计划和举办虚拟活动的终极指南
线上活动和混合式活动支持您以引人入胜的方式灵活地接触更多人。 我们的分步指南可帮助您成功计划并执行任何规模的虚拟活动。
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01简介
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02制订计划
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03使用正确的工具
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04构建互动式体验
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05为活动做准备
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06为活动进行宣传
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07举办活动
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08活动后跟进
为何举办虚拟活动？
无论您是受到出行和场地限制的影响，还是单纯地想在节省时间和金钱的同时将活动呈现给更多的观众，很多原因都会促使您举办虚拟活动。
如果演讲者和观众可以在任何地点加入，将为社交互动、知识共享、教学以及更加个人层面的联系创造天赐良机。
如果您要举办线下活动，您仍然可以通过增加虚拟元素来扩大活动范围。 混合式活动能够打造出可供线下观众和虚拟观众共同享受的体验。
62%
的活动组织者计划在恢复线下活动后留住虚拟观众1
优秀的线上活动应具备以下特征：
增强参与度
93%
的人认为视频有助于营造更强的参与感2
制订计划
提出正确的问题
提出正确的问题可以为您制订计划和决策奠定坚实的基础，包括选择合适的演讲者，以及确定活动的宣传方式和地点等等。 以下是有助于您入门的问题列表。
我的目标受众是谁？
了解目标受众将帮助您塑造从日程安排和计划到所提供的内容的整个活动体验。
我的受众为什么应该参加？
思考您可以为受众在内容、社交互动及其他机会方面带来的价值。
我想为受众带来什么样的体验？
沉浸式、互动式、协作式 — 思考您希望观众与内容、演讲者及其他活动参与者如何互动。
我想要让这场活动实现哪些目标？
无论您想为当前客户传授知识还是寻找潜在销售线索，都需要了解自己的目的和目标，并制定实现这些目的和目标的策略。
制订虚拟活动计划需要多长时间？
如果是第一次制订虚拟活动计划，我们建议为大部分活动留出至少四到六周的时间。 对于需要同步跟踪的大型多日在线活动，至少留出 12 周的时间。
我需要哪些类型的技术支持？
让 IT 团队（或尽早聘请技术专家 — Zoom Events 派出活动专家，在设置、规划、排练和实时支持方面为客户提供协助）参与并加入所有会议，以便发现技术局限性，推荐解决方案，执行测试并修复问题。
我的虚拟活动的预算是多少？
为观众招揽和市场营销、内容开发、演讲者费用、观众礼品以及视频和音频设备分配预算。
如何衡量活动是否成功？
具体指标因您的活动目标、受众规模、行业和活动类型而异。
可以考虑以下几点：
- 注册数
- 参加活动的注册人百分比
- 产生的新销售线索
- 参加的会议次数
- 调查结果
- 虚拟活动和会议 NPS 评分
- 演示数量
- 举办的会议数量
- 社交媒体提及次数
- 线上评价
- 产生的营收
务必制定相应的方式，以跟踪对您而言最重要的指标。
使用正确的工具
Zoom Events、Zoom Meetings、Zoom Webinars 和集成
选用正确的工具有助于更轻松地制订计划，以及更顺利地举办活动。 根据您想提供的体验，在制订计划的早期阶段研究并选择工具，这样您就可以为活动做出正确的决定，并且更高效地利用您的时间和精力。
什么是 Zoom Events？
Zoom Events 是用于举办单场次、多场次、多日以及多轨活动的虚拟活动平台。 Zoom Events 基于 Zoom Meetings 和 Zoom Webinars 的功能而构建，为所有活动类型（公共或私人、免费或付费）增加了专门的活动中心、强大的注册和售票选项以及观众交流功能。 您可以将活动发布到私人或公共中心，以便观众加入。
