Sanal etkinlikleri planlamaya ve düzenlemeye yönelik kapsamlı kılavuzunuz
Çevrimiçi ve hibrit etkinlikler, ilgi çekici yöntemlerle daha çok sayıda kişiye ulaşmanız için size esneklik sağlar. Büyüklüğü veya kapsamı ne olursa olsun başarılı bir sanal etkinlik planlamanızı ve gerçekleştirmenizi sağlayacak tüm adımların yer aldığı kılavuzumuzdan yararlanın.
Seyahat ediyor olmanız veya etkinliğinizi zamandan ve paradan tasarruf ederek daha geniş bir kitleye ulaştırmak istemeniz gibi çeşitli nedenlerle sanal etkinlikler düzenlemeyi tercih edebilirsiniz.
Konuşmacıların ve katılımcıların düzenlediğiniz bu etkinliklere her yerden katılım sağlayabilmeleri sayesinde ağ oluşturma, bilgi paylaşma, öğrenme ve öğretme ve daha kişisel düzeyde bağlar kurma gibi konularda olağanüstü fırsatlara sahip olursunuz.
Yüz yüze etkinlikler düzenliyor olsanız bile, etkinliklerinize sanal bir bölüm ekleyerek daha geniş kitlelere ulaşabilirsiniz. Hibrit etkinlikler, sanal olarak veya yüz yüze katılım sağlayan kişilerin etkinliklerden birlikte keyif almalarını sağlar.
İnsanların %93'ü
pazarlamacı yüz yüze etkinliklerden sanal etkinliklere geçmeyi planlıyor.1
En iyi çevrimiçi etkinlikler işte böyle olur:
Canlı ve etkileşimli
Canlı etkinliklerde, önceden kaydedilmiş içeriklere kıyasla daha yüksek etkileşim sağlanır ve katılımcılar arasında daha sıkı bağlar kurulur.
Doğru soruları sormanız, doğru konuşmacıları seçmenizden etkinliğinizi nasıl ve nerede tanıtacağınıza karar vermenize kadar olan çeşitli planlama ve karar süreçleri için güçlü bir temel inşa etmenizi sağlar. Süreci başlatırken faydalanabileceğiniz soruların bir listesini aşağıda bulabilirsiniz.
Hedef kitlem kim?
Hedef kitlenizi tanımanız, gündem ve program öğelerini belirlemenizden sağlayacağınız içeriğe karar vermenize kadar, gerçekleştireceğiniz etkinliği tüm detaylarıyla şekillendirmenize yardımcı olur.
Hedef kitlem etkinliğime neden katılmalı?
İçerik, ağ oluşturma ve diğer fırsatlar bakımından hedef kitlenize ne gibi bir değer kazandırabileceğinizi düşünün.
Bu etkinlikle neleri başarmak istiyorum?
Mevcut müşterilerinizi eğitmek veya potansiyel müşteri adayları bulmak istiyor olabilirsiniz. Amaçlarınızı ve hedeflerinizi belirleyin ve bunları başarmaya yönelik bir strateji oluşturun.
Hedef kitlemin nasıl bir deneyim yaşamasını istiyorum?
Katılımcılarınızın içerik, konuşmacılar ve etkinliğe katılan diğer kişilerle nasıl bir etkileşim içerisinde olmasını istediğinizi düşünün. Sürükleyici, etkileşimli ve iş birliğine dayalı bir deneyim güzel olabilir. Tek yönlü bir web semineri deneyimi mi düzenlemek istiyorsunuz yoksa toplantı tarzı gibi daha etkileşimli bir hale mi getirmek istiyorsunuz? Yoksa izleyicilerinizin seçim yapabileceği birden fazla oturum ve kanal içeren bir konferans mı planlıyorsunuz?
Sanal etkinliğimi planlamak için ne kadar zamana ihtiyacım var?
İlk kez sanal etkinlik planlayacak olanların, planlama için genellikle dört ile altı hafta arasında bir süre ayırmalarını tavsiye ediyoruz. Aynı anda birkaç kanalda eş zamanlı devam edecek ve birkaç gün sürecek büyük bir çevrimiçi etkinliği planlamak için en az 12 haftanızı ayırın.
Ne tür bir teknik desteğe ihtiyacım var?
BT ekibinizi de sürece dahil edin (veya erkenden bir teknoloji uzmanından yardım alın : Zoom Events , müşterilere kurulum, planlama, prova ve canlı destek konusunda yardımcı olacak etkinlik uzmanları sağlar) ve teknolojik kısıtlamaları belirlemeleri, çözüm önermeleri ve sorunları test edip düzeltmeleri için ekip üyelerini tüm toplantılarınıza dahil edin.
Sanal etkinlik bütçem nedir?
Katılımcı toplama ve pazarlama, içerik geliştirme, konuşmacı ücretleri, katılımcılara verilecek hediyelerin yanı sıra video ve ses ekipmanları için bütçe ayırın.
Etkinliğimin başarısını nasıl ölçeceğim?
Ölçüm parametreleri etkinliğinizin hedeflerine, hedef kitlenizin büyüklüğüne, sektörünüze ve etkinliğinizin türüne göre değişiklik gösterir.
Dikkate alınması gereken birkaç parametre:
Kayıt ve katılımcı sayısı
Kayıt yaptıranlar arasından katılanların yüzdesi
Satış yapılabilecek yeni pazarlama müşterisi adayları
Katılımcı anketi sonuçları
Sanal etkinlik ve oturum ile ilgili Net Tavsiye Skoru (NPS)
Web seminerinden rezerve edilen demo sayısı
Elde edilen gelir
Sizin için en önemli parametreleri takip etmenizi sağlayacak yöntemleri ayarladığınızdan emin olun.
