混合式與虛擬校園活動完整指南
校園活動是學院和大學生活的核心，協助高等教育機構吸引學生、家庭、教職員工、校友和合作夥伴。
但是，不一定要在校園內舉行校園活動，也能有效凝聚教育社群，或建立充滿活力的大學文化。 事實上，重新構思設計傳統校園活動，轉化為虛擬和混合式的體驗，可讓您觸及更多受眾，並且舉辦更方便參與的活動。
本指南介紹有關使用 Zoom Events 規劃和主持線上與混合式校園活動的所有資訊。 無論您要打造何種規模、形式或體驗的活動，Zoom Events 都可以協助您實現願景。
您的 Zoom Events 簡介
在我們深入瞭解您可能希望舉辦的各種活動之前，先為您迅速介紹 Zoom Events 的概觀。 Zoom Events 可以視為一款適用於舉辦、管理和報告虛擬活動的多功能解決方案。
如果您熟悉在 Zoom Meetings 和 Zoom Webinars 舉辦團體活動，那麼 Zoom Events 就是以這些解決方案為基礎，額外新增專屬活動中心、註冊和票務選項以及觀眾網路等功能，且可讓您完全透過 Zoom Events 平台進行管理。
為什麼要使用 Zoom Events？
您何時應該使用 Zoom Events 而不是 Zoom Meetings 或 Zoom Webinars 來舉辦校園活動？ 有時候，會議或網路研討會或許就可以滿足您的需求。 請問問自己：
- 我的活動是否有多個會程或持續多日？
- 我是否要將此活動設為付費活動或向觀眾發售門票？
- 我是否希望觀眾能夠在活動期間 (不僅在會程中，而是包括會程之間) 相互聊天並建立人脈？
- 我是否要在整個年度舉辦多場活動，並希望有一個集中式的「活動中心」，在單一位置彙整並列出我的所有活動？
如果您對上述問題的回答都是肯定的，那麼 Zoom Events 可能是適合您的解決方案。
高階製作活動服務
如果您希望讓活動更加特別 (想想百年紀念日、畢業典禮或募款晚會)，Zoom 有一組專責活動服務團隊可協助您規劃、支援和製作高階虛擬或混合式活動。
Zoom Event 服務包含提供展演、製作設定和支援方面的最佳實務諮詢，以及直播活動的管理和主持。 我們的活動服務團隊還能提供活動前和當天的支援，並提供電話號碼，供觀眾和主持人聯繫。
虛擬校園活動
典型的學院校園全年都有各式各樣的活動。 從迎新週到求職博覽會，校友募款活動到畢業典禮，這裡有幾種方式可將您的活動重新塑造為虛擬體驗。
多段會程/多日活動
- 迎新。 為學生規劃虛擬會議，聆聽大學各單位主管、院長和住宿顧問對於學生生活不同面向的意見。 將社交會程融入會議和迎賓的議程中、在小組討論時使用分組討論等功能，並使用 Zoom Apps 介紹遊戲和破冰活動。 利用 Expo 功能，學生將可如同面對面般地相互探索及交談。
- 校友活動和募款活動。 對於里程碑同學會或畢業生返校慶祝活動，建議您使用我們的 Pledge Zoom App 來規劃多段會程的活動，包括各種校友活動、客座演講者，甚至是募款活動。您還可以透過單一會程虛擬聚會，全年與校友保持互動。
- 求職博覽會。 虛擬求職博覽會可讓您邀請更多外地公司，因為組織無需擔心實際前往校園所衍生的差旅成本和後勤支援。 為每家公司設定專屬的虛擬「攤位」(會程)，以便讓學生加入會程，進而與心儀的公司對談。 組織可使用「分組討論」功能進行個別談話，或與潛在的候選者進行簡短的面談。 Expo 提供更多的互動和建立人脈的機會，公司行號可在此設置專屬攤位，讓學生加入相關會程，取得實用資訊。
- 影展。 電影和媒體部門可以舉辦虛擬影展，將學生的作品介紹給更廣泛的觀眾。 您可以設定不同的虛擬會程來播放每部電影，讓學生輕鬆向無法到校的家人或朋友分享努力創作的結晶。
單一會程活動
- 畢業典禮。 畢業典禮對學生和他們的家人而言都是一件大事。 混合式畢業典禮可邀請虛擬演講者向學生致辭，使親友有機會透過 Zoom 觀看現場直播，並讓無法親自到場的學生能夠參與。
- 體育賽事和觀看派對。 您可以使用 Zoom 直播體育賽事，藉此舉辦線上觀賽派對，甚至可以讓身處各地的校友或學生提供現場評論。
