10 lợi ích của Zoom đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, căn cứ theo Giám đốc Công nghệ này

RF Binder, một cơ quan tư vấn và PR độc lập, đã dành gần 20 năm sử dụng sức mạnh của ngôn từ để giải quyết những thách thức trong kinh doanh, xây dựng danh tiếng khách hàng và chuyển đổi các thương hiệu thành đơn vị hàng đầu thị trường. Truyền thông là yếu tố cốt lõi trong căn tính của RF Binder và cơ quan này cần một giải pháp âm thanh và video hàng đầu để hỗ trợ công việc chiến lược của mình.

Tom Szauer, giám đốc công nghệ, đã triển khai nền tảng truyền thông hợp nhất của Zoom để kết nối hơn 60 nhân viên tại các văn phòng trên khắp Hoa Kỳ với khách hàng ở khắp nơi trên thế giới. Anh cho hay, nhờ giải pháp trực quan, đáng tin cậy và dễ quản lý, bộ phận của anh giờ đây có “nhiều thời gian hơn để tập trung vào khía cạnh kinh doanh thay vì đi xử lý sự cố hay cố giúp đỡ ai đó đăng nhập vào một cuộc gọi hội nghị”. 

Dưới đây là cách Zoom, Zoom Rooms và Zoom Phone đã hỗ trợ RF Binder cải thiện giao tiếp và cộng tác, theo chia sẻ của Szauer:

1. Nhiều gói đơn giản, chi phí hợp lý

“Với nhà cung cấp kế thừa của chúng tôi, chi phí là yếu tố ngăn cản mọi người sở hữu một giấy phép hội nghị video. Vì vậy chúng tôi đã chia sẻ tài khoản. Bạn có thể tưởng tượng tính phức tạp trong việc thiết lập một cuộc họp rồi đó. … Việc này trở thành một cơn ác mộng về hậu cần. Giờ đây, nhân viên có tài khoản Zoom của riêng họ, do đó họ có thể tự lên lịch các cuộc họp mà không cần sự hỗ trợ của nhân viên CNTT”.

2. Chuyển đổi mượt mà sang video

"Trước đây không phải ai cũng phát cuồng với việc sử dụng hội nghị video. Nhiều người đã cố né tránh camera. Khi chúng tôi chuyển sang Zoom, một phần là do thay đổi văn hóa và để mọi người có lựa chọn giữa hội nghị âm thanh và hội nghị video — bạn có thể quyết định trong quá trình hội nghị. Zoom mang đến trải nghiệm mượt mà khi chuyển đổi từ cuộc gọi sang video".

3. Dễ dàng sử dụng Zoom Rooms

"Khi bạn thực sự chứng kiến cách Zoom Rooms hoạt động, bạn nhận ra rằng nó thật đơn giản, dường như điều đó là không thể. Bạn vào phòng và nhấn nút, thế là bạn được kết nối. Chúng tôi đã tích hợp toàn bộ phòng hội nghị của mình vào lịch. Nó rất đơn giản, xét ở khía cạnh nào đó, bạn không thực sự cần hỗ trợ chuyên môn hay chuyên biệt từ nhân viên CNTT và đối với một doanh nghiệp nhỏ thì đây là một vấn đề quan trọng”.

4. Quy trình chuyển mạng giữ số Zoom Phone mượt mà

“Khi đề cập tới việc chuyển đổi nhà cung cấp điện thoại, việc quan trọng nhất là chuyển các số điện thoại đó. Trải nghiệm chuyển mạng giữ số từ nhà cung cấp cũ của chúng tôi sang Zoom cho đến nay là trải nghiệm tốt nhất mà tôi có và tôi đã làm điều đó một vài lần. Việc này được hoàn thành nhanh hơn mong đợi. Bất cứ ai đã trải qua quy trình này trước đây sẽ rất cảm kích sự đơn giản của trải nghiệm này".

5. Trải nghiệm người dùng trực quan

"Tôi thấy Zoom hoạt động hiệu quả như thế nào hàng ngày cũng như tính trực quan của nền tảng này. Các nhân viên bắt đầu thử nghiệm các tính năng mà tôi thậm chí còn không biết tới. Tôi không phải là người đầu tiên sử dụng nền ảo — một số người khác đã phát hiện ra tính năng này. Đó là những chi tiết nhỏ mà mọi người tự nhìn thấy và sử dụng và điều đó cho tôi biết rằng Zoom là một nền tảng trực quan”.

