Online- och hybridevenemang ger dig flexibiliteten att nå ut till fler personer på engagerande sätt. Använd vår stegvisa guide när du ska planera och genomföra ett lyckat virtuellt evenemang oavsett storlek eller skala.
Online- och hybridevenemang ger dig flexibiliteten att nå ut till fler personer på engagerande sätt. Använd vår stegvisa guide när du ska planera och genomföra ett lyckat virtuellt evenemang oavsett storlek eller skala.
Oavsett om du påverkas av resebegränsningar eller helt enkelt vill att evenemanget ska nå en större publik samtidigt som du sparar tid och pengar finns det ett antal skäl till att anordna virtuella evenemang.
När talare och deltagare kan vara med oavsett var de befinner sig skapas det fantastiska möjligheter till nätverkande, kunskapsutbyte, undervisning och lärande samt relationer på en mer personlig nivå.
Om du anordnar evenemang på plats kan du ändå lägga till virtuella aktiviteter för att nå ut till fler. Hybridevenemang skapar en upplevelse som publiken på plats och den virtuella publiken kan ha glädje av tillsammans.
av marknadsförare planerar att byta från evenemang på plats till virtuella evenemang.1
Öka engagemanget
av marknadsförare anser att video genererar god avkastning på investering 2
Genom att ställa rätt frågor kan du bygga en stabil grund för planering och beslutsfattande när det gäller allt från att välja rätt talare till att fundera ut hur och var du ska marknadsföra evenemanget. Här följer en lista med frågor som hjälper dig att komma igång.
Kännedom om målgruppen hjälper dig att forma hela evenemangsupplevelsen, från agendan och schemaläggningen till det innehåll som du erbjuder.
Tänk på vilket värde du kan erbjuda publiken när det gäller innehåll, nätverkande och andra möjligheter.
Oavsett om du vill utbilda befintliga kunder eller hitta potentiella kunder måste du veta vilka mål du har och skapa en strategi för att uppnå dem.
Uppslukande, interaktivt, samverkande – fundera på hur du vill att deltagarna ska uppfatta innehållet, talarna och andra evenemangsdeltagare. Vill du anordna ett vanligt webbinarium eller göra det mer interaktivt, till exempel i mötesstil? Eller planerar du en konferens med flera sessioner och spår som din publik kan välja mellan?
Om du planerar ditt första virtuella evenemang rekommenderar vi minst fyra till sex veckor för de flesta evenemang. Avsätt minst tolv veckor för ett stort online-evenemang som ska pågå i flera dagar och innehålla multispår.
Engagera ditt IT-team (eller hyr in en teknikexpert i ett tidigt skede – Zoom Events erbjuder experter på evenemang som kan hjälpa kunder med konfigurering, planering, repetition och livesupport) och inkludera dem i alla möten för att identifiera teknikbegränsningar, rekommendera lösningar, testa och åtgärda problem.
Avsätt en budget för deltagarvärvning och marknadsföring, innehållsutveckling, talararvoden, gåvor till deltagarna samt video- och ljudutrustning.
Mätetalen varierar beroende på målen med evenemanget, publikstorleken, branschen och typen av evenemang.
Några som kan nämnas är:
Se till att upprätta metoder för att spåra de mätetal som är viktigast för dig.
Att välja rätt teknik är avgörande för att ditt virtuella evenemang ska lyckas. Det finns olika alternativ på marknaden, vart och ett med sina olika funktioner och fördelar. Dessa delas generellt in i två kategorier:
När du väljer en plattform ska du överväga följande faktorer:
Kom ihåg att det bästa verktyget är ett verktyg som inte bara uppfyller dina krav som organisatör utan även tillhandahåller en sömlös upplevelse för dina deltagare. Helst vill du ha en plattform som din publik redan är bekant med, för att minimera inlärningskurvan och potentiella tekniska problem.
Zoom erbjuder ett utbud av produkter som kan hantera olika typer av virtuella evenemang, från enkla webbinarier till komplexa hybridkonferenser. Som en plattform som redan är betrodd och använd av miljontals människor tillhandahåller den ett välbekant gränssnitt för många deltagare.
Vår portfölj innefattar:
Flexibla prisalternativ
Vi förstår att olika organisationer har olika evenemangsbehov. Det är därför vi erbjuder flexibla prisplaner:
Dessa alternativ låter dig välja en plan som passar bäst för din mängd evenemang och dina budgetkrav.
Kom ihåg att nyckeln är att välja ett verktyg som passar för dina evenemangsmål och ger värde till dina deltagare. Oavsett om du väljer Zoom eller en annan plattform ska du fokusera på att skapa en engagerande och sömlös upplevelse för din virtuella publik.
