在远程办公方面,BPAY 集团认为自己很幸运。当新冠肺炎疫情在澳大利亚大爆发后,作为一个为安全电子账单支付提供支持的组织,BPAY 集团以惊人的速度迅速适应了远程办公环境。
正如 BPAY 集团平台服务主管 Sean Ollerton 所说,BPAY 集团的员工很幸运,他们已经领略到灵活办公文化的魅力;如今,Zoom 的统一通信平台已帮助他们将公司全面转型为一个混合型办公场所。
Ollerton 表示,在封控期间进行试点只是迈出的一小步:“为了赶上任务进度,我的团队已习惯于举行每日站立会议。实现线上办公后,我们额外增加了 15 分钟,并藉此丰富了我们的社交活动 - 不仅能做到相互监督,而且还能进行项目检查。”
“我们的 VPN 以及包括 Zoom 在内的所有应用程序均已面向所有用户开放。”Ollerton 补充道,“如果突然所有员工都需要远程办公,我相信很多企业在这种情况下都会面临一定的困难,而且也没有相应的基础设施来支持全员远程办公。值得庆幸的是,我们已经为此做好了准备。”
快速扩展
新冠肺炎疫情导致办事处被迫关闭之后,BPAY 集团迅速进行调整,并于 2019 年 9 月作出富有创见的决定:利用 Zoom 统一企业通信。当时,公司平均每月要举行约 500 次 Zoom 会议。
“开始远程办公后,Zoom 通话数量骤增至 2,500 次左右。而且,Zoom 通话还不仅限于会议。我们很快开始采用 Zoom 举行全体员工会议,使用问卷和聊天的方式实现社交互动和联系。”Ollerton 说道,“所有这一切都是为了强调‘随时随地办公’的理念。我们希望用户无论是在办公室内还是在办公室外,都能够保持联系并且高效工作。”
“我们有一些现成的工具,但这些工具的使用并不十分便利或者性能并不十分可靠。因此,当我们考虑做出改进时,Zoom 便进入了我们的视野。Zoom 简单易用,并且很快就能上手。举例来说,我们也曾关注过其他一些工具,甚至几乎就要投入使用了,但却发现员工无法加入会议。而使用 Zoom 后,一切都是那么直截了当。
“这一切都是为了解决易用性的问题,并改进我们‘随时随地办公’的理念。”
迁移至 Zoom Phone
Ollerton 表示,BPAY 集团以其“更好地合作”的价值观而自豪,而 Zoom 帮助他们进一步接受了这一理念。
“从根本上讲,这意味着在我们携手合作之后,我们的工作会完成得更好。BPAY 集团的另一个目标是‘让生活变得更简单’,当我们与客户交谈时尤其如此。如果我们尝试使用我们的产品为用户提供某些服务,我们在内部也应体验相应服务。这就是我们向用户进行展示的方式。所以说,如果无法让用户的生活变得更加便利,我们为什么还要这样做呢?Zoom 恰恰契合了这一点。”Ollerton 说道。
2019 年,BPAY 集团选择了 Zoom Meetings 用于视频通信;一年后,BPAY 集团决定用 Zoom Phone 对整个电话系统进行换代,从而解决其远程团队功能的另一个难题。
“我们已经在使用数字电话系统。但是,这个系统较为陈旧。当我们切换到远程办公时,问题接踵而来。此外,该系统的维护成本很高,而且非常耗时。”Ollerton 说道,“因此,我们考虑用 Zoom 取而代之。Zoom 电话系统的功能不仅为我们解决了远程员工的集成问题,而且让所有人在使用时都感到更加简便。
“这是一个集会议、视频和聊天功能于一体的解决方案。作为补充,我们还添加了电话功能。”
统一通信“让一切变得更简单”
Sean 表示,从基础设施的角度来看,如果能够将所有内容都整合到一个系统中,不仅可以简化功能,而且总体上更容易实现。更不用说实施和维护成本要低得多。
“Zoom 是我们的统一通信平台。我们将其用于一对一会议和团队视频会议,并用作我们的电话系统。Zoom 切实改变了我们在整个组织中提供通信资源的方式。”Sean 说道。
“另外,由于我们不必为用户引入其他工具,因此这实际上支持我们放弃旧的解决方案。我们不必告诉员工,‘这是另一套软件,你每次使用时务必多加小心’。Zoom 其实让一切都变得更加简单。”
使用 Zoom 意味着无论员工选择在何处工作,BPAY 集团都可以完全控制整个组织的通信,并且能够轻松管理后端基础架构。
“我们利用现有资源将上述一切引入公司内部。现在,我们的行事风格变得更加简单、直接。”Ollerton 说道。