Panduan Zoom untuk Menyelenggarakan Acara Hibrida

Acara hibrida mungkin terasa sedikit membingungkan, karena tidak ada dua acara yang persis sama. Namun jika Anda membayangkan streaming langsung ruang konferensi atau siaran video dari konten yang direkam sebelumnya, mungkin inilah saatnya untuk mengubah persepsi Anda. Acara hibrida sesungguhnya adalah pengalaman yang imersif, berkesan, dan menarik yang menyatukan baik audiens langsung maupun jarak jauh. Dengan perencanaan yang tepat dan pemahaman lanskap acara modern, Anda dapat mengimplementasikan acara hibrida yang sukses dan bermakna yang dapat menghasilkan lebih banyak ROI.

Bayangkan skenario ini. Anda dan beberapa teman mengenakan jersey tim favorit Anda dan pergi ke restoran lokal dengan speaker suara sekitar, TV yang menutupi semua lantai, dan 50 penggemar lainnya yang tidak sabar untuk menonton pertandingan kejuaraan. Kemudian, Anda menerima SMS dari teman saat pertandingan berlangsung dan panggilan FaceTime untuk merayakan skor. Disadari atau tidak, Anda baru saja mengalami acara hibrida. Dari menonton konser langsung dan acara olahraga real-time di rumah, hingga berpartisipasi dalam rapat perusahaan sambil merawat anak yang sakit, pengalaman hibrida menjadi bagian dari kehidupan kita sehari-hari.

Untuk organisasi, acara hibrida bisa sama efektifnya jika tidak lebih efektif daripada acara tatap muka dan memberikan peluang untuk memperluas jangkauan merek Anda jauh melampaui dinding ruang pameran atau pusat konferensi. Kesuksesan pengalaman virtual yang berkelanjutan kini telah melambungkan acara hibrida ke arus utama. Faktanya, 91% pemasar acara percaya bahwa acara hibrida memainkan peran penting dalam perencanaan acara di masa mendatang.

Namun, menyelenggarakan acara hibrida mungkin tidak terasa sesederhana berpartisipasi dalam satu acara. Untuk memahami acara hibrida dengan lebih baik dan memutuskan apakah acara tersebut tepat untuk bisnis Anda, pertama-tama mari kita uraikan berbagai perbedaan antara acara tatap muka dan virtual.

Acara tatap muka vs virtual

Saat memikirkan acara langsung dan tatap muka, Anda mungkin membayangkan pengalaman tradisional seperti:

• pameran perdagangan
• konferensi
• melanjutkan kelas pendidikan
• acara jejaring sosial
• bisnis setelah jam kerja
• rapat perusahaan
• pesta liburan
• orientasi pelanggan atau karyawan

Acara ini biasanya digunakan untuk bisnis guna bertemu secara tatap muka, menjual produk dan layanan mereka, serta membangun hubungan jangka panjang dan loyalitas merek. Meski perjalanan masih belum seperti sebelum COVID-19, masih ada manfaat yang didapat dari rapat tatap muka. Tetapi pemasar acara membutuhkan strategi yang terencana dengan baik untuk membuat acara menarik yang bermanfaat bagi audiens agar berinvestasi dan hadir.

Acara virtual

Dengan platform manajemen acara virtual seperti Zoom Events, organisasi dapat menyelenggarakan berbagai pengalaman online yang sukses, termasuk:

• pameran perdagangan
• konferensi
• melanjutkan kelas pendidikan
• acara jejaring sosial
• bisnis setelah jam kerja
• rapat perusahaan
• pesta liburan
• orientasi pelanggan atau karyawan

Jika daftar ini terlihat familier, itu karena teknologi modern memungkinkan untuk menyelenggarakan banyak acara yang sama secara online seperti yang Anda lakukan secara tatap muka. Saat dunia beralih ke pengalaman virtual, maka jelas bahwa dengan perencanaan dan alat yang tepat, pemasar dapat menyelenggarakan acara serupa dari jarak jauh yang akan menghasilkan manfaat yang sama, bahkan lebih.

Selain keberlanjutan dan penghematan biaya yang lebih rendah untuk hal-hal seperti perjalanan dan persewaan ruang acara, acara virtual memungkinkan bisnis menyelenggarakan pengalaman online yang jauh lebih besar daripada yang bisa mereka lakukan secara tatap muka. Pada tahun 2021, Zoom menyelenggarakan konferensi pengguna tahunannya, Zoomtopia, dari jarak jauh dengan 33.000 peserta dari seluruh dunia serta rapat dengan tim penjualan terbarunya dan pengalaman Zoomtopia di tahun 2022. Dengan manfaat ini, dapat dipahami bahwa 63% pemasar acara berencana mengadakan acara virtual dalam jumlah yang sama di tahun mendatang.