6. Chia sẻ màn hình và điều khiển từ xa

"Chúng tôi sử dụng Zoom như một công cụ khắc phục sự cố CNTT. Chúng tôi bắt đầu bằng một cuộc gọi điện thoại, và nếu vẫn chưa đủ, chúng tôi nhấn vào camera đó, bật chế độ chia sẻ màn hình và yêu cầu quyền điều khiển từ xa từ người kia. Nó thật đơn giản. Nó không chỉ là một công cụ truyền thông mà còn là một công cụ trợ giúp”.

7. Chất lượng cuộc gọi và video

"Nhiều người đã nói với tôi rằng họ thật sự thích chất lượng cuộc gọi. Nó dường như không bị ảnh hưởng bởi băng thông. Kết nối Internet ở nhà tôi không phải là kết nối tốt nhất, băng thông sẵn có ít hơn nhiều so với ở văn phòng, nhưng các cuộc họp và cuộc gọi Zoom vẫn hoạt động với chất lượng âm thanh tốt. Cá nhân tôi thích chất lượng Zoom Phone hơn điện thoại di động thông thường”.

8. Kết nối nhân viên

"Chúng tôi tổ chức cuộc họp toàn công ty trên Zoom một tuần một lần. Lần đầu tiên chúng tôi họp là vào tháng 3, khi đó tôi có chút lo lắng. Nó đã trở thành một sự kiện bình thường, dĩ nhiên là theo hướng tốt. Mọi người kết nối với nhau và mọi việc đều suôn sẻ. Chúng tôi có những trò chơi để gắn kết mọi người. Điều tôi thấy tuyệt vời là cách cuộc họp này trở thành điều bình thường mới đối với chúng tôi trong thời kỳ COVID".

9. Bảng điều khiển quản trị mạnh mẽ

"Một đồng nghiệp có chất lượng âm thanh kém trong cuộc gọi và hỏi xem tôi có thể tìm ra giải pháp cho vấn đề này không. Nhờ bảng điều khiển tuyệt vời này mà tôi có thể nhìn thấy mức sử dụng CPU của mọi người, xem có bất kỳ độ trễ hay chập chờn nào về âm thanh hoặc video hay không. Chúng tôi nhận thấy kết nối internet của cô ấy không có vấn đề, mà máy tính bảng của cô ấy có vấn đề. Thật dễ dàng để tìm ra vấn đề nhờ những công cụ được tích hợp trong đó. Tôi có thể quản lý tập trung mọi thứ và quan sát mọi việc đang diễn ra cũng như có số liệu thống kê giúp tôi chỉ ra vấn đề nằm ở đâu".

10. Quản lý người dùng thật đơn giản

"Thiết lập điện thoại trên Zoom thật đơn giản. Bạn không cần có chuyên môn kỹ thuật để làm được điều này. Tôi không thích gọi hỗ trợ hay gửi phiếu yêu cầu hỗ trợ. Tôi chỉ muốn tự làm và hoàn thành nó. Với Zoom, tôi không phải gọi và nói, "Tôi cần giấy phép khác" — tôi có thể thêm giấy phép và nó sẵn sàng ngay lập tức. Từ khía cạnh quản trị viên CNTT, đây là điều tuyệt vời nhất tôi từng thấy”.

Szauer yêu thích điểm gì? Ít cuộc gọi hỗ trợ hơn nên nhóm của anh tập trung nhiều hơn vào các dự án chiến lược giúp phát triển doanh nghiệp. “Khi chúng tôi không nhận được cuộc gọi điện thoại [for support], đó là lời khen ngợi lớn nhất mà chúng tôi có thể nhận được. Đơn giản là Zoom hiệu quả”. 

Tìm hiểu thêm về cách nâng cao truyền thông cho doanh nghiệp quy mô nhỏ của bạn. Các gói dành cho doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ của Zoom cho phép bạn triển khai giải pháp truyền thông hợp nhất phù hợp với nhu cầu của mình.