Hướng dẫn tổ chức hợp lý giao tiếp cho trợ lý giám đốc

Đối với những quản trị viên điều hành (EA) trong môi trường làm việc kết hợp nhiều hình thức như hiện nay, khả năng tối đa hóa năng suất và duy trì cơ sở hạ tầng truyền thông hiệu quả đóng vai trò hết sức quan trọng. Với nền tảng Zoom, các EA có thể hoàn thành nhiệm vụ và hỗ trợ nhà điều hành của họ một cách hiệu quả mọi lúc mọi nơi.

Hướng dẫn tổ chức hợp lý giao tiếp cho trợ lý giám đốc

Trợ lý điều hành luôn là nhân tố cốt lõi trong việc duy trì hoạt động của một tổ chức. Nhưng khi phương thức kinh doanh của chúng ta thay đổi, nhiệm vụ và trách nhiệm của trợ lý giám đốc cũng thay đổi theo. Việc chuyển dịch từ phương pháp ghi chú và lịch giấy truyền thống sang thời đại sử dụng các công cụ quản lý dựa trên đám mây là chủ yếu như hiện nay khiến các EA phải trang bị cho mình bộ kỹ năng và công cụ đa dạng nhằm đáp ứng các yêu cầu mới trong việc điều hành.

Các EA ngày nay vừa phải hỗ trợ các nhà lãnh đạo được săn đón, vừa đảm bảo hoạt động truyền thông diễn ra hiệu quả giữa đội ngũ nhân viên làm việc từ khắp mọi nơi. Bởi vậy, họ đảm nhận những nhiệm vụ rất đặc biệt. Trách nhiệm của một trợ lý giám đốc bao gồm:

  • Trả lời cuộc gọi điện thoại
  • Lên lịch các cuộc họp và cuộc hẹn
  • Xử lý các công việc sổ sách như lưu giữ hồ sơ, tài liệu và báo cáo của doanh nghiệp
  • Sử dụng các phần mềm xử lý văn bản, bảng tính và phần mềm thuyết trình cũng như các giải pháp quản lý và cộng tác trên đám mây
  • Chuẩn bị cuộc họp, ghi chú nội dung cuộc họp
  • Chào hỏi và đón khách
  • Lập kế hoạch và sắp xếp các chuyến công tác

Trợ lý giám đốc ngoài việc nắm bắt được công nghệ thì còn phải biết tận dụng các giải pháp này để tối ưu hóa quy trình hoạt động cho tổ chức. Đối với các trợ lý điều hành sử dụng nền tảng Zoom, hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn các mẹo và thủ thuật về cách sử dụng Zoom Meetings, Zoom Phone và Zoom Team Chat nhằm nâng cao phương thức truyền thông và cộng tác.

Nếu một nhà lãnh đạo có lịch trình bận rộn và phức tạp thì nhiệm vụ của người trợ lý là phải quản lý quỹ thời gian của họ một cách thông minh và mang tính chiến lược. Nhiệm vụ này đòi hỏi phải có công nghệ linh hoạt giúp tổ chức quy trình lên lịch và khai thác triệt để các cuộc họp.

Thực hiện theo tám mẹo Zoom Meetings sau để cải thiện phương thức lên lịch và quản lý cuộc họp:

Sử dụng ID Cuộc họp cá nhân của bạn (PMI)

PMI của bạn là một ID cuộc họp được gán cố định cho riêng bạn và không thể thay đổi. Ngoài ra còn có một liên kết cá nhân gắn liền với ID Cuộc họp cá nhân của bạn. Bạn có thể gửi liên kết cá nhân này khi muốn thực hiện nhanh một cuộc gọi nội bộ.

Làm việc trên máy khách Zoom

Với máy khách Zoom dành cho máy tính, một ứng dụng dành cho máy tính, bạn có thể xem phần hiển thị nhanh các cuộc họp trong ngày hoặc trong tuần. Mọi cuộc họp trên Zoom Meetings và Zoom Webinars trên lịch tích hợp của bạn đều sẽ xuất hiện trong thẻ Cuộc họp. Với giao diện cuộc họp trên máy khách Zoom dành cho máy tinh, bạn có thể dễ dàng xác định cuộc gọi tiếp theo và nhanh chóng tham gia chỉ với một cú nhấp chuột.