Doğru etkinlik çözümünü seçmek
Zoom Events, Zoom Meetings, Zoom Webinars ve Entegrasyonlar
Sanal etkinliğinizin başarılı olması için doğru teknolojiyi seçmek çok önemlidir. Piyasada her biri kendi özellik ve avantajlarına sahip çeşitli seçenekler mevcuttur. Bunlar genellikle iki kategoriye ayrılır:
Bağımsız web semineri ürünleri: Bu ürünler öncelikli olarak tek seferlik bir sanal web semineri deneyimine ev sahipliği yapmaya odaklanır.
Hepsi bir arada etkinlik yönetim platformları: Bu platformlar, sanal ve bazen yüz yüze etkinlikleri planlamak, tanıtmak ve yürütmek için kapsamlı bir araç paketi sunar.
Bir platform seçerken aşağıdaki gibi faktörleri göz önünde bulundurun:
Hem organizatörler hem de katılımcılar için kullanım kolaylığı
Etkinlik boyutunuza uygun ölçeklenebilirlik
Hedef kitlenizin ilgisini çekecek interaktif özellikler
Mevcut araçlarınızla entegrasyon özelliği
Uygun maliyet ve fiyatlandırma yapısı
Unutmayın, en iyi araç yalnızca bir organizatör olarak ihtiyaçlarınızı karşılamakla kalmayan, aynı zamanda katılımcılarınız için kusursuz bir deneyim sağlayan araçtır. Tercihen, öğrenme eğrisini ve olası teknik sorunları en aza indirecek, hedef kitlenizin zaten tanıdığı bir platform kullanmak istersiniz.
Zoom'un sanal etkinlik çözümleri
Zoom, basit web seminerlerinden karmaşık hibrit konferanslara kadar çeşitli sanal etkinlik türlerini yönetebilen bir dizi ürün sunmaktadır. Halihazırda güvenilen ve milyonlarca kişi tarafından kullanılan bir platform olarak, birçok katılımcı için tanıdık bir arayüz sağlar.
Portföyümüz şunları içerir:
Zoom Webinars: Web semineri düzenleyen ve basit yönetim araçlarına ihtiyaç duyan kişiler için uygundur.
Zoom Sessions: Gelişmiş kayıt, ayrıntılı analizler, özel markalama ve ekip iş birliği araçları gibi gelişmiş özelliklerle daha markalı web seminerleri veya toplantılar düzenleyin.
Zoom Events: Eş zamanlı oturumlar, ağ kurma fırsatları ve sponsorluk seçenekleri içeren gelişmiş sanal etkinlikleri destekleyen kapsamlı bir platform.
Esnek Fiyatlandırma Seçenekleri
Farklı organizasyonların farklı etkinlik ihtiyaçları olduğunu biliyoruz. Bu nedenle esnek fiyatlandırma planları sunuyoruz:
Katılımcı sayısına göre abonelik planları: Düzenli etkinliklere ev sahipliği yapan ve standart katılımcı sayısına göre tahmin edilebilir maliyetler isteyen ekipler için idealdir.
Katılımcı başına fiyat planları: Ara sıra etkinlik düzenleyen ve gerçek katılıma göre ödeme yapmayı tercih edenler için mükemmeldir.
Bu seçenekler, etkinlik sıklığınıza ve bütçe gereksinimlerinize en uygun planı seçmenize olanak tanır.
Unutmayın, önemli olan etkinlik hedeflerinizle uyumlu ve katılımcılarınıza değer katacak bir araç seçmektir. İster Zoom'u ister başka bir platformu seçin, sanal izleyicileriniz için ilgi çekici ve sorunsuz bir deneyim yaratmaya odaklanın.
Zoom Meetings ve Zoom Webinars karşılaştırması
Belirli bir oturum için Zoom Meetings ve Zoom Webinars arasında yapacağınız tercih büyük önem taşır. Doğru çözümü kullanmanız, hedeflerinize ulaşmanıza ve sonuçta başarılı bir etkinliği hayata geçirmenize olanak verecek bir deneyim tasarlamanızı sağlar. Zoom Events kullanıcıları, etkinliğinizdeki belirli bir oturum için bu iki seçenekten hangisini kullanacaklarını kolayca belirleyebilir.
Daha büyük bir oturum planlarken açılış konuşmaları, konuk konuşmacılar ve eğlence olanakları (ana sahneyi düşünün) için Webinar seçeneğini, ara seanslar ve daha küçük yuvarlak masa sohbetleri için ise Meetings seçeneğini kullanmayı tercih edebilirsiniz.
Oturumun toplantı veya web semineri olarak düzenlemeye karar verirken şu üç temel faktörü göz önünde bulundurun:
Kapasite
1000 kişiden fazla konuk mu bekliyorsunuz? 100 bin kişiye varan katılımcıya izin veren Zoom Webinars veya Zoom Events çözümlerini tercih edin.
Zoom Meetings ve Zoom Webinars'ı rolsüz katılımcılar için tek bilette bir araya getiren bir ağ oluşturma Lobisidir.
Kitle etkileşimi
Katılımcıların birbirleriyle etkileşim içerisinde olmalarını mı yoksa sunum yapan kişilere odaklanmalarını mı istiyorsunuz?
