IAC Group giảm 50% chi phí cho âm thanh nhờ sử dụng Zoom

Với hơn 160 năm kinh nghiệm thiết kế các giải pháp nội thất ô tô, IAC Group là cái tên gắn liền với hiệu suất và sự đổi mới sáng tạo. Được thành lập từ các bộ phận toàn cầu về nội thất trước đây của Collins & Aikman và Lear, IAC Group có trụ sở tại Luxembourg được sáng lập năm 2006 với 4 nguyên tắc hoạt động cốt lõi: chất lượng, giá trị, công nghệ, và tính ổn định.

19.000 nhân viên IAC tạo ra các bảng đồng hồ, hệ thống bảng điều khiển, hệ thống trần xe và nhiều thiết bị khác từ các trung tâm đổi mới ở 17 quốc gia trên toàn cầu, trong khi điều phối các nỗ lực này từ trụ sở khu vực tại Hoa Kỳ, Đức, và Trung Quốc. IAC chuyên tích hợp liền mạch công nghệ vào nội thất ô tô để tạo ra các thiết kế độc đáo và trải nghiệm có một không hai cho cả hành khách và tài xế.

Các thách thức về hội nghị âm thanh

Truyền thông trong thời gian thực là điều tối quan trọng đối với một công ty năng động và phân bổ trên toàn cầu như IAC, nhưng giải pháp trước đây của họ lại gây nhiều vấn đề liên tiếp. Nhà cung cấp mang đến cả giải pháp hội nghị âm thanh và video, nhưng cả hai giải pháp đều khiến người dùng thấy rất phiền toái do không đáng tin cậy và phức tạp.

“Tại thời điểm đó, ai cũng tìm kiếm giải pháp hội nghị video dễ sử dụng, nhưng không ai có giải pháp đó cả, dù là Cisco hay các nhà cung cấp khác”, theo Kevin Parliament, Giám đốc CNTT của IAC. “Vì vậy, chúng tôi thực sự dừng cố gắng với giải pháp đó vì nó không dễ sử dụng, gây phiền toái cho người dùng, và chúng tôi không thể thực hiện lời hứa tiết kiệm chi phí và thời gian của mình”.

Nhưng ngay cả khía cạnh hội nghị âm thanh cũng chứa đựng nhiều thách thức, theo Parliament. Giao diện trước đây rất khó điều hướng, dẫn đến lãng phí thời gian và phiền toái cho người dùng cũng như đòi hỏi hỗ trợ liên tục từ bộ phận CNTT.

“Trải nghiệm người dùng lúc đó thật tệ”, Parliament nói. “Hệ thống sẽ hoạt động sau khi chúng tôi vào được ứng dụng, nhưng với việc tải các phần bổ trợ và cập nhật thường xuyên, tôi phải đăng nhập 30 phút trước cuộc họp để bảo đảm mọi thứ đều ổn”.

Nhân viên của IAC cũng thường xuyên gặp vấn đề về độ tin cậy và ổn định. Để đạt được độ tin cậy mà nhân viên cần để thực hiện cuộc gọi, nhóm CNTT phải hỗ trợ liên tục. “Mỗi lần chúng tôi muốn tổ chức họp cấp cao, chúng tôi đều cần bộ phận CNTT hỗ trợ ở đó”, Parliament nói. “Chúng tôi cần họ bắt đầu cuộc gọi, chúng tôi cần họ khắc phục sự cố cuộc gọi, và nếu chúng tôi không có ai hỗ trợ, chắc chắn sẽ có vấn đề”.

“Zoom thực sự hiệu quả”

IAC đã tìm kiếm giải pháp hội nghị âm thanh đáng tin cậy, dễ sử dụng và quyết định dùng thử Zoom theo đề xuất từ giám đốc điều hành. IAC đã thử nghiệm Zoom với một số thành viên CNTT trên toàn thế giới và nhận được phản hồi hoàn toàn tích cực, củng cố thêm cho quyết định triển khai giải pháp này cho hội nghị âm thanh.

Parliament và đội ngũ CNTT tại IAC đã tiến hành đào tạo qua Zoom để cho nhân viên thấy cách sử dụng giải pháp âm thanh hiệu quả, và toàn thể mọi người trong tổ chức nhanh chóng tin tưởng việc áp dụng giải pháp.

“Chúng tôi đã liên hệ nhóm dịch vụ của Zoom để giúp lên lịch cho các phiên đào tạo”, Parliament cho hay. “Chúng tôi tiến hành một số phiên đào tạo mỗi ngày và trong vòng 1 hay 2 tuần, chúng tôi đã đào tạo xong cho tất cả mọi người về Zoom”.

Với Zoom, IAC có thể hợp nhất nhiều công cụ hội nghị vào một giải pháp duy nhất, dẫn đến trải nghiệm người dùng tốt hơn và tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

“Zoom thực sự hiệu quả. Tôi chẳng phải hỗ trợ gì cả, ngoài việc đào tạo và những việc nhỏ nhỏ như vậy”, Parliament nói. “Từ quan điểm công nghệ thì Zoom là giải pháp giải tỏa nhiều căng thẳng. Chúng tôi cũng có thể hợp nhất ứng dụng Webex và hội nghị âm thanh, và từ quan điểm tài chính, chúng tôi có thể cắt giảm hơn một nửa chi phí”.

Tác động đáng kể đến hoạt động, tính hiệu quả

Bằng việc chuyển sang Zoom, IAC đã hợp nhất giải pháp hội nghị vào một nền tảng duy nhất, giúp giảm gánh nặng cho đội ngũ CNTT cũng như giảm chi phí đáng kể. Zoom cũng có thể loại bỏ mọi phiền toái cho người dùng thông qua giải pháp dễ sử dụng của mình.

“Có thể cho mọi người thấy công nghệ này và nói, ‘Này, cái này không giống cái trước đây đâu’,” Parliament nói. “Tất cả những gì bạn phải làm là nhấn nút, sau đó thì bạn có thể nói chuyện với bất kỳ ai trên thế giới. Thật là tuyệt”.

Parliament và đồng nghiệp cũng nhận thấy tác động của Zoom đối với các hoạt động cũng như uy tín của bộ phận CNTT trong tổ chức.

“Tôi rất hiếm khi nhận được thư cảm ơn cho công việc ở bộ phận CNTT”, Parliament nói. “Nhưng ngày càng có nhiều người nhận xét, dừng tôi lại để nói chuyện ở hành lang, gửi tin nhắn cho tôi về việc họ thích Zoom hơn hẳn so với bất kỳ sản phẩm nào khác mà tôi từng triển khai. Và đối với tôi, điều này là minh chứng đầy thuyết phục cho công nghệ này. Thành thật mà nói, giải pháp này có hiệu quả.”

Parliament cũng có kế hoạch tìm hiểu thêm các sản phẩm Zoom để cải thiện việc giao tiếp và thúc đẩy tính hiệu quả.

“Tôi đã tham dự Zoomtopia [2019] và đó là lần đầu tiên tôi nhận ra việc Zoom có thể làm nhiều điều như thế nào”, Parliament cho hay. “Tôi rất nóng lòng tìm hiểu về hội nghị video Zoom, Zoom Webinars và[Zoom Rooms] Bảng điện tử và chúng tôi đã và đang đánh giá Zoom Phone”.