Nhận quyền lên lịch

Thay vì lên lịch cuộc họp trên tài khoản Zoom của bạn và cấp quyền đồng chủ trì cho nhà điều hành, bạn có thể lên lịch trực tiếp từ tài khoản Zoom của họ. Nhà điều hành chỉ cần vào cài đặt Zoom Meeting của họ, tìm đến mục "Khác" và sau đó đến mục "Quyền lên lịch". Tại đây, họ có thể cấp cho bạn quyền truy cập để có thể lên lịch thay cho họ. Nhờ đó, họ vẫn có thể nhận lời mời cuộc họp mà không cần phải thực hiện bất kỳ thao tác phức tạp nào trong khâu chuẩn bị.

Tận dụng các plugin Outlook và GSuite

Nếu bạn muốn tạo một lời mời trên lịch qua Outlook hay Lịch Google, bạn có thể thêm nhanh liên kết Zoom Meeting vào nội dung thư mời thông qua plugin Outlook hoặc tiện ích mở rộng GSuite.

Áp dụng các khuyến nghị bảo mật

Vào phần bảo mật trong cài đặt Zoom để bật các tính năng bảo mật quan trọng được thiết kế nhằm đảm bảo an toàn cho hoạt động truyền thông của bạn. Hãy đảm bảo bạn đã bật tính năng Phòng chờ. Bạn có thể tùy chỉnh tính năng này để tạo lời chào khách mời độc đáo. Đồng thời bật "Yêu cầu nhập mật mã khi lên lịch cuộc họp mới" để tạo thêm một tầng bảo mật cho cuộc họp của bạn, hỗ trợ tạo nên một môi trường chỉ những người dự thính được mời mới có thể tham gia.

Tùy chỉnh thông báo qua email

Bên dưới cài đặt Cuộc họp, chuyển đến mục "Thông báo qua email", tại đây bạn có thể bật/tắt một số tùy chọn thông báo nhất định giúp tạo nên một chuỗi nhật ký ghi lại những hành động đã được thực hiện trong cuộc họp. Bạn có thể chọn thông báo cho người chủ trì khi có bản ghi trên đám mây, khi người dự thính tham gia cuộc họp trước người chủ trì, khi người chủ trì thay thế được thiết lập hoặc xóa khỏi cuộc họp, v.v.

Tận dụng các tùy chọn ghi cục bộ và trên đám mây

Nếu bạn cần ghi lại cuộc họp cho mục đích sử dụng sau này hoặc để gửi cho những người dự thính, sử dụng tùy chọn ghi lại trên đám mây để người chủ trì có thể dễ dàng gửi bản ghi sau cuộc họp. Tính năng này chỉ khả dụng với những người đăng ký trả phí. Chỉ nên sử dụng tùy chọn ghi cục bộ nếu người chủ trì chỉ muốn lưu tệp tin trên thiết bị của họ. Những người đồng chủ trì cũng sẽ không nhận được bản ghi, vì vậy hãy lưu ý kỹ vấn đề này khi lên lịch cuộc họp từ một tài khoản Zoom nhất định.

Điều chỉnh cuộc họp cho phù hợp với các yêu cầu cộng tác và tương tác

Bạn có thể điều chỉnh cài đặt trong cuộc họp với tư cách là người chủ trì và người đồng chủ trì để tạo ra loại phiên cộng tác theo yêu cầu. Bạn có thể chọn đối tượng có thể chia sẻ màn hình, tạo chú thích cùng nhiều lựa chọn cài đặt khác nhằm đảm bảo những người cần chia sẻ thông tin có thể chia sẻ thông tin trong cuộc gọi.

Bạn đã sẵn sàng tìm hiểu kỹ hơn chưa? Hãy yêu cầu demo 1-1 với chuyên gia Zoom ngay hôm nay!

Yêu cầu demo

Zoom Team Chat đi kèm với giấy phép Zoom của bạn và là một cách hiệu quả để giao tiếp nhanh với người ở trong hoặc ngoài tổ chức. Các trợ lý điều hành có thể tận dụng Zoom Team Chat trong máy khách Zoom dành cho máy tính hoặc ứng dụng di dộng một cách chiến lược để theo dõi các liên hệ quan trọng, tiến hành ghi chú cẩn thận và duy trì tính linh hoạt bất kể họ đang ở đâu.