Hedef kitlenin videoda olmasını, konuşmasını veya ekranlarını paylaşmasını istiyorsanız, Zoom Meetings çözümünü tercih edin.
Etkinliğin yalnızca görüntülenebilir olmasını ve hangi rolsüz katılımcıların izlenebileceğini veya dinlenebileceğini oturum sahibinin kontrol etmesini istiyorsanız web semineri platformunu tercih edin.
Şirket içi veya dışı hedef kitle
Etkinliğinizde tanıdığınız rolsüz katılımcıların (örneğin çalışanların veya müşterilerin) bulunması halinde, rahatsız edici durumların yaşanması riski daha düşük olacağından Zoom Meetings'in sunduğu etkileşim özelliğini kullanmayı tercih edebilirsiniz. Tanımadığınız büyük rolsüz katılımcı gruplarıyla ilgilendiğiniz etkinliklerdeyse, kimin konuşabileceği ve görüntüde olabileceği gibi faktörler üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmanızı sağlayacağından Zoom Webinars daha iyi bir tercihtir.
Aşağıdakiler için Zoom Meetings kullanın:
Ara oturumları Rolsüz katılımcılı yuvarlak masa toplantıları Odak grupları Daha küçük, etkileşimli eğitimler Ağ oluşturma oturumları
Aşağıdakiler için Zoom Webinars kullanın:
Açılış konuşmaları Ana sahne sunumları Canlı etkinlik eğlenceleri Büyük hedef kitlelere ürün gösterimleri Geniş katılımlı paneller
Zoom Webinars ve Zoom Events Karşılaştırması
Zoom Webinars tek oturumlu, bire çok özellikli sunumlar için mükemmeldir. Bir Zoom Events lisansı satın aldığınızda Zoom Webinars ile sunulan tüm avantajlarla birlikte daha birçok özelliğe de sahip olursunuz.
Web seminerlerini Web Portal'da düzenlemek yerine Zoom Events içinde etkinlik oluşturarak düzenlemeyi tercih edebilirsiniz. Alternatif olarak, Zoom Webinars özelliklerini Zoom Events'le zenginleştirerek birden fazla web semineri oturumunu birbiriyle bağlayabilir ve bunları Zoom Meetings ile birleştirip daha uzun ve daha etkileşimli sanal deneyimler sunabilirsiniz. Zoom Events; markalı etkinlik merkezleri, kayıt, bilet düzenleme ve gelişmiş raporlama gibi özelliklere sahip eksiksiz bir etkinlik yönetimi olanağı sunar. Özel olarak hazırladığımız Zoom Webinars için SSS bölümünü inceleyin.
Web Portal'dan tek bir Zoom Webinars düzenlemeyi düşünebileceğiniz etkinliklere örnek olarak eğitimler, sunumlar ve tek oturumlu/bire çok özellikli etkinlikler sayılabilir.
Satış başlangıç toplantıları, müşteri etkinlikleri, genel katılımlı toplantılar ve çalışanların işe alım süreçleri gibi daha uzun ve etkileşimli etkinlikler düzenlemek için Zoom Events çözümünü kullanın.
Zoom entegrasyonlarından yararlanma
Çevrimiçi etkinliğinizi daha verimli bir şekilde yürütmek için mevcut teknolojik donanımınıza Zoom'u entegre edin.
Zoom Webinars rolsüz katılımcılarını otomatik şekilde aday müşteri olarak kendinize çekmek için Marketo, Pardot ve HubSpot gibi pazarlama platformları entegrasyonlarından yararlanın.
İçerik dağıtımı
Kaltura ve Panopto entegrasyonları, Zoom kayıtlarını aktarmanıza ve bunları geniş kitlelerle paylaşmanıza olanak sağlar.
Gelir elde etme
Etkinliğinizin ücretli olmasını mı istiyorsunuz? Zoom Events'i kullanın ve PayPal veya Stripe ile bağlantı kurarak sorunsuz ödemeleri kolayca alın.
Etkileşimli bir deneyim oluşturma
Etkinlik dünyanızı tasarlayın
İyi bir etkinlik nasıl olur? Bu tamamen hedef kitlenize sunduğunuz deneyim ile ilişkilidir.
Çevrimiçi bir etkinlik, bilgisayar başında oturup bir canlı yayını veya videoyu izlemekten çok daha farklı şekilde ilerleyebilir. Genellikle yüz yüze yapılan bir etkinliği sanal bir deneyime dönüştürmeyi planlıyorsanız, bu etkileşimli özelliklerden bazılarını çevrimiçi ortama taşırken yaratıcı ve düşünceli olun.
Etkinlik öncesi hazırlıktan canlı deneyimin sunulacağı ana kadar olan süreçte etkileşimi ve katılımı nasıl sağlayabileceğinizi görün.
Etkinlik öncesi
Etkinlik açılış sayfasını tasarlayın
Etkinlik açılış sayfanız, tanıtım çalışmalarınızın merkezidir. Dijital parti broşürünüzdür ve potansiyel katılımcıların etkinliğiniz hakkında edineceği ilk izlenimdir. Geçmişte, ilgi çekici bir etkinlik sayfası oluşturmak için profesyonellerden oluşan bir ekip gerekiyordu. İçerik için ise bir yazar, görseller için bir tasarımcı ve hepsini bir araya getirmek için bir web geliştiricisi gerekirdi. Bu süreç sadece zaman alıcı değil aynı zamanda maliyetliydi.