使用 Zoom Meetings 还是 Zoom Webinars？
决定在单次会议中使用 Zoom Meetings 还是 Zoom Webinars 是一项重要的选择。 通过选择正确的解决方案，您将能够设计出符合目标的体验，并最终成功举办活动。 Zoom Events 用户可以在活动中轻松地选择用于单次会议的解决方案。
在计划举办大型会议时，您可能想要使用网络研讨会方案进行主题报告、嘉宾演讲和娱乐活动（想想主舞台），而使用会议方案进行分组讨论和小型圆桌讨论。
在会议和网络研讨会形式之间做选择时，需考虑以下三个关键因素：
容量
最多支持 1,000 名互动式参会者
最多支持 50,000 名只有观看权限的观众和 100 名以上的互动嘉宾
活动
将 Zoom Meetings 与 Zoom Webinars 相结合，为观众提供合二为一的门票和联络大厅。
观众互动
您希望让参会者彼此互动，还是希望将他们的注意力集中在演讲者身上？
如果您想让观众出现在视频中、发言或共享屏幕，请选择 Zoom Meetings。
如果您想让活动仅限观看，由主持人控制观众是否出现在视频中或能否发言，请选择 Zoom Webinars 平台。
内部或外部观众
如果您认识观众（例如员工或客户），他们扰乱会议的风险通常更低，并且可能想要使用 Zoom Meetings 提供的互动。 如果您需要在活动中面对大量未知观众，则更适合选择 Zoom Webinars，因为该平台允许您控制更多因素（例如，谁可以发言以及谁可以出现在镜头前）。
Zoom Meetings 适合如下用途：
分组讨论
观众圆桌会议
专题群组
小型互动式培训
交流会议
Zoom Webinars 适合于：
主题报告
主舞台演示
直播活动娱乐环节
面向大量观众的产品演示
职工大会小组讨论
使用 Zoom Webinars 还是 Zoom Events？
Zoom Webinars 适用于单场会议、一对多演讲。 如果您购买 Zoom Events 许可证，您也享有 Zoom Webinars 的所有优势及更多功能。
您可以选择通过 web portal 举办网络研讨会，而不是在 Zoom Events 中开展活动。 也可以使用 Zoom Events 增加 Zoom Webinars 功能，以便连接多场网络研讨会并将其与 Zoom Meetings 相结合，从而获得持续时间更长且互动性更强的虚拟体验。 Zoom Events 包括全面的活动管理功能，例如：品牌活动中心、注册和售票以及增强报告等功能。 查看 Zoom Webinars 的专用常见问题解答。
何时可以考虑通过 web portal 举办单次 Zoom Webinars 的一些示例（包括培训、演示和单次会议/一对多活动）。
使用 Zoom Events 进行持续时间更长且互动性更强的活动（如，销售启动会议、客户活动、职工大会和员工入职）。
构建互动式体验
设计您的活动世界
怎样才算是一场精彩的活动？ 关键在于您为受众提供的体验。
线上活动远不止坐在计算机前观看直播或视频那么简单。 要将通常采用线下形式的活动转变为虚拟体验，需要富有创意、考虑周全，将一些互动元素引入线上。
从活动前准备到实时体验，了解如何为活动建立互动性和参与度。
活动前
制定吸引人的日程安排
虚拟活动应该采用较快的节奏，保证观众参与其中并有助于避免中途退出。
- 将会议时间控制在一小时内，并留出问答时间，以使会议全程保持参与感
- 安排会议之间的休息
- 对于多日会议，可以考虑制定早于线下会议的结束时间
- 希望面向全球受众？ 制定基于时区的日程安排，提供区域特定会议
- 包括使用 Zoom Meetings 和分组讨论功能的交流会议
活动大厅中的话题讨论
使用 Zoom Events 活动大厅，使已注册的参会者能够在活动之前及期间进行联系和交流。 在活动开始前两周确立话题并通知所有参会者，以便开展对话和提问，并鼓励观众进行互动。
活动赠品
观众在参加线下活动时会获得什么赠品？ 通过邮寄或快递方式发送赠品，给观众一个惊喜。
- 标志纪念品
- 美味小吃
- 个性化纪念品
- 合作伙伴赠品
- 换取虚拟午餐的送餐礼品卡
活动参与度
启用问答功能
使用问答功能，网络研讨会观众可在会议期间提交问题，以获得实时或书面回复。 以下是在网络研讨会期间使用问答功能的一些诀窍：
- 如果预计观众人数较多，可与嘉宾协调或邀请其他主持人帮忙在活动期间回答问题。