- 科系活動。 您可以協助特定科系為廣泛的學生和社群成員舉辦吸引人的現場活動，包括小組討論以及邀請世界知名的客座講師等。
- 學生舉辦的活動。 文化俱樂部慶祝活動、社交機會、希臘生活活動等，各種學生主導的活動皆可虛擬化，以納入未來的學生、校友，以及其他不在校園內的教育社群成員。
您的活動團隊
規劃及執行校園活動有賴於團隊的努力！ 為每個細節委派角色和職責以精簡溝通、簡化準備工作，並確保您為活動日做好準備。 建議您準備好以下基本工作，即使某些團隊成員最終會擔任多項職務。
製作團隊
您的製作人將負責所有與製作相關的事務。 他們需要開發一系列節目，概述每個會程的開始時間、演講者之間的過場、攝影清單、會程之間的休息、音樂及其他細節。
活動當天，製作團隊將負責協調活動，確保一切按計劃進行，並且按時間表執行。
技術團隊
技術團隊負責監督您活動的技術工作。 團隊成員將負責安排您的虛擬會程，並確定為問答、聊天、直播和錄製等功能啟用正確的設定。 他們也要確保攝影機、麥克風和照明等硬體的設置與運作正常，並配合任何場外揚聲器運作，以確保備妥適合的設備，無論身在何處都能順利播放。
簡報團隊
您的簡報團隊將與活動演講者 (無論是校內人士或是外部講者) 密切合作，為活動做好準備。 他們將協助收集幻燈片等簡報資料，並審查演講者簡介，然後將其發佈到 Zoom Events。 他們要確保演講者在使用 Zoom 進行簡報時得心應手，並準備好正確的設備和提示，以便在鏡頭前呈現最佳的視覺和聽覺效果。
行銷團隊
行銷團隊負責向合適受眾推廣您的活動，以提高參與度並達成您的活動目標。 他們將建立活動網頁、傳單、社交媒體貼文、網路日誌文章及影像等資產，向人們宣傳參加活動的效益，為其提供註冊所需的資訊，並帶動盛大活動的熱烈氣氛。
前置作業：規劃和準備
及早開始規劃，給自己足夠的時間為活動奠定堅實的基礎。 在活動開始前的幾週和幾天，您需要進行一些準備工作，包括在 Zoom Events 中規劃所有細節，乃至於為來賓創造獨特而愉快的體驗，具體介紹如下。
Zoom Events 入門指南
建立您的中心
您將需要建立一個中心，用於集中管理即將舉行、目前進行和過往的所有活動。
您可以設置單一中心來管理所有大學活動，但如果您計劃在全年為不同受眾舉辦多種活動，則可以建立多個中心。 例如，您可以為校友活動設置一個中心，為行政人員主導的活動 (如迎新或畢業典禮) 設置另一個中心，並為不同科系設置中心以供其發佈活動。
您可以自訂詳細資訊，例如：
- 可見性 – 選擇您的中心僅供私人或開放公眾存取。 如果您的中心僅限私人存取，將無法與公眾分享您的註冊連結。 只有您邀請參加活動的人員可以看到。
- 類別
- 中心說明 — 新增一兩句簡短的句子，說明您計劃使用此中心舉辦哪些類型的活動
- 中心標誌和報頭 (封面圖片或視訊)
- 社交資料
請參閱我們的支援頁面，取得有關建立中心的逐步指南。
建立活動
設置中心之後，您可以建立並填寫有關即將舉行的活動的詳細資訊。 如果您有多個中心，則可以選擇要與活動建立關聯的中心。
您可以新增以下有關活動的詳細資訊：
- 事件說明
- 類別
- 活動類型 — 您要使用的是 Zoom Webinar 或是 Zoom Meetings (請閱讀我們的網路日誌貼文，瞭解何時使用 Meetings 與 Webinars)
- 免費或付費
- 日期、時間和持續時間
- 活動影像和視訊
- 聯絡資訊
- 募款 – 您可以選擇是否要將活動設為募款活動，並根據需要新增募款目標
- 可見性 – 控制您的活動僅限私人參加或允許具有活動連結的使用者存取
- 安全設定 — 選擇各種安全選項，例如啟用等候室，或允許觀眾執行某些動作，例如變更顯示名稱或分享螢幕畫面
- 錄製設定 — 您可以設定雲端錄製的若干不同選項，例如在活動開始的時間自動開始錄製，以及向觀眾提供查看錄製檔案的存取權限
- 票務 – 自訂票務選項，包括可供發售票券的成本和數量
請參閱我們的支援頁面，瞭解有關建立活動的詳細說明。
設定活動後續調查
