Yönetici Asistanı Kolaylaştırılmış İletişim Kılavuzu

Yönetici asistanı, bir kuruluşun işlerinin yürütülmesini sağlama açısından her zaman temel öneme sahip olmuştur. Ancak, çalışma şekilleri değiştikçe yönetici asistanlarının görev ve sorumlulukları da değişiyor. Yapışkan notların ve kağıt üzerindeki takvimlerin kullanıldığı günlerden, günümüzün bulut tabanlı yönetim araçlarına kadar, EA'nın yöneticinin değişen gereksinimlerine uyum göstermek üzere kapsamlı bir beceri ve araç yelpazesine sahip olması gerekir.

Modern EA'nın günümüzün rağbet gören liderlerini desteklerken aynı zamanda farklı konumlara dağılmış bir iş gücü arasında etkili iletişim sağlaması gerekir. Bu da bir dizi benzersiz görevi ortaya çıkarır. Yönetici asistanının sorumlulukları arasında şunlar bulunur:

• Telefon aramalarını yanıtlama
• Toplantı ve randevuları planlama
• Şirket kayıtlarının, belgelerinin ve raporlarının tutulması gibi defter tutma görevlerini yerine getirme
• Sözcük işleme, elektronik tablo ve sunum yazılımlarının yanı sıra, bulut tabanlı iş birliği ve yönetim çözümlerini kullanma
• Toplantılara hazırlanma, toplantı notlarını tutma
• Ziyaretçileri karşılama ve ağırlama
• Seyahat planlama ve organize etme

Yönetici asistanlarının, teknolojiyi anlamanın da ötesine geçerek bu çözümleri
kuruluşlarının çalışma biçimini optimize edecek şekilde kullanabilmesi gerekir. Zoom platformunu kullanan yönetici asistanları için bu kılavuz, iletişim ve iş birliği yöntemlerinizi iyileştirmek üzere Zoom Meetings, Zoom Phone ve Zoom Team Chat'i kullanmaya yönelik ipuçları ve püf noktaları sunar.

Liderlerin programı yoğun ve karmaşık olduğundan, yönetici asistanlarının bu zamanı
düşünceli ve stratejik bir şekilde yönetmesi gerekir. Bunun için, planlama sürecini kolaylaştıran ve toplantılardan en iyi şekilde
faydalanılmasını sağlayan çevik teknolojilerin kullanılması gerekir.

Toplantı planlama ve yönetme yaklaşımınızı iyileştirmek için aşağıdaki sekiz Zoom Meetings ipucunu uygulayın:

Kişisel Toplantı Kimliğinizi (PMI) kullanın

PMI'ınız, değişmeyen ve yalnızca size özel olarak atanmış kalıcı toplantı kimliğinizdir. Ayrıca, Kişisel Toplantı Kimliğinizle ilişkili bir kişisel bağlantı mevcuttur. Hızlı bir dahili arama yapmak istediğinizde bu kişisel bağlantıyı gönderebilirsiniz.

Zoom istemcisi içinde çalışın

Masaüstünüze yönelik bir uygulama olan Zoom desktop client ile, o gün veya hafta için planlanmış toplantılarınıza hemen kısaca göz atabilirsiniz. Entegre takviminizdeki tüm Zoom Meetings and Zoom Webinars, Toplantılar sekmesinin altında gösterilir. Zoom masaüstü istemcisi toplantı görünümü ile bir sonraki çağrınızı kolayca bulabilir ve bir düğmeye tıklayarak hızlıca katılabilirsiniz.

Planlama ayrıcalıkları edinin

Toplantıları kendi Zoom hesabınızda planlayıp yöneticinize ortak oturum sahibi ayrıcalıkları vermek yerine, toplantıları doğrudan yöneticinizin Zoom hesabından planlayabilirsiniz. Yöneticinizden Zoom Meetings ayarlarına girmesini, “Diğer” bölümüne gitmesini ve “Planlama Ayrıcalıkları” bölümünü bulmasını rica edin. Buradan size kendi adına planlama yapmak üzere erişim verebilir ve böylece, arka planda iş yükünün hiçbir kısmını üstlenmeden toplantı davetinin yine de kendine ait olmasını sağlayabilir.

Outlook ve GSuite Eklentilerini kullanın

Outlook veya Google Calendar üzerinden bir takvim daveti oluşturmak istiyorsanız Outlook eklentisi veya GSuite eklentisi üzerinden davet metnine hızlıca bir Zoom Meetings bağlantısı ekleyebilirsiniz.

Güvenlik en iyi uygulamalarını yürürlüğe alın

İletişiminizi korumak üzere tasarlanmış önemli güvenlik özelliklerini etkinleştirmek üzere Zoom ayarlarınızın güvenlik bölümüne gidin. Konuklar için benzersiz bir karşılama mesajı oluşturmak üzere uyarlayabileceğiniz bir özellik olan Bekleme Odası özelliğini ve “Yeni toplantılar planlarken parola iste” seçeneğini açtığınızdan emin olun. Bu, toplantılarınıza ek bir güvenlik katmanı ekleyerek, yalnızca amaçlanan rolsüz katılımcıların katılabildiği bir ortam oluşturmaya yardımcı olur.