- 您可能希望指定团队成员来管理问答，以便演讲者专注于发言。 如果问答团队不参与音频或视频，可以通过“隐藏非视频参会者”功能来隐藏他们的视频。
- 准备一些引人思考的问题，以防观众提出的高质量问题不足，在问答时间冷场。
- 设置问答环节时，考虑您的观众出现干扰或不当行为的可能。 对于内部观众，您可能想要更透明地显示问题和回复，但是大型一般入场活动可能需要更严格的问答设置。
- 您可以在网络研讨会期间调整问答设置，允许或禁用匿名问题，或者设置观众是否能够查看、评论或点赞问题。
- 在网络研讨会结束后查看问答报告，对问题未得到实时解答的观众进行跟进。
投票
获得观众的实时反馈，或评估他们对您所呈现的内容的理解程度，并在会议期间启动您的预设问卷。
寻求反馈
活动结束后，发送活动后调查以收集反馈。 如果您使用的是 Zoom Webinars，可以将调查设置为访客离开会议后自动启动。
为活动做准备
帮助团队做好准备
线上活动的成功举办离不开团队合作！ 您需要让演讲者做好准备，并使活动团队齐心协力，确保一切顺利进行。 按活动检查清单进行演练，确保不错过任何细节。
制作团队检查清单
精简制作团队
指定将负责所有制作相关事务的制作人。
创建 Zoom Team Chat 频道
利用 Zoom Team Chat 为您的团队创建专用频道，以便在规划虚拟活动时确保任务与行动项目保持一致。 您可以借助 Zoom Team Chat 与内部和外部团队成员进行实时协作。
制定制作安排
制作安排应该包括所有会议的时间安排、演讲者信息、过渡、程序、休息以及具体进行时间。
制定活动工作流程
明确定义并直观说明在线活动体验，包括每场会议的技术规格、直播选项及其他细节，使制作人与技术和演示团队保持一致。
技术团队检查清单
配置会议和/或网络研讨会设置
与演示团队合作，明确定义并启用每场会议的设置 — 例如，是否启用问答功能或是否允许观众聊天。
启用练习会话
安排网络研讨会时，务必选择“启用练习会话”，以便主持人和嘉宾能够提前加入网络研讨会平台进行设置。
邀请嘉宾
如果您使用的是 Zoom Webinars，每位嘉宾需要使用通过电子邮件发送给他们的唯一链接才能加入。 选择演讲者并安排网络研讨会之后，发送邀请链接并确保他们收到链接。
设置直播
决定通过 Facebook Live、YouTube Live 或定制服务直播活动，还是使用 restream.io 同时在多个平台上直播。
演示团队检查清单
帮助演讲者做好准备
向演讲者发送快速教学资源，帮助他们了解如何使用 Zoom 以及提前确保音频与视频质量。
制定嘉宾日程安排
如果有多位演讲者将在会上发言，请制定一份日程安排，并告知每位演讲者其拥有的时间。
收集演讲者材料
要求演讲者提前提交演讲内容、个人简历和观众问题（用于实时投票或问答）。
用网线建立网络连接
这将帮助您避免 wifi 连接不稳定的相关技术问题，这些问题会影响音频质量和整体观众体验。 鼓励虚拟演讲者也这样做。
最大限度减少背景噪音
使用独立麦克风或优质耳机实现最佳音频质量。 配置音频设置以抑制背景噪音。
优化视频
打开视频设置，根据需要启用高清视频、调节低光照和美颜。
设置背景
您可以为所有演讲者设置标志虚拟背景，显示他们的姓名、公司和职务。 如果不想使用虚拟背景，请确保您的真实背景干净整洁。
利用穿着塑造好印象
选择纯色而非带有条纹或碎花图案的服装。 如果您使用绿屏，请务必穿着不同颜色的衣服！
专家提示为演讲者提供满足其一切需求的套件：麦克风/耳机、网线、环形灯和网络摄像头。 整理一个数字资产文件夹，其中包括虚拟背景模板、活动图案和示例社交媒体发帖题材，以便他们在自己的社交网络中宣传会议。
为活动进行宣传
提高注册率和出席率
您可以设计出世界上最棒的活动体验，但如果不花时间去做宣传，目标受众就不会知道它。 制作各种资产，使您能够有效地为活动进行宣传，并促使观众前往您的网站了解更多信息。
活动网站
您的登录页面或活动网站应该为访客提供注册和参加活动所需的全部信息。 此外，还应该传递您的活动将为访客带来的价值 — 对他们有何益处，为何不容错过。
活动网站应包括以下内容：
简要的活动概述
目的是什么？ 面向哪些人？ 用 1-2 段简短的文字让观众了解应有的期待。
日程安排和计划
不要忘了时区！
会议信息
附上每场会议的简短说明。
演讲者部分
附上一张照片和个人简介，宣传演讲者的资历。
参展商和赞助商
展示支持活动的赞助商及其徽标和公司信息。
资源