在活動期間或結束時收集意見反映是與觀眾互動的好方法，並讓他們有機會在會程內容仍然記憶猶新時回想會程內容。 您可以在 Zoom Events 中選擇要在每個會程結束後、所選會程結束時，或整個活動結束時顯示新增調查。 您也可以在調查中新增不同的問題格式。
創造有吸引力的體驗
虛擬與混合式活動召集人秉持嚴苛標準，致力為遠端觀眾創造吸引人的互動式體驗，畢竟遠端觀眾可能同時執行多工任務，也可以隨時按一下就能退出您的活動。 以下是一些功能，可協助您設計出觀眾希望參與的體驗。
活動大廳
已註冊的與會者可在活動之前和活動期間，在 Zoom 活動大廳中進行交流及建立人脈。 對於教育峰會、學生迎新會或校友聚會等活動，您可以在活動開始前兩週與所有與會者一起設定和推廣主題，以開始對話並提出問題，藉此鼓勵觀眾進行互動。
問答
問答功能讓網路研討會中的觀眾可在會議期間提交問題，並在直播中，或以書面的方式收到回覆。 以下提供一些在網路研討會中使用問答功能的小秘訣：
- 如果預期會有較多觀眾，可與嘉賓協調，或讓其他主持人加入，以便協助回答活動中提出的問題。
- 您也可以考慮安排成員管理問答，讓演講者可專心演講。 如果問答團隊不會透過音訊或視訊參與活動，可透過「隱藏無視訊」功能來隱藏他們的視訊內容。
- 與會者功能
- 請準備幾個引人省思的問題，以免觀眾無法在問答時段提出足夠的優質問題。
- 設定問答功能時，請考量您的觀眾，以及可能會發生干擾或不當行為的可能性。 若是內部觀眾，在顯示問題和回答方面可考慮採取較公開透明的做法。若是大型、開放參與的活動，可能須採取較嚴格的問答設定。
- 您可以在網路研討會期間調整問答功能的設定，以允許或停用匿名提問功能，或變更觀眾是否可查看問題，以及為問題留言或按讚的設定。
- 網路研討會後，請查看問答報告，若有觀眾的問題未在直播中獲得回答，請與這些觀眾聯繫。
投票
使用投票功能來即時取得觀眾的意見反映，或衡量觀眾對於目前說明之內容的理解程度。 您可以在活動前設定好投票問題與選項，並在活動期間啟動預先設定好的投票項目。
Expo
為您的活動啟用 Expo，讓觀眾可以相互交流並進入攤位，瞭解更多有關特定主題或贊助商的資訊。 Expo 是 Zoom Events 中的一項功能，可讓活動召集人設置虛擬展覽，使觀眾能與攤位代表 (贊助商、參展商) 聯繫交流，進而了解他們的產品和服務。 建立活動時，您會看到標有「Expo」的標籤 – 在該標籤中，您可以切換 Expo 功能來啟用它。
請參閱我們的支援頁面，瞭解為下一次活動設定 Expo 的所有資訊。
Zoom Apps
使用 Zoom Apps 就像 Kahoot!、 Mentimeter 或 Miro 一樣，能為您的活動帶來更多樂趣、互動及協作。
分組討論
在活動期間，讓觀眾分成較小的群組彼此互動。 您可以即時將觀眾指派到各個分組討論中、預先指派觀眾，或讓觀眾自行選擇要加入哪一個會議室，並在不同的會議室之間自由移動。
別忘了排演！
排演可為您的活動團隊和簡報者提供為重要日子做好練習和準備的機會。
您的製作、技術和簡報團隊應共同努力，安排所有活動參與者共同進行排演，包括在幕後和鏡頭前。 仔細檢查您的活動內容、測試設備和設定、練習轉場和計時，並確保簡報可正常運作。
活動期間：主持和疑難排解
舉行活動的時間到了！ 在活動當天，您的準備工作應該大致完成。 您的焦點將是執行所有規劃工作，並為您的來賓提供最佳體驗。
開始您的活動
前往後台 (適用於網路研討會)
我們的 Zoom 網路研討會後台功能為主持人、聯席主持人和嘉賓提供一個私人的「後台」或「休息室」區域，以便在正式進入網路研討會之前或之間進行整理和準備。 您可以從後台看到和聽到網路研討會 (也稱為「主臺」) 的進行狀況，以觀看活動並聆聽提示，讓您知道何時加入主臺。
讓您的演講者在活動開始前有 10 到 20 分鐘的準備時間，讓他們可以在後台與您會面，以測試視訊和音訊、畫面分享和虛擬背景，而這些測試不會干擾主臺。 在這段時間，主持人和嘉賓可以視實際需要，多次無縫順暢進入和退出主臺。
提早開始
嘗試提早幾分鐘開始會議或網路研討會，讓觀眾有時間入場，然後再開始活動。 如果想要播放歡迎音樂，請確定是免版稅音樂。
檢查設定
