Zoom One “mang đến nhiều cách làm việc khác nhau” cho Ciena

Quay lại năm 2019, khi nhóm CNTT của Ciena có nhiệm vụ phải nâng cao mức gắn kết của nhân viên, họ coi đây là cơ hội để thực hiện quy trình chuyển đổi số có tác động lớn. Craig Williams, Giám đốc công nghệ thông tin tại Ciena và nhóm của anh đã có sự chuyển đổi về tư tưởng để nhân viên có thể tận hưởng nhiều tính linh hoạt hơn bằng các công cụ cộng tác hiện đại hơn như Zoom Phone và Zoom Meetings.

Bốn năm sau đó, Ciena vẫn đang tìm kiếm nhiều cách hơn để làm phong phú trải nghiệm cộng tác của nhân viên sử dụng Zoom One, giải pháp duy nhất của chúng tôi dành cho các cuộc họp video, điện thoại, trò chuyện nhóm, bảng trắng và nhiều tính năng khác. Hãy đọc tiếp để biết điểm xuất phát của Ciena và mục tiêu hướng tới của họ khi sử dụng Zoom.

Yêu cầu “tập trung vào video”

Với Ciena, một công ty phần mềm và dịch vụ hệ thống mạng toàn cầu có trụ sở tại Hanover, Maryland, chuyển đổi số bắt đầu vào năm 2019 khi họ quyết định thay thế hệ thống hội nghị video truyền thống để nhân viên thực sự mong muốn bật camera lên.

“Từ quan điểm văn hóa, hệ thống truyền thống mà chúng tôi có gây khó khăn cho việc sử dụng video”, Craig nói. “Hệ thống đó không trực quan, không dễ tiếp nhận, bất tiện, cồng kềnh và không phải lúc nào cũng hoạt động tốt”.

“Chúng tôi nghĩ là, để nâng cao sự gắn kết của nhân viên, chúng tôi cần chuyển Ciena sang văn hóa tập trung vào video”, Henry Ku, Phó Chủ tịch bộ phận CNTT — giám đốc hạ tầng tại Ciena, cho hay.

“Nền tảng truyền thống kia chỉ mang đến cảm giác về công nghệ tập trung vào âm thanh”, Henry nói thêm. “Với Zoom, đây là công nghệ tập trung vào video. Và đó là nơi mà chúng tôi thực sự muốn tăng mức gắn kết”.

Thiết kế nơi làm việc tối ưu

Đội ngũ công ty bắt đầu thiết kế một nơi làm việc đổi mới, linh hoạt, nơi mọi người muốn làm việc và cho phép trao đổi ý kiến giữa các phòng ban.

Bên cạnh việc triển khai Zoom Meetings, Zoom Rooms và Zoom Webinars, Ciena còn là công ty tiên phong trong việc ứng dụng Zoom Phone vào năm 2019.

Việc triển khai Zoom Phone đã giảm chi phí điện thoại tới 40%, cũng như cắt giảm nhu cầu giấy phép,
Craig cho biết. Điều này cũng giảm sự phụ thuộc của nhân viên vào điện thoại để bàn truyền thống.

“Thậm chí từ bốn năm trước, việc để điện thoại cố định trên bàn làm việc đã không còn hợp lý nữa, và Zoom có mặt để tái thiết và chuyển đổi việc cung cấp dịch vụ thị trường truyền thống. Khi chúng tôi cho mọi người lựa chọn sử dụng điện thoại công việc trên máy tính hoặc điện thoại, họ vô cùng kinh ngạc”, Craig nói.

Hiện nay, Ciena tận dụng Zoom One, nền tảng cộng tác hợp nhất của chúng tôi, để đơn giản hóa trải nghiệm truyền thông, cải thiện cộng tác toàn cầu và tăng mức gắn kết của nhân viên.

“Zoom One cung cấp cho chúng tôi khả năng mang các sản phẩm nhỏ lẻ vào một nền tảng duy nhất mà chúng tôi tin tưởng", theo Craig. "Khi bạn kết hợp các sản phẩm lại thành một gói, bạn sẽ có lợi thế về chi phí, nhưng điều quan trọng hơn là trải nghiệm người dùng. Bạn không cần chuyển qua lại giữa các công cụ khác nhau, mà có thể hợp nhất chúng trong cùng một trải nghiệm".

Trải qua quá trình thay đổi với sự hỗ trợ của Zoom

Chuyển đổi số là quá trình liên tục, chứ không chỉ xảy ra một lần. Những ngày này, Craig và nhóm của anh đang xem xét cách đón đầu thay đổi, đánh giá danh mục sản phẩm ngày càng mở rộng và các khả năng của Zoom để xem chúng có thể phù hợp với môi trường công việc cộng tác của Ciena như thế nào.

Một điều chắc chắn là: duy trì kết nối lực lượng lao động toàn cầu là ưu tiên của Ciena. Craig nói thêm, phiên âm đa ngôn ngữ là một tính năng khác của Zoom One mà họ đang theo dõi sát sao. “Chúng tôi là công ty toàn cầu và cần tính đến trợ năng, ngôn ngữ và văn hóa”.

Ý thức được rằng các phương thức làm việc đang liên tục phát triển, Craig hiểu về vai trò của mình và cách nhóm của anh có thể giúp nhân viên đạt thành tựu. “Quản lý thay đổi là rất khó, nhưng công việc của chúng tôi với tư cách Giám đốc công nghệ thông tin là tìm cách vượt qua những thay đổi”, anh nói. “Trong thời đại mới này, chúng ta cần hiểu rất rõ về xu hướng phát triển của mọi việc so với tình trạng hiện tại của nó”.

Xem video đầu trang để thấy hành trình của Ciena với Zoom bắt đầu vào năm 2019 như thế nào.