執行助理的簡化通訊指南

在今日的複合工作環境中,身為執行管理員 (EA) 必須了解如何將產能最大化,並且維持有效率的溝通基礎設備。 利用 Zoom 平台,執行管理員在任何地方都可以有效率地完成任務並支援主管。

執行助理的簡化通訊指南

執行助理 (EA) 一直都是維持組織運作不可或缺的角色。 但隨著我們推展業務的方式發生變化,執行助理的職責和責任也隨之變化。 從便利貼和手寫行事曆的時代,一直到盛行雲端管理工具的今日,執行助理需要各種技能和工具來適應主管多變的需求。

時下的執行助理必須支援主管的需求,同時確保跨各領域同仁的有效通訊,使得他們必須承擔獨特的任務組合。 執行助理的職責包括:

  • 接聽電話
  • 排程會議和約會
  • 處理記錄任務,例如維護公司記錄、文件和報告
  • 使用文字處理、試算表和簡報軟體,以及基於雲端的協作和管理解決方案
  • 籌備會議,製作會議記錄
  • 問候和迎接訪客
  • 規劃安排出差

執行助理不但要了解科技,還必須使用解決方案優化組織的運作方式。 針對使用 Zoom 平台的執行助理,本指南提供的提示和秘訣可以幫助他們了解如何使用 Zoom Meetings、Zoom Phone 和 Zoom Team Chat 改善您的通訊和協作方式。

主管們的行程既忙碌又複雜,執行助理們的任務就是協助主管採用既周全且策略性的方式管理他們的時間。 因此他們需要敏捷科技來簡化排程過程並且讓會議發揮最大的效果。

遵循以下八項 Zoom Meetings 提示可以改善您管理和排程會議的方式:

使用您的個人會議 ID (PMI)

您的 PMI 是指派給您的永久會議 ID,不會變更而且只屬於您。 還有一個個人連結,可以連結到您的個人會議 ID。 當您想要進行快速內部通話時,可以傳送這個個人連結。

在 Zoom 用戶端中開展工作

使用您的桌面應用程式 Zoom Desktop Client,您可以檢視一天或一週的會議概觀,如果您的整合日曆上有任何 Zoom MeetingsZoom Webinars,都會反映在會議標籤下。 使用 Zoom Desktop Client 會議檢視,您可以輕易找出您的下一個通話,並且一鍵快速加入。

取得排程權限

您不再只是在自己的 Zoom 帳戶排程會議然後提供主管聯席主持人的權限,現在您可以直接從他們的 Zoom 帳戶排程。 您只需要請主管進入他們的 Zoom Meeting 設定,前往「其他」,然後找到「排程權限」區段。 他們可以從那裏提供您權限代表他們進行排程,這樣他們仍然擁有會議邀請權限,不需要從後端執行繁重的工作。

善用 Outlook 和 GSuite 外掛程式

如果您想要在 Outlook 或 Google 日曆上建立日曆邀請,您可以透過 Outlook 外掛程式GSuite 附加元件將 Zoom Meeting 連結快速新增到邀請的內文中。

實作安全最佳作法

前往 Zoom 設定的安全區段,啟用專門設計來保護通訊的關鍵安全功能。 請務必切換開啟等候室,您可以使用此功能量身訂做獨一無二的問候訊息給訪客;並開啟「排程新會議時需要密碼」。這樣可以為您的會議額外提供一層安全防護,協助建立一個只有目標與會者可以加入的環境。

自訂電子郵件通知

Meetings 設定下,跳至「電子郵件通知」區段,您可以在這裡切換開啟和關閉某些通知選項,協助建立會議期間動作的紙本追蹤。 以下情況下您都可以選擇通知主持人:雲端錄製可使用時、與會者比主持人更早加入會議時、設定或移除會議的備選主持人時,以及其他情況。

使用本機和雲端錄製選項

如果您必須錄製會議內容供未來使用,或提供給與會者,請使用雲端錄製選項,此功能僅供付費訂閱者使用,讓主持人可以輕鬆在會議後發出錄製文件。 只有在主持人希望將檔案僅保存在他們的裝置時才能使用本機錄製選項。 聯席主持人也不會收到錄製文件,所以從特定 Zoom 帳戶排程會議時請務必記得這一點。

量身訂做會議以進行協作和互動

您可以用主持人及聯席主持人的身分量身訂做會議中設定,建立您需要的協作工作階段類型。 您可以選擇誰可以分享畫面、註解等內容,以確保正確的人員能夠在通話期間分享正確的資訊。

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申請示範

Zoom Team Chat 隨附於您的 Zoom 授權,是個能夠與組織內外的人員快速通訊的有效方式。 執行助理可以策略性善用 Zoom Desktop Client 或行動應用程式內的 Zoom Team Chat,在隨處都能追蹤關鍵聯絡人、記錄詳細的筆記並且保持敏捷。