Det är viktigt att bestämma om du ska använda Zoom Meetings eller Zoom Webinars för en enskild session. Med det rätta valet kan du skapa en upplevelse som överensstämmer med dina mål och som resulterar i ett lyckat evenemang i slutänden. Användare av Zoom Events kan enkelt välja vilket alternativ de ska använda för en enskild evenemangssession.
När du planerar en större session kan du eventuellt använda webbinariealternativet för inledningsanföranden, gästtalare och underhållning (tänk huvudscenen) och mötesalternativet för mindre grupper och mindre rundabordssamtal.
Beakta dessa tre nyckelfaktorer vid val mellan ett mötes- eller webbinarieformat:
En kombination av Zoom Meetings och Zoom Webinars med en biljett för deltagare och en nätverkslobby.
Vill du att deltagarna ska interagera med varandra eller vill du fokusera på presentatörerna?
Om du vill att publiken ska vara med på video, prata eller dela sina skärmar väljer du Zoom Meetings.
Vill du att evenemanget ska ha enbart visningsåtkomst där värden styr vilka deltagare som kan synas och höras väljer du webbinarieplattformen.
Deltagare som du känner (t.ex. medarbetare eller kunder) utgör ofta mindre risk att vara störande och vill kanske ha den interaktion som Zoom Meetings erbjuder. Zoom Webinars är ett bättre val vid evenemang med stora grupper av okända deltagare eftersom du där får större kontroll över faktorer som vem som ska prata och bli filmad.
Sessioner i mindre grupper
Rundabordssamtal
Fokusgrupper
Mindre, interaktiva utbildningar
Nätverkssessioner
Inledningsanföranden
Presentationer på huvudscenen
Liveunderhållning vid evenemang
Produktdemonstrationer inför en stor publik
Paneler i form av town hall-möten
Zoom Webinars passar utmärkt för presentationer med en talare och en stor publik i en enskild session. Om du köper en licens för Zoom Events får du också alla fördelarna med Zoom Webinars och mer därtill.
Du kan välja att vara värd för webbinarier från webbportalen eller konfigurera evenemanget i Zoom Events. Du kan också använda Zoom Events för att utöka funktionerna i Zoom Webinars så du kan ansluta flera webbinariesessioner och kombinera dem med Zoom Meetings för längre och mer interaktiva virtuella upplevelser. Zoom Events omfattar komplett evenemangshantering med funktioner som varumärkesanpassade evenemangshubbar, registrering och biljetthantering samt förbättrad rapportering. Läs vanliga frågor om Zoom Webinars.
Några exempel på tillfällen då du kan överväga att vara värd för enskilda Zoom Webinars från webbportalen är utbildningspass, presentationer och enskilda sessioner med en talare och en stor publik.
Använd Zoom Events för längre och mer involverande evenemang som försäljning, kickoffer, kundevenemang, town hall-möten och introduktioner för medarbetare.
Införliva Zoom med din befintliga teknikstack för att genomföra evenemanget på ett effektivare sätt.
Gå till Zoom App Marketplace för fler än 1 000 integreringar!
Vill du ta betalt för evenemanget? Använd Zoom Events och anslut till PayPal eller Stripe för att effektivisera betalningen.
Vad är det som utmärker ett bra evenemang? Allt handlar om den upplevelsen som du ger publiken.
Ett online-evenemang kan vara så mycket mer än att sitta vid en dator och titta på ett liveflöde eller en video. När du gör om ett evenemang som vanligen äger rum på plats till en virtuell upplevelse ska du vara kreativ och eftertänksam när du låter några av de interaktiva delarna utspela sig online.
Se hur du kan bygga in interaktivitet och engagemang i evenemanget, från förberedelserna till liveupplevelsen.
Utforma evenemangets landningssida
Landningssidan för ditt evenemang är den centrala hubben för dina marknadsföringsinsatser. Det är din digitala affisch, det första intrycket som potentiella deltagare får av ditt evenemang. Historiskt sett har skapandet av en spännande evenemangssida krävt ett helt team av proffs – en skribent för innehållet, en designer för bilderna och en webbutvecklare för att föra samman allt. Den här processen var inte bara tidskrävande utan även kostsam.
Tack och lov har ökningen av webbplatsutvecklare utan kod gjort det enklare för icke-tekniska användare att skapa spännande evenemangssidor. Dock har dessa plattformar ofta sina egna inlärningskurvor och kostnader.
På Zoom lanserade vi nyligen en sidbyggare för evenemang i Zoom Events-plattformen för att ge marknadsförare av evenemang ökade möjligheter att skapa professionella, varumärkta evenemangssidor med enkla dra och släpp-funktioner. Inga kodningsfärdigheter behövs!
Nyckelfunktioner hos Zoom Events-sidbyggaren:
Genom att utnyttja dessa verktyg kan du säkerställa att din evenemangssida för meddelanden, information, Call To Action, bilder och design alla är i linje med varumärket och visa upp ditt evenemangs unika personlighet. Resultatet? En sida som inte bara informerar utan lockar potentiella deltagare, ökar antalet registreringar och skapar förutsättningar för ett lyckat evenemang.
