller dela sina skärmar väljer du Zoom Meetings.

 

Vill du att evenemanget ska ha enbart visningsåtkomst där värden styr vilka deltagare som kan synas och höras väljer du webbinarieplattformen.

 

Intern eller extern publik

Deltagare som du känner (t.ex. medarbetare eller kunder) utgör ofta mindre risk att vara störande och vill kanske ha den interaktion som Zoom Meetings erbjuder. Zoom Webinars är ett bättre val vid evenemang med stora grupper av okända deltagare eftersom du där får större kontroll över faktorer som vem som ska prata och bli filmad.

Använd Zoom Meetings för:

Sessioner i mindre grupper
Rundabordssamtal
Fokusgrupper
Mindre, interaktiva utbildningar
Nätverkssessioner

Använd Zoom Webinars för:

Inledningsanföranden
Presentationer på huvudscenen
Liveunderhållning vid evenemang
Produktdemonstrationer inför en stor publik

Paneler i form av town hall-möten

Zoom Webinars kontra Zoom Events

Zoom Webinars passar utmärkt för presentationer med en talare och en stor publik i en enskild session. Om du köper en licens för Zoom Events får du också alla fördelarna med Zoom Webinars och mer därtill.

 

Du kan välja att vara värd för webbinarier från webbportalen eller konfigurera evenemanget i Zoom Events. Du kan också använda Zoom Events för att utöka funktionerna i Zoom Webinars så du kan ansluta flera webbinariesessioner och kombinera dem med Zoom Meetings för längre och mer interaktiva virtuella upplevelser. Zoom Events omfattar komplett evenemangshantering med funktioner som varumärkesanpassade evenemangshubbar, registrering och biljetthantering samt förbättrad rapportering. Läs vanliga frågor om Zoom Webinars.

 

Några exempel på tillfällen då du kan överväga att vara värd för enskilda Zoom Webinars från webbportalen är utbildningspass, presentationer och enskilda sessioner med en talare och en stor publik.

 

Använd Zoom Events för längre och mer involverande evenemang som försäljning, kickoffer, kundevenemang, town hall-möten och introduktioner för medarbetare.

Utnyttja Zoom-integrationer

Införliva Zoom med din befintliga teknikstack för att genomföra evenemanget på ett effektivare sätt.

 

Gå till Zoom App Marketplace för fler än 1 000 integreringar!

Automatisering av marknadsföring

Integrera marknadsföringsplattformar som MarketoPardot och HubSpot för att automatiskt fånga in Zoom Webinars-deltagare som potentiella kunder.

 

Distribuering av innehåll

Med Kaltura- och Panopto-integrationer kan du överföra Zoom-inspelningar och dela dem med en större publik.

 

Intäktsgenerering

Vill du ta betalt för evenemanget? Använd Zoom Events och anslut till PayPal eller Stripe för att effektivisera betalningen.

Bygga en interaktiv upplevelse

Kundsupportmedarbetare
Designa ditt evenemang

Vad är det som utmärker ett bra evenemang? Allt handlar om den upplevelsen som du ger publiken.

 

Ett online-evenemang kan vara så mycket mer än att sitta vid en dator och titta på ett liveflöde eller en video. När du gör om ett evenemang som vanligen äger rum på plats till en virtuell upplevelse ska du vara kreativ och eftertänksam när du låter några av de interaktiva delarna utspela sig online.

 

Se hur du kan bygga in interaktivitet och engagemang i evenemanget, från förberedelserna till liveupplevelsen.

Före evenemanget

Utforma evenemangets landningssida

 

Landningssidan för ditt evenemang är den centrala hubben för dina marknadsföringsinsatser. Det är din digitala affisch, det första intrycket som potentiella deltagare får av ditt evenemang. Historiskt sett har skapandet av en spännande evenemangssida krävt ett helt team av proffs – en skribent för innehållet, en designer för bilderna och en webbutvecklare för att föra samman allt. Den här processen var inte bara tidskrävande utan även kostsam.

