Bảo mật cuộc họp của bạn

Khi người tham gia tham gia cuộc họp

• Bật tính năng Phòng chờ Phòng chờ là một cách hiệu quả để sàng lọc những ai đang cố gắng tham gia phiên Zoom của bạn và chặn những vị khách không mong muốn ở bên ngoài. Khi bạn tắt tính năng "Tham gia trước người chủ trì” trong cài đặt của mình, Phòng chờ sẽ tự động chào đón khách cho đến khi bạn bắt đầu cuộc họp. Người chủ trì cuộc họp có thể tùy chỉnh cài đặt Phòng chờ để quản lý bổ sung và bạn thậm chí còn có thể cá nhân hóa tin nhắn mà mọi người nhìn thấy khi họ bước vào Phòng chờ để họ biết rằng họ đang đến đúng nơi. Tin nhắn này thực sự là một phương tiện tuyệt vời để đăng bất kỳ quy định/hướng dẫn nào cho sự kiện của bạn, chẳng hạn như sự kiện này dành cho ai.
• Chỉ cho phép người dùng đã đăng nhập tham gia: Nếu ai đó cố gắng tham gia cuộc họp của bạn bằng email khác với email mà họ được mời, họ sẽ nhận được thông báo cho biết “This meeting is for authorized attendees only.” [“Cuộc họp này chỉ dành cho những người tham gia được cấp phép”.] Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn kiểm soát danh sách khách mời của mình và chỉ mời những người bạn muốn tham gia cuộc họp — ví dụ như các sinh viên khác ở trường hoặc đồng nghiệp của bạn.

Khi cuộc họp đang diễn ra

• Khóa cuộc họp: Việc khóa cửa luôn là một việc làm thông minh, ngay cả khi bạn đang ở trong nhà. Khi bạn khóa một cuộc họp Zoom đã bắt đầu, không có người tham gia mới nào được tham dự, ngay cả khi họ có ID cuộc họp và mật mã.
• Quản lý chia sẻ màn hình: Bạn không muốn những người ngẫu nhiên trong phiên công khai của mình nắm quyền kiểm soát màn hình và chia sẻ nội dung không mong muốn với nhóm. Bạn có thể hạn chế điều này trước cuộc họp và trong cuộc họp bằng thanh điều khiển của người chủ trì, để bạn là người duy nhất có thể chia sẻ màn hình. Tính năng này được bật theo mặc định cho người dùng miễn phí. Nếu bạn tắt chia sẻ màn hình, cài đặt Bảng trắng cũng sẽ tự động bị tắt theo.
• Tắt video: Người chủ trì có thể tắt video của người tham gia nào đó. Điều này sẽ cho phép người chủ trì chặn các cử chỉ không mong muốn, gây phiền nhiễu hoặc không phù hợp trên video.
• Tắt tiếng người tham gia: Người chủ trì có thể tắt tiếng/bỏ tắt tiếng của từng người tham gia hoặc tất cả người tham gia cùng một lúc. Người chủ trì có thể chặn âm thanh không mong muốn, gây phiền nhiễu hoặc không phù hợp từ những người tham gia khác. Bạn cũng có thể bật tính năng "Tắt tiếng khi vào" trong cài đặt để giữ im lặng khi tham gia trong các cuộc họp lớn.
• Tắt truyền tệp: Truyền tệp tin trong cuộc họp cho phép mọi người chia sẻ tệp tin thông qua trò chuyện trong cuộc họp. Tắt chức năng nàyđể tránh cho cuộc trò chuyện khỏi hàng loạt những hình ảnh, GIF, ảnh chế và nội dung khác không phù hợp.
• Tắt chú thích: Bạn và những người dự thính có thể vẽ và đánh dấu nội dung cùng nhau bằng chức năng chú thích trong quá trình chia sẻ màn hình. Bạn có thể tắt tính năng chú thích trong cài đặt Zoom để ngăn mọi người viết lên màn hình.
• Tắt trò chuyện riêng tư: Zoom có tính năng trò chuyện trong cuộc họp mà những người tham gia có thể sử dụng để nhắn tin cho nhau hoặc cho toàn bộ nhóm. Bạn có thể hạn chế khả năng trò chuyện giữa những người tham gia với nhau trong khi cuộc họp đang diễn ra và giảm thiểu phiền nhiễu. Nhấp vào “Chat” [“Trò chuyện”] trong điều khiển cuộc họp, sau đó ở cuối cửa sổ Zoom Team Chat trong cuộc họp, hãy nhấp vào dấu ba chấm. Từ đó, bạn có thể bật/tắt các tùy chọn cho phép ai có thể trò chuyện với ai trong cuộc họp của bạn.
• Kiểm soát ai có thể ghi âm: Cho phép người tham gia bắt đầu hoặc dừng bản ghi cục bộ của cuộc họp. Người tham gia không có quyền truy cập để bắt đầu ghi lại trên đám mây.
• Thêm dấu mờ: Khi bạn muốn chia sẻ màn hình của mình trong cuộc họp nhưng không muốn những người tham gia ghi lại và chia sẻ hình ảnh, bạn có thể bật tính năng dấu mờ. Tính năng này gắn hình ảnh địa chỉ email riêng của người tham gia lên nội dung được chia sẻ mà họ đang xem và lên video của người đang chia sẻ màn hình. Bạn cũng có thể thêm một hình mờ âm thanh để nhúng thông tin của người tham gia vào âm thanh nếu họ ghi lại trong cuộc họp.