Neyse ki, kodsuz web sitesi oluşturucularının yükselişi, teknik olmayan kullanıcıların etkileyici etkinlik sayfaları oluşturmasını kolaylaştırdı. Ancak, bu platformlar genellikle kendi öğrenme eğrileri ve maliyetleri ile birlikte gelmektedir.
Zoom'da, etkinlik pazarlamacılarının basit sürükle ve bırak işlevini kullanarak profesyonel, markalı etkinlik sayfaları oluşturmalarını sağlamak için yakın zamanda Zoom Events platformunda bir etkinlik sayfası oluşturucu başlattık. Üstelik kodlama becerisi gerekmiyor!
Zoom Events sayfa oluşturucunun temel özellikleri:
Sezgisel sürükle-bırak arayüzü
Markanıza uyum sağlayan özelleştirilebilir şablonlar
Metin ve görüntü oluşturmak için entegre Zoom AI Companion
Etkinlik detayları ve kayıt süreci sorunsuz bir şekilde birleştirilir
Bu araçları kullanarak etkinlik sayfanızın mesajlarının, ayrıntılarının, harekete geçirici mesajlarının, görsellerinin ve tasarımının markaya uygun olmasını ve etkinliğinizin benzersiz kişiliğini sergilemesini sağlayabilirsiniz. Sonuç mu? Potansiyel katılımcılara yalnızca bilgi vermekle kalmayıp onları heyecanlandıran, kayıt sayısını artıran ve başarılı bir etkinlik için zemin hazırlayan bir sayfa.
Etkinlik katılımı
Soru-Cevap kısmını etkinleştirin
Soru-Cevap özelliği, bir web seminerindeki katılımcıların oturum sırasında gönderdikleri sorulara canlı veya yazılı cevaplar almalarını sağlar. Bir web semineri sırasında Soru-Cevap özelliğini kullanmaya yönelik birkaç faydalı bilgi:
Geniş bir hedef kitle öngörüyorsanız, etkinlik sırasında soruların yanıtlanmasına yardımcı olmaları için panelistlerle koordine olun veya başka oturum sahipleri de ekleyin.
Sunum yapan kişilerin konuşmalarına odaklanabilmelerini sağlamak amacıyla, bazı ekip üyelerinizi Soru-Cevap bölümünü yönetmeleri için görevlendirebilirsiniz. Soru-Cevap ekibiniz etkinliğe sesli veya görüntülü olarak katılmıyorsa, Video Dışı Katılımcıları Gizle özelliğini kullanarak ekibin video akışını gizleyebilirsiniz.
Katılımcılardan, Soru-Cevap için ayrılan süreyi dolduracak kadar ayrıntılı cevap vermeniz gereken sorular alamama ihtimalinizi düşünerek, birkaç düşündürücü soru hazırlayın.
Soru-Cevap kısmını hazırlarken hedef kitlenizi ve rahatsız edici ya da uygunsuz davranış potansiyelini de göz önünde bulundurun. Şirket içi bir hedef kitlede soruları ve yanıtları gösterme konusunda daha şeffaf olmayı tercih edebileceğiniz gibi, daha büyük ölçekli ve genel katılımlı bir etkinlikte daha kısıtlayıcı Soru-Cevap ayarları belirlemek zorunda kalabilirsiniz.
Web semineri sırasında Soru-Cevap ayarlarını anonim sorulara izin verecek veya vermeyecek şekilde belirleyebilir ya da katılımcıların soruları görüntüleyip görüntüleyemeyeceği, yorum yapıp yapamayacağı veya oy kullanıp kullanamayacağı ile ilgili ayarları değiştirebilirsiniz.
Web seminerinizden sonra Soru-Cevap raporunu gözden geçirin ve soruları canlı olarak yanıtlanmayan katılımcılarla tekrar iletişim kurun.
Anket yapma
Hedef kitlenizden gerçek zamanlı geri bildirim alın veya sunduğunuz içeriğin ne ölçüde anlaşıldığını değerlendirin ve oturum sırasında önceden ayarladığınız anketler başlatın.
Daha fazla etkileşim
Slido, Kahoot! veya "ad çarkı" gibi araçlar kullanarak etkinliğinizi daha eğlenceli ve etkileşimli hale getirin.
Ara Odalar
Etkinliğiniz sırasında katılımcıların birbirleriyle daha küçük gruplar halinde etkileşim kurmasına olanak sağlayın. Rolsüz katılımcıları Ara Odalara gerçek zamanlı olarak veya önceden atayabilir ya da katılımcıların katılmak istedikleri odayı kendilerinin seçmelerine ve odalar arasında serbestçe geçiş yapmalarına izin verebilirsiniz.
Etkinliğinizden sonra geri bildirim toplamak için etkinlik sonrası anketi gönderin. Zoom Webinars kullanıyorsanız, anketi konuklarınız oturumdan ayrıldıktan sonra otomatik olarak başlayacak şekilde ayarlayabilirsiniz.
Bu özellikleri kullanılırken görmek ister misiniz?
Başarılı bir çevrimiçi etkinlik yürütmek bir ekip çalışmasıdır.Her şeyin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için konuşmacılarınızı hazırlamanız ve etkinlik ekibinize uygun görevleri atamış olmanız gerekir. Hiçbir eksiğinizin olmadığından emin olmak için etkinlik kontrol listemizi inceleyin.
Prodüksiyon ilişkili tüm işlerin yönetiminden sorumlu olacak prodüktörler görevlendirin.
