World Fuel Services Menghemat Lebih dari 50%, Menanamkan Cara Bekerja baru dengan Platform Zoom

Bekerja untuk menyesuaikan susunan teknologi yang kompleks, pemadaman jaringan reguler, serta proses manual dan berbasis kertas, World Fuel Services (WFS) yang berbasis di Miami berjuang untuk memberikan solusi yang tangkas dengan cepat ke basis pelanggan globalnya. 

Bertugas mengoptimalkan energi, logistik, dan layanan terkait untuk pelanggan di seluruh dunia, perusahaan Fortune 500 perlu berinovasi dengan kecepatan startup, serta memungkinkan staf yang terhubung dan produktif — menelurkan adopsi solusi kolaborasi yang fleksibel seperti Zoom Phone, Zoom Rooms, Zoom Meetings, dan Zoom Webinars.

Kami berbicara dengan Jeff Smith, COO dari World Fuel Services, yang menceritakan bagaimana organisasinya memanfaatkan platform Zoom secara strategis untuk mendukung layanan uniknya.

Solusi berbeda di seluruh tenaga kerja global

Setelah menjalani beberapa merger, WFS bergulat dengan kumpulan solusi berbeda yang sulit didukung oleh TI. Yang lebih rumit lagi, tenaga kerja global WFS — 5.000 karyawan di 200 lokasi — membutuhkan pengalaman pengguna yang konsisten untuk mendukung komunikasi sentuhan tinggi di seluruh kantor. 

WFS juga membutuhkan solusi telepon yang dapat: 

• Menyediakan komunikasi yang andal di area bandwidth rendah
• Mudah berintegrasi dengan solusi perangkat keras dan perangkat lunak yang ada
• Mengurangi biaya
• Mengurangi tantangan manajemen untuk TI 

Ketika mereka memeriksa penyedia yang dapat membantu mengatasi kebutuhan ini, tim WFS memiliki kriteria unik. "Kami memiliki prinsip untuk mitra kami: bekerja dengan orang-orang yang kami cita-citakan, dan Zoom adalah inti dari itu," kata Smith. "Dengan bekerja dengan perusahaan besar, kita dapat berkembang dengan lebih cepat."

Penghematan biaya dan kemampuan baru dengan Zoom Phone

Ketika WFS mengganti sistem PBX tradisionalnya dengan Zoom Phone, adopsi menyebar seperti api.  

“Kini ada total 1.971 pengguna Zoom Phone dengan tambahan 750 yang disediakan pada tahun 2021, lebih dari 2.400 nomor, dan 144.000 panggilan per bulan di 30 negara yang berbeda. Ini memungkinkan kami untuk menonaktifkan 78 sistem PBX lama kantor," kata Smith.

Zoom Sebagai pelanggan Zoom Phone global pertama di Brasil dan salah satu yang terluas dalam hal jangkauan global, WFS menemukan skala dan penghematan dengan solusi telepon berbasis cloud. "Penggunaan Zoom Phone telah mengurangi separuh biaya operator. Sehingga kami dapat mempersingkat proses penyediaan dari bulan ke hari, mengurangi biaya operasi untuk mengelola dan mendukung, serta membantu kami menghindari kebutuhan untuk memperluas dukungan dan tim teknik sambil terus meningkatkan skala," kata Smith. 

WFS menjadi inovatif dengan penggunaan Zoom Phone, awalnya menambahkannya dengan Amazon Connect dan menggunakan fitur perutean panggilan untuk menciptakan kemampuan pusat kontak penuh. Kini, organisasi telah menyebarkan Zoom Phone Power Pack untuk mengembangkan fungsionalitas pusat kontak ini, menjalankan peluncuran global yang “lancar”, menurut Smith. Dia menambahkan, “Manajemen perubahan itu sulit, tetapi jumlah masalahnya sangat minim. Meluncurkan [Power Pack] pada asarnya mudah.”

Menggunakan Zoom Rooms & Meetings untuk menanamkan cara bekerja yang lebih baik

Untuk mempercepat laju operasi dan menstandarkan pengalaman pengguna di seluruh lokasi, WFS juga menggunakan Zoom Meeting dan Zoom Room. Karyawan dengan cepat menggunakan cara baru untuk berkolaborasi, seperti yang dikatakan Smith, "penggunaan Zoom telah menjadi viral dengan hampir tidak ada pelatihan staf — sekarang ada sekitar 47.000 Zoom Meetings di World Fuel Services setiap bulan."

Pengalaman pengguna juga mendorong WFS untuk mengadopsi Zoom Rooms dengan cepat, dengan lima lisensi Zoom Rooms awal yang berkembang dengan cepat menjadi lebih dari 125 karena masuknya permintaan pelanggan. Dengan menggunakan Zoom Rooms untuk memodernisasi pengalaman ruang konferensi, WFS mampu meningkatkan ruang kerja antarkantor dan bahkan menciptakan teknologi "genius bar" melalui ruang virtual. "Kami juga salah satu yang pertama menerapkan Zoom Rooms multi-partisi yang mengubah satu ruangan besar menjadi kombinasi lima dengan partisi dinding yang dapat dibagi menggunakan pengalaman Zoom asli,” tambah Smith.

Masa depan ditentukan oleh fleksibilitas

Karena WFS — seperti banyak perusahaan lainnya — mengeksplorasi hal-hal yang diperlukan untuk membangun tenaga kerja hibrida yang tangkas, mereka membiarkan fleksibilitas memandu jalannya. “Awalnya kami berencana untuk mempekerjakan karyawan paruh waktu, tetapi mereka sama produktifnya dan metrik kecepatan serta throughput kami benar-benar meningkat, jadi kami membiarkan tim memutuskan kapan mereka perlu berkumpul.” Dan Zoom mendukung fleksibilitas itu, dengan video dan suara sebagai inti dari strategi kolaborasi WFS. “Kami memiliki visi untuk menciptakan lingkungan yang lancar — baik ketika seseorang berada di kedai kopi, di rumah, atau di kantor,” tambahnya.

Dengan membiarkan pengalaman karyawan menginformasikan pengambilan keputusannya, WFS menawarkan pengiriman layanan yang cepat sambil tetap menjalankan operasi pemeriksaan masa depan untuk setiap perubahan yang akan terjadi nantinya. Hasil akhirnya? Pekerja yang efektif dan pelanggan yang bahagia.