Hướng dẫn xây dựng và mở rộng doanh nghiệp quy mô nhỏ của bạn với Zoom

Cho dù bạn đang bận rộn với công việc toàn thời gian, muốn biến dự án đầy nhiệt huyết của mình thành dòng thu nhập hay đang xây dựng ý tưởng lớn về công ty khởi nghiệp thịnh vượng, thì giai đoạn những năm đầu tiên bắt đầu kinh doanh là rất quan trọng đối với thành công của bạn.

Cách bạn giao tiếp và tương tác với khách hàng, nhân viên, đại lý, nhà cung cấp và các đối tác tương lai trong giai đoạn này sẽ đặt nền móng cho sự phát triển.

Đó là lý do tại sao bạn đang tìm kiếm sự an tâm về nền tảng truyền thông của mình: tự tin khi biết rằng giải pháp của bạn sẽ hoạt động trong mọi tình huống, cho dù bạn đang gặp gỡ trực tiếp một khách hàng quan trọng hay tổ chức hội thảo trực tuyến cho 500 khán giả. Tất nhiên, chi phí và khả năng tùy chỉnh cũng rất quan trọng. Bạn muốn có thể chi trả các dịch vụ cần thiết mà không phải là những dịch vụ nhỏ lẻ không sử dụng — và bạn không muốn phát sinh bất cứ khoản phí ngoài dự tính hay khoản tiền vượt mức nào khi đến kỳ hóa đơn.

Tìm hiểu cách nền tảng truyền thông có thể giúp bạn xây dựng kết nối với khách hàng, cho phép nhân viên cộng tác và phát triển văn hóa công ty vững mạnh để hỗ trợ đội ngũ đang phát triển mạnh mẽ của bạn.

Kết nối với khách hàng

Cho dù đang kinh doanh trong lĩnh vực nào, bạn đều mong muốn đáp ứng nhu cầu của khách hàng vào mọi thời điểm trong hành trình trải nghiệm của họ. Người tiêu dùng ngày nay muốn sẵn có các thương hiệu sản phẩm để truyền thông tức thời qua nhiều kênh — không chỉ bằng điện thoại và email, mà cả tin nhắn văn bản, mạng xã hội, trò chuyện trực tiếp và thậm chí qua video.

Dưới đây là một vài lời khuyên để kết nối với khách hàng trên nền tảng Zoom:

Liên lạc ở bất cứ đâu, trên mọi thiết bị

Ngay cả khi liên tục di chuyển, bạn vẫn muốn luôn sẵn sàng khi khách hàng cần bạn. Zoom hoạt động dựa trên bộ giải pháp phần cứng có sẵn trên toàn cầu dành cho văn phòng, nhà ở, không gian làm việc và thiết bị di động, đồng thời cho phép bạn di chuyển mượt mà từ nơi này sang nơi khác. Khi tải xuống máy khách Zoom dành cho máy tính và ứng dụng di động, bạn có thể nhận cuộc gọi Zoom Phone, gửi tin nhắn văn bản hoặc tham gia Zoom Meetings từ máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh. Bạn không cần bó buộc với bàn làm việc hay phải đối mặt với rủi ro bỏ lỡ cơ hội khi rời bàn làm việc. 

Zoom Phone cho phép bạn chọn số điện thoại để gọi hoặc nhắn tin cho khách hàng, cho dù đó là đường dây chính phục vụ kinh doanh hay số điện thoại kinh doanh trực tiếp của riêng bạn. Dù bằng cách nào, bạn sẽ không còn phải sử dụng số điện thoại cá nhân của mình để liên lạc với khách hàng.

Trả lời nhanh hơn với hàng đợi cuộc gọi

Trong khi bạn có thể từng là người duy nhất trả lời cuộc gọi cho doanh nghiệp, đội ngũ đang phát triển của bạn lại có thể đảm bảo rằng khách hàng sẽ không phải chờ đợi quá lâu. Thiết lập hàng đợi cuộc gọi định tuyến cuộc gọi đến tới nhóm người dùng được chỉ định, chẳng hạn như toàn bộ đội ngũ bán hàng của bạn. Điều đó giúp rút ngắn thời gian chờ đợi cho khách hàng.

Lời khuyên chuyên nghiệp: Hàng đợi cuộc gọi SMS

Bạn có thể có cả một đội ngũ hỗ trợ phản hồi tin nhắn văn bản. Khi khách hàng gửi tin nhắn đến số điện thoại liên kết với hàng đợi cuộc gọi, tin nhắn đó sẽ được gửi đến một nhóm người dùng có vai trò là người đại diện đầu tiên sẵn sàng trả lời. Điều này giúp rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng.