Secara langsung + virtual = acara hibrida

Kemampuan untuk menghosting konten online dan sekaligus menyatukan audiens langsung dan peserta virtual mencerminkan pergeseran ke tenaga kerja hibrida saat ini. Sama seperti karyawan yang dapat bekerja dari mana saja, fleksibilitas dan kebebasan untuk memilih di mana dan bagaimana menghadiri suatu acara adalah hal yang membuat acara hibrida begitu menarik. Mereka tidak hanya menjembatani kesenjangan di antara audiens, tetapi popularitas mereka semakin meningkat, dengan pemasar acara berencana untuk mendedikasikan 37% dari anggaran mereka di tahun depan untuk pengalaman hibrida, lebih dari dua tahun sebelumnya.

Menyelenggarakan acara hibrida lebih dari sekadar streaming langsung konten Anda ke audiens virtual. Sebaliknya, aspek virtual dan langsung harus direncanakan bersama, dengan peluang bagi kedua audiens untuk terlibat satu sama lain. Berikut beberapa panduan untuk membantu Anda memulai.

Perencanaan pra-acara

Sebelum Anda merancang strategi acara Anda, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini:

• Tujuan: Apa yang ingin Anda capai dengan acara ini? Mengapa audiens Anda harus hadir?
• Anggaran: Berapa anggaran Anda? Acara virtual biasanya tidak membawa label harga sebesar acara tatap muka; namun, masih ada item baris baru dalam keseluruhan anggaran Anda.
• Teknologi: Apakah Anda atau akankah Anda memiliki teknologi yang tepat untuk menyelenggarakan acara virtual? (yaitu, platform streaming langsung, perangkat lunak konferensi video, kamera, sistem audio dan suara, mikrofon, monitor, dll.)
• Bandwidth: Apakah tempat Anda memiliki bandwidth yang cukup untuk mengakomodasi peserta tatap muka menggunakan internet? Ini sering dilupakan dan diabaikan hingga hari acara, jadi pastikan untuk memiliki paket yang dapat mendukung volume pengguna yang tinggi dan meminimalkan jeda waktu.
• Staf: Apakah Anda memiliki staf yang tepat untuk mengawasi aspek virtual acara Anda? (Ini berbeda dengan anggota tim di lapangan.)
• Keterlibatan: Bagaimana Anda menginginkan peserta jarak jauh dan langsung untuk berkolaborasi dan terlibat satu sama lain atau berinteraksi dengan pembicara?
• Ruang acara: Apakah ruang acara Anda dapat dikonfigurasi untuk mengakomodasi pemirsa jarak jauh, misalnya, pengaturan monitor atau area tampilan tambahan?
• Kesuksesan: Seperti apa kesuksesan itu dan bagaimana Anda mengukurnya? Apakah itu jumlah peserta? Pemirsa? Prospek? Penjualan tiket? Rapat yang diadakan? Cara Anda melacak metrik ini akan menentukan teknologi, staf, dan anggaran yang diperlukan agar Anda berhasil.

Setelah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, saatnya membuat rencana yang menyatukan audiens Anda. Anda tidak hanya perlu mempertimbangkan kebutuhan unik dari peserta tatap muka dan pemirsa jarak jauh, tetapi Anda juga ingin bersikap proaktif tentang cara mereka terhubung satu sama lain.

Berikan peringatan kepada peserta

Acara hibrida mungkin memiliki banyak audiens, tetapi peserta tatap muka dan online sama-sama akan mendapat manfaat dari mengetahui apa yang diharapkan atau dibutuhkan untuk mendapatkan pengalaman yang positif.

• Pendaftaran: Siapkan pendaftaran acara Anda dengan menentukan sesi mana untuk semua peserta atau khusus untuk satu audiens atau lainnya. Misalnya, mungkin ada sesi sosial setelah jam kerja atau sesi diskusi khusus online yang dapat diakses oleh peserta virtual.

  Kiat proHost acara dapat menggunakan Zoom Events untuk membuat trek tiket terpisah berdasarkan berbagai kriteria (berbayar, gratis, virtual, tatap muka, dll.) yang ditentukan selama penyiapan acara. Hal ini memungkinkan host untuk mendistribusikan konten ke audiens tertentu, yaitu hanya pemegang tiket virtual.