Bir Zoom Team Chat kanalı oluşturun
Sanal etkinlik planlarken ekibinizle birlikte Zoom Team Chat özelliklerinden faydalanarak özel kanallar oluşturun. Böylece görev ve eylemleri aksama olmadan gerçekleştirin. Zoom Team Chat, şirket içindeki ve dışındaki ekip üyeleri ile gerçek zamanlı iş birliği yapmanıza olanak sağlar.
Bir prodüksiyon çizelgesi oluşturun
Prodüksiyon planında; tüm oturumların zamansal bir çizelgesi, sunum yapacak kişilere ait bilgiler, geçişler, prosedürler, aralar ve bunların ne zamanı yer almalıdır.
Bir etkinlik iş akışı oluşturun
Prodüktörleri teknik ekipler ve sunum ekipleri ile uyumlu hale getirmek amacıyla, sunacağınız çevrimiçi etkinlik deneyimini her bir oturum ile ilgili teknik özellikleri, canlı akış seçeneklerini ve diğer detayları kullanarak net bir şekilde tanımlayın.
Teknik ekip kontrol listesi
Toplantı ve/veya web semineri ayarlarını yapın
Her oturumun ayarlarını açıkça tanımlamak ve etkinleştirmek için örneğin Soru-Cevap özelliğinin etkin olup olmayacağı veya katılımcıların sohbet edip edemeyeceği ile ilgili olarak sunum ekibiyle birlikte çalışın.
Alıştırma oturumunu etkinleştirin
Web seminerinizi planlarken, oturum sahiplerinin ve panelistlerin web semineri platformuna gerekli düzenlemeleri yapmak amacıyla erken katılabilmelerini sağlamak için "Alıştırma oturumunu etkinleştir" seçeneğini kullandığınızdan emin olun.
Panelistleri davet edin
Zoom Webinars kullanıyorsanız her bir panelistin kendisine e-posta ile gönderilen özel bağlantıyı kullanarak katılım sağlaması gerekir. Konuşmacıları seçtikten ve web seminerinizi planladıktan sonra bir davetiye bağlantısı gönderin ve davetiyelerin ulaştığından emin olun.
Bir prova planlayın
Kameraları, mikrofonları, aydınlatmayı ve diğer ayarları test etmek ve introlar, içerikler ve geçişler ile ilgili alıştırma yapmak için sunum yapacak kişiler ile bir prova gerçekleştirin. Bu provaya etkinlik gününde kullanacakları ekipmanlarla ile birlikte katılmaları konusunda onları teşvik edin.
Bu süreçten kimin sorumlu olduğuna ve sürecin nasıl yürütüleceğine karar verin. Bulut ortamına veya yerel ortama kayıt yapmayı tercih edebilirsiniz.
Sunum ekibi kontrol listesi
Sunum yapacak kişileri hazırlayın
Sunum yapacak kişilere önceden Zoom kullanımı ve ses/video kalitesinin sağlanması ile ilgili açıklayıcı kaynaklar gönderin.
Bir panelist çizelgesi oluşturun
Oturumunuzda birden fazla konuşmacı sunum yapacaksa bir çizelge oluşturun ve sunum yapacak her konuşmacıya ne kadar zamanı olduğunu bildirin.
Konuşmacı materyallerini toplayın
Konuşmacılardan sunum içeriklerini, biyografilerini ve (canlı anket veya Soru-Cevap için) hedef kitle sorularını size önceden göndermelerini isteyin.
İnternet bağlantınızın kablolarını hazırlayın
Bu, düşük kaliteli bir kablosuz bağlantı nedeniyle oluşabilecek ve ses kalitesini ve genel katılımcı deneyimini etkileyebilecek teknik sorunların önüne geçmenize yardımcı olabilir. Sanal sunum yapacak kişilere de internete kabloyla bağlanmayı önerin.
Arka plan gürültüsünü en az indirin
En iyi ses kalitesini elde etmek için ayrı bir mikrofon veya iyi bir mikrofonlu kulaklık kullanın. Ses ayarlarınızı arka plan gürültüsünü bastıracak şekilde düzenleyin.
Video özelliğini optimize edin
Video ayarlarını açarak HD özelliğini etkinleştirin, düşük aydınlatmaya uygun ayar yapın ve gerekiyorsa görünümünüz ile ilgili rötuş yapın.
Arka planınızı ayarlayın
Sunum yapacak tüm kişiler için kendi adlarının, şirketlerinin ve unvanlarının yer aldığı markalı bir sanal arka plan oluşturabilirsiniz. Sanal arka plan kullanmamayı tercih ediyorsanız gerçek arka planınızın temiz ve derli toplu olduğundan emin olun.
Etkileyici şekilde giyinin
Çizgili veya küçük ve yoğun desenli kumaşlar yerine düz renkli kıyafetler tercih edin. Yeşil ekran kullanıyorsanız mutlaka başka bir renkte kıyafet giyin!
Profesyonel ipucu
Konuşmacılara mikrofon/kulaklık, ethernet kablosu, halka ışık ve web kamerası gibi ihtiyaç duyacakları her şeyi içeren bir kit gönderin. Sanal arka plan şablonu, etkinlik grafikleri ve örnek sosyal medya gönderi kopyası içeren bir dijital varlık klasörü oluşturarak konuşmacıların katılacakları oturumları kendi çevrelerine tanıtmalarını sağlayın.