Thu hút khách hàng bằng video

Tận dụng lợi thế của video để tiếp cận khách hàng mới và cung cấp các dịch vụ trực tuyến. Các tính năng như chia sẻ màn hình và chú thích giúp thiết lập cuộc đối thoại với khách hàng trong quá trình tư vấn hoặc cho phép bạn cung cấp một bản demo sản phẩm hấp dẫn. Bạn cũng có thể tạo dựng điểm tiếp xúc ảo như hoạt động ghé thăm văn phòng hàng tuần hay thiết lập dòng doanh thu mới từ các lớp học và sự kiện trực tuyến. 

Đọc blog: Tái lập trải nghiệm khách hàng trong thời đại sử dụng video

Lời khuyên chuyên nghiệp: Quảng bá thương hiệu trong giây lát với liên kết cuộc họp cá nhân của bạn

Bạn có biết rằng bạn có thể thiết lập liên kết cuộc họp cá nhân tùy chỉnh của riêng mình với tên công ty để mọi người có thể kết nối với bạn qua các cuộc gọi video nhanh và bất ngờ? Bạn có thể đặt liên kết tùy chỉnh của mình trong chữ ký email để dễ dàng truy cập.

Bất cứ ai có liên kết cuộc họp cá nhân của bạn sẽ có thể tham gia cuộc họp của bạn, ngay cả khi bạn chưa gửi lời mời cụ thể đến họ. Để bảo mật cuộc họp và ngăn không cho khách truy cập ngoài dự tính tham gia, bạn có thể bật tính năng Phòng chờ để tiếp nhận từng người tham gia riêng lẻ hoặc khóa phòng họp của bạn trong khi sử dụng

Cho phép cộng tác giữa nhân viên

Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc đầu tư vào không gian văn phòng thực khó có thể khẳng định là đúng đắn, đặc biệt khi phần lớn doanh nghiệp trên thế giới đang áp dụng mô hình làm việc kết hợp. Nếu nhân viên của bạn ở xa và phân tán, một nền tảng truyền thông trở nên quan trọng hơn cả nhằm giúp hoạt động cộng tác từ xa hiệu quả.

Nhanh chóng biết ai sẵn sàng

Zoom Team Chat cho phép bạn thực hiện cuộc hội thoại nhanh theo thời gian thực với nhân viên mà không cần lên lịch cuộc họp hoàn chỉnh. Hãy xem tính năng này cũng tương tự như việc dừng lại để hỏi đồng nghiệp tại bàn làm việc của họ. Bạn có thể biết liệu nhân viên có đang rảnh, tham gia cuộc họp hay rời bàn làm việc hoặc đang trong kỳ nghỉ. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn thời điểm có thể kỳ vọng nhận được phản hồi.

Tạo kênh trò chuyện cho các dự án khác nhau

Với Zoom Team Chat, bạn có thể dễ dàng giao tiếp với mọi người theo hình thức 1-1 hoặc theo nhóm. Bạn có thể tạo các kênh khác nhau cho nhóm người khác nhau — một kênh dành cho bộ phận bán hàng, một kênh dành cho hoạt động tiếp thị và kênh khác dành cho lãnh đạo. Bạn cũng có thể tập hợp mọi người từ các bộ phận khác nhau vào một kênh để khởi động sản phẩm hoặc dự án cụ thể nhằm thảo luận, chia sẻ hình ảnh hoặc tệp tin và cung cấp phản hồi.

Chuyển từ phương thức giao tiếp này sang phương thức giao tiếp khác

Khi đang cộng tác với đồng nghiệp qua trò chuyện, bạn có thể nhận ra rằng cuộc gọi điện thoại hoặc hội nghị video sẽ giúp bạn dễ dàng truyền tải thông điệp một cách rõ ràng. Nền tảng Zoom cho phép bạn dễ dàng chuyển từ trò chuyện sang cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc họp video chỉ với một nút nhấp. Bạn cũng có thể tập hợp những người cộng tác khác vào cuộc gọi điện thoại hay Zoom Meetings khi cần.

Tích hợp hoặc tận dụng các ứng dụng quan trọng của bạn

Sử dụng thành phần tích hợp để khởi chạy các công cụ làm việc quan trọng từ bên trong Zoom client để cộng tác hiệu quả hơn. Tận dụng bảng trắng cộng tác của Miro trong phiên thảo luận tự do trực tuyến tiếp theo của bạn, quản lý dự án trong cuộc họp với ứng dụng Asana và đơn giản hóa việc ghi chú bằng Notejoy

Hỗ trợ trợ năng cho tất cả nhân viên

Cung cấp cho nhân viên giải pháp cần thiết để giao tiếp và cộng tác hiệu quả. Bật phụ đề tạo tự động (còn được gọi là phiên âm trực tiếp) cho tất cả người dùng trong tài khoản của bạn và đảm bảo nhân viên biết các tính năng trợ năng mà họ có thể tùy chỉnh trong cài đặt Zoom của mình.