• Teknologi yang diperlukan: Peserta virtual akan senang mengetahui teknologi apa yang diperlukan untuk mengakses acara Anda. Meskipun hanya pengingat sederhana untuk memperbarui sistem operasi atau tips video untuk memulai Zoom Meetings, peserta senang mengetahui apa yang mereka butuhkan sebelumnya.
• Pembicara tamu: Jika acara hibrida Anda menghadirkan pembicara langsung, sedikit panduan tentang cara berinteraksi dengan audiens jarak jauh akan sangat dihargai. Agar benar-benar menarik, pembicara harus berinteraksi dengan audiens langsung dan menyertakan audiens virtual. Mulai dari melakukan kontak mata di kamera, hingga mengikuti tampilan obrolan langsung, pembicara langsung mungkin memerlukan bantuan ekstra untuk mengingat audiens virtual. Namun, pembicara tamu tidak harus terbatas pada tatap muka. Salah satu manfaat acara virtual adalah pengurangan biaya perjalanan, jadi Anda mungkin memiliki anggaran lebih jika menyewa pembicara virtual. Pastikan pembicara virtual Anda juga tahu ke mana harus mencari, cara berinteraksi dengan audiens, dan memahami pentingnya latar belakang yang bersih, suara dan pencahayaan yang memadai, dan banyak lagi.

  Kiat proLihat panduan utama kami untuk host dan presenter virtual untuk mempelajari lebih lanjut tentang kiat presentasi virtual.

Buat audiens Anda tetap terlibat

Terlepas dari apakah peserta Anda duduk di depan komputer atau secara langsung dan langsung, mereka perlu dilibatkan agar suatu acara terasa bermanfaat. Nilai nyata datang dari kesempatan untuk pergi dengan koneksi, informasi, atau keterampilan baru, dan membutuhkan perencanaan yang disengaja.

• Memfasilitasi percakapan yang bermakna
  Jangan batasi percakapan hanya untuk satu audiens. Peserta membutuhkan banyak kesempatan untuk berbicara satu sama lain serta host dan presenter. Dorong peserta tatap muka untuk berpartisipasi dalam obrolan online langsung melalui laptop atau ponsel mereka. Untuk lebih banyak keterlibatan, siarkan obrolan langsung melalui layar monitor di ruangan agar peserta dapat melihat, bereaksi, dan merespons satu sama lain. Ini memungkinkan audiens virtual untuk merasa terhubung dan terlibat dengan apa yang terjadi secara langsung.

  Kiat proAgar audiens langsung dan peserta jarak jauh Anda terlibat satu sama lain dalam format obrolan langsung, hubungi Tim Layanan Acara kami untuk peluang kreatif untuk menyatukan kedua audiens.

• Periksa kembali teknologi Anda
  Teknologi dapat membuat atau menghancurkan pengalaman hibrida Anda. Minimal, Anda ingin memiliki platform manajemen acara virtual, perangkat lunak streaming yang dapat menangani umpan video Anda secara memadai (kami tidak menyarankan platform gratis karena dapat menampilkan iklan yang tidak diinginkan selama acara Anda), internet/Wi-Fi yang memadai dan bandwidth untuk mendukung streaming langsung, serta kamera dan mikrofon berkualitas tinggi yang dirancang untuk streaming.
• Jangan lupakan jaringan
  Jaringan adalah salah satu manfaat terbesar dari menghadiri suatu acara, jadi jangan lupa mengaktifkan jaringan untuk audiens virtual Anda. Fitur Zoom Events Networking mencakup berbagai opsi untuk membangun jaringan profesional Anda dengan tag nama digital dan direktori profil sosial. Kami menyarankan untuk menambahkan waktu yang disengaja untuk berjejaring ke dalam agenda Anda, baik itu pertemuan sosial setelah jam kerja, kelompok diskusi pidato, atau icebreaker yang mudah sehingga kedua audiens dapat mengobrol, berkolaborasi, dan merasa lebih nyaman satu sama lain.
• Menyederhanakan T&J
  Membatasi pertanyaan hingga akhir presentasi dapat mengurangi partisipasi dan keterlibatan jika peserta lupa pertanyaannya atau siap untuk pergi dan memutuskan untuk tidak bertanya. Alih-alih menunggu, dorong peserta untuk mengeluarkan laptop mereka dan mengajukan pertanyaan secara real time melalui obrolan online (bahkan jika mereka bertatap muka). Sebaliknya, pilih beberapa anggota (yang bersedia) di audiens virtual untuk mengajukan pertanyaan mereka secara langsung sebagai cara lain untuk menyatukan audiens Anda.

  Kiat proT&J Zoom Webinars fitur dan alat polling memudahkan untuk mengumpulkan umpan balik audiens secara instan. Dengan mengaktifkan fitur T&J, peserta dapat saling menjawab pertanyaan atau memberikan suara positif dan bereaksi terhadap pertanyaan peserta lainnya. Untuk host yang perlu menindaklanjuti setelah acara, Zoom memungkinkan Anda mengunduh laporan pertanyaan yang diajukan agar mudah diingat.