Etkinliğinizi tanıtma
Katılımı artırın
Dünyanın en şaşırtıcı etkinlik deneyimini tasarlayabilirsiniz ancak etkinliğinizi tanıtmak için yeterince zaman ayırmazsanız hedef kitlenizin bundan haberi olmayacaktır. Etkinliğinizi etkili bir şekilde tanıtmanıza ve katılımcıları daha fazla bilgi edinmek için web sitenize yönlendirmenize olanak sağlayacak varlıklar oluşturun.
Açılış sayfanızda veya etkinlik web sitenizde, ziyaretçilerinizin etkinliğe kaydolmak ve katılım sağlamak için ihtiyaç duyacakları tüm bilgiler yer almalıdır. Ayrıca etkinliğinizin ziyaretçilere nasıl bir değer sunacağı, kendilerini ilgilendiren hangi konuların ele alınacağı ve neden bu etkinliği kaçırmamaları gerektiği de açıklanmalıdır.
Etkinlik web sitenize eklemeniz gerekenler:
Etkinliğe kısa bir genel bakış
Neyle ilgili? Kimin için? Katılımcılara kendilerini nasıl bir etkinliğin beklediğini 1-2 kısa paragrafla açıklayın.
Gündem ve plan
Saat dilimini unutmayın!
Oturum bilgileri
Her oturuma kısa bir açıklama ekleyin.
Konuşmacılar bölümü
Konuşmacılarınızı tanıtmak için bir fotoğraf ve kısa bir biyografi ekleyin.
Sunum yapacak olanlar ve sponsorlar
Etkinliğinizi destekleyen sponsorları, logolar ve şirket bilgileriyle birlikte sergileyin.
Kaynaklar
Okunacak daha fazla kaynak sunmak amacıyla, konuya ilişkin blog gönderilerinin veya web sitelerinin ve ayrıca etkinlik katılımcıları için Zoom'da bir etkinlik sohbet kanalı gibi kaynakların yer alacağı bir liste hazırlayın.
SSS
"Katılım ücreti nedir?" ve "Etkinlikten sonra kaydedilen oturumları görüntüleyebilecek miyim?" gibi sık sorulan soruları yanıtlayın.
İlgi çekici görseller
Hedeflediğiniz grubun etkinliğinize katılmasını sağlayacak ikna edici görseller ile hedef kitlenizi etkinliğinize çekin ve markanızı tanıtın.
Kayıt sayfası
Hem Zoom Events hem de Zoom Webinars, kuruluşunuza özel marka ifadeleri ve özel sorular ekleyerek kayıt sayfanızı özelleştirmenize olanak sağlar.
Video fragmanı
Kısa bir video görseli, sosyal medyada ve diğer pazarlama çalışmalarınızda etkinliğiniz hakkında heyecan yaratmanıza yardımcı olabilir.
Etkinliğinizi pazarlama
Kayıt yaptıran kişi sayısını yükseltmek için çevrimiçi etkinliğinizi en az iki-üç hafta öncesinden tanıtmaya başlayın. Hangi pazarlama çalışmalarının en yüksek etkiyi yaptığını görmek amacıyla, web semineri kaydı için kaynak izleme bağlantıları oluşturmayı unutmayın.
E-posta pazarlaması
Etkinliğinize ilgi duyabilecek kişilere hedef pazarlama e-postası göndermek için mevcut veritabanınızı kullanın. Zoom Sessions veya Events müşterisiyseniz doğrudan etkinlik platformundan özelleştirilebilir pazarlama e-postaları gönderebilirsiniz. Bu entegrasyon, etkinlik yolculuğunuz boyunca marka tutarlılığı sağlamaya yardımcı olur ve araçlarınızı birleştirerek zamandan tasarruf sağlar ve iletişimsizlik riskini azaltır.
Blog makaleleri
İçerik pazarlaması; etkinliğinizin hikayesini anlatmanıza, istediğiniz bilgileri sunmanıza ve bir e-postada verebileceğinizden daha fazla detay vermenize olanak sağlar. Organik trafiği artırmak için doğru anahtar kelimeleri kullanın.
Halkla ilişkiler çalışmaları
Önemli konuşmacıları ve diğer ilgi çekici ayrıntıları vurgulamak üzere gerçekleştirilen basın açıklamaları ve diğer medya çalışmaları, etkinliğinizin daha fazla kişi tarafından fark edilmesini sağlayabilir. Sektörel yayınların yer aldığı bir medya listesi hazırlayın ve hedef kitlenize ulaşmak için sizinkilere benzer etkinlikler hakkında yazılar yayınlayan medya kuruluşlarını bulun. İlgilenen muhabirlere canlı etkinliğiniz için davetiye gönderdiğinizden emin olun.
Sosyal medya
Etkinliğiniz ile ilgili bir hashtag açarak, grafikler kullanarak ve bir sosyal medya kampanyası yürüterek takipçilerinizin etkinlik hakkında konuşmalarını sağlayın. Organik erişimin de ötesine geçmek için reklamları ve öne çıkan gönderileri kullanmayı unutmayın.
Ortak ve konuşmacı pazarlaması
Ortakların ve konuşmacıların kolaylıkla kullanabilecekleri, ad ve oturum bilgilerini ekleyerek düzenleyebilecekleri bir grafik şablonu gibi görsel varlıklar ve örnek sosyal medya gönderileri oluşturun.
Podcast bahsetmeleri
İlgileniyorsanız etkinliğinizi sektörle ilgili podcast'lerde tanıtabilirsiniz.
Topluluk katılımı
İlgili çevrimiçi topluluklarda veya forumlarda paylaşın.