Dưới đây là một số mẹo chính giúp bạn sử dụng Zoom Team Chat để quản lý công việc hàng ngày:

Tạo các kênh trò chuyện nhóm và liên hệ gắn sao

Để duy trì quy trình làm việc hiệu quả, hãy sử dụng mục Trò chuyện trong máy khách Zoom để “gắn sao” cho một số người dùng hoặc kênh trò chuyện nhóm nhất định mà bạn cần truy cập nhanh, đó có thể là các lãnh đạo cùng cấp hoặc cấp dưới trực tiếp của nhà điều hành. Hành động này sẽ chuyển họ lên đầu danh sách trò chuyện dưới mục "Gắn sao". Liên hệ hoặc kênh trò chuyện "gắn sao” sẽ hiển thị theo thứ tự bảng chữ cái ở phía bên trái. Nếu ai đó gửi một tin nhắn quan trọng mà bạn muốn lưu lại, bạn cũng có thể “gắn sao” cho bình luận cá nhân đó — Bạn có thể tìm tin nhắn này trong mục “Tin nhắn được gắn sao”.

Ghi chú trong Không gian cá nhân của bạn (tên bạn)

Zoom Team Chat cung cấp một Không gian cá nhân được liệt kê theo tên bạn bên dưới phần "Gắn sao" của bảng liên hệ và hoạt động như một cuộc trò chuyện riêng của bạn. Bạn có thể sử dụng không gian này để ghi chú, tạo danh sách việc cần làm hoặc chỉ để ghi nhớ điều gì đó để xử lý sau này. Bạn có thể quay trở lại sau và xóa hoặc chỉnh sửa ghi chú, “gắn sao” cho tin nhắn, hoặc chụp ảnh màn hình.

Quản lý các liên hệ bên ngoài

Nếu quản trị viên cho phép, bạn có thể thêm người ở bên ngoài tổ chức vào liên hệ trong Zoom Team Chat của bạn. Chỉ cần nhấn vào biểu tượng “dấu cộng” ở trên cùng bên trái của trang liên lạc, nhấp chọn “Mời liên hệ Zoom”, nhập địa chỉ email và họ sẽ nhận được thông báo yêu cầu chấp nhận lời mời. Bạn có thể cộng tác mượt mà giữa các tổ chức, dễ dàng trò chuyện với những người khác để phối hợp và trao đổi thông tin.

Bắt đầu sử dụng Zoom Team Chat ngay hôm nay!

Tải xuống Máy khách Zoom để bắt đầu

tải xuống ngay bây giờ

Với hệ thống điện thoại đám mây của Zoom, bạn có thể thực hiện cuộc gọi từ thiết bị di động, máy tính để bàn, máy tính xách tay — thậm chí là iPad hoặc máy tính bảng, tránh được những hạn chế thường gặp khi dùng điện thoại bàn truyền thống. Được thiết kế cho nền tảng Zoom, Zoom Phone cho phép trợ lý giám đốc nâng cấp cuộc gọi điện thoại lên thành cuộc họp để thuận tiện cộng tác, chuyển cuộc gọi để chuyển giao nhanh công việc tới lãnh đạo và hơn thế nữa.

Dưới đây là bốn mẹo quan trọng khi sử dụng Zoom Phone để cải tiến cuộc gọi của bạn:

Quản lý tính năng chuyển cuộc gọi

Với Zoom Phone, điện thoại bàn của bạn sẽ tích hợp trên thiết bị bạn chọn, nhờ đó giảm mọi giới hạn trước đây đối với công việc hành chính từ xa và tạo ra một hệ thống hỗ trợ mượt mà. Với tính năng chuyển cuộc gọi, còn được biết đến dưới tên gọi xuất hiện cuộc gọi chia sẻ, bạn có thể dễ dàng chuyển cuộc gọi tới nhà điều hành hoặc chỉ định cuộc gọi tới thành viên trong nhóm để xử lý vào những ngày bận rộn. Bạn cũng có thể chỉ định nhiều số điện thoại cho một người dùng, cung cấp phạm vi/chuyển giao cuộc gọi cho người khác, tạm dừng và truy xuất cuộc gọi từ một thiết bị hoặc người dùng khác, v.v. Dù đang đi công tác hay ở ngoài văn phòng, bạn luôn có một hệ thống linh hoạt đảm bảo không có cuộc gọi nào bị nhỡ.