 

Tack och lov har ökningen av webbplatsutvecklare utan kod gjort det enklare för icke-tekniska användare att skapa spännande evenemangssidor. Dock har dessa plattformar ofta sina egna inlärningskurvor och kostnader.

 

På Zoom lanserade vi nyligen en sidbyggare för evenemang i Zoom Events-plattformen för att ge marknadsförare av evenemang ökade möjligheter att skapa professionella, varumärkta evenemangssidor med enkla dra och släpp-funktioner. Inga kodningsfärdigheter behövs!

 

Nyckelfunktioner hos Zoom Events-sidbyggaren:

 

  • Intuitivt dra och släpp-gränssnitt
  • Anpassningsbara mallar för att matcha ditt varumärke
  • Integrerad Zoom AI Companion för att generera text och bilder
  • Sömlös inkorporering av evenemangsdetaljer och registreringsprocess

 

 

 

Genom att utnyttja dessa verktyg kan du säkerställa att din evenemangssida för meddelanden, information, Call To Action, bilder och design alla är i linje med varumärket och visa upp ditt evenemangs unika personlighet. Resultatet? En sida som inte bara informerar utan lockar potentiella deltagare, ökar antalet registreringar och skapar förutsättningar för ett lyckat evenemang.

Evenemangsengagemang

Aktivera frågor och svar

Frågor och svar-funktionen ger deltagare i ett webbinarium möjlighet att skicka in frågor och få svar live eller skriftligt under sessionen. Här är några tips på hur du använder frågor och svar under ett webbinarium:

  • Om ni förväntar er en stor publik kan du koordinera med paneldeltagarna eller bjuda in fler värdar som kan bidra till att svara på frågor under evenemanget.
  • Ni kan utse medlemmar i teamet som hanterar frågor och svar, så att föreläsarna kan fokusera på att tala. Om ditt team för frågor och svar inte deltar med ljud eller video kan du dölja deras videoflöde via funktionen Dölj deltagare utan video.
  • Förbered några frågor som kräver eftertanke om ni inte får tillräckligt många högkvalitativa frågor från deltagarna för att fylla ut den tid som avsatts för frågor och svar.
  • Fundera över målgruppen och risken för störande eller olämpligt beteende när du konfigurerar frågor-och-svar-delen. Med en intern målgrupp kanske du vill vara mer transparent vad gäller att visa frågor och svar, medan ett storskaligt evenemang med offentligt deltagande kan kräva striktare inställningar för frågor och svar.
  • Du kan justera inställningarna för frågor och svar under ett webbinarium för att tillåta eller inaktivera anonyma frågor eller ändra huruvida deltagarna kan visa, kommentera eller rösta på frågor.
  • Granska frågor-och-svar-rapporten efter webbinariet och följ upp med deltagare vars frågor inte
    besvarades live.

 

Genomföra en omröstning

Inhämta feedback i realtid från publiken eller ta reda på hur mycket de förstår av innehållet som du presenterar. Starta de förinställda omröstningarna under sessionen.

 

Extra engagemang

Använd verktyg som SlidoKahoot! eller en slumpmässig namnväljare för att göra evenemanget roligare och mer interaktivt.

 

Grupprum

Låt deltagarna interagera med varandra i mindre grupper under evenemanget. Du kan tilldela deltagare till grupprum i realtid, förtilldela deltagare eller låta dem välja själva vilka rum de vill gå med i och fritt röra sig mellan rum.

Allt du behöver veta om grupprum i Zoom.

 

Be om feedback

Skicka en enkät efter evenemanget för att få feedback om evenemanget. Om du använder Zoom Webinars kan du konfigurera enkäten så den startar automatiskt när gästerna har lämnat sessionen.

Vill du se funktionerna i praktiken?

Anmäl dig till webbinariet Introduktion till Zoom Events

Be om en demo med en Zoom-expert.

Be om en demo

Förbereda evenemanget

kalender

Gör ditt team redo

Det är en laginsats att genomföra ett lyckat online-evenemang. Du måste förbereda talarna och samordna evenemangsteamet för att säkerställa att allt fungerar som det ska. Gå igenom evenemangschecklistorna och kolla så att du inte missar något.

