行政助理简化通信指南

作为当今混合工作环境中的行政管理员 (EA),必须要知道如何最大限度提高生产力并保持通信基础设施效能。 有了 Zoom 平台,EA 无论身在何处,都可以有效完成任务,为领导提供支持。

行政助理简化通信指南

一直以来,行政助理都是维持组织运行的基本职能。 但是,随着经营模式的改变,行政助理的职责和责任也随之发生变化。 从便条和手写日历的时代,到云端管理工具盛行的今天,EA 需要多种多样的技能和工具以应对行政领导不断变化的要求。

现代 EA 必须一边为有需求的领导提供支持,一边确保在分散的员工群体之中进行有效沟通,由此产生了一系列独特的任务。 行政助理的责任包括:

  • 接听电话
  • 安排会议和会面
  • 处理文书工作,如维护公司记录、文档和报告
  • 使用文字处理、电子表格和演示软件,以及基于云的协作和管理解决方案
  • 准备会议,进行会议记录
  • 问候和迎接访客
  • 规划和安排差旅

 

行政助理仅仅理解技术还不够,他们还需要利用这些解决方案来优化组织的运营方式。 本指南为使用 Zoom 平台的行政助理提供了如何使用 Zoom Meetings、Zoom Phone 和 Zoom Team Chat 的技巧和窍门,以期改善您的沟通和协作方式。

领导的日程安排繁忙复杂,因此行政助理的任务是以一种周到而有策略的方式来管理他们的时间。 这就需要敏捷技术来简化日程安排过程,并发挥会议的最大效用。

遵循 Zoom Meetings 的以下八个技巧,可以改善会议的管理和安排方法:

使用个人会议号 (PMI)

PMI 是一个分配给您的永久会议号,不会改变,只属于您。 您还有一个与您的个人会议号关联的个人链接。 如果想快速进行内部通话,可以发送此个人链接。

使用 Zoom 客户端工作

Zoom 桌面客户端是一个面向桌面的应用程序,通过它可以快速查看您一天或一周的会议概况,集成日历上的任何 Zoom MeetingsZoom Webinars 都会反映在“会议”标签页下。 通过 Zoom 桌面客户端的会议视图,可以轻松找到下一个通话,单击一个按钮即可快速加入。

获得日程安排权限

您可以直接从领导的 Zoom 账户安排会议,不必从自己的 Zoom 账户安排会议然后再给他们联席主持人权限。 只要让行政领导进入自己的 Zoom Meeting 设置,进入“其他”,然后找到“安排特权”部分。 他们可以在此授予您代表他们安排会议的权限,这样他们仍然拥有会议邀请权限,但不需要处理繁重的后端工作。

善用 Outlook 和 GSuite 插件

如果您想通过 Outlook 或 Google 日历创建日历邀请,可以通过 Outlook 插件GSuite 附加组件快速将 Zoom Meeting 链接添加到邀请正文中。

实施最佳安全实践

进入 Zoom 设置的安全部分,启用关键安全功能,即可保护您的通信。 请务必打开等候室(此为可定制功能,会为访客创建一条独特的问候消息),并开启“在安排新会议时要求密码”。这样可以为您的会议提供额外的安全防护,有助于形成一种只有目标观众才能加入的环境。

自定义电子邮件通知

会议设置下,跳转到“电子邮件通知”部分,此处可以将某些通知选项切换为打开或关闭状态,有助于以书面方式记录会议期间所执行的操作。 您可以选择在一些情况下通知主持人,例如云录制可用时、观众先于主持人加入会议时、设置或删除会议的备选主持人时。

巧用本地和云录制选项

如果您需要录制会议以备后用或让观众传阅,请使用云录制选项(付费订阅者专享功能),这样主持人就可以在会后轻松发送录制文件。 只有在主持人只想在自己的设备上保留文件时,才建议使用本地录制选项。 联席主持人也不会收到录制文件,所以在从特定 Zoom 账户安排会议时一定要记住这一点。

量身定制会议以便促进协作和参与

您可以作为主持人和联席主持人定制会议内设置,创建您需要的协作会话类型。 您可以选择允许哪些人共享屏幕、注释等内容,确保让正确的人在通话中共享正确的信息。

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Zoom Team Chat 包含在您的 Zoom 许可证中,是一种与组织内外的人进行快速沟通的有效方式。 无论身在何处,行政助理都可以在 Zoom 桌面客户端或移动应用中有技巧地利用 Zoom Team Chat 跟踪关键联系人、随时做笔记并保持敏捷性。