E-posta bildirimlerini özelleştirin

Toplantı ayarlar altında, toplantıda gerçekleştirilen eylemlerin dijital ayak izini oluşturmaya yardımcı olan belirli bildirim seçeneklerini açıp kapatabileceğiniz “E-posta Bildirimi” bölümüne geçin. Bir bulut kaydı mevcut olduğunda, rolsüz katılımcılar bir toplantıya toplantı sahibinden önce katıldığında, bir alternatif toplantı sahibi belirlendiğinde veya bir toplantıdan kaldırıldığında ve daha fazla işlem gerçekleştirildiğinde toplantı sahibine bildirimde bulunulmasını seçebilirsiniz.

Yerel ve buluta kayıt seçeneklerini kullanın

Daha sonra kullanmak veya rolsüz katılımcılarla paylaşmak üzere toplantınızı kaydetmeniz gerekiyorsa ücretli abonelere yönelik bir özellik olan buluta kayıt seçeneğini kullanın. Böylece, oturum sahibi toplantıdan sonra kaydı gönderebilir. Yerel kayıt seçeneği yalnızca oturum sahibinin dosyanın cihazına özel kalmasını istemesi halinde kullanılmalıdır. Ortak oturum sahipleri de kaydı almayacaktır; bu nedenle, toplantıyı belirli bir Zoom hesabından planlarken bunu aklınızda tutun.

Toplantıları iş birliği ve etkileşim için uyarlayın

Oturum sahibi veya ortak oturum sahibi olarak, ihtiyacınız olan türde bir iş birliği oturumu oluşturmak için oturum içi ayarları uyarlayabilirsiniz. Doğru kişilerin çağrı sırasında doğru bilgileri paylaşabilmesini sağlamak üzere, kimlerin ekranını paylaşabileceğini, ek açıklama ekleyebileceğini ve diğer işlemleri yapabileceğini seçebilirsiniz.

Zoom Team Chat, Zoom lisansınıza dahildir ve kuruluşunuz dahilindeki ve haricindeki kişilerle hızlıca iletişim kurmanız için etkili bir yöntem sunar. Yönetici asistanları, Zoom masaüstü istemcisi veya mobil uygulaması içinde Zoom Team Chat'i, önemli kişilerin takibini gerçekleştirmek, dikkat gerektiren notlar almak ve nerede olursa olsun çevikliğini korumak üzere stratejik olarak kullanabilir.

Aşağıda, günlük işlerinizle başa çıkmak için Zoom Team Chat'i kullanmaya yönelik birkaç önemli ipucu verilmiştir:

Yıldızlı kişiler ve ekip sohbeti kanalları oluşturun

İş akışınızın verimliliğini korumak için Zoom Client'ın Sohbet bölümünü kullanarak diğer liderler veya doğrudan yöneticinize bağlı çalışanlar gibi hızlıca erişmeniz gereken belirli kullanıcılara ya da bunların bulunduğu grup sohbeti kanallarına “yıldız ekleyin”. Bu eylem, kişiyi sohbetin en üstündeki “Yıldızlı” bölümü altına taşıyacaktır. “Yıldızlı” kişiler veya sohbet kanalları, sol tarafta alfabetik sırayla gösterilecektir. Birinin kaydetmek istediğiniz önemli bir mesaj göndermesi halinde, söz konusu ayrı mesaja da “yıldız ekleyebilir” ve bu mesajı “Yıldızlı Mesajlar” altında görebilirsiniz.

Kişisel Alanınız (adınız) altında not alın

Zoom Team Chat, kişiler panelinin “Yıldızlı” bölümü altında adınız olarak listelenen ve kendi eşsiz sohbetiniz olarak işlev gören bir Kişisel Alan sunar. Bu alanı not almak, yapılacaklar listesi oluşturmak veya daha sonra hatırlamanız gereken bilgileri saklamak için kullanabilirsiniz. Daha sonra geri gidip bir mesaja “yıldız ekleyebilir” veya ekran görüntüsü alabilirsiniz.

Harici kişileri yönetin

Yöneticiniz izin veriyorsa kuruluşunuz dışındaki kişileri dahi Zoom Team Chat'teki kişilerinize ekleyebilirsiniz. Kişiler sayfasının sol üst kısmındaki “artı” simgesine tıklamanız, “Zoom Kişisi Davet Et” seçeneğine tıklamanız ve kişinin e-posta adresini girmeniz yeterlidir; böylece kişi kabul edebileceği bir bildirim alacaktır. Bilgi koordinasyonu ve alışverişi için başkalarıyla kolayca sohbet ederek kuruluşlar arasında sorunsuz bir iş birliği sağlayabilirsiniz.