Fenomen ortaklıkları
Etkinliğinizi tanıtmaları için sektördeki fenomenlerle bağlantı kurun.
Ücretli reklam
Yüksek profilli bir etkinlik için daha geniş bir kitleye ulaşmak amacıyla hedefli reklamlar yayınlayabilirsiniz.
Çalışanların desteği
Katılımı artırmak için ekibi, paylaşması kolay şablonlar aracılığıyla etkinliği kendi ağlarında paylaşmaları için teşvik edin
Etkinliğinizi düzenleme
Şimdi gösteri zamanı!
Planlamanızı yaptınız ve hazırlıklarınızı tamamladınız. Düzenlenecek bir etkinlik sizi bekliyor. Provadan (mutlaka yapmanız gerekir!) büyük güne kadar tanıtım çalışmalarınızda oluşturduğunuz marka tutarlılığını korumak çok önemlidir. İşte aklınızda tutmanız gerekenler.
Hazırlanma
1. Bir prova/kıyafetli prova gerçekleştirin
Oluşabilecek sorunları büyük günden önce ele alıp çözebilmek amacıyla etkinliğinizden yaklaşık bir hafta önce prodüksiyon ekibinizin, etkinlik oturumu sahiplerinin, konuşmacıların ve aktif rol oynayacak herkesin katılacağı bir prova gerçekleştirin.
Web semineri alıştırma oturumu, toplantı sahibinin web seminerini başlatmasına izin verir ve bu oturuma sadece panelistlerle ortak oturum sahipleri katılabilir. Konuşmacılarınıza etkinliğin başlangıç saatinden 10 ila 20 dakika önce alıştırma oturumuna katılma olanağı vererek, ses/görüntü özelliklerini test etmelerini ve son dakika çıkabilecek sorunları canlı yayına geçmeden önce gidermelerini sağlayın.
Profesyonel ipucu
Alıştırma oturumu sırasında Web Seminerini Başlat düğmesine yalnızca oturum sahipleri ve ortak oturum sahipleri tıklayabilir. Bu işlem geri alınamaz, bu nedenle düğmeye tıklamadan önce herkesin canlı yayına hazır olduğundan mutlaka emin olun!
Canlı yayına geçme
1. Kapıları erken açın
Katılımcıların program başlamadan önce katılmalarını sağlamak için web seminerinizi birkaç dakika erken başlatmayı deneyin. Bir karşılama müziği çalmak istiyorsanız, telifsiz olduğundan emin olun.
2. Ayarlarınızı kontrol edin
Katılımcılar birer birer katılmaya başladığında, toplantı veya web semineri ayarlarınızın doğru olup olmadığını kontrol edebilirsiniz. Uygun platformlarda kayıt ve canlı yayın yapıyor olup olmadığınızı kontrol edin ve otomatik olarak etkinleştirilmemişse canlı yayını başlatın. Ayrıca Soru-Cevap ayarlarının doğru şekilde etkinleştirildiğinden ve panelistlerin ve ortak oturum sahiplerinin doğru yetkilere sahip olduğundan emin olun.
3. Açılış yazısı
Etkinliğinizi başlatırken web seminerinin kaydedilip edilmeyeceği, soruların nasıl göndereceği ve web seminerinin konusu ile ilgili bilgilerin katılımcılarla paylaşıldığı kısa bir açılış duyurusu yayınlayın. Konuşmacılara ve sponsorlara teşekkür etmeyi unutmayın!
4. Etkinlik sorunlarını giderme
Etkinlik devam ederken sorunları hızlıca gidermek için Zoom Events, Zoom Webinars veya Zoom Meetings destek sayfalarını açık tutun. Panelistler herhangi bir sorunla karşılaşırsa, Zoom istemcisinde veya oturum içi özel sohbet bölümünde panelistler ile özel olarak görüşün.
Zoom Events, canlı etkinlik deneyiminizi geliştirmek için çeşitli özellikler sunar:
Konuşmacıya özel duvar kağıtları: Markanızı ve etkinlik temanızı güçlendirin.
Etkinlik arka planı: Katılımcılar için uyumlu bir görsel deneyim oluşturun.
Kaynak paylaşımı: Etkinlik lobinizde ilgili materyalleri sağlayın.
Zoom Prodüksiyon Stüdyosu: Özelleştirilmiş sahneler, kenarlık stilleri ve en-boy oranları dahil olmak üzere TV kalitesinde prodüksiyon ile etkinliğinizi yükseltin.
Etkinlik sonrası takip
İçeriğin avantajını kullanın ve katılımcılarla etkileşimde kalın
Büyük gün gelip geçti! Ancak etkinliğinizin sona ermiş olması, yapmanız gerekenlerin bittiği anlamına gelmez. Geri bildirim almak, kayıtlardan yararlanmak ve müşteri adaylarını takip etmek için birkaç şey daha yapabilirsiniz. Böylece büyük çabalarla hayata geçirdiğiniz etkinlikten en yüksek verimi alabilirsiniz.
Etkinlik sonrası anket
Nelerin iyi gittiği ve hangi alanlarda iyileştirmelerin yapılabileceği konusunda katılımcılardan geri bildirim alın. Katılımcılardan etkinliğin geneli ve her bir oturum ile ilgili Net Tavsiye Skoru toplamak için anketler düzenleyin.