 

Checklista för produktionsteamet

 

  • Effektivisera ditt produktionsteam

    Utse producenterna som ska ansvara för allt som rör produktionen.

  • Skapa en Zoom Team Chat-kanal.

    Dra nytta av Zoom Team Chat för att skapa specialkanaler när teamet planerar det virtuella evenemanget så att alla är överens om uppgifter och åtgärder. Med Zoom Team Chat kan du samarbeta i realtid med såväl interna som externa teammedlemmar.

  • Skapa ett produktionsschema

    Produktionsschemat ska innehålla en tidslinje som omfattar alla sessioner, presentatörsinformation, övergångar, procedurer och pauser samt information om när dessa ska äga rum.

  • Skapa ett arbetsflöde för evenemanget

    Definiera tydligt och visualisera online-evenemanget med tekniska specifikationer för varje session, livestreamingalternativ och andra detaljer så att producenterna är inne på samma linje som det tekniska teamet och presentationsteamet.

Checklista för det tekniska teamet

 

  • Konfigurera mötes- och/eller webbinarieinställningar

    Arbeta med presentationsteamet för att tydligt definiera och aktivera inställningar för varje session – se t.ex. till att frågor och svar har aktiverats och att deltagarna kan chatta.

  • Aktivera en övningssession

    Se till att markera ”Aktivera övningssession” när du schemalägger webbinariet så att värdar och paneldeltagare kan gå med i webbinarieplattformen tidigt för att konfigurera inställningar.

  • Bjud in paneldeltagare

    Om du använder Zoom Webinars måste varje paneldeltagare gå med via en unik länk som skickas till deras e-post. När talarna har utsetts och webbinariet har schemalagts skickar du en inbjudningslänk och kontrollerar att den har mottagits.

  • Schemalägg en testkörning

    Gör en testkörning med presentatörerna för att testa kamerorna, mikrofonerna, belysningen och andra inställningar samt öva på introduktioner, innehåll och övergångar. Uppmana dem att gå med i testkörningen med utrustningen som de ska använda på evenemangsdagen.

    Hämta din checklista för testkörning

  • Konfigurera livestreaming

    Avgör om du ska livestreama till Facebook LiveYouTube Live, en anpassad tjänst eller till flera plattformar samtidigt med hjälp av restream.io.

     
  • Planera vem som ska spela in evenemanget

    Bestäm vem ska ansvara för processen och hur den ska genomföras. Du kanske vill spela in till molnet eller lokalt.

Checklista för presentationsteamet

 

  • Förbered presentatörerna

    Skicka Hur man gör-resurser för användning av Zoom till presentatörerna och kontrollera ljud- och videokvaliteten i förväg

    .
  • Skapa ett schema för paneldeltagarna

    Om du har flera talare som presenterar i sessionen skapar du ett schema och låter presentatörerna få veta hur lång tid de har på sig.

  • Samla in talarnas material

    Be talarna att skicka sitt presentationsinnehåll, sina biografier och frågor till publiken (för omröstning live eller frågor och svar) i god tid.

  • Koppla in internetanslutningen

    Det hjälper dig att undvika tekniska problem med en instabil wifi-anslutning som kan påverka ljudkvaliteten och den totala upplevelsen för deltagarna. Uppmana virtuella presentatörer att göra samma sak.

  • Minska bakgrundsljudet

    Använd en fristående mikrofon eller ett bra headset för bästa möjliga ljudkvalitet. Ställ in ljudinställningarna så att bakgrundsljud dämpas.

  • Optimera videoinställningarna

    Öppna videoinställningarna för att aktivera HD, justera för låg belysning och snygga till ditt utseende vid behov.

  • Konfigurera bakgrunden

    Du kan skapa en varumärkesanpassad virtuell bakgrund för alla presentatörer som visar deras namn, företag och titel. Se till att din riktiga bakgrund är snygg och prydlig om du föredrar att inte använda en virtuell bakgrund.