Zoom'un bulut telefon sistemiyle geleneksel bir masa telefonunun sınırlamalarını aşarak mobil cihazınızdan, masaüstü bilgisayarınızdan, dizüstü bilgisayarınızdan ve hatta iPad veya tablet cihazınızdan arama yapabilirsiniz. Zoom platformu için yerel olarak geliştirilen Zoom Phone, yönetici asistanlarının kolay iş birliği için telefon aramalarını toplantıya yükseltmesine, bir lidere hızlıca devretmek üzere çağrıları aktarmasına ve daha fazla işleme olanak tanır.

Aşağıda, çağrılarınızı modernize etmek için Zoom Phone'u kullanmaya yönelik dört önemli ipucu verilmiştir:

Çağrı temsilcisini yönetin

Zoom Phone ile masa telefonunuz sizin tercih ettiğiniz bir cihaz üzerinde çalışarak, uzaktan gerçekleştirilen idari faaliyetler üzerinde önceden var olan sınırlamaları azaltır ve sorunsuz bir destek yapısı oluşturur. Paylaşılan hat görünümü olarak da adlandırılan çağrı temsilcisi özelliğiyle, çağrıları kolayca yöneticinize aktarabilir veya yoğun günlerde diğer ekip üyelerine çağrı atayabilirsiniz. Ayrıca tek bir kullanıcıya birden fazla telefon numarası atayabilir, başkaları için çağrı kapsama/temsilcisi sağlayabilir, bir çağrıyı park edip başka bir cihazdan veya kullanıcıdan alabilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz. Hareket halinde veya ofis dışında olmanızdan bağımsız olarak, hiçbir çağrıyı yanıtsız bırakmamanızı sağlayacak esnek bir yapıya sahip olursunuz.

Sesli mesaj ve SMS ile mesajları yakalayın

Bir yazılım telefonu ürünü olan Zoom Phone, iletişiminizi takip etme yönteminizi kolaylaştırmaya yardımcı olur. Bir sesli postanın içerdiği önemli mesajları yöneticinize kolayca hızlı bir e-posta olarak iletmek için, IVR iş akışı ve çağrı kuyruğu sesli postaları da dahil olmak üzere sesli postaların dökümünü alabilirsiniz. Zoom Phone, sesli iletişime ek olarak kısa mesaj (SMS) olanağı da sağlar. Başkalarıyla iletişimin en etkili yolu kısa mesaj olduğunda, Zoom Phone'a güvenebilirsiniz.

Mesai saatlerinizi ayarlayın

Gerekli iletişimi yönetmek için masanıza yapışıp kalmanız gerekmez. Zoom Phone ile mesai saatlerinizi yapılandırabilir ve gelen çağrıların doğru şekilde ele alınmasını sağlamak için çağrı yönlendirmeyi güncelleyebilirsiniz. Güncellenmiş çağrı yönlendirme ile, yanıtlanmayan çağrılar için kurallar oluşturmak üzere ayarları değiştirebilir, çağrıların otomatik olarak yönlendirilmesini sağlayabilir, tüm Zoom uygulamalarında çağrının zil sesinin duyulmasını sağlayabilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz.

Çağrı işleme ve derinlemesine analizler için Zoom Phone Power Pack'ten faydalanın

Bir Zoom Phone eklentisi olan Zoom Phone Power Pack, EA'ların sürekli olarak çağrı yoğunluğu ile başa çıkmasına ve ekipleri dahilinde çağrı aktarımı gerçekleştirmesine yardımcı olan kalıcı bir farkındalık paneli ile pürüzsüz bir masaüstü deneyimi sunar. Bu olanak ayrıca, müşteri ve çalışan etkileşimlerini optimize etmeye yardımcı olmak üzere etkili analizler sağlayan gerçek zamanlı ve geçmiş çağrı kuyruğu analizleri ile birlikte sağlanır.

Yönetici asistanları farklı iş birliği uygulamaları arasında geçiş yapacak zamana sahip olmadığından, iletişimi kolaylaştıran sorunsuz bir çözüme ihtiyaç duyar. Zoom ile iletişiminizi birleştirmek iş akışlarını kolaylaştırıp iş birliğini basit hale getirerek, yönetici asistanlarını karşılarına çıkabilecek her türlü yeni göreve hazırlar. Yönetici asistanları Zoom Meetings, Zoom Team Chat ve Zoom Phone olanaklarını birleşik bir iletişim ve yönetim aracı şeklinde kullanarak çalışma şeklini iyileştirebilir ve yöneticisine daha iyi destek verebilir.

EA'lar Zoom platformunun potansiyelini en üst düzeye çıkararak, verimliliğin artırılmasına, yöneticilerin daha mutlu olmasına ve işin daha fazla anlam kazanmasına destek olabilir. EA'lar herkesin birlikte daha fazlasını yapması için gereken altyapıyı hazırlar.