Nếu xảy ra gián đoạn

• Tạm dừng hoạt động của người tham gia: Người chủ trì và đồng chủ trì có thể tạm dừng cuộc họp để xóa và báo cáo một bên vi phạm cũng như ngăn chặn sự gián đoạn khác. Nhấn vào biểu tượng Bảo mật và chọn “Suspend Participant Activities” [“Tạm dừng hoạt động của người tham gia”] để tạm dừng tất cả video, âm thanh, trò chuyện trong cuộc họp, chú thích, chia sẻ màn hình, ghi âm và kết thúc Phòng theo nhóm. Bạn có thể tiếp tục cuộc họp bằng cách bật lại các tính năng riêng lẻ.
• Xóa những người tham gia không mong muốn hoặc gây phiền nhiễu: Bạn có thể xóa ai đó khỏi cuộc họp của mình bằng cách sử dụng Biểu tượng bảo mật hoặc menu Participants [Người tham gia]. Trên menu Participants [Người tham gia], bạn có thể di chuột tới tên người tham gia và một số tùy chọn sẽ xuất hiện, bao gồm tùy chọn Remove [Xóa]. Nhấn vào đó để đẩy một người ra khỏi cuộc họp. Khi bạn xóa ai đó, họ không thể tham gia lại vào cuộc họp. Nhưng bạn có thể bật/tắt cài đặt để cho phép những người tham gia đã bị xóa tham gia lại trong trường hợp bạn xóa nhầm người.
• Báo cáo người dùng: Người chủ trì và người dự thính có thể báo cáo người dùng với nhóm Tin cậy và An toàn của Zoom; họ sẽ xem xét mọi trường hợp lạm dụng nền tảng có thể có và đưa ra hành động thích hợp. Tính năng này được bật theo mặc định cho người dùng miễn phí. 
• Báo cáo cho cơ quan thực thi pháp luật: Nếu bạn hoặc người thân đang gặp nguy hiểm tức thì, chúng tôi khuyên bạn nên liên hệ với sở cảnh sát địa phương của bạn. Nếu bạn liên hệ với cơ quan thực thi pháp luật, bạn có thể hướng dẫn họ đến phần Hướng dẫn về yêu cầu của chính phủ của chúng tôi để biết thêm thông tin về cách yêu cầu dữ liệu từ Zoom.