  • Klä dig för att ge ett gott intryck

    Välj enfärgat framför randigt eller små, plottriga mönster. Om du har en greenscreen måste du vara klädd i en annan färg än denna!

Proffstips
Proffstips

Skicka ett kit till talarna med allt de behöver: en mikrofon/ett headset, ethernetkabel, samtalslampa och webbkamera. Förbered en mapp med digitala tillgångar med en mall för virtuell bakgrund, evenemangsgrafik och exempel på inlägg för sociala medier så att de kan marknadsföra sin session i sitt nätverk.

Marknadsföra evenemanget

Figur som öppnar ett kuvert

Driv på deltagandet

Du kan utforma världens mest fantastiska evenemangsupplevelse, men om du inte tar dig tid att marknadsföra den kommer din målgrupp inte att känna till den. Skapa resurser så att du kan marknadsföra evenemanget effektivt och locka deltagare till din webbsida för att få mer information.

 

Evenemangets webbplats

 

Din startsida eller evenemangets webbplats ska innehålla all information som besökarna behöver för att registrera sig och delta i evenemanget. Den ska också informera om värdet som evenemanget ger besökarna – vad de får ut av det och varför de inte får missa det.

Vad som ska finnas på evenemangets webbplats:

 

  • Kort översikt över evenemanget

    Vad handlar det om? Vem riktar det sig till? Ge deltagarna ett smakprov på vad de kan förvänta sig i ett eller två korta stycken.

  • Agenda och schema

    Glöm inte tidszonen!

  • Sessionsinformation

    Inkludera en kort beskrivning av varje session.

  • Avsnitt om talarna

    Inkludera ett foto och en kort biografi för att marknadsföra talarnas kvalifikationer.

  • Utställare och sponsorer

    Visa vilka eventuella sponsorer som stöder evenemanget med logotyper och företagsinformation.

  • Resurser

    Sammanställ en lista över resurser som blogginlägg eller webbplatser för ytterligare läsning eller en chattkanal för evenemanget på Zoom för evenemangsdeltagare.

  • Vanliga frågor

    Besvara vanliga frågor som ”Vad kostar det att delta?“ och ”Går det att se inspelade sessioner efter evenemanget?”

  • Lockande bilder

    Locka till dig publiken och marknadsför ditt varumärke med visuellt material som övertygar potentiella deltagare om att vara med.

  • Registreringssida

    Med både Zoom Events och Zoom Webinars kan du anpassa registreringssidan med din organisations varumärke och skräddarsydda frågor.

  • Videotrailer

    En trailer i sociala medier och i anknytning till andra marknadsföringsinsatser kan också bidra till att skapa intresse för evenemanget.

Marknadsför evenemanget

Påbörja marknadsföringen av online-evenemanget minst två till tre veckor i förväg för att öka antal registreringar. Glöm inte att skapa källspårningslänkar för webbinarieregistrering för att se vilka marknadsföringsinsatser som är effektivast.

 

Marknadsföring via e-post

Använd din befintliga databas för att skicka e-post med marknadsföring till personer som kan vara intresserade av ditt evenemang. Om du är en kund med Zoom Sessions eller Events kan du skickade anpassade e-postmeddelanden för marknadsföring direkt från evenemangsplattformen. Den här integreringen gör att varumärkesanpassningen blir konsekvent under hela evenemangsresan och konsoliderar dina verktyg, vilket sparar tid och minskar risken för missförstånd.

 

Bloggartiklar

Med innehållsmarknadsföring kan du berätta mer om evenemanget, ge information och gå mer på djupet än vad du kan göra i ett e-postmeddelande. Använd de rätta nyckelorden för att öka den organiska trafiken.

 

Uppsökande PR

Pressreleaser och information i media som lyfter fram framstående talare och andra lockande detaljer kan bidra till att evenemanget når ut till fler. Ställ samman en lista över branschpublikationer och sök efter kanaler som täcker evenemang som ditt för att nå ut till din målgrupp. Se till att intresserade reportrar blir inbjudna till live-evenemanget.