在觀眾陸續加入研討會的同時，很適合用來確認會議或網路研討會的設定都正確無誤。 檢查您是否正在錄製 (顯示在視窗的左上角) 並直播到適合的平臺，若未自動啟用，請開始直播。 同時檢查問答設定都正確啟用，且嘉賓和聯席主持人具有適當的權限。
開場腳本
活動開始時，簡短地宣布基本資訊，讓觀眾知道是否會錄製活動過程、如何提問，以及網路研討會中將談論哪些內容。 別忘了感謝演講者和贊助商！
觀眾參與 Zoom Events
確定觀眾了解這些功能，這些功能可讓他們創造最佳的活動體驗，並與其他來賓建立聯繫。
活動大廳
活動大廳是常設空間，觀眾可在活動之前、期間和之後相互交流，也可以與活動贊助商建立聯繫。 來賓可以輕鬆地在活動大廳與其他觀眾交換聯絡資訊、聊天及發起會議。 觀眾還可以在加入之前從大廳查看即時會議。
會議聊天
如果您的活動有多個會程，請鼓勵觀眾在會議聊天期間進行更聚焦的對話，引導他們討論與各個會程相關的主題。 您還可以鼓勵簡報者參與會議聊天，以回答問題並提供更深入的討論。
專業指示
活動負責人和指定仲裁者可以從 Zoom Events 大廳的群組聊天中移除訊息和使用者。 在 Zoom Events 中指派活動工作人員擔任仲裁者角色，並讓您的團隊監控聊天中是否有破壞性或不適當的訊息。
觀眾行程
每位來賓皆可將會程新增至行程中，以建立個人專屬的自訂活動議程。 「行程」位於中央位置，可讓觀眾可在日曆版面上一目瞭然地查看所有感興趣的會程。
會程目錄
會程目錄可讓觀眾輕鬆搜尋會程，並依據主題追蹤、觀眾類型等篩選其檢視內容。
疑難排解
將 Zoom Events、Zoom Webinar 或 Zoom Meetings 的支援頁面保持開啟，以便在活動進行期間快速為觀眾排解疑難。 如果嘉賓遇到任何問題，可在 Zoom Client 中或使用會議中的私人聊天功能，私底下與他們聊天。
以下速查資源可用於解決主持人和觀眾的常見問題：
後續工作：意見反映和追蹤
恭喜您成功舉辦活動！ 活動結束後，您可以繼續與觀眾聯繫、收集意見反映，並深入瞭解活動後報告以分析出席情況和參與度。
審查意見反映
參閱 Zoom Events 的「分析和控制面板」部分，查看並產生活動後續調查結果報告。 編纂會程和整體活動意見反映，做為匯報討論的一部分。
分享錄製內容
將您的活動錄製檔案提供給所有註冊者，將錄製檔案放在您的網站上以供存取，或者對內容設定門檻，藉此從存取錄製檔案的觀看者收集使用者資料。 可以使用數種不同方法來管理事件錄製檔案：
- 透過票券註冊，啟用七天免費存取活動錄製檔案的權限。 在設定活動時選擇此選項，就會在活動開始後自動開始錄製。 您可以使用此選項，先查看和編輯錄製檔案後再開放存取，也可以選擇在錄製檔案準備就緒可供觀看時自動通知觀眾。
- 使用 Panopto 或 Kaltura 等整合工具來輔助儲存和整理您的錄製檔案。 在 Zoom App Marketplace 上查看我們所有的錄製整合工具。
- 手動錄製到雲端並管理錄製檔案。 您的主持人使用此選項控制錄製開始和結束的時間 (但他們也必須記住在正確的時間按下「錄製」！)。 您可以準確管理分享錄製檔案的方式，包括以密碼保護、允許下載，以及為連結加入過期日期。
聯繫觀眾
活動非常適合用於聯繫校園社群，但不要忘記在慶祝活動結束後繼續互動！ 向觀眾發送電子郵件、邀請他們查看會議錄製檔案 (如果可用)，並持續追蹤以分享他們可能感興趣的其他相關活動或新聞。 為觀眾提供量身打造的內容 – 例如為新生舉辦迎新活動後，持續向新生分享實用秘訣，協助他們順利完成第一年學業，並提供校園內不同社團和各種活動的連結。
評估活動
如果使用 Zoom Events，請審查您的「分析和控制面板」，檢視頁面分析、大廳和會程分析、活動會程報告，以及活動贊助者分析。 您也可以產生會議報告，從中掌握會議註冊及投票的相關資料；亦可產生網路研討會報告，取得有關註冊、觀眾、問答、投票和活動成效的資訊。
使用觀眾數據和調查結果，以及演講者和嘉賓的意見反映，並追蹤您的內容和其他活動功能的互動情況。 檢討活動的優劣得失，有助於您的下一場校園活動發揮更大的影響力。