编写一份资源（例如博文或网站）列表，以备稍后阅读，或者在 Zoom 上为活动参与者建立聊天频道。
常见问题解答
回答常见问题，例如“参加的费用是多少？”或“能否在活动结束后观看录制的会议？”
引人注目的图片
用视觉资产吸引观众并宣传您的品牌，促使目标潜在客户参加活动。
注册页面
Zoom Events 和 Zoom Webinars 支持您使用您所在组织的品牌外观和定制问题自定义注册页面。
视频预告片
在社交媒体和其他市场营销行动中，一段精彩的视频也有助于激发观众对活动的热情。
为活动进行宣传
至少提前两到三周开始宣传您的线上活动，以增加注册人数。 记得为网络研讨会注册创建来源跟踪链接，以确定最有效的宣传手段。
电子邮件宣传
发送宣传电子邮件和提醒。 对主题行进行分组测试，并在活动前构思两到三种邮寄广告，以维持知名度。 考虑在电子邮件中使用视频内容，激起潜在客户和注册人对活动的期待之情。
博客文章
通过内容宣传的方式，您可以介绍活动，提供信息，比电子邮件更加深入。 使用正确的关键字增加自然流量。
我们在倒数计时，等待 Zoomtopia 的到来！ 立即设置提醒 🔔 并将 #Zoomtopia 用于所有会议推文 – 您可能会得到小惊喜。 😋https://t.co/iX27en61yp
— Zoom (@zoom_us) 2020 年 10 月 13 日
公关推广
重点介绍知名演讲者和其他精彩细节的新闻稿和媒体宣传，可以让您的活动吸引更多人的注意。 拟定一份媒体名单和行业出版物，并寻找报道类似活动的渠道，以接触目标受众。 务必为感兴趣的记者提供现场活动邀请。
社交媒体
用活动主题标签、图片和社交媒体活动引发关注者的讨论。 不要忘了使用广告和推广贴，以超越自然覆盖范围。
合作伙伴和演讲者宣传
制作合作伙伴和演讲者能够轻松使用的视觉资产与示例社交媒体文章，例如可以添加其名称及会议信息的图片模板。
举办活动
好戏开始！
您已完成计划和准备工作。 现在到了深入探究细节的阶段：举办活动。 从预演（绝对有必要！）到活动日，您需要牢记以下几点。
做好准备
2. 帮助演讲者准备好成功演讲
为演讲者和嘉宾提供技术设置技巧，使他们做好准备，展现自己最出色的一面。
3. 加入练习会话
网络研讨会练习会话允许主持人开始网络研讨会，仅允许嘉宾和联席主持人加入。 为嘉宾留出通话时间，允许他们在活动开始前 10 到 20 分钟加入，这样他们可以加入练习会话、测试音频和视频，并在直播开始前解决最后的问题。
专家提示在练习会话期间，只有主持人和联席主持人可以点击“开始网络研讨会”按钮。 此操作无法撤销，因此请仅在所有人准备好上线后点击该按钮！
上线
1. 提前开门
尝试提前几分钟启动网络研讨会，允许观众在节目开始前加入。 如果您想播放欢迎音乐，请确保其无需支付版税。
2. 检查设置
在观众加入期间，这是确保会议或网络研讨会设置正确无误的最佳时机。 检查以确认您是否录制和直播到正确的平台，如果直播未自动启用，请开始直播。 另外，确保问答设置正确启用，并且嘉宾和联席主持人拥有正确的权限。
3. 开场白
以简短的会务通知向观众介绍本次网络研讨会是否会录制、如何提交问题以及网络研讨会的主题。 记得感谢演讲者和赞助商！
4. 排除活动故障
将 Zoom Events、Zoom Webinars 或 Zoom Meetings 支持页面保持打开状态即可快速解决问题。 如果嘉宾遇到任何问题，可使用 Zoom 客户端或会议聊天功能与他们私聊。
活动后跟进
充分利用内容并与观众互动
到此结束！ 活动结束并不意味着工作完成。 请做一些额外的工作，以收集反馈、利用录制内容并跟进销售线索，让您为之付出辛勤努力的活动发挥出最大效益。
活动后调查
向观众征求反馈，了解有效措施和有待改进的方面。 使用调查问卷收集观众为整场活动和每场会议打出的净推荐值分数。
录制内容
编辑录制内容和转录，并将其发布在您的网站或活动页面上。 如果愿意，您可以为这些内容设置门控，向访问录制内容的观众收集用户数据。
观众跟进
向观众发送电子邮件，并附上活动录制内容及其他资源的链接。
营销线索
利用报告洞见确定销售线索的有效性，并利用前文所述的关键集成将销售线索转化为销售。
评估
评估有效措施和无效措施，使您的下一场线上活动比前一场更好。 利用报告中的观众数据和反馈，以及所有演讲者和嘉宾，并且跟踪您的内容及其他活动功能的互动情况。
将下次活动转为线上
想了解更多信息？ 请联系我们的销售团队，
立即开始举办虚拟活动。