Bagaimana Save the Children Mengubah Pengalaman Ruang Konferensinya dengan Zoom

Anak-anak adalah anggota masyarakat yang paling rentan, dan Save the Children didedikasikan untuk menjamin bahwa anak-anak dalam komunitas di seluruh dunia tetap sehat, aman, dan mendapatkan pendidikan. Didirikan pada tahun 1919 sebagai organisasi pertama yang didedikasikan semata-mata untuk melayani kebutuhan anak-anak dan melindungi hak mereka, Save the Children telah mengubah kehidupan lebih dari 1 miliar anak di 120 negara selama 100 tahun beroperasi.

Save the Children telah memainkan peran penting dalam menciptakan masa depan yang cerah bagi anak-anak dalam programnya dengan inisiatif yang didedikasikan untuk memberi mereka keamanan, perlindungan, perawatan kesehatan, makanan, dan kesempatan pendidikan tambahan. Save the Children memiliki tiga kantor pusat di Amerika Serikat, dengan kantor di Fairfield, Connecticut, Washington, D.C., dan Lexington, Kentucky, tetapi juga mendukung tenaga kerja yang terpencil yang tersebar di seluruh AS dan seluruh dunia.

Mengkoordinasikan tenaga kerja yang tersebar secara global

Dengan tenaga kerja yang tersebar secara global dan berbagai program penting, tim Save the Children harus tetap berkomunikasi secara konstan. Namun, sistem komunikasi video lamanya menimbulkan masalah dalam pengalaman pengguna dan membuang waktu yang berharga.

"Kami memiliki sekitar 70 ruang konferensi di tiga kantor pusat," kata Charlie Germano, Direktur Senior Operasi TI dan Keamanan Save the Children. "Dan 10 menit pertama setiap rapat dihabiskan untuk mencoba mengonfigurasi solusi. Tim saya menjalankan layanan bantuan, dan setiap jam – hampir setiap jam – seseorang akan mendatangi kami dengan panik karena tidak dapat memahai alat tersebut dan memulai rapat mereka. Tidak hanya itu saja."

Solusi konferensi video lama Save the Children juga mempersulit pekerja jarak jauh untuk tetap mendapatkan informasi terbaru tentang perubahan penting dalam organisasi. Badan amal ini mengadakan rapat seluruh staf bulanan melalui konferensi video yang dihadiri oleh CEO serta pimpinan senior untuk membahas tujuan strategis, keadaan keseluruhan organisasi, dan isu penting lainnya. Namun, Save the Children mengalami masalah dengan keandalan dan konektivitas selama rapat ini.

"Kami memperkenalkan karyawan baru, mendiskusikan strategi dan program baru, dan membahas beberapa informasi yang sangat penting selama panggilan seluruh staf ini," kata Germano. "Setengah dari karyawan kami tidak bekerja di luar gedung kantor pusat, dan hal ini berarti bahwa setengah dari mereka tidak mendapatkan pesan itu karena kami tidak menemukan cara yang tepat untuk menyiarkan video dari jarak jauh dan dalam skala besar."

Karyawan memilih Zoom

Tim TI di Save the Children sedang meninjau opsi konferensi video lain saat mereka mendapati bahwa beberapa karyawan mereka menggunakan Zoom. Germano dan timnya memutuskan untuk mengevaluasi solusi ini, dan setelah demo produk, mereka memutuskan untuk menerapkan Zoom di seluruh organisasi. Karyawan di Save the Children akhirnya jatuh cinta dengan Zoom dan segera menggunakannya, sehingga mempermudah adopsi.

"Sering kali, saat memperkenalkan alat baru, Anda harus meminta orang lain untuk mencobanya," kata Germano. "Tetapi dalam kasus ini, itulah impian pimpinan TI, di mana karyawan Anda sendiri terdorong menggunakan alat baru. Kami terpikat sejak hari pertama."

Germano segera menyadari bahwa tim TI-nya menerima lebih sedikit tiket dukungan yang berkaitan dengan ruang konferensi, yang dia kaitkan dengan kemudahan Zoom Rooms.

"Saya tidak bisa menggambarkan betapa baiknya pengalaman yang kami dapatkan di ruang konferensi," kata Germano. "Cukup berjalan memasuki ruang kemudian memulai rapat dengan satu klik di iPad sungguh pengalaman luar biasa. Kehidupan tim TI saya kini jauh lebih mudah."

Tim di Save the Children juga mendapati bahwa mereka mampu meningkatkan komunikasi di seluruh organisasi menggunakan Zoom. Dengan memanfaatkan Zoom Webinars, Save the Children dapat menyelenggarakan panggilan seluruh staf yang dapat dihadiri oleh karyawan terpencil, yang meningkatkan kemampuan organisasi untuk menyampaikan pesan internal.

Fleksibilitas solusi video Zoom juga membantu menciptakan proses implementasi yang lancar dan mengurangi pengeluaran Save the Children di ruang konferensinya. "Saya senang dengan Zoom yang merupakan perangkat keras agnostik karena saya tidak lagi bergantung pada penyedia perangkat keras tertentu," kata Germano. "Kami bisa menggunakan peralatan yang lebih murah, dan jika kita tidak menyukai yang kami miliki, kami bisa menggantinya."

Komunikasi video yang terjangkau dan andal

Dengan menerapkan Zoom, Save the Children telah menciptakan tenaga kerja yang lebih terhubung dan lebih bersatu.

Zoom juga memungkinkan Save the Children melengkapi ruang konferensinya dengan harga terjangkau sekaligus menciptakan pengalaman pengguna premium di ruang tersebut. Dan dengan Dasbor Zoom, Germano dapat memantau kinerja Zoom dan menunjukkan manfaat platform ini kepada pimpinan senior.

"Mampu menunjukkan kepada kepemimpinan senior cara kami menggunakan produk ini dan menunjukkan bahwa Zoom mampu melakukan segala hal yang kami pikir akan memberikan kredibilitas ke seluruh platform," kata Germano. "Ini benar-benar membuat hidup saya lebih mudah saat saya bisa menunjukkan manfaat suatu produk karena, pada akhirnya, semuanya tentang apakah Anda bisa mendapatkan laba atas investasi atau tidak. Dan saya percaya kami bisa."