Ghi lại tin nhắn bằng thư thoại và SMS

Là một ứng dụng được cài đặt trên một thiết bị để thực hiện các cuộc gọi qua internet, Zoom Phone giúp bạn tổ chức hợp lý cách thức theo dõi hoạt động truyền thông của mình. Bạn có thể phiên âm thư thoại, gồm thư thoại từ hàng đợi cuộc gọi và IVR quá tải, dễ dàng chuyển đổi tin nhắn quan trọng từ hộp thư thoại thành một email ngắn gọn gửi cho nhà điều hành. Ngoài tính năng giao tiếp bằng giọng nói, Zoom Phone còn cung cấp tính năng tin nhắn văn bản (SMS). Zoom Phone mang đến giải pháp lý tưởng hỗ trợ bạn trong hoạt động truyền thông khi nội dung giao tiếp được truyền tải tốt nhất dưới dạng tin nhắn văn bản.

Thiết lập giờ làm việc

Bạn không phải dán người vào bàn làm việc để thực hiện bất kỳ hoạt động truyền thông cần thiết nào, với Zoom Phone bạn có thể cấu hình giờ làm việc và cập nhật định tuyến cuộc gọi để đảm bảo mọi cuộc gọi đến được chuyển đến đúng người. Sau khi cập nhật cài đặt định tuyến cuộc gọi, bạn có thể điều chỉnh cài đặt khác để tạo quy tắc cho các cuộc gọi bị nhỡ, đảm bảo cuộc gọi được chuyển tiếp tự động, luôn đổ chuông trên mọi ứng dụng Zoom, v.v.

Tận dụng Zoom Phone Power Pack để xử lý cuộc gọi và dữ liệu chuyên sâu

Là một tiện ích mở rộng của Zoom Phone, Zoom Phone Power Pack mang lại trải nghiệm máy tính để bàn hấp dẫn với bảng nhận biết cuộc gọi luôn hiển thị giúp EA xử lý lưu lượng cuộc gọi liên tục và chuyển cuộc gọi trong nhóm. Gói tiện ích này cũng đi kèm với tính năng phân tích hàng đợi cuộc gọi lịch sử và theo thời gian thực, qua đó cung cấp đầy đủ dữ liệu chuyên sâu giúp tối ưu hóa tương tác của khách hàng và nhân viên.

Các trợ lý điều hành không có thời gian để chuyển đổi qua lại giữa nhiều ứng dụng cộng tác khác nhau — họ cần một giải pháp mượt mà giúp công việc truyền thông trở nên dễ dàng hơn. Hợp nhất truyền thông của bạn bằng Zoom giúp tổ chức hợp lý các quy trình làm việc và đơn giản hóa quá trình cộng tác, nhờ đó các trợ lý điều hành luôn sẵn sàng cho bất kỳ nhiệm vụ mới nào được giao. Bằng cách sử dụng Zoom Meetings, Zoom Team Chat và Zoom Phone làm công cụ quản lý và giao tiếp hợp nhất, các EA nâng cao cách thức làm việc và cải thiện hiệu quả hỗ trợ các nhà điều hành.

Khi tối đa hóa tiềm năng của nền tảng Zoom, EA có thể thúc đẩy các nhà điều hành nâng cao năng suất, tinh thần vui vẻ hơn và công việc có ý nghĩa hơn. Họ đặt nền tảng cho mọi người cùng nhau hoàn thành tốt công việc hơn.

 

Mẹo sử dụng Zoom với vai trò Quản trị viên điều hành

Bạn đang tìm kiếm nhiều mẹo hơn về cách sử dụng nền tảng Zoom để tổ chức công việc hàng ngày của mình? Hãy xem hội thảo trực tuyến tổ chức theo yêu cầu của chúng tôi, “Mẹo sử dụng Zoom với vai trò Quản trị viên điều hành” để có thêm thông tin chi tiết.