Xây dựng văn hóa giữa các đội ngũ đang phát triển

Khi đội ngũ của bạn phát triển, điều quan trọng là xây dựng văn hóa nội bộ, nhờ đó nhân viên cảm thấy được chào đón, xây dựng niềm tin và làm quen với nhau. Nếu không có nhiều thời gian làm việc cùng nhau tại văn phòng, bạn có thể sử dụng nền tảng Zoom như một trung tâm kết nối xã hội và xây dựng văn hóa. Dưới đây là phương pháp:

Tạo kênh trò chuyện xã hội

Kênh Zoom Team Chat mang tới không gian giúp các nhóm có cùng sở thích kết nối với nhau, dù các sở thích đó có liên quan đến công việc hay không. Khuyến khích nhân viên tạo kênh đáp ứng nhu cầu sở thích và thói quen cá nhân của mình. Từ những người yêu chó đến người có sở thích đọc sách hay người hâm mộ thể thao, nhân viên của bạn sẽ tìm thấy các sở thích chung để kết nối với nhau và có một nơi dành riêng để họ trao đổi về những sở thích đó.

Đọc blog: Cách duy trì văn hóa doanh nghiệp có lực lượng lao động làm việc theo hình thức kết hợp thông qua Zoom Team Chat

Tổ chức cuộc họp trực tuyến cho toàn thể nhân viên

Trong khi hoạt động cộng tác hàng ngày của công ty có thể diễn ra theo nhóm, việc kết nối mọi người thường xuyên là rất quan trọng trong việc phổ biến tin tức và thông tin kinh doanh, lắng nghe từ lãnh đạo cũng như thu hút nhân viên. Điều này rất hữu ích cho dù bạn là một nhóm gồm 10 hay 100 người. Bạn có thể tổ chức cuộc họp dành cho toàn thể nhân viên một cách tự nhiên, với mức độ tương tác như bạn mong muốn, bao gồm hoạt động làm quen và cả trò chơi trực tuyến hay thậm chí mời diễn giả khách mời để đào tạo và truyền cảm hứng.

Tôn vinh và ghi nhận nhân viên

Khi nhân viên hoàn thành dự án hoặc đạt doanh số lớn, hãy gửi thông báo trên Zoom Team Chat để công khai tôn vinh nỗ lực của họ. Đừng quên các dịp sinh nhật, thăng chức, kỷ niệm ngày bắt đầu làm việc và mốc quan trọng khác — ghi nhận những sự kiện này trên Zoom Team Chat sẽ cho phép người khác tham gia và gửi lời chúc mừng. 

Thông tin hữu ích

Tìm hiểu thêm về các giải pháp trong phần này

• 
  Zoom MeetingsCuộc họp video trực tuyến
• 
  Zoom PhoneĐiện thoại đám mây
• 
  Zoom Team ChatTin nhắn và cộng tác tức thời
• 
  Zoom App MarketplaceTrên 1.500 ứng dụng và thành phần tích hợp
• 
  Zoom WebinarsTương tác qua phương thức truyền phát

Xây dựng một doanh nghiệp từ đầu không phải là điều dễ dàng — theo Phòng Thương mại, chỉ có 50% doanh nghiệp nhỏ tồn tại vượt qua mốc 5 năm. 

Nếu bạn đã hỗ trợ công ty vượt qua giai đoạn khởi nghiệp thì xin chúc mừng bạn! Bây giờ là lúc tập trung vào giai đoạn mở rộng tiếp theo. Điều này có thể đòi hỏi cần có nhiều khả năng truyền thông hơn để hỗ trợ nhu cầu đang phát triển của bạn.

Là doanh nghiệp đã có chỗ đứng, bạn chắc hẳn có nhiều nguồn hỗ trợ CNTT và ngân sách hơn để chi trả cho công nghệ so với thời điểm khởi nghiệp. Những gì bạn cần trong giải pháp truyền thông cũng có thể đã thay đổi — bạn muốn có một nền tảng chất lượng cao, tích hợp nhiều tính năng. Điều đó sẽ đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới. Nhưng bạn vẫn muốn giải pháp đó trực quan, đáng tin cậy và dễ quản lý. 