Aktivera frågor och svar
Frågor och svar-funktionen ger deltagare i ett webbinarium möjlighet att skicka in frågor och få svar live eller skriftligt under sessionen. Här är några tips på hur du använder frågor och svar under ett webbinarium:
Inhämta feedback i realtid från publiken eller ta reda på hur mycket de förstår av innehållet som du presenterar. Starta de förinställda omröstningarna under sessionen.
Använd verktyg som Slido, Kahoot! eller en slumpmässig namnväljare för att göra evenemanget roligare och mer interaktivt.
Låt deltagarna interagera med varandra i mindre grupper under evenemanget. Du kan tilldela deltagare till grupprum i realtid, förtilldela deltagare eller låta dem välja själva vilka rum de vill gå med i och fritt röra sig mellan rum.
Allt du behöver veta om grupprum i Zoom.
Skicka en enkät efter evenemanget för att få feedback om evenemanget. Om du använder Zoom Webinars kan du konfigurera enkäten så den startar automatiskt när gästerna har lämnat sessionen.
Anmäl dig till webbinariet Introduktion till Zoom Events
Be om en demo med en Zoom-expert.
Det är en laginsats att genomföra ett lyckat online-evenemang. Du måste förbereda talarna och samordna evenemangsteamet för att säkerställa att allt fungerar som det ska. Gå igenom evenemangschecklistorna och kolla så att du inte missar något.
Skicka ett kit till talarna med allt de behöver: en mikrofon/ett headset, ethernetkabel, samtalslampa och webbkamera. Förbered en mapp med digitala tillgångar med en mall för virtuell bakgrund, evenemangsgrafik och exempel på inlägg för sociala medier så att de kan marknadsföra sin session i sitt nätverk.
Du kan utforma världens mest fantastiska evenemangsupplevelse, men om du inte tar dig tid att marknadsföra den kommer din målgrupp inte att känna till den. Skapa resurser så att du kan marknadsföra evenemanget effektivt och locka deltagare till din webbsida för att få mer information.
Påbörja marknadsföringen av online-evenemanget minst två till tre veckor i förväg för att öka antal registreringar. Glöm inte att skapa källspårningslänkar för webbinarieregistrering för att se vilka marknadsföringsinsatser som är effektivast.
Använd din befintliga databas för att skicka e-post med marknadsföring till personer som kan vara intresserade av ditt evenemang. Om du är en kund med Zoom Sessions eller Events kan du skickade anpassade e-postmeddelanden för marknadsföring direkt från evenemangsplattformen. Den här integreringen gör att varumärkesanpassningen blir konsekvent under hela evenemangsresan och konsoliderar dina verktyg, vilket sparar tid och minskar risken för missförstånd.
Med innehållsmarknadsföring kan du berätta mer om evenemanget, ge information och gå mer på djupet än vad du kan göra i ett e-postmeddelande. Använd de rätta nyckelorden för att öka den organiska trafiken.
Pressreleaser och information i media som lyfter fram framstående talare och andra lockande detaljer kan bidra till att evenemanget når ut till fler. Ställ samman en lista över branschpublikationer och sök efter kanaler som täcker evenemang som ditt för att nå ut till din målgrupp. Se till att intresserade reportrar blir inbjudna till live-evenemanget.
Få följare att börja surra med en hashtagg, grafik och en kampanj för evenemanget i sociala medier. Glöm inte annonser och boostade inlägg för att nå bortom den organiska räckvidden.
Skapa visuellt material och exempel på sociala inlägg som partner och talare lätt kan använda. Det kan till exempel bestå av grafikmallar som de kan redigera för att lägga till sitt namn och sessionsinformation.
Om det är relevant kan du marknadsföra ditt evenemang på branschpoddar.
Dela på relevanta communities och forum online.
Engagera influencers i branschen för att marknadsföra ditt evenemang.
Överväg att köra riktade annonser för att nå en större publik för uppmärksammade evenemang.
Uppmuntra medlemmarna i ditt team att dela evenemanget i sina nätverk med mallar som är lätta att dela för att öka deltagandet
Du är klar med planeringen och förberedelserna. Nu är det dags för det väsentliga: att vara värd för evenemanget. Det är direkt avgörande att upprätthålla den varumärkeskonsekvens som du har etablerat i dina marknadsföringsinsatser, från testkörningen (absolut nödvändig!) till den stora dagen. Det här är vad du måste tänka på.
Schemalägg en testkörning ungefär en vecka före evenemanget med produktionsteamet, värdarna, talarna och alla andra som har en aktiv roll så att du hinner ta itu med eventuella problem före den stora dagen.