以下是使用 Zoom Team Chat 熟练开展日常工作的几个关键技巧:

创建已加星标的联系人和团队聊天频道

为了保持高效的工作流程,可以在 Zoom 客户端的“聊天”部分中,为某些需要快速访问的用户或群组聊天频道加上“星标”,这些聊天频道可以是您领导的同级领导或者直接下属。 此操作会将他们移到聊天的顶部,归在“已加星标”下面。任何“已加星标”联系人或聊天频道都会按字母顺序显示在左侧。 如果您想保存某人发送的一条重要消息,也可以为这条评论加上“星标”,然后就可以在“星标消息”下找到它。

在个人空间(您的名字)下面做笔记

Zoom Team Chat 提供了一个个人空间,该个人空间会在联系人面板的“已加星标”部分以您的名字列出,作为您自有的独特聊天使用。 您可以利用此空间做笔记、创建待办事项清单,或者就用来记事,方便以后参考。 以后您还可以回来删除或编辑笔记、给消息加“星标”或是截图。

管理外部联系人

如果管理员允许,您甚至可以将组织外部人员添加到 Zoom Team Chat 联系人中。 只需单击联系人页面左上方的“加号”图标,点击“邀请 Zoom 联系人”,输入他们的电子邮件,他们就会收到通知,接受即可。 您可以跨组织无缝协作,轻松与他人聊天以便协调和交流信息。

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Zoom 的云电话系统让您摆脱传统桌面电话的限制,可通过移动设备、台式机、笔记本电脑甚至是 iPad 或平板电脑进行通话。 Zoom Phone 专为 Zoom 平台量身定做,可帮助行政助理将电话通话升级为会议以供轻松协作、授权通话以便快速转接给领导等。

以下是利用 Zoom Phone 进行现代化通话的四个重要技巧:

管理通话授权

有了 Zoom Phone,您可以随心选择设备作为桌面电话,解放远程行政工作之前受到的种种限制,搭建一套无缝的支持安排。 借助通话授权功能(又称共享线路界面),您可以轻松将电话转接给领导,或是在繁忙的时候将电话分配给其他团队成员处理。 您还可以为一个用户分配多个电话号码,为其他人提供通话覆盖/授权,驻留通话再从另一设备或用户恢复等。 无论您是正在忙碌还是不在办公室,都会有一套灵活的安排,确保通话不会无人接听。

通过语音邮件和短信采集信息

作为软电话产品,Zoom Phone 可以帮助您简化通信跟踪方式。 您可以转录语音邮件,包括 IVR 溢出和呼叫队列语音邮件,轻松将语音邮件中的重要信息转化为简短的电子邮件并发送给领导。 除了语音通信外,Zoom Phone 还提供文本消息 (SMS)。 有时与他人的沟通最好能以文本信息的方式进行,此时 Zoom Phone 可以为您提供帮助。

设定工作时间

您不必一直守在办公桌旁接听任何必要的电话。通过 Zoom Phone,您可以配置工作时间和更新呼叫路由,确保任何来电都能得到适当的处理。 通过更新后的呼叫路由功能,您可以定制设置,为未接听呼叫创建规则,确保呼叫自动转接,让呼叫在所有 Zoom 应用程序都响铃等。

利用 Zoom Phone Power Pack 处理呼叫并获得洞察

作为 Zoom Phone 的附加组件,Zoom Phone Power Pack 提供井然有序的桌面体验,它具有持续提示面板,可帮助 EA 保持稳定的呼叫处理速度并将来电转接给团队成员。 它还具备实时和历史呼叫队列分析功能,可提供强大的洞察,帮助优化客户和员工的互动。

行政助理没有时间在不同的协作应用程序之间来回切换,他们需要一个无缝的解决方案,简化通信工作。 利用 Zoom 整合您的通信,优化工作流程,简化协作,帮助行政助理为随时可能出现的新任务做好准备。 通过将 Zoom Meetings、Zoom Team Chat 和 Zoom Phone 用作统一的通信和管理工具,EA 可以升级工作方式,完善为领导提供的支持。

通过最大限度发挥 Zoom 平台的潜力,EA 可以提高生产效率,让领导更加满意,工作更有意义。 他们为每个人铺平道路,让大家可以共同完成更多工作。

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给行政管理员的 Zoom 使用技巧

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