 

Sociala medier

Få följare att börja surra med en hashtagg, grafik och en kampanj för evenemanget i sociala medier. Glöm inte annonser och boostade inlägg för att nå bortom den organiska räckvidden.

 

Marknadsföring till partner och talare

Skapa visuellt material och exempel på sociala inlägg som partner och talare lätt kan använda. Det kan till exempel bestå av grafikmallar som de kan redigera för att lägga till sitt namn och sessionsinformation.

 

Omnämnanden i poddar

Om det är relevant kan du marknadsföra ditt evenemang på branschpoddar.

 

Engagera communityn

Dela på relevanta communities och forum online.

 

Samarbeten med influencers

Engagera influencers i branschen för att marknadsföra ditt evenemang.

 

Betald annonsering

Överväg att köra riktade annonser för att nå en större publik för uppmärksammade evenemang.

 

Engagera medarbetarna

Uppmuntra medlemmarna i ditt team att dela evenemanget i sina nätverk med mallar som är lätta att dela för att öka deltagandet

 

Vara värd för evenemanget

Gallerivy med talare

Dags att glänsa!

Du är klar med planeringen och förberedelserna. Nu är det dags för det väsentliga: att vara värd för evenemanget. Det är direkt avgörande att upprätthålla den varumärkeskonsekvens som du har etablerat i dina marknadsföringsinsatser, från testkörningen (absolut nödvändig!) till den stora dagen. Det här är vad du måste tänka på.

Gör dig redo

 

1. Genomför en testkörning/generalrepetition

Schemalägg en testkörning ungefär en vecka före evenemanget med produktionsteamet, värdarna, talarna och alla andra som har en aktiv roll så att du hinner ta itu med eventuella problem före den stora dagen.

Checklista för testkörningen: Allting du måste gå igenom

 

2. Gör talarna redo för ett lyckat framträdande

Ge talarna och paneldeltagarna tips för teknisk konfiguration så att de är förberedda och kan visa sig från sin bästa sida.

 

3. Var med i övningssessionen

Med en övningssession inför webbinariet kan värden starta ett webbinarium där bara paneldeltagarna och medvärdarna får delta. Be talarna att vara redo 10 till 20 minuter innan evenemanget börjar så att de kan delta i övningssessionen, testa ljud och video samt felsöka sista minuten-problem före livesändningen.

Proffstips
Proffstips

Bara värdar och medvärdar kan klicka på knappen Starta webbinarium under övningssessionen. Åtgärden går inte att ångra så klicka bara på knappen när alla är klara att gå live!

Gå live

 

1. Öppna dörrarna tidigt

Försök starta webbinariet några minuter före utsatt tid för att ge deltagarna tid att gå med innan programmet sätter igång. Om du vill spela välkomstmusik ska du se till att den inte omfattas av royalties.

 

2. Kontrollera inställningarna

Medan deltagarna går med kan du passa på att se till att mötes- eller webbinarieinställningarna är korrekta. Kontrollera att du spelar in och livestreamar till rätt plattformar och starta livestreaming om den inte aktiveras automatiskt. Kontrollera också att inställningarna för frågor och svar är korrekta samt att paneldeltagarna och medvärdarna har rätt behörigheter.

 

3. Inledningsrepliker

Starta evenemanget med ett kort meddelande där du informerar deltagarna om huruvida webbinariet spelas in eller ej, hur de skickar in frågor och vad webbinariet handlar om. Glöm inte att tacka talare och sponsorer!

 

4. Felsökning under evenemanget

Ha supportsidorna för Zoom EventsZoom Webinars eller Zoom Meetings öppna för att snabbt kunna felsöka eventuella problem som uppstår. Om paneldeltagarna stöter på problem kan du chatta enskilt med dem i Zoom-klienten eller med funktionen för privat chatt i sessionen.