Đọc tiếp để biết các mẹo tối ưu hoạt động truyền thông, nâng cao hoạt động vận hành và cho phép bạn quay lại với công việc yêu thích — trau dồi kỹ năng và phục vụ khách hàng.

Tạo kết nối toàn cầu

Trong thế giới kết nối kỹ thuật số, bạn có thể xây dựng cơ sở khách hàng toàn cầu và đội ngũ trên phạm vi quốc tế nhanh hơn bao giờ hết. Xem cách Zoom giúp bạn mở rộng sang thị trường mới và duy trì kết nối với khách hàng cũng như nhân viên.

Dịch vụ điện thoại toàn cầu

Đội ngũ của bạn có thể sẽ bán hoặc cung cấp dịch vụ khách hàng ở những địa điểm mới. Zoom Phone đã mở rộng phạm vi phủ sóng toàn cầu đến hơn 45 quốc gia và vùng lãnh thổ, đồng thời cung cấp các tùy chọn BYOC linh hoạt giúp bạn mở rộng hơn nữa khả năng tiếp cận địa lý.

Hỗ trợ và khắc phục sự cố trực tuyến

Bạn không cần giới hạn hoạt động kinh doanh của mình dựa trên nhân sự có sẵn ở một địa điểm cụ thể — với Zoom, các thành viên trong đội ngũ của bạn có thể tiến hành kinh doanh trên phạm vi toàn thế giới. Đại diện dịch vụ khách hàng ở châu Âu có thể tham gia cuộc gọi video để hỗ trợ khách hàng ở châu Á. Kỹ sư thiết bị làm việc tại Nam Mỹ có thể hỗ trợ khắc phục sự cố tại một nhà máy sản xuất tại Hoa Kỳ, tất cả chỉ cần qua Zoom.

Tổ chức các sự kiện quốc tế

Khi lên kế hoạch ra mắt sản phẩm tiếp theo hoặc tổ chức hội nghị khách hàng, bạn có thể mở sự kiện của mình cho khán giả toàn cầu với giải pháp Zoom Events của chúng tôi. Phiên dịch ngôn ngữ trực tiếp cho Zoom Meetings và Zoom Webinars cho phép bạn chỉ định thông dịch viên cho các ngôn ngữ khác nhau. Và bắt đầu từ năm 2022, chúng tôi đang xây dựng phiên âm tự động cho 30 ngôn ngữ và dịch trực tiếp cho 12 ngôn ngữ nhằm giúp bạn giảm thiểu nhiều rào cản ngôn ngữ hơn và tiếp cận nhiều người hơn.

Tối ưu hóa không gian làm việc và quy trình làm việc

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, việc xác định hiệu quả sẽ giúp bạn mở rộng quy mô hoạt động của mình. Tối ưu hóa địa điểm và cách thức bạn làm việc có thể giúp thúc đẩy năng suất, đồng thời giúp bạn và đội ngũ của mình làm việc hiệu quả hơn.

Tích hợp với công nghệ hiện có

Trong những năm qua, bạn chắc hẳn đã áp dụng một số công cụ công nghệ gắn kết chặt chẽ với hoạt động kinh doanh. Khi chọn Zoom, bạn có thể tích hợp với hàng trăm ứng dụng kinh doanh như Salesforce, Zendesk, Microsoft Teams và Google Workspace. Tích hợp cho phép bạn tạo quy trình làm việc mượt mà mà không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng. 

Tạo không gian làm việc trực quan theo mô hình kết hợp

Nếu bạn có văn phòng thực thì không gian họp hỗ trợ video sẽ giúp lực lượng lao động theo mô hình kết hợp của bạn kết nối hiệu quả hơn mà không cần sự trợ giúp của bộ phận CNTT. Với Zoom Rooms, nhân viên của bạn sẽ có thể dễ dàng tham gia hội nghị video chỉ với một cú nhấp chuột và chia sẻ nội dung bằng kết nối không dây mà không phải lo lắng về dây cáp hay tình trạng kết nối. Thêm vào đó, các tính năng như Thư viện thông minh giúp bạn tạo ra trải nghiệm cuộc họp công bằng hơn giữa nhân viên làm việc trực tiếp và từ xa.

Kết nối từ nhà trở nên dễ dàng hơn nữa

Bằng cách tối ưu hóa không gian làm việc tại nhà của riêng mình, bạn có thể cộng tác hiệu quả hơn và thúc đẩy năng suất. Thiết lập Zoom for Home trên thiết bị cộng tác cá nhân như DTEN ME, Portal from Facebook, Google Nest Hub Max, Amazon Echo Show 8 hoặc 10 hoặc Lenovo ThinkSmart View để truy cập lịch của bạn, thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại hoặc tham gia cuộc họp video chỉ với một lần chạm.