Etkinlik içerik merkezi
Kayıtları ve dökümleri düzenleyin ve web sitenizde veya etkinlik sayfanızda kullanıma sunun. İsterseniz, içerikten yola çıkarak kayıtlara erişen izleyicilerden kullanıcı verilerini toplayabilirsiniz. Zoom Events ile, isteğe bağlı etkinlik içeriğinizin yayınlanabileceği ve ileride gerçekleştireceğiniz etkinlikleri kolayca erişilebilen tek bir konumda tanıtmak için kullanabileceğiniz çevrimiçi bir içerik merkezi oluşturabilirsiniz.
Kaydedilen içerik
Kayıtları ve dökümleri düzenleyin ve web sitenizde veya etkinlik sayfanızda kullanıma sunun. İsterseniz, içerikten yola çıkarak kayıtlara erişen izleyicilerden kullanıcı verilerini toplayabilirsiniz.
Katılımcı takibi
Katılımcılara, etkinlik kayıtlarına ve ek kaynaklara bağlantı içeren bir e-posta gönderin.
Etkinlik raporları
Zoom Events kullanıyorsanız Etkinlik Özeti panonuzu gözden geçirin, kayıt ve anket ile ilgili veriler içeren toplantı raporları veya kayıt, katılımcılar, Soru-Cevap, anket ve etkinlik performansı ile ilgili veriler içeren web semineri raporları oluşturun.
Pazarlama adayları
Müşteri adaylarını belirlemek için raporlardaki çıkarımlardan yararlanın ve potansiyel müşterileri satış yapılan müşterilere dönüştürmek için yukarıda belirtilen temel entegrasyonları kullanın.
Değerlendirme
Nelerin işe yaradığını ve nelerin işe yaramadığını değerlendirerek bir sonraki çevrimiçi etkinliğinizi son etkinliğinizden çok daha iyi hale getirin. Katılımcı verilerini ve raporlarda yer alan geri bildirimleri kullanarak veya konuşmacılara ve panelistlere ulaşarak içeriğinizle ve diğer etkinlik özellikleriyle ne ölçüde etkileşim gerçekleştiğini takip edin.
Gelecek etkinliğinizi çevrimiçi düzenleyin
Başından sonuna kadar izleyicilerinizi büyüleyecek markalı bir etkinlik deneyimi yaratmak hiç de kolay değildir. Vizyonunuzu hayata geçirmek için dikkatli bir planlama, tutarlı mesajlar ve doğru araçlar gerekir. Zoom Events, bu süreci basitleştiren kapsamlı bir çözüm sunarak şunları yapmanıza olanak tanır:
Entegre pazarlama araçlarıyla etkinliğinizi etkili bir şekilde tanıtmak
Profesyonel ve uyumlu bir canlı etkinlik deneyimi sunmak
Merkezi içerik yönetimi ile etkinliğinizin etkisini artırmak
Bu olanaklardan yararlanarak beklentilerin ötesine geçen, anlamlı bağlantılar kurmayı teşvik eden ve dijital çağda iş sonuçlarını destekleyen sanal etkinlikler oluşturabilirsiniz.
Unutmayın, başarılı bir sanal etkinliğin anahtarı ayrıntılarda gizlidir. Etkinlik sayfanıza ilk tıklamadan son takip e-postasına kadar her temas noktası markanızı güçlendirmek ve hedef kitlenize değer sunmak için bir fırsattır. Zoom Events, bu yolculuğun her adımını unutulmaz ve etkili kılacak araçlar sunar.
Zoom uses cookies and similar technologies as strictly necessary to make our site work. We and our partners would also like to set additional cookies to analyze your use of our site, to personalize and enhance your visit to our site and to show you more relevant content and advertising. These will be set only if you accept.
You can always review and change your cookie preferences through our cookie settings page. For more information, please read our Privacy Statement.
Cookie Preference Center
Cookies and other similar technologies (“Cookies”) are important to the proper functioning of a site and to provide visitors with a seamless and customized experience. Zoom uses Cookies to enable you to use our site. We also use cookies to enable you to personalize your use of our site, to provide you enhanced functionality and to continuously improve the performance of our site. If you have Targeting cookies enabled below and depending on your account type or login state, we may allow third-party advertisers to show you advertising relevant to you on our website or products, using their Cookies on our site.
You can accept or decline all but Strictly Necessary Cookies, or customize your cookie settings below. You can change your cookie settings at any time. Some Strictly Necessary Cookies may transfer personal data to the United States. To learn more about how Zoom processes personal data, please visit our privacy statement.
For California Residents, you may exercise your right to “Opt-Out of the Sale of Personal Information” by toggling the button labeled “Targeting” below to off.
More information
Manage Consent Preferences
Targeting Cookies
These cookies may be set through our site by our advertising partners. They may be used by those companies to track your usage of our website and, depending on their policies, may combine that information with other information to show you relevant advertisements on our site and other sites. If you do not allow these cookies, you will not see personalized advertising on Zoom’s website or products.
Functional Cookies
These cookies enable the website to provide enhanced functionality and customization. They may be set by us or by third party providers whose services we have added to our pages. If you do not allow these cookies then some or all of these services may not function properly.
Performance Cookies
These cookies allow us to count visits and traffic sources so we can measure and improve the performance of our site. They help us to know which pages are the most and least popular and see how visitors move around the site. If you do not allow these cookies we will not know when you have visited our site, and will not be able to monitor its performance.
Strictly Necessary Cookies
Always Active
These cookies are strictly necessary for the website to function and cannot be switched off in our systems. They are usually only set in response to actions made by you which amount to a request for services, such as setting your privacy preferences, logging in or filling in forms. You can set your browser to block or alert you about these cookies, but some parts of the site will not then work.