 

Zoom Events erbjuder flera funktioner för att förbättra din live-evenemangsupplevelse:

  • Anpassade talarbakgrunder: Förstärk ditt varumärke och temat för evenemanget.
  • Evenemangsbakgrund: Skapa en sammanhängande visuell upplevelse för deltagarna.
  • Resursdelning: Tillhandahåll relevant material i evenemangslobbyn.
  • Zoom Production Studio: Höj kvaliteten på ditt evenemang med produktion av TV-kvalitet, inklusive anpassade scener, kantstilar och bildförhållanden.

 

Uppföljning efter evenemanget

skärm med flera fönster

Utnyttja innehållet och engagera deltagarna

Och så var vi klara! Men även om evenemanget är över innebär det inte att arbetet är klart. Det återstår ett par steg, som att samla in feedback, utnyttja inspelningar och följa upp med potentiella kunder så att du får ut det mesta möjliga av evenemanget som du har arbetat så hårt med att genomföra.

 

Enkät efter evenemanget

Inhämta feedback från deltagarna om vad som har fungerat bra och vad som kan förbättras. Använd enkäten för att få NPS från deltagarna för hela evenemanget och för varje session.

 

Hubb för evenemangsinnehåll

Redigera inspelningarna och transkriptionerna och gör dem tillgängliga på din webbsida eller på evenemangssidan. Om du vill kan du kontrollera innehållet för att samla in användardata från de personer som har tittat på inspelningarna. Med Zoom Events kan du skapa en hubb för onlineinnehåll där ditt evenemangsinnehåll på begäran kan visas och används för att marknadsföra framtida evenemang på lättillgänglig plats.

 

 

Inspelat innehåll

Redigera inspelningarna och transkriptionerna och gör dem tillgängliga på din webbsida eller på evenemangssidan. Om du vill kan du kontrollera innehållet för att samla in användardata från de personer som har tittat på inspelningarna.

 

Deltagaruppföljning

Skicka ett e-postmeddelande till deltagarna med en länk till inspelningarna av evenemanget och ytterligare resurser.

 

Evenemangsrapporter

Om du använder Zoom Events kan du granska kontrollpanelen för evenemangssammanfattning, generera mötesrapporter som innehåller data om registrering och omröstning, eller webbinarierapporter som innehåller data om registrering, deltagare, frågor och svar, omröstning och evenemangsresultat.

 

Marknadsföring för potentiella kunder

Utnyttja insikter från rapporter för att locka potentiella kunder och använd nyckelintegrationerna som nämns ovan för att slussa potentiella kunder till säljavdelningen.

 

Utvärdering

Se till att nästa online-evenemang blir ännu bättre än det senaste genom att utvärdera vad som fungerade och vad som inte gjorde det. Använd deltagardata och feedback från rapporter, talare och paneldeltagare. Spåra engagemanget för ditt innehåll och andra evenemangsfunktioner.

Ta nästa evenemang online

Att skapa en varumärkesanpassad evenemangsupplevelse som imponerar på åhörarna från början till slut är ingen liten bedrift. Det krävs noggrann planering, konsekventa meddelanden och rätt verktyg för att genomföra din vision Zoom Events är en heltäckande lösning som förenklar denna process. Du kan:

 

  • Enkelt skapa imponerande varumärkesanpassade evenemangssidor
  • Marknadsföra ditt evenemang effektivt med integrerade marknadsföringsverktyg
  • Leverera en professionell och sammanhängande upplevelse av live-evenemang
  • Förlänga effekten av ditt evenemang med centraliserad innehållshantering

 

Genom att utnyttja de här funktionerna kan du skapa virtuella evenemang som inte bara uppfyller utan överträffar förväntningarna, främjar meningsfulla kontakter och skapar resultat i den digitala tidsåldern.

 

Kom ihåg att nyckeln till ett lyckat virtuellt evenemang finns i detaljerna. Varje kontaktpunkt – från det första klicket på din evenemangssida till det sista uppföljningsmeddelandet via e-post – är ett möjlighet att förstärka ditt varumärke och leverera värde till din publik. Med Zoom Events får du verktygen du behöver för att göra varje steg av resan minnesvärt och effektivt.

 

Vill du läsa mer? Kolla in Utbildningshubben för Zoom Events!