Hỗ trợ đội ngũ đang phát triển của bạn

Nhiều doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt với những vấn đề ngày càng gia tăng khi họ mở rộng, chào đón nhân viên mới và xây dựng các quy trình có thể thay đổi quy mô để phục vụ khách hàng. Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng công nghệ truyền thông hiện đại để hỗ trợ và trang bị cho đội ngũ làm việc theo mô hình kết hợp của mình những gì cần thiết để làm việc dễ dàng và thông minh hơn.

Thiết lập giờ làm việc để cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống

Nuôi dưỡng nền văn hóa công ty tích cực, trong đó tôn trọng thời gian và giới hạn của nhân viên sẽ giúp bạn tuyển dụng và duy trì lực lượng lao động có hiệu suất cao. Giúp nhân viên của bạn giảm thiểu tình trạng kiệt sức và căng thẳng bằng cách khuyến khích họ cài đặt khoảng thời gian Không làm phiền trên Zoom client cũng như khoảng thời gian làm việc trên cài đặt Zoom Phone. Sau giờ làm việc, các cuộc gọi đến có thể được tự động định tuyến đến hộp thư thoại hoặc hàng đợi cuộc gọi sau giờ làm việc, nhờ đó nhân viên của bạn không phải lo lắng về trạng thái "luôn sẵn sàng" phục vụ.

Cho phép làm việc linh hoạt cho nhân viên đang di chuyển

Nhân viên ngày nay mong đợi sự linh hoạt về địa điểm và thời gian làm việc. Với nền tảng Zoom, bạn có thể dễ dàng tổ chức cuộc họp khi đang di chuyển bằng cách chuyển từ máy tính xách tay sang thiết bị di động mà không cần rời khỏi phiên họp. Bạn cũng có thể thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại từ bất kỳ thiết bị kết nối internet nào, nghĩa là bạn không bị bó buộc vào điện thoại bàn để kết nối với đồng nghiệp hay khách hàng. 

Tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn

Bạn có thể tùy chỉnh Zoom để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình, bất kể nhu cầu đó là gì — ngay bây giờ và trong tương lai:

• Nếu doanh nghiệp của bạn xử lý số lượng lớn các cuộc gọi điện thoại, hãy bổ sung tiện ích Zoom Phone Power Pack để dễ dàng chuyển cuộc gọi, quản lý hàng đợi cuộc gọi và xem các phân tích cuộc gọi theo thời gian thực.
• Nếu bạn cần ghi lại và lưu trữ cuộc gọi video Zoom đáp ứng mục tiêu đào tạo hoặc yêu cầu tuân thủ, hãy bổ sung nhiều lưu trữ trên đám mây hơn.
• Bạn muốn chủ trì cuộc họp video Zoom cho tối đa 1.000 người tham gia tương tác? Hãy bổ sung giấy phép Large Meeting bất cứ khi nào bạn cần và quay về gói thông thường của bạn vào tháng tiếp theo.
• Nếu bạn có các thành viên đội ngũ trên toàn thế giới, bạn có thể dùng dịch vụ điện thoại địa phương tại hơn 45 quốc gia khác nhau thông qua Gói toàn cầu của chúng tôi.
• Bạn cần nhúng video vào dịch vụ hoặc giải pháp của mình? Zoom Developer Platform cho phép bạn xây dựng các thành phần tích hợp tùy chỉnh.
• Nếu các khoản đầu tư phần cứng không nằm trong ngân sách của bạn, Hardware as a Service của Zoom cho phép bạn có được các giải pháp cần thiết với chi phí phải trả hàng tháng rất hợp lý. Bạn có thể dễ dàng bổ sung và nâng cấp khi doanh nghiệp ngày một phát triển.

Với các gói và tiện ích mở rộng linh hoạt, bạn luôn có thể tìm thấy giải pháp phù hợp với tình hình của mình — ngay cả khi nhu cầu của bạn liên tục phát triển.

Thông tin hữu ích

Tìm hiểu thêm về các giải pháp trong phần này

• 
  Zoom MeetingsCuộc họp video trực tuyến
• 
  Zoom PhoneĐiện thoại đám mây
• 
  Zoom EventsGiải pháp cho sự kiện trực tuyến và theo hình thức kết hợp
• 
  Zoom WebinarsTương tác qua phương thức truyền phát
• 
  Zoom RoomsKhông gian họp hỗ trợ video
• 
  Zoom App MarketplaceTrên 1.500 ứng dụng và thành phần tích hợp
• 
  Zoom Developer PlatformMở rộng và nâng cao Zoom