• Perluas jangkauan merek Anda di aula pameran
  Zoom Events Expo menghadirkan kegembiraan pameran tatap muka kepada audiens virtual Anda dengan menghubungkan sponsor, peserta, dan perwakilan stan. Peserta dapat "berjalan" di lantai pameran, mengobrol dengan perwakilan di stan, dan melihat logo sponsor, demo produk, dan konten yang relevan seperti yang mereka lakukan secara tatap muka. Jika jangkauan merek pernah ditentukan oleh ukuran atau lokasi stan Anda, acara virtual memungkinkan Anda memperluas merek Anda melampaui tampilan latar 10×10 ke audiens yang lebih besar secara eksponensial.

Perlakuan VIP

Acara yang berkesan adalah acara yang dibicarakan orang setelah lama acara selesai. Perpanjang masa berlaku acara Anda dan buat orang-orang terus berbicara dengan memberi peserta pengalaman unik yang tidak bisa mereka dapatkan dari menonton tayangan ulang atau membaca rekap. Jangan takut untuk mengungkap produk baru, memperkenalkan layanan baru, atau menampilkan kemenangan perusahaan yang luar biasa. Berencana untuk memberi peserta di tempat beberapa sogokan perusahaan? Jangan lupa untuk mengirimkan tas hadiah kepada peserta virtual Anda juga. Cari peluang untuk membuat semua peserta Anda merasa istimewa di mana pun lokasinya.

Konten adalah kunci

Sangat mudah untuk merasa lelah setelah konferensi video keempat Anda hari itu, tetapi inilah rahasianya, bukan teknologi yang membuat Anda lelah, melainkan kontennya. Olahraga menonton pesta dan serial TV lengkap menjadi lebih umum, sehingga penonton dapat melakukannya selama kontennya menarik. Acara hibrida memungkinkan organisasi menghemat biaya perjalanan untuk membeli pembicara terkenal yang dapat menarik banyak audiens dari kenyamanan rumah atau kamar hotel mereka. Buat acara Anda dengan pembicara, sesi, dan konten interaktif berenergi tinggi yang mencakup waktu istirahat dan jaringan.

Tingkatkan hiburan Anda

Saat merencanakan aktivitas sosial favorit Anda, jangan lupa untuk membiarkan audiens virtual Anda ikut bersenang-senang. Suka live musik? Menyewa band agar bermain untuk semua orang, dari jarak jauh. Menyelenggarakan jam koktail untuk peserta tatap muka? Rencanakan pelajaran mixologist virtual atau acara mencicipi anggur untuk pemirsa di rumah. Perlu memiliki dua pembawa acara? Mengapa tidak membuat satu virtual? Jangan takut untuk menyuntikkan beberapa kreativitas ke dalam pengalaman favorit Anda untuk menyatukan audiens Anda.

Pahami teknologi Anda

Bahkan pembicara terbaik pun akan menderita jika teknologi Anda tidak berfungsi. Video terputus-putus, pencahayaan yang buruk, dan suara berkualitas rendah adalah beberapa cara tercepat untuk melepaskan diri dari pemirsa virtual Anda dan menimbulkan kelelahan. Uji peralatan Anda terlebih dahulu, atau lebih baik lagi, pekerjakan konsultan acara untuk merencanakan dan mengelola kebutuhan AV Anda sebelum dan selama acara Anda.

Baik menelepon dari rumah, duduk di ruang rapat, atau menonton streaming langsung dengan 10.000 peserta lainnya, pengalaman acara hibrida modern memerlukan teknologi di mana-mana yang dapat digunakan di mana saja, kapan saja. Penonton acara hari ini tidak lagi duduk di ruang acara sepanjang hari. Sebaliknya, mereka menonton pidato pembukaan dari kamar hotel mereka; lihat demo langsung di aula pameran; makan siang bersama rekan kerja; dan tangkap kata-kata penutup dari tablet mereka di bandara. Masa depan acara bersifat hibrida dan tidak mengharuskan penonton untuk menjadi salah satu atau keduanya. Sebaliknya, acara hibrida memberikan pengalaman mendalam yang dapat dinikmati peserta dari mana saja.

Dengan webinar global dan pasar acara virtual diperkirakan akan mencapai $4,44 miliar pada tahun 2025*, (naik dari $1,57 miliar pada tahun 2020), sekaranglah waktunya untuk menerapkan strategi acara yang inovatif dan menarik yang menyatukan pemirsa dan membedakan merek Anda.

Cari tahu bagaimana Zoom Events dapat membantu Anda meningkatkan strategi acara hibrida Anda dari mana saja.
Hubungi Zoom Events sekarang juga.

*Angka ini berasal dari penelitian Frost & Sullivan yang digunakan dalam laporan Zoom yang dapat diakses setelah mengunduh laporan.