Checklista för testkörningen: Allting du måste gå igenom
Ge talarna och paneldeltagarna tips för teknisk konfiguration så att de är förberedda och kan visa sig från sin bästa sida.
Med en övningssession inför webbinariet kan värden starta ett webbinarium där bara paneldeltagarna och medvärdarna får delta. Be talarna att vara redo 10 till 20 minuter innan evenemanget börjar så att de kan delta i övningssessionen, testa ljud och video samt felsöka sista minuten-problem före livesändningen.
Bara värdar och medvärdar kan klicka på knappen Starta webbinarium under övningssessionen. Åtgärden går inte att ångra så klicka bara på knappen när alla är klara att gå live!
Försök starta webbinariet några minuter före utsatt tid för att ge deltagarna tid att gå med innan programmet sätter igång. Om du vill spela välkomstmusik ska du se till att den inte omfattas av royalties.
Medan deltagarna går med kan du passa på att se till att mötes- eller webbinarieinställningarna är korrekta. Kontrollera att du spelar in och livestreamar till rätt plattformar och starta livestreaming om den inte aktiveras automatiskt. Kontrollera också att inställningarna för frågor och svar är korrekta samt att paneldeltagarna och medvärdarna har rätt behörigheter.
Starta evenemanget med ett kort meddelande där du informerar deltagarna om huruvida webbinariet spelas in eller ej, hur de skickar in frågor och vad webbinariet handlar om. Glöm inte att tacka talare och sponsorer!
Ha supportsidorna för Zoom Events, Zoom Webinars eller Zoom Meetings öppna för att snabbt kunna felsöka eventuella problem som uppstår. Om paneldeltagarna stöter på problem kan du chatta enskilt med dem i Zoom-klienten eller med funktionen för privat chatt i sessionen.
Zoom Events erbjuder flera funktioner för att förbättra din live-evenemangsupplevelse:
Och så var vi klara! Men även om evenemanget är över innebär det inte att arbetet är klart. Det återstår ett par steg, som att samla in feedback, utnyttja inspelningar och följa upp med potentiella kunder så att du får ut det mesta möjliga av evenemanget som du har arbetat så hårt med att genomföra.
Inhämta feedback från deltagarna om vad som har fungerat bra och vad som kan förbättras. Använd enkäten för att få NPS från deltagarna för hela evenemanget och för varje session.
Redigera inspelningarna och transkriptionerna och gör dem tillgängliga på din webbsida eller på evenemangssidan. Om du vill kan du kontrollera innehållet för att samla in användardata från de personer som har tittat på inspelningarna. Med Zoom Events kan du skapa en hubb för onlineinnehåll där ditt evenemangsinnehåll på begäran kan visas och används för att marknadsföra framtida evenemang på lättillgänglig plats.
Redigera inspelningarna och transkriptionerna och gör dem tillgängliga på din webbsida eller på evenemangssidan. Om du vill kan du kontrollera innehållet för att samla in användardata från de personer som har tittat på inspelningarna.
Skicka ett e-postmeddelande till deltagarna med en länk till inspelningarna av evenemanget och ytterligare resurser.
Om du använder Zoom Events kan du granska kontrollpanelen för evenemangssammanfattning, generera mötesrapporter som innehåller data om registrering och omröstning, eller webbinarierapporter som innehåller data om registrering, deltagare, frågor och svar, omröstning och evenemangsresultat.
Utnyttja insikter från rapporter för att locka potentiella kunder och använd nyckelintegrationerna som nämns ovan för att slussa potentiella kunder till säljavdelningen.
Se till att nästa online-evenemang blir ännu bättre än det senaste genom att utvärdera vad som fungerade och vad som inte gjorde det. Använd deltagardata och feedback från rapporter, talare och paneldeltagare. Spåra engagemanget för ditt innehåll och andra evenemangsfunktioner.
Att skapa en varumärkesanpassad evenemangsupplevelse som imponerar på åhörarna från början till slut är ingen liten bedrift. Det krävs noggrann planering, konsekventa meddelanden och rätt verktyg för att genomföra din vision Zoom Events är en heltäckande lösning som förenklar denna process. Du kan:
Genom att utnyttja de här funktionerna kan du skapa virtuella evenemang som inte bara uppfyller utan överträffar förväntningarna, främjar meningsfulla kontakter och skapar resultat i den digitala tidsåldern.
Kom ihåg att nyckeln till ett lyckat virtuellt evenemang finns i detaljerna. Varje kontaktpunkt – från det första klicket på din evenemangssida till det sista uppföljningsmeddelandet via e-post – är ett möjlighet att förstärka ditt varumärke och leverera värde till din publik. Med Zoom Events får du verktygen du behöver för att göra varje steg av resan minnesvärt och effektivt.
Vill du läsa mer? Kolla in Utbildningshubben för Zoom Events!