以下是使用 Zoom Team Chat 開展日常工作的一些關鍵提示:

建立標示星號的聯絡人和團隊聊天頻道

若要確保高生產力的工作流程,請使用 Zoom 用戶端的聊天區段,將您需要快速聯繫的特定使用者或群組聊天頻道標示「星號」,可能是您主管的同級主管或直接下屬。 這個動作可以將他們移至「標示星號」下的聊天室頂端。任何「標示星號」的聯絡人或聊天頻道都會以字母順序顯示在左側。 如果有人傳送了您想要儲存的重要訊息,您也可以將該個別留言加上「標示星號」,即可在「標示星號的訊息」下方找到它。

在您的個人空間 (您的姓名) 下做筆記

Zoom Team Chat 提供一個個人空間,以您的名字在聯絡人面板的「標示星號」區段下列出,並且做為您自己專屬的聊天室。 您可以使用這個空間做筆記、建立待辦事項清單、或只是記下未來需要記得的事項。 日後您就可以回來查看筆記,刪除或編輯筆記、將訊息加上「標示星號」或截圖。

管理外部聯絡人

如果您的管理員同意,您甚至可以將組織外部的人員加入成為您的 Zoom Team Chat 聯絡人。 只需要按一下聯絡人頁面左上角的「加號」圖示,按一下「邀請 Zoom 聯絡人」,輸入他們的電子郵件,他們就會收到接受通知。 您可以跨組織進行無縫協作,輕鬆和他人聊天以整合和交換資訊。

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透過 Zoom 的雲端電話系統,您可以擺脫傳統桌上電話的侷限,直接透過行動裝置、桌上型電腦、筆記型電腦,甚至是 iPad 或平板電腦進行通話。 專為 Zoom 平台建置的 Zoom Phone 可以讓執行助理將電話通話升級為會議,輕鬆進行協作,將通話快速轉接給主管等人。

以下是使用 Zoom Phone 使通話現代化的四個重要提示:

管理通話轉接

透過 Zoom Phone,您的桌用電話可以設置在您選擇的裝置上,減少先前遠端管理工作的侷限,並且能建立無縫的支援安排。 透過通話轉接功能,又稱為共用線路外觀,您可以輕易將通話轉接給主管,或將通話指派給其他團隊成員,可應付更加繁忙的日子。 您也可以指派多個電話號碼給單一使用者,提供通話覆蓋/轉接功能給其他人,暫停通話並且從另一個裝置或使用者接回電話等功能。 無論您在行動中或是在辦公室以外的地方,您都擁有靈活的安排可以確保不會漏接電話。

透過語音信箱和簡訊掌握訊息

提供軟體電話功能的 Zoom Phone 可協助簡化您追蹤通訊的方式。 您可以轉錄語音信箱,包括 IVR 溢流和通話佇列語音信箱,即可輕鬆將重要訊息從語音信箱轉移成寄給主管的簡短電子郵件。 除了語音通訊之外,Zoom Phone 還提供文字訊息 (簡訊)。 如果和其他人的通訊內容可透過文字訊息達到最佳傳遞效果,Zoom Phone 就能提供這個功能。

設定商務時段

您不需要駐守在辦公桌前就能回應所有必要通訊,透過 Zoom Phone,您可以設定商務時段並更新通話路由,確保妥善處理所有人打來的電話。 透過更新過的通話路由,您可以自訂設定,針對不接聽的通話建立規則,確保通話自動轉接,讓所有 Zoom 應用程式發出通話鈴聲等等。

使用 Zoom Phone Power Pack 處理通話並了解深度分析

Zoom Phone Power Pack 是 Zoom Phone 的附加元件,提供順暢的辦公體驗,搭配持續運作的提示面板,可協助執行助理具有穩定的通話處理速度並且在團隊內轉接通話。 他也提供即時和歷史通話佇列分析,提供強大的分析見解,協助優化客戶和員工互動。

執行助理沒有時間跨不同協作應用程式工作,他們需要無縫接軌的解決方案可以輕鬆進行通訊。 利用 Zoom 整合您的通訊,可以簡化工作流程和協作,讓執行助理們好整以暇接受未來的新任務。 藉由使用 Zoom Meetings、Zoom Team Chat 和 Zoom Phone 作為統一的通訊和管理工具,執行助理可以改善工作方式,提升他們能為主管提供的支援。

藉由將 Zoom 平台的潛能最大化,執行助理可以提高生產力,讓主管更滿意,並且讓工作更有意義。 他們可以設法讓每個人一